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Fluxo de caixa: uma decisão de planejamento e controle financeiro em software ERP

Pretende-se com este artigo abordar os aspectos fundamentais desta “nova” demonstração financeira, fluxo de caixa, destinada a atender aos interesses dos mais diversos usuários das informações contábeis, auxiliando os mesmos na tomada de decisões, planejamentos e controles financeiros informatizados

Roberto Bez,
RESUMO: Pretende-se com este artigo abordar os aspectos fundamentais desta "nova" demonstração financeira, fluxo de caixa, destinada a atender aos interesses dos mais diversos usuários das informações contábeis, auxiliando os mesmos na tomada de decisões, planejamentos e controles financeiros informatizados. Podemos observar nas tendências de mercado, que as empresas crescentemente apresentam um fluxo contínuo de entradas e saídas de recursos financeiros. A velocidade com que as análises e as tomadas de decisões são tomadas podem influenciar profundamente na vida financeira de uma empresa. Por isso é de grande importância a confiabilidade nas informações financeiras a fim de tornar o processo de tomada de decisão mais ágil e eficaz.

Palavras chaves: Fluxo de Caixa, CissPoder, ERP

1 INTRODUÇÃO

Nos dias atuais é de grande importância termos informações em mãos para fazer análises e tomada de decisões. A Administração por sua vez não está confinada apenas às fábricas, lojas, escolas ou hospitais. Até mesmo um núcleo familiar requer certo grau de Administração. Quanto maior o nível de complexibilidade de atividade definida pelo grupo formal, maior a necessidade de se aprofundar nos conhecimentos da ciência administrativa. Pessoas físicas podem utilizar a Administração no dia-a-dia principalmente para gerenciar seus custos. A demonstração do fluxo de caixa permite avaliar as alternativas de investimentos e as razões que provocam as mudanças da situação financeira da empresa, as formas de aplicação do lucro gerado pelas operações e até mesmo os motivos das eventuais variações do capital de giro.

Desde 1989 a CISS (Consultoria em Informática, Serviços e Software Ltda.) com nome fantasia de Ciss Automação Comercial, produz soluções em software para gestão das empresas mantendo como foco principal os supermercados e materiais de construção. Atendendo desde pequenas empresas até grandes redes varejistas.

Com matriz em Dois Vizinhos, região sudoeste do Paraná, A CISS atua em todo o mercado nacional, contando com vários profissionais determinados em desenvolver novas soluções, produtos que buscam a total satisfação de seus clientes.

Na existência das metodologias modernas de gestão e de sistemas de informação disponíveis para a prática da gestão a empresa necessita um controle aprofundado da gestão, bem como, análises precisas para a tomada de decisão.

Questão-Problema: Quais os mecanismos utilizados para controlar e avaliar a gestão do Fluxo de Caixa na Empresa CISS?

Em virtude das necessidades de tomadas de decisões rápidas, necessita-se da gestão por controles.

Este estudo foi realizado na empresa acima citada, os valores financeiros apresentados nos demonstrativos do caso estudado são fictícios. Tendo como maior objetivo analisar os processos financeiros da empresa e contribuir com melhorias na forma como é tratado o módulo Fluxo de Caixa no ERP da empresa.

O referido estudo justifica-se por implementar a ferramenta de forma ser rápida, confiável, configurável e com interface prática, permitindo ao usuário versatilidade no tratamento das informações financeiras da empresa.

Toda empresa é munida de informações, onde elas reunidas criam um conjunto denominado sistema de informações gerenciais. Em uma empresa organizada, as informações são processadas mais rapidamente e atitudes são tomadas para que o problema seja corrigido ou então para que o retorno a proposta do cliente seja mais rápido e eficiente.

De acordo com Silva (199, p. 42)

Empresa organizada não necessita apenas das demonstrações financeiras, mas de outros relatórios gerenciais que independem da legislação obrigatória, mas decorrem das necessidades gerenciais para auxilio no processo decisório.

Foram aplicadas metodologias de pesquisa Bibliográficas e reuniões com a equipe de analise de requisitos da empresa assim como relatórios e informações contidas no sistema.

Apud Beuren (2004, p. 87) "Explica que a pesquisa bibliográfica é desenvolvida mediante material já elaborado, principalmente livros e artigos científicos".

A pesquisa bibliográfica é uma forma de complementar o trabalho, pois nos fornece informações através de livros e artigos, que já tiveram um grau elevado de pesquisas, podendo assim agregar valor ao resultado final do trabalho pesquisado.

Segundo Gil (2002 p.45) "A principal vantagem da pesquisa bibliográfica reside no fato de permitir ao investigador a cobertura de uma gama de fenômenos muito mais ampla do que aquela que poderia pesquisar diretamente".

A empresa segue seus processos bem definidos e descritos em cada atividade, logo se torna mais ágil o recolhimento dos dados e informações necessárias.

2 DESENVOLVIMENTO

2.1 FLUXO DE CAIXA

O fluxo de caixa é um módulo do sistema CissPoder (produto da empresa) que se propõe a visualizar de forma sintética ou analítica o estado financeiro da empresa. Para que isso seja possível faz-se necessário além das configurações (grupos de fluxos, contas contábeis, configurações de compras, configurações de caixa), a utilização deste módulo para os lançamentos das previsões.

Podemos analisar vários tipos de demonstrativos de Fluxo de caixa, de forma manual ou de forma automatizada (em sistemas de informação) os quais apresentaremos a seguir.

Segundo Marion (1998, p.380)

... a demonstração de Fluxo de Caixa (DFC) indica a origem de todo o dinheiro que entrou no Caixa, bem como a aplicação de todo o dinheiro que saiu do Caixa em determinado período, e, ainda o Resultado do Fluxo Financeiro.

Muitos pensam que é burocrático controlar financeiramente uma empresa, mas podemos perceber que se a mesma não tiver controle sobre seus recursos, torna-se escuro seus rumos e os objetivos acobertados pela falta de informação.

Para Hoji (2000, p.21) "Diz que para administração financeira o objetivo econômico das empresas é a maximização de seu valor de mercado a longo prazo, pois dessa forma estará sendo aumentada a riqueza de seus proprietários"

Antes da realização de qualquer investimento financeiro deve-se analisar qual o momento vivido pela economia e como o mercado financeiro tem se comportado nos últimos meses ou dias, assim a probabilidade de erro diminui.

Para Zdanowicz (2004, p. 19) "O fluxo de caixa é o instrumento que permite ao administrador financeiro planejar, organizar, coordenar, dirigir e controlar os recursos financeiros da sua empresa para determinado período".

Podemos verificar que uma empresa que utiliza fluxo de caixa, prossegue orientada financeiramente.

Segundo Zdanowicz (2004, p. 43)

As empresas equilibradas financeiramente apresentam as seguintes características:

Há permanente equilíbrio entre os ingressos e os desembolsos de caixaAumenta a participaão de capital próprio, em relação ao capital de terceirosÉ satisfatória a rentabilidade do capital de giroNota-se uma menor necessidade de capital de giroExiste tendência em aumentar o índice de rotação de estoquesVerifica-se que os prazos médios de recebimento e pagamento tendem a estabilizar-seNão há imobilizações excessivas de capital, nem ela é insuficiente para o volume necessário de produção e comercializaçãoNão há falta de produtos prontos ou mercadorias no atendimento das vendas.

2.1.1 Fluxo de caixa diário

A fim de demonstrar de forma rápida e clara, o fluxo de caixa diário como o próprio nome já diz, é projetado para trazer as informações financeiras diárias, essencial para o Administrador tomar decisões rápidas e no momento em que deve ou não ser efetuada a saída ou entrada financeira.

Para Padoveze, (1997 p. 66)

Concordamos que a administração diária do fluxo de caixa possa ser elemento vital para o setor financeiro e de sua responsabilidade. A sua necessidade de informação é imediata, e não pode, de forma alguma, esperar tratamento contábil de mais de algumas horas ou de um dia.

Se o sistema de informação contábil não é construído para se terem saldos diários, pela questão da relação custo/beneficio, então temos que deixar a administração diária da movimentação dos recursos financeiros para o setor de tesouraria.

Sabe-se, entretanto, que os meios computacionais ao alcance de praticamente qualquer empresa possibilitam uma integração perfeita da contabilidade com a tesouraria. Dessa forma, o lançamento das movimentações bancárias, de caixa e aplicações bancárias e financeiras, pode ser feito diretamente no sistema de informação contábil e, assim o fluxo diário de recursos financeiros pode ser obtido pelo sistema de informação contábil. Como já comentamos, a idéia central deste é a informatização das empresas fim de obterem integridade e visualizações das informações financeiras o mais rápido e eficaz possível.

2.1.2 Fluxo de caixa Mensal

Esse fluxo é tão necessário quanto o fluxo de caixa diário. Enquanto a movimentação dos recursos financeiros dia-a-dia é de importância operacional para realizar os pagamentos e recebimentos imediatos, o fluxo de caixa mensal possibilita visão de conjunto e de relevância, que o fluxo de caixa diário dificilmente oferece. O fluxo de caixa mensal relaciona-se com os movimentos mensais das demais contas da companhia/empresa, e dessa forma é elemento fundamental para acompanhamento e controle dos recursos da empresa, junto com o balanço patrimonial e a demonstração de resultados.

Através da alimentação dos dados, o mesmo torna-se uma informação pratica e visível em mãos.

2.1.3 Fluxo de caixa versus origens e aplicações de recursos

Pode-se dizer que são demonstrativos complementares. Com isso concorda-se que o fluxo de caixa é mais fácil de ser assimilado pelos usuários não muito afeitos à técnica contábil, enquanto a demonstração das origens e aplicações de recursos tem uma apresentação mais próxima para os administradores com maior grau de conhecimento da ciência contábil.

O mercado financeiro é uma variável externa das mais fortes presentes nas empresas, ela é uma das que mais preocupam os empresários que na maioria das vezes ficam perdidos, sem saber onde investir seus recursos ou a melhor forma de obtê-los.

A área administrativa está diretamente ligada no trabalho do acadêmico, assim o conhecimento por ele adquirido é empregado na empresa e compartilhado com seus colegas, assim como experiências do dia a dia são empregadas em sala de aula.

O acadêmico propôs validações das reais necessidades, efetuarem levantamentos de requisitos para após isso com um bom escopo em mãos ser possível elaborar no sistema ERP o módulo de Fluxo de Caixa totalmente informatizado, rápido, seguro e prático de se operar.

A empresa estudada é desenvolvedora de um Software de ERP, sendo que o mesmo tem o módulo de fluxo de caixa próprio e faz com que seu acesso e trabalho sejam facilitados, com as mudanças de mercado e de visão financeira.

O fluxo de caixa é um módulo do sistema como já citado, que se propõem a visualizar de forma sintética e/ou analítica o estado financeiro da empresa, para que isso seja possível faz-se necessário além das configurações (grupos de fluxos, contas contábeis, configurações de compras, configurações de caixa), a utilização deste módulo para os lançamentos das previsões. As informações de Efetivado e Realizado serão buscadas nas movimentações de compras, vendas e lançamentos de caixa, para que sejam confrontadas com os lançamentos de previsões.

A empresa trabalha com foco na visão e missão, logo ambas as partes da empresa são munidas de informações, onde as quais reunidas criam um conjunto denominado sistema de informações gerenciais. Em uma empresa organizada, as informações são processadas mais rapidamente e atitudes são tomadas para que o problema seja corrigido ou então para que o retorno a proposta do cliente seja mais rápido e eficiente. Podemos verificar que a empresa trabalha com o sistema de Organização Sistemas e Métodos.

O espírito de trabalho família faz com que o resultado das atividades sejam mais próximo possível da realidade dos envolvidos e principalmente do cliente. Conhecendo o cliente podemos dar-lhe um tratamento mais eficaz e personalizado, ou seja, atendê-lo de forma que o mesmo se sinta atraído para a próxima compra.

Atualmente o fluxo de caixa é utilizado diariamente na empresa, trata-se de um controle que auxilia na visualização e compreensão das movimentações financeiras num determinado período.

Seu principal objetivo atualmente é permitir a visualização de sobras ou faltas de caixa antes mesmo que ocorram, possibilitando ao empresário planejar melhor suas ações.

Para que serve?

Planejar e controlar as entradas e saídas de caixa num período de tempo determinado; Auxiliar o empresário a tomar decisões antecipadas; Verificar se os recursos financeiros são suficientes para a empresa ou se há necessidade de obtenção de capital de giro; Planejar melhores políticas de prazos de pagamentos e recebimentos;Avaliar se o recebimento das vendas é suficiente para cobrir os gastos assumidos e previstos no período considerado; Avaliar o melhor momento para efetuar as reposições de estoque em função dos prazos de pagamento e disponibilidadeAvaliar o momento mais favorável para realizar promoções de vendas visando melhorar o caixa da empresa.

Com base nas melhores idéias e conceitos sobre tal ferramenta, a empresa constantemente tem aplicado tempo e recursos fim de efetuar melhorias sobre esta maravilhosa ferramenta. Essas melhorias acontecem no setor de desenvolvimento (fábrica de software) e após é testado pelo setor de CQP (Controle de Qualidade do Produto), logo a utilização das práticas e últimas melhorias acontecem no setor administrativo da empresa, em que a nova ferramenta passa por inúmeros testes do dia a dia.

Atualmente a mesma encontra-se nas melhorias relacionadas a lançamentos de previsões, cálculos de inadimplência e visão financeira/orçamentária a curto, médio e em longo prazo, fazendo assim com que o administrador tenha uma visão mais ampla e confiável, segurança financeira da empresa.

Abaixo, serão mostrados os grupos cadastrados e relacionados às contas contábeis que foram movimentadas em um determinado período. Serão demonstrados os direitos, obrigações, contas financeiras e patrimoniais efetivadas e previstas (à pagar ou a receber), bem como no fluxo de caixa realizado onde serão consultadas as movimentações de receitas, custos, despesas e investimentos (pagas ou recebidas).

Configurações para movimentar a opção Fluxo de caixa

1) Cadastramento dos grupos de fluxo (Menu de Cadastro, Grupos de Fluxo de Caixa)

Primeiramente o usuário deverá realizar o cadastramento dos Grupos que farão parte do fluxo de caixa. Para isso é necessário informar uma descrição para este grupo e em seguida selecionar o tipo que pertencerá tal grupo. Existem cinco tipos:

Financeiro: O qual se relaciona os grupos de fluxos que estão vinculados as contas contábeis de direitos e obrigações da empresa.

Exemplo:

Fluxo de Caixa

Conta contábil

Tributos a pagar

INSS a Recolher, PIS a pagar

Cheques a pagar

Cheques a pagar Bando Itaú

Contas a Pagar

Seguros a pagar, telefone a pagar

Disponível: São os tipos de grupos que estão relacionados as contas contábeis do Ativo disponível (Essas contas são entendidas como disponibilidades o dinheiro em caixa, os saldos monetários em contas de movimento bancário e os saldos relativos ao ativo imediatamente liquidável).

Exemplo:

Fluxo de Caixa

Conta contábil

contas financeiras

Caixa, cheques a receber, C/C Banco do Brasil, etc

Patrimonial: São os tipos de grupos de fluxo relacionados as contas patrimoniais, que estão relacionadas aos bens do ativo no plano de contas.

Exemplo:

Fluxo de Caixa

Conta contábil

Imobilizado

Terrenos, Edificações, Máquinas e Equipamentos

Compras

Mercadoria p/Revenda

Despesas: São os tipos de grupos de fluxo relacionados ao grupo de despesas no Plano de Contas.

Exemplo:

Fluxo de Caixa

Conta contábil

Despesas

FGTS, INSS, Propaganda e publicidade

Custos

Pis, Cofins, Icms s/vendas

Receitas: São os tipos de grupos relacionados ao Grupo Receitas no plano de contas (representa o valor das vendas dos estoques, seja a prazo ou a vista)

Exemplo:

Fluxo de Caixa

Conta contábil

Receitas

Venda de Mercadoria a Prazo, Venda de Mercadoria a Vista, etc.

Deve-se considerar alguns itens de tratamento como etapas para o entendimento da ferramenta,

Previsto: O grupo só aparecerá como previsto, quando for lançada uma previsão na aba Lançamentos de previsão (previsão é meramente o estabelecimento de metas que serão comparadas no fluxo com o que foi realizado, para futuras projeções).

Efetivado: É o que eu tenho a receber ou a pagar já pendente, ou seja uma previsão que foi confirmada, o real pagamento ou recebimento.

Realizado: São todas as movimentações de custos, despesas e receitas recebidas ou pagas dentro de um período. O realizado será confrontado com o que foi previsto para futuras projeções.

Está sendo implementada atualmente a tela de PESQUISA DE PROVISÕES.

Sua principal finalidade é de pesquisar os títulos que foram provisionados (PRE) anteriormente.

Após o título desejado ser filtrado, o mesmo pode ser efetivado com um simples clique com o botão direito do mouse, logo abrirá uma tela.

Nesta tela estão dados dos títulos onde podem ser alterados os dados principais, após clicar no botão GERAR TÍTULO o mesmo estará efetivado.

Outra tela é onde podemos visualizar o fluxo financeiro para analise, tomada de decisões e infinitas informações da empresa conforme tela abaixo:

Neste momento os valores estão separados por conta do grupo fluxo, sendo que dentro delas estão as contas contábeis e podemos configurá-las de forma que apareçam dentro de cada grupo conforme contabilidade gerencial ou fiscal de cada empresa.

O sistema também disponibiliza de uma função no botão chamado Simulação, o mesmo abrirá a tela abaixo permitindo que seja alterado os valores de entradas e saídas fim do Administrador simular como seria seu resultado financeiro com outros pressupostos valores.

Os valores podem ser alterados com um clique do mouse do campo desejado, o calculo é feito com base na conta a ser alterada e automaticamente apresenta seu resultado.

Essa simulação não interfere no contábil bem como em nenhum tipo de movimentação. Sua finalidade é de poder observar além do que se tem.

Desta forma fica muito mais prático visualizar a situação até mesmo antes de acontecer.

3 CONCLUSÃO

Pode-se garantir que com este estudo, obtive-mos um grande crescimento tanto de pesquisa quanto nas normas de projetos de conclusão de curso, foi possível aprender mais sobre a empresa e conseqüentemente colaborar para a mesma com diferentes opiniões. Obtemos um grande apoio dos diretores da empresa, uma vez que com esse estudo é possível localizar os problemas, e com esses, melhorar a ferramenta alcançando os objetivos, pois atualmente a mesma encontra-se com perfeito funcionamento na empresa e em diversos clientes, sendo importante em qualquer negócio bem como para uso pessoal também.

A ferramenta de fluxo de caixa encontra-se em uso tanto diário como mensal como comentado acima, nos repassando informações precisas e seguras fazendo com que a empresa venha obtendo resultados positivos significativos.

ABSTRACT: Il se prétend avec ce travail aborder les aspects fondamentaux de cette « nouvelle » démonstration financière, de flux de boîte, destinée à faire attention aux intérêts des plus divers utilisateurs des informations comptables, en assistant les mêmes dans la prise de décisions, planejamentos et contrôles financiers de informatisée. Nous pouvons observer dans les tendances de marché, que les sociétés de plus en plus présentent un flux continu d'entrées et des sorties de ressources financières. La vitesse avec laquelle tu les analyses et les prises de décisions sont prises peuvent influencer profondément dans la vie financière d'une société. Donc c'est de grande importance que la fidélité dans les informations financières afin de rendre la procédure de prise de décision plus agile et efficace.


4 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Beuren, Ilse Maria. (Org.) et all. Como elaborar trabalhos monográficos em contabilidade. São Paulo: Atlas, 2004.

Chiavenato, Idalberto. Recursos Humanos. São Paulo: Atlas, 1998.

De Carvalho, Pedro Carlos – Administração Mercadológica – Campinas, Alínea 1999 - 1ª Edição.

Hoji, Masakazu – Administração Financeira uma Abordagem Prática – São Paulo, Atlas 2000 - 2ª Edição.

Gil, Antonio Carlos, Como Elaborar Projetos de Pesquisas, Editora Atlas SP. 2002 - 4ª edição.

Marion, José C. Contabilidade Empresarial. 8a ed. São Paulo: Atlas, 1998. p. 380-404.

Padoveze, Clóvis Luis – Contabilidade Gerencial: Um enfoque em sistema de informação contábil. – SP: Atlas, 1997

Silva, Jose pereira da. Análise financeira das empresas, 4ed. São Paulo, Atlas 1999.

Zdaniwicz, José Eduardo – Fluxo de Caixa: Uma decisão de planejamento e controle Financeiro. – 10ª Ed. – Porto Alegre: Editora Sagra Luzzatto, 2004

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