O segredo da gestão do tempo

E-mails, textos, telefonemas, relatórios, memorandos... a concentração é um desafio monumental para os líderes, mas é possível estabelecer prioridades nesse turbilhão

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Você gostaria de ter mais horas no seu dia? Tem a impressão de que tem mais tarefas do que tempo? Acho que todos nós já nos sentimos famintos por tempo em algum momento, e infelizmente muitos de nós experimentam isso todos os dias. Recentemente tive uma conversa interessante com meu colega Elad Levinson, instrutor do curso Prosperidade na mudança, ministrado na plataforma Praxis You.

Elad me perguntou: "existe algum lugar onde os líderes não devem focar sua atenção? Você falou um pouco sobre alguns caminhos que os líderes deveriam focar. Mas existem lugares onde a atenção dos líderes não deveria ir, porque simplesmente não é útil ali?"

Esse questionamento me fez pensar em como os líderes hoje estão sobrecarregados com reuniões, conversas, telefonemas, e-mails, mensagens de texto... e tudo acontece ao mesmo tempo! Tudo torna-se muito confuso. E o grande desafio para a atenção é selecionar o que é mais urgente agora e o que é apenas uma distração. Sempre que você presta atenção a um e-mail, texto ou chamada telefônica, você direciona sua atenção para a agenda de outra pessoa. Significa que você perdeu aquele tempo para si mesmo.

Quando você for interrompido, pergunte-se: isso pode esperar? Posso colocar de lado? Você vai descobrir que a resposta é quase sempre "sim". Líderes precisam da capacidade de decidir o que importa agora e então deixar isso claro com um forte senso de boa vontade. Diga às pessoas, gentilmente: "eu vou chegar lá, mas não agora".

A realidade da falta de tempo

É necessário lembrar que a falta de tempo é tanto uma questão de percepção quanto de realidade. Em média, as pessoas consomem cinco vezes mais informação hoje do que há 15 ou 20 anos. Leva tempo para absorver todas essa informações. Informação consome atenção. Portanto, muita informação significa atenção empobrecida. Isso é fato hoje.

É por isso que acredito ser tão importante para todos – seja líder ou não – o rigor acerca dos limites da atenção. Não se deixe seduzir pela grande oferta de informações ao seu redor; termine o que tem que ser feito e preste atenção apenas ao que é relevante para isso.

Foco é produtividade – e satisfação

Teresa Amabile e Steven Kramer, psicólogos da Harvard Business School, estudaram 238 membros de equipes engajadas em projetos criativos, desde projetar uma cozinha até sistemas de tecnologia da informação complexos. Os membros da equipe mantiveram diários dos seus dias de trabalho, incluindo relatos de quão produtivos e satisfatórios haviam sido seus dias.

Os dias mais produtivos e satisfatórios foram aqueles onde eles conseguiram focar ininterruptamente em seus projetos. Esses "casulos produtivos" são onde os profissionais conseguem pequenas vitórias, como inovações, resolução de problemas, e dar passos concretos em direção ao objetivo.

Nós todos precisamos esculpir o tempo dessa forma. Há algumas interrupções que não podemos evitar, para ser sincero. E há tempos em que precisamos pedir ajuda aos nossos colegas também. Mas a maior categoria de destruidores de casulos é a turba de distrações onde estamos enterrados.

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