Inbox Zero: como você, administrador, pode deixar de ser escravo do e-mail?

Nossa vida anda cada vez mais corrida e parecemos ter cada vez menos tempo para cumprir nossas rotinas, não é?

Também está cansado de receber tantos e-mails e não saber o que fazer? Está em meio a um emaranhado de papéis na sua mesa, mas não sabe por onde começar?

Nossa vida anda cada vez mais corrida e parecemos ter cada vez menos tempo para cumprir nossas rotinas, não é? Por esse motivo, nossa equipe está sempre ligada em recursos que ajudam a aumentar nossa produtividade. E adoramos falar sobre eles!

No post de hoje, não será diferente. Falaremos sobre a metodologia Inbox Zero, que veio para nos ajudar nessa empreitada.

Do que se trata?

Logo quando surgiu o e-mail como forma de comunicação, ficávamos ansiosos para abrir nossa caixa de entrada e receber aquela mensagem tão esperada. Contudo, as coisas mudaram. Hoje recebemos tantos e-mails (newsletters, clientes, fornecedores, parceiros, propaganda…), que acabamos ficando perdidos, engolindo informações e ignorando o que não deveria ser ignorado.

A metodologia Inbox Zero propõe que mantenhamos nosso cérebro o mais fora da caixa de entrada possível, principalmente quando não queremos que ele esteja lá. São tantos e-mails, que, muitas vezes, nos pegamos preocupados com nossa caixa de entrada sem necessidade.

No livro A Única Coisa, Gary Keller e Jay Papasan abordam a importância de manter seus pensamentos em uma única coisa, um único objetivo, ao invés de ficar perdido em um turbilhão de ideias, o que, convenhamos, não ajuda em nada! Foco. É justamente sobre isso que se trata o Inbox Zero. Preocupe-se com seus e-mails um a um e no seu momento devido.

Metodologia Fake

Alguns dizem que o Inbox Zero se trata apenas de esvaziar a caixa de entrada de e-mails até chegar a zero, como se isso realmente te libertasse. Mas sabemos que não é assim, essa filosofia vai muito além disso. Como dissemos anteriormente, o “zero” se refere à preocupação da nossa mente com os e-mails a serem checados e tarefas a serem executadas.

Sendo assim, é claro que esvaziar a caixa de entrada e a montanha de papéis na sua frente vai te ajudar a chegar lá, mas não é tudo.

Alcançando o Inbox Zero

Listamos aqui algumas dicas que vão te ajudar a chegar no Inbox Zero:

Não cheque seus e-mails mais do que 2 vezes por dia: ficar conferindo a caixa de entrada o tempo todo irá tirar sua atenção de tarefas mais importantes. É um ciclo vicioso: quanto mais você atualiza seus e-mails, mais você se preocupa com eles e maior a vontade de checar a caixa novamente.

Desligue os alertas: assim como acontece na dica anterior, programar alertas vai te fazer coçar para acessar a caixa o tempo todo. De que adianta isso, se não tiver tempo sequer para responder algumas mensagens? Portanto, acesse sua conta somente quando você estiver com tempo para ler, organizar e responder seus e-mails.

Estabeleça rotinas com seus e-mails: sempre que acessar a sua conta, delete, arquive ou adie os e-mails. Assim, você poderá concentrar no que é realmente importante e responder o que for urgente.

Crie filtros: “newsletters”, “lidas”,... Agrupe suas mensagens sempre que possível, seja pelo teor do e-mail, pela conversa ou pelo remetente, por exemplo. Isso pode tomar um pouco do seu tempo de início, mas, quando se tornar um hábito, irá acelerar muito as suas atividades.

O Inbox Zero é para todos?

É claro que nem todas as pessoas se identificam bem com esse método, porque pensam que isso pode significar perder a visibilidade de alguns e-mails ou até acham que é perda de tempo.

Por outro lado, o Inbox Zero tem ganhado muitos seguidores. A partir do momento que você se planeja, se organiza, deleta o que não é importante e cria um hábito em torno disso, você consegue:

  • Estabelecer prioridades;
  • Garantir mais clareza nas atividades;
  • Reduzir o tempo que é perdido atualizando seus e-mails;
  • Ganhar tempo na execução de suas tarefas;
  • E, claro, aumentar sua produtividade!

Fazendo acontecer

O mais complicado agora é criar o hábito. Charles Duhigg, em seu livro “O Poder do Hábito”, fala sobre o quanto somos seres presos a rotinas. Estamos sempre repetindo as mesmas atividades. Portanto, criar ou mudar um hábito não é tarefa fácil. Mas é possível. No livro, o autor nos incentiva e nos ajuda a incorporar novos hábitos positivos. Sua técnica tem base nos pensamentos de um publicitário chamado Claude Hopkins. Para ele, basta seguir três passos:

  • Crie um novo gatilho (um chamado) na sua mente;
  • Associe uma rotina positiva a ele;
  • Crie uma recompensa mental ou física associada à manutenção deste hábito.

Pode não ser tão simples quanto parece, mas vale o esforço! Afinal, com a correria da nossa rotina e com o volume de tarefas que um administrador possui, adotar metodologias para aumentar a produtividade se tornou essencial.

Muito próximo do Inbox Zero, está o método GTD (do livro "Getting Things Done", de David Allen), que propõe uma organização das nossas tarefas como um todo, de tal forma que permite nosso cérebro realizar as tarefas melhor, definindo prioridades e contextos. Recomendamos a leitura!

PS1: Os principais títulos recomendados neste post estão disponíveis em formato resumido para leitura gratuita no app 12minutos.

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