Gestão e administração: Desvendando as quatro fases do processo administrativo

Misty (Zilma,
Gestão e administração: Desvendando as quatro fases do processo administrativo

Administrar uma organização é sem dúvida, uma das atividades mais complexas da atualidade. Por constituírem uma das mais complexas invenções do homem, sua complexidade surge na medida em que são vistas de maneira global e abrangente. Evidentemente podemos concluir que, se trata de uma tarefa bastante crucial e que implica no desenvolvimento de habilidades e competências gerais e específicas.

Talvez uma das maneiras mais práticas de se interpretar o que significa administrar uma empresa, seja através das atividades do processo administrativo. Obviamente, temos no processo administrativo, quatro fases bem distintas entre si. A primeira delas, o planejamento é na verdade, o alicerce do processo administrativo. É ele que determina a existência das demais atividades do negócio.

1. PLANEJAMENTO
 
O planejamento nada mais é, do que unir um conjunto de decisões que o administrador toma para realizar o futuro de seu empreendimento. É uma atividade que envolve a identificação das oportunidades, ameaças, forças e fraquezas que afetam o negócio.
Planejar é pensar antes, qual o melhor caminho para se chegar aos resultados desejados. O planejamento deve ser flexível, afim de superar os problemas que eventualmente surjam no caminho.

Vamos entender melhor essas expressões:
Oportunidades – são situações externas, atuais ou futuras que, se adequadamente aproveitadas pelo administrador, podem influenciá-lo positivamente.
Por exemplo: novas políticas de governo, novos fornecedores, etc.
Ameaças – são situações externas, atuais ou futuras que, se não evitadas ou eliminadas, podem afetar o negócio.
Por exemplo: concorrência forte, roubos, incêndios, etc.
Forças – são características do administrador que podem fortalecer e aperfeiçoar o seu negócio, dando-lhe destaque frente aos concorrentes.
Tais como: habilidades de liderança motivacional, reconhecimento, etc. Ou tecnicamente, pode-se considerar: a eficiência dos colaboradores, a credibilidade dos fornecedores e a qualidade dos produtos.
Fraquezas – são características do administrador que devem ser minimizadas, a fim de evitar influências negativas sobre o desempenho da organização.
Por exemplo: autoritarismo, individualismo, pouca ou nenhuma comunicação com os colaboradores. Tecnicamente podemos sujerir, a pressão dos fornecedores, colaboradores sem compromisso com o negócio.

Elementos de um bom planejamento:

1. Diagnóstico – é o conhecimento exato da realidade presente. Ou seja, o administrador deve analisar a fundo a situação da empresa, para identificar seus problemas, desenvolver estratégias e estabelecer as prioridades.

Para maior precisão, o diagnóstico deve ser sempre:
Realista (ver as coisas como elas são, sem falsas ilusões);
Completo (considerando a realidade do negócio e do mercado no qual atua).

2. Objetivos definidos - são os resultados que o administrador se propõe a alcançar, num determinado período.

Tais objetivos podem ser:
De curto prazo (os que devem ser realizados nos próximos seis meses);
De médio prazo (os que devem ser realizados nos próximos cinco amos);
De longo prazo (aqueles que devem ser realizados além dos próximos cinco anos).

Tais objetivos devem ser:
Concretos (especificados de maneira precisa);
Claros (definir como podem ser realizados);
Factíveis (possíveis de ser realizados);
Associados ao tempo (quando e em quanto tempo?);
Mensuráveis (que se pode medir até o ponto em que foi realizado).

3. Estratégias – são as ações que o administrador se propõe a realizar para atingir seus objetivos. As estratégias são caminhos que o administrador deve seguir em direção aos seus objetivos.

Existem muitos caminhos que levam a uma mesma meta. Escolher uma estratégia envolve entre outras coisas, os aspectos relacionados com:
Prazos previstos;
Recursos disponíveis;
Locais determinados;
Indicação de tarefas;
Contratação de pessoal, etc.

4. Critérios de avaliação – são critérios que medem se cada um dos planos foi realizado e se os resultados foram realmente atingidos.
O administrador deve determinar com precisão, o que espera obter em cada passo do que foi planejado. O planejamento envolve todas as atividades do negócio, por isso quando o gestor formular o seu projeto, ele precisa definir também as estratégias para atuar em todas as atividades da empresa.

2. ORGANIZAÇÃO

Organização no negócio, significa o ordenamento dos recursos e das funções a fim de facilitar o trabalho e criar uma nova visão da empresa.

Organizar o negócio é ordenar:
1. O espaço:
Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu devido lugar.
2. O tempo:
Um tempo para cada tarefa e cada tarefa em seu devido tempo.
A organização do tempo requer:
• Uma agenda para controlar os compromissos;
• Ter em mente as prioridades;
• Pontualidade para executar tudo o que foi programado.
3. O trabalho:
A organização do trabalho, pode ser bem mais simples do que imaginamos. Uma boa idéia seria, fazer uma lista de todas as tarefas que se realizam na empresa, agrupando-as da maneira mais lógica. A seqüência mais adequada é aquela que permite realizar as tarefas de forma eficiente e no menor tempo possível.
Ou seja:
• Listar as tarefas que se realizam na empresa e, agrupá-las por atividade;
• Determinar quem são os responsáveis por cada tarefa.
4. As pessoas:
Para que haja uma boa organização no negócio, este deve possuir unidade de comando e unidade de direção. De modo que, na unidade de comando cada pessoa recebe atribuições e é orientada para ao fim de suas atividades, prestarem contas com seu supervisor. Na unidade de direção, todas as tarefas são designadas a um responsável permanente.
5. Os recursos financeiros:
Implica na distribuição correta dos recursos financeiros da empresa para obter a partir dos mesmos, o maior rendimento possível.

3. DIREÇÃO

O administrador atua como um gestor de pessoas. Nota-se que, ele desempenha bem o seu papel quando assume a responsabilidade de orientar os seus colaboradores na realização de suas atividades, na solução de conflitos interpessoais e inter-setoriais. Ou seja, quando promove o envolvimento participativo de todos, seja estabelecendo objetivos e metas ou conduzindo processos.

O profissional da área de gestão, deve possuir uma visão íntegro-renovadora, que ativa a percepção e o entendimento de que é através de um perfeito equilíbrio entre os líderes e as equipes integradas (gestão participativa), na valorização dos colaboradores (políticas de recursos humanos) e numa boa liderança (os colaboradores reconhecem que ele está preparado e transmite confiança e segurança) que ele será bem sucedido e a organização só terá a ganhar.

Para o administrador exercer uma boa liderança, ele precisa desenvolver as seguintes habilidades:
1. Habilidades de comunicação - para atingir seus objetivos sua comunicação precisa ser clara e precisa (para que não haja distorções), respeitosa e sincera (para fortalecer a integração das equipes no ambiente de trabalho);
2. Habilidades para motivar os colaboradores - deve preocupar-se com alguns fatores importantes (como a necessidade que os colaboradores têm de reconhecimento, ser justo na solução e no gerenciamento de conflitos, permitir que todos tomem parte nas decisões e contribuam com idéias inovadoras);
3. Habilidades para exercer autoridade - é interessante que seus colaboradores encontrem nele, qualidades dignas de admiração e de respeito (os colaboradores o vejam como um exemplo a ser seguido);
4. Habilidades para avaliar desempenhos - capacidade de identificar, desenvolver e reter novos talentos (através de avaliação psicológica, treinamento com ênfase no resultado).
5. Habilidades para tomar decisões – tomar uma decisão significa, entre outras palavras, escolher uma entre várias alternativas (obviamente, aquela que ofereça maiores benefícios e com menos riscos).

Competência – nada mais é, do que o conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes que, quando integrados e utilizados estrategicamente pelo indivíduo, permite-lhe atingir com êxito os resultados que dela são esperados pela alta-administração.

Dentre as principais competências desenvolvidas pelo gestor de pessoas podemos citar:
1. Administração de mudanças (desenho de cargos, avaliação de desempenho, desenvolvimento de talentos, etc);
2. Credibilidade pessoal (relações humanas, motivação, liderança, etc);
3. Domínio do negócio (conhecimento específico de gestão, dos processos, desenvolvimento de estratégias, etc).

As competências dependem de três fatores externos fundamentais:
1. A tarefa - desenhar e redesenhar, permanentemente postos de trabalho e funções, avaliando a capacidade das pessoas, sua inteligência, sua autonomia e seu sentido de responsabilidade;
2. O contexto da função - desenvolver formas de organização inovadoras, leves, flexíveis e interdependentes. Com chefias bem preparadas que utilizam o diálogo, a participação e a cooperação, como autênticas ferramentas de trabalho;
3. O contexto da organização - definir missões e objetivos de forma clara, praticar uma liderança efetiva e criar políticas de recursos humanos geradoras de motivação para as pessoas.

4. CONTROLE

O controle é a comparação dos planos com os resultados, para se verificar se foram cumpridos e para corrigir eventuais falhas na realização dos projetos.
Consiste em realizar as seguintes atividades:
• Retomar as metas que foram estabelecidas;
• Recolher informações sobre os resultados;
• Comparar as metas com os resultados obtidos;
• Corrigir as distorções ou possíveis falhas.

Portanto, podemos afirmar que a função de controle tem os seguintes aspectos:

1. CONTROLE > MEDIR O DESEMPENHO > COMPARAR COM O PLANEJADO

2. CONTROLE > CORRIGIR O DESEMPENHO > IDENTIFICAR AS FALHAS


A partir do que foi exposto, chegamos à conclusão de que “ O melhor controle é aquele que se aplica desde o início do processo.”

Conclusão

Ironicamente diante dessa nova realidade econômica, podemos constatar que as empresas brasileiras, a exemplo das multinacionais americanas e européias estão buscando estratégias e adotando métodos para se reinventar. Através da reengenharia, redesenharam e automatizaram seus processos. Lançaram mão do downsizing e enxugaram as suas estruturas, fechando fábricas, eliminaram operações deficitárias, reduzindo cargos e salários, cortando empregos. Além de investirem continuamente em máquinas modernas e no uso de novas tecnologias e de novos produtos, numa velocidade impressionante.

Temos o caso da Bosch, que anunciou recentemente a demissão em massa de cerca de 900 colaboradores em sua unidade de Curitiba (PR). A empresa informou que a decisão foi necessária porque precisava adaptar-se “à nova realidade de mercado.”

Tudo isso surge como consequência de uma concorrência predatória entre os mercados e cuja tendência é de tornar-se cada vez mais acirrada. Não obstante, tendo como pano de fundo a globalização da economia. O que se pode afirmar com toda a certeza é que, numa economia aberta e sem fronteiras, não existem mercados seguros, consumidores fiéis ou garantia de estabilidade no emprego. Neste caso, podemos estar certos de que a atividade de gestão é extremamente importante para o sucesso das organizações. Pois ela agrega três fatores decisivos: eficácia, eficiência e efetividade. São três palavrinhas que se aplicadas em todo o seu contexto, fazem toda a diferença nos dias atuais.

Fontes:

CHIAVENATO, Idalberto. Recursos Humanos: O capital humano das organizações, 8° Ed. São Paulo: Atlas, 2004;
CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de Pessoas. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004;
TELES, Antonio Xavier. Psicologia Moderna, 35° Ed. Editora: Ática, 1999
Por: Zilma Barros de Sousa, junho/09
Aluna do 6° Período do Curso Superior de Administração a Distância, pela Universidade Aberta do Piauí - UAPI.
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