A gestão do tempo como aliada no aumento da produtividade

Quantas vezes falamos que o tempo tem passado rápido demais, e que precisaríamos de mais algumas horas no dia para terminar (ou pelo menos tentar terminar) as atividades que são de nossa responsabilidade, não é mesmo? Não acontece só comigo ou com você. Problemas com gestão do tempo são comuns, principalmente no mundo corporativo, onde temos que aprender a gerir as nossas atribuições e as demandas inesperadas que acontecem todos os dias.

Você já parou para pensar que se tivesse mais tempo, provavelmente demoraria mais para fazer as mesmas coisas ou talvez suas atribuições aumentariam?

Na administração, utilizamos um conceito conhecido e muito coerente sobre a gestão do tempo, chamado Lei de Parkinson: “O trabalho expande-se de modo há preencher o tempo disponível para sua realização. ” Seria como se você tiver uma tarefa que demora 1 hora para executar, mas o seu prazo é de um dia, então, você provavelmente vai termina-la em um dia. Acabamos utilizando todo nosso tempo, quando poderíamos usá-lo em outras atribuições.

É preciso equilibrar o trabalho com o tempo, como já dizia Drucker há muitos anos. Precisamos entender que tempo é imutável e trabalho é flexível, podendo ser moldado, reformulado e dividido. Portanto, o trabalho deve sempre subordinar-se ao tempo disponível. A questão não é ter ânimo para executar a sua lista diária de compromissos. Seu tempo deve ser programado de maneira justa para que as tarefas necessárias sejam cumpridas.

Estar ocupado demais nem sempre é sinal de produtividade. Muitas vezes você tem um dia cheio, e no final dele vai para casa com a sensação de que não fez nada de significativo. Isso ocorre quando não definimos nossas prioridades e nos tornamos apenas executores – e apagadores de incêndio - dentro das organizações. Muitas vezes usamos o tempo para solucionar só o que é urgente – mas não traz resultados, de fato.
E falando em apagar incêndios - não esqueça que para os nossos clientes tudo é para ontem e extremamente importante – e em muitos momentos somos nós que temos que classificar e pesar estas duas referências.

Abaixo, relacionei alguns itens que vão te ajudar a fazer o gerenciamento do tempo de maneira mais eficiente. São dicas simples, mas que somadas, trazem grandes resultados para o nosso desempenho profissional e pessoal, trazendo mudanças na execução de nossas atividades e melhoria da qualidade de vida, com menos stress e preocupações desnecessárias:

I - Priorize as tarefas realmente importantes e que te tragam maiores resultados. Elenque prioridades. No final do dia, relacione na agenda as tarefas a serem realizadas por ordem de importância, e as execute, se possível, nesta ordem no dia seguinte. Quando temos um problema grande para resolver, costumamos procrastinar. Mas ocorre que gastamos a maior parte do tempo mentalizando este problema, e acabamos por não resolver os pequenos (que muitas vezes são importantes). Sempre que puder, comece pelo que mais te incomoda e libere espaço do dia para resolver os probleminhas corriqueiros. Lembre-se que há uma grande diferença entre o que é URGENTE e o que é IMPORTANTE. Nem tudo que é urgente é importante e vice-versa. Tenha foco. Saiba o que é necessário e filtre o que te diminui minutos ou horas em assuntos sem necessidade.

II - Não assuma compromissos além de sua capacidade. Saber falar NÃO também faz parte da gestão do tempo. Não é constrangedor recusar um convite ou uma proposta. O que é ruim para o profissional é o não cumprimento de suas responsabilidades. Se prometeu, cumpra. Se não vai conseguir cumprir, não assuma a atribuição. Disciplina e pontualidade são qualidades muito importantes para as organizações. Não se esqueça de DELEGAR. Aprenda a fazer isso e entenda que não significa fugir das suas responsabilidades. Delegar, aliás, é uma função importante de quem tem cargos de liderança. Dê mais responsabilidades aos seus subordinados, sempre respeitando suas habilidades.
Nosso estresse aumenta quando aceitamos mais do que somos capazes de aguentar. O resultado disso você já sabe: acabamos nos sentido cansados e nossa mente parece que não funciona mais – e não funciona mesmo!

III - Seja seletivo. Trate todos com respeito e educação, mas não se torne psicólogo de todo mundo. Existem muitos ladrões de tempo. Tem gente que suga nossa energia e tudo mais que conseguir. É necessário separar os contatos pessoais e profissionais, e saber utilizar o tempo para cada um. Se houver um desequilíbrio, nossa vida se torna muito pesada, e quando percebemos, estamos utilizando todo tempo em função da nossa profissão - nos tornamos workaholics, ou deixamos de produzir o esperado por interromper diversas vezes nosso trabalho para assuntos pessoais. Portanto, e-mails, grupos de WhatsApp e redes sociais devem ser selecionadas e utilizadas com moderação. Perceba quanto tempo do dia você utiliza nas famosas “olhadinhas”, e quanto este tempo poderia ser útil para algo produtivo.

IV- Faça pausas durante o dia, mas estipule tempo para elas. Cuidado com as fugidinhas para um cafezinho na copa, e lá se alongam em conversas improdutivas. Tire um tempinho para aliviar o estresse – mas evite ocupar a cabeça com outras coisas, como celular, por exemplo. Minimize as atividades cerebrais, e deixe seu cérebro relaxar uns minutinhos para a próxima atividade. Isso ajuda a executar as tarefas com mais concentração e qualidade. E quando voltar às atividades, evite interrupções (telefone, pessoal), isso quebra a linha de raciocínio e te faz demorar mais tempo para executar uma tarefa.

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Tags: Gestão do tempo Procrastinação Produtividade Tempo

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