Gestão de indicadores - uma história sobre quadros de avisos e cestas básicas

A incrível história da implantação de um benefício que impactou toda uma organização.

Sabe aqueles quadros de avisos que ficam na entrada das empresas? Alguns emoldurados, pomposos e vistosos. Outros consumidos pelo tempo, quase esquecidos na vastidão de paredes brancas e impolutas. Pois é, talvez você não tenha percebido, mas eles revelam muito mais sobre a organização do que parece. Toda vez que visito uma empresa, tenho por hábito identificar e analisar o quadro de avisos.

Aqueles pequenos avisos transmitem, involuntariamente, muito mais do que desejariam informar. Erros ortográficos à parte, boa parte da cultura organizacional fica exposta à apreciação de qualquer um. A forma como a organização se comunica com os funcionários, com os clientes, fornecedores, a sua estrutura hierárquica interna. Está tudo lá.

Fui conhecer, certa vez, o quadro de avisos de uma empresa em que estava iniciando um trabalho. Foi um choque à primeira vista. Lembro que era um quadro grande, com fundo verde, coberto por avisos, que mais pareciam advertências. Não faça isso. Proibido fazer aquilo. Se ocorrer isso, a punição será esta. Era uma infinidade de negativas e proibições que inibiam qualquer pessoa que estivesse lendo aquilo.

Olhando sob uma perspectiva atualizada, vejo que o formato daquele quadro de avisos refletia, de maneira inconsciente, a relação tumultuada e improdutiva entre a organização e seus funcionários à época.

Cesta Básica
O principal objetivo daquele trabalho era profissionalizar a gestão daquela organização. Foram tomadas inúmeras medidas, visando dar maior transparência, imparcialidade e eficiência aos processos. Várias destas medidas entrariam em conflito com o corpo de funcionários, acostumados a descontroles e desregramentos.

Além disso, era necessário resolver de imediato um problema bastante recorrente a diversas empresas, o elevado índice de absenteísmo, em especial no setor produtivo Não é preciso dizer que isso estava prejudicando a produtividade daquela organização.

Pesquisei os dados de absenteísmo dos últimos meses, tabulei, fiz planilhas e analisei de forma crítica os motivos do elevado número de faltas. E não havia motivos plausíveis. Era necessário mexer no aspecto motivacional.

Visando resolver a questão do elevado índice de absenteísmo, parecia lógico propor um sistema baseado na meritocracia que premiassem os funcionários que não tivessem faltas durante o mês. Cabe salientar que a convenção coletiva da categoria era omissa nesse tema, o que isentava a empresa de qualquer obrigação neste sentido.

Satisfeito e já imaginando o impacto destas ações junto ao quadro de funcionários da empresa, ouço de um dos diretores:- “Mas nós já temos cesta básica”.
- Como? Indago.
- Já estabelecemos premiação de cesta básica há tempos.
- É mesmo? Ainda surpreso, pergunto:
- Posso ver a lista dos contemplados do último mês?
- Não tem lista, disse o diretor. Desde a implantação, a partir do segundo mês, ninguém mais recebeu o benefício. Simplesmente não deram muita bola, não demonstraram o menor interesse.

Confesso que ficava cada vez mais surpreso com as informações que recebia. Ainda preocupado, tentei o último golpe de misericórdia:

 - E quais são os critérios para que o pessoal receba cesta básica?

 - Os critérios estão todos expostos no quadro de avisos. 

O quadro de avisos! Naquele momento um frio percorreu minha espinha. Novamente lá estava eu devassando o quadro de avisos. E realmente estavam lá, em meio aquele montoeira de xingamentos, digo, avisos,. Todos os DOZE requisitos estabelecidos para o recebimento da cesta básica. Os primeiros critérios eram mais básicos: não faltar, não se atrasar, utilizar o uniforme da empresa completo... À medida que os critérios eram relacionados, mais subjetivos estes ficavam. Não discutir com o supervisor, não reclamar, não falar palavras de baixo calão, manter a compostura em serviços externos, etc. E por último: NÃO SE CONTRADIZER!!???

Naquele momento ficava claro para mim que os critérios estabelecidos, na verdade, refletiam situações de conflito que haviam ocorrido entre a empresa e os funcionários. E afinal, que diabos queria dizer “Não se contradizer”? Como medir isso? Quais os indicadores para a medição de critérios com tamanha subjetividade?

Aquilo tudo me parecia muito estranho. Com autorização da diretoria, reuni a equipe para comunicar que a empresa estava reativando o benefício da cesta básica. E o critério seria somente um; Faltas. O indicador era claro e cristalino, aplicável a todos os colaboradores; Todos que dentro do mês não possuíssem faltas injustificadas estariam aptos a receber o benefício. Valendo a partir de hoje.

Enquanto falava, notava as expressões dos funcionários, que apesar de permanecerem no mais absoluto silêncio, transmitiam com o olhar o desânimo e o total descrédito em relação ao que estava sendo ouvido. Se pudessem falar, provavelmente me diriam que não daria certo, que já havia sido tentado antes.

Desta forma, no mês seguinte fiz questão de estar presente e acompanhar a entrega das primeiras cestas básicas. Foi um prazer observar a cara de satisfação do pessoal levando para casa sua premiação.

Regras são regras
Quando tudo parecia ter entrado nos eixos, fomos apresentados ao nosso maior desafio. O setor de RH, responsável pelo controle de faltas, havia me enviado a relação dos contemplados do mês, e não constava nesta relação o nome de um Supervisor de Produção, pois este havia se ausentado um dia, e sem justificativa .

Cabe destacar que este supervisor era um funcionário antigo na empresa, que não faltava, muito sério, talvez até demasiado, e uma liderança interna muito forte.

Lembro até hoje do dia em que ele entrou em minha sala espumando de raiva e exigindo que lhe fosse concedido o benefício. O cabra estava irritado, quase ao limite. E adiantava tentar argumentar, mostrar que as regras são para todos, ele havia faltado e não podíamos abrir exceções? Hoje, conhecendo melhor os fatos, posso analisar que dentro do seu entendimento, aquele fato era visto como uma punição, e soava para ele como uma ofensa Saiu da sala batendo porta!

E não parou por aí, no mesmo dia a diretoria veio falar comigo, pois precisavam resolver esta questão. “Pedem-me para abrir uma exceção. Afinal, o empregado estava ameaçando pedir demissão. E justo nesta época, em que a demanda era muito maior, na qual quase não dávamos conta do volume de serviço. E a produtividade dele era muito maior que os demais e não podíamos nos dar o luxo de perdê-lo” Chegaram ao cúmulo de sugerir que se pagasse o valor da cesta em espécie para o funcionário, assim os demais nem tomariam conhecimento do ocorrido.

Não é preciso ser muito esperto para perceber o monstro que estavam criando. A proposta não era uma solução, mas um remendo. Apesar de todas as premissas anteriores serem verdadeiras, ceder agora só enfraqueceria nossa posição. E particularmente, achava a reclamação improcedente. Convenci a todos que pagaríamos para ver. No íntimo também desconfiava que toda esta balbúrdia não faria um funcionário pedir demissão com tanto tempo de casa.

O tempo mostrou que estávamos certos e o empregado em questão não pediu demissão. Mas sequer me olhava nos olhos. Mas isso não me abalou, porque sabia que estava sendo justo e coerente nesta situação.

No mês seguinte, tão logo terminei de colocar a lista dos contemplados do mês no quadro de avisos, que a esta altura já tinha se livrado daquela aglomeração de insultos, ops, avisos, fiquei observando as reações. O funcionário do problema no mês anterior chegou, parou em frente ao quadro de avisos, e com o dedo indicador passava pelos nomes, até parar quando encontrou o seu. Ainda sem me dirigir o olhar, exclamou satisfeito:
-Ahh bom! Agora sim!! E saiu. 
Como eu disse, este funcionário não tinha problemas de faltas e nada mais natural que seu nome constasse na lista do mês seguinte.

E assim passaram os dias, os meses, e nunca mais se ouviu qualquer reclamação em relação ao benefício, porque, como dizia o famoso juiz “A regra é clara”.

A clareza do indicador e sua fácil medição permitiu com que todos os funcionários soubessem antecipadamente se receberiam o benefício ou não. Esta clareza na definição de indicadores e sua medição passou a ser adotada em todos os processos internos da empresa, que ao adotar um modelo baseado na meritocracia e transparência, valorizou seu quadro de funcionários.

Em apenas alguns meses conseguimos melhorar o índice de absenteísmo em 80%. Logicamente, existiram uma série de ações a dar respaldo, mas todas com o mesmo espírito de transparência e imparcialidade. Toda a organização, diretoria inclusive, acabou internalizando aquelas regras.

E quanto ao funcionário que tive problemas, acabou se tornando meu amigo e um grande aliado para promover as mudanças que a empresa tanto necessitava.

Avalie este artigo:
(0)
As opiniões veiculadas nos artigos de colunistas e membros não refletem necessariamente a opinião do Administradores.com.br.
Tags: cultura organizacional Gestão indicadores

Fique informado

Receba gratuitamente notícias sobre Administração