Gostaria de iniciar este artigo contando a história do João, um personagem fictício em uma situação nada fictícia.

O João foi convocado para uma reunião com previsão para durar 1 hora. Apesar de não saber exatamente o que será discutido, ele vai mesmo assim, pois se o chamaram é porque consideraram a sua presença importante. Quando ele chega ao local, a sala de reunião ainda está vazia e até esperar todos os participantes, passam-se 15 minutos. A reunião começa apenas 5 minutos depois que todos chegaram.

A sala está repleta de pessoas que o João não sabe o por que estão lá, mas entende que vieram porque também foram convocadas. Algumas ficam caladas apenas escutando e outras participam ativamente da discussão, que acaba se estendendo para diversos assuntos diferentes do inicialmente proposto.

A reunião, ao contrário do previsto, dura 2 horas (incluindo os 20 minutos de atraso). A contribuição do João na discussão foi um comentário que fez em 3 minutos.

Ao acabar, algumas pessoas continuam na sala para bater um papo rapidamente e outros, voltam às suas mesas em um percurso que dura de 5 a 10 minutos, dependendo do caso. João, que tem outra reunião logo em seguida, se apressa para não atrasar. Quando chega ao local, a sala ainda está vazia.

Quantos de nós já não estivemos na pele do João?

Trata-se de uma situação bastante comum dentro das empresas e que causa perda de tempo e dinheiro. As reuniões são importantes para discutir, em grupo, assuntos de maior relevância, mas quando conduzidas de maneira inadequada, tornam-se verdadeiras vilãs da produtividade.

Na minha opinião, reuniões mais produtivas acontecem quando:

• Existe um mediador firme;
• O horário é cumprido com rigor;
• Apenas as pessoais essenciais à discussão são convocadas;
• Há foco no assunto a ser discutido.

Na ausência de um deles, é bem provável que a história do João se repita.

A idéia que defendo no artigo Sair do trabalho no horário normal não é pecado! vale para este caso também, ou seja, ter reuniões que duram longas horas não é necessariamente sinônimo de produzir mais, muito pelo contrário, geralmente está associada à falta de produtividade.

Por isso, acho que vale a pena atentar para os pontos acima na sua próxima reunião, pois quem sabe assim, poderá sair do trabalho no horário normal?

Convido a todos a conhecerem o meu blog Mundo Y para conferir essa e outras matérias! O endereço está no meu perfil.