Mais comentada

Logística aplicada nas atividades de suprimentos da organização pública

Suprimento é o provimento de insumos necessários à transformação, distribuição e transporte do produto organizacional (bem/serviço). É a relação existente entre o fornecedor e a organização (comprador) nas atividades necessárias para o processo de transformação (conversão/produção) da corporação de forma que resulte no menor custo para a organização. O conceito de logística tem justamente a intenção de promover o fluxo contínuo de entrada de insumo (suprimento), de produção e da saída do produto (bem/serviço) até o ponto de distribuição/prestação, não interrompendo em nenhum ponto o processo, minimizando assim cada vez mais o uso de estoques pela organização. No caso do setor público, as atividades de suprimento são reguladas por normas específicas e realizadas pelo Sistema de Compras e Contratação, sendo supervisionadas pelo Tribunal de Contas da União (TCU) que orienta os gestores com a elaboração regular de uma cartilha constando diretrizes para os gestores públicos.

Jose carlos,

SUPRIMENTOS

Suprimento é o provimento de insumos necessários à transformação, distribuição e transporte do produto organizacional (bem/serviço). É a relação existente entre o fornecedor e a organização (comprador) nas atividades necessárias para o processo de transformação (conversão/produção) da corporação de forma que resulte no menor custo para a organização.

O novo conceito de logística integrada tem justamente a intenção de promover o fluxo contínuo de entrada de insumo (suprimento), de produção e da saída do produto (bem/serviço) até o ponto de distribuição/prestação, não interrompendo em nenhum ponto o processo, minimizando assim cada vez mais o uso de estoques pela organização.

No caso do setor público, as atividades de suprimento são reguladas por normas específicas e realizadas pelo Sistema de Compras e Contratação, sendo supervisionadas pelo Tribunal de Contas da União (TCU) que orienta os gestores com a elaboração regular de uma cartilha constando diretrizes para os gestores públicos.

A publicação do Tribunal de Contas da União (TCU) diz que a Lei nº 8.666 (Lei de Licitações e Contratos Administrativos), de 21 de junho de 1993, alterações posteriores e a Lei nº 10.520 (Lei do Pregão), de 17 de julho de 2002, constituem a legislação básica sobre licitações e contratos para a Administração Pública. Ou seja, regulam todo o processo de obtenção de suprimento no setor público. O objetivo da publicação é apresentar os procedimentos essenciais para a realização de licitações e a formalização de contratos administrativos. São apresentadas orientações básicas sobre as modalidades de licitação e as formas de contratação mais comuns no serviço público, inclusive a denominada contratação direta, que envolve os casos de inexigibilidade e de dispensa de licitação. São também abordadas questões relacionadas com o controle dos procedimentos.

Conforme a publicação, o trabalho insere-se no conjunto das ações de natureza pedagógica que o Tribunal de Contas da União desenvolve para orientar o administrador público quanto aos procedimentos a adotar para gerir os recursos públicos com eficiência, eficácia e economicidade.

A VISÃO SISTEMICA

A Licitação é um procedimento administrativo composto de várias fases coordenadas e interdependentes, que tem por objetivo selecionar a proposta mais vantajosa de compras de bens ou de prestação de serviços para a Administração Pública, garantindo o princípio constitucional da isonomia, isto é, de tratamento igual a todos os interessados na contratação que uma organização está pretendendo.

A publicação do TCU expressa que para aplicar e obter os princípios gerenciais da eficácia, da eficiência e da economicidade na gestão dos recursos organizacionais, é necessário que a instituição adote uma visão sistêmica no processo de compras/contratação. A visão sistêmica leva em conta os diversos fatores organizacionais que contribuem para o sucesso das licitações/contratações.

Os principais fatores organizacionais que influenciam as contratações são: o planejamento, o orçamento, a política de estoques adotada e os elementos constitutivos de qualquer organização (estrutura organizacional, processos de trabalho, tecnologia e pessoas).

A estrutura organizacional de uma organização pública deve permitir agilidade e flexibilidade no processo decisório.

As pessoas que trabalham na organização devem ser estimuladas a inovar e a adotar procedimentos que realmente atendam à missão maior da organização pública, que é apresentar resultados para a sociedade com qualidade.

A tecnologia deve ser utilizada para auxiliar a tomada de decisão e não somente para controlar procedimentos.

Os processos de trabalho devem evitar as disfunções da burocracia.

Deve-se ter presente que destes componentes organizacionais, o mais importante são as pessoas; são elas que adotarão procedimentos mais ágeis e eficientes e que utilizarão tecnologias inovadoras na prestação dos serviços públicos.

O Planejamento: Se a organização não valoriza o planejamento, as contratações serão tumultuadas porque a tendência da organização é atuar "apagando incêndios". Isso ocorre quando as providências de contratação só começam a ser tomadas a partir do momento em que se nota a falta de algum material ou serviço e se está na iminência de causar descontinuidade na execução dos trabalhos.

O Orçamento: É importante ressaltar que o planejamento está diretamente relacionado com o orçamento e que a previsão orçamentária é distinta da disponibilidade de recursos financeiros. Quando falamos em orçamento estamos nos referindo a uma previsão. Já os recursos financeiros ficarão disponíveis apenas quando esta previsão se concretizar, através de transferências de outras instâncias administrativas, ou de arrecadação de tributos e taxas. De todos os elementos que influem na eficiência e eficácia dos processos de compras/contratações, o orçamento é o que as organizações têm menor controle direto. É importante que as organizações saibam trabalhar com o orçamento disponibilizado.

A Política de Estoques: Recomenda-se que a organização siga a tendência atual de procurar ter o mínimo possível de materiais estocados. Esta política de estoques aplica princípios do que se denomina "just in time (JIT)", isto é, os materiais devem ficar estocados nos fornecedores, somente chegando à organização na ocasião (ou muito próximo) de serem utilizados/distribuídos.

OS ESTOQUES

Tal qual uma empresa privada, e devidamente adaptadas às características de uma organização pública, os estoques têm duas funções básicas: alimentar o processo de transformação e suprir as necessidades. Naquela função, visam evitar solução de continuidade nas atividades de transformação. Na função de suprir as necessidades, os estoques visam atender as flutuações da demanda da sociedade e, por consequência, melhorar o nível de serviço ao cidadão.

A abordagem econômica dos estoques considera que existem custos associados e o gestor público perde a oportunidade de outros destinos para os recursos organizacionais. Os custos associados à manutenção do estoque (capital, armazenagem, movimentação, seguros, impostos, obsolescência e avarias) geram despesas, que afetam a distribuição dos recursos.

Em geral, consideram-se duas políticas de estoques:

- Nível de estoque baixo e distribuição realizada ao longo do período considerado.

- Nível de estoque alto e distribuição realizada de uma só vez.

Na primeira política, a organização incorre num menor custo de oportunidade de manter estoques, por operar com um nível médio de estoque menor. Os gastos com transporte, entretanto, são maiores: a conta frete é maior não apenas devido a um maior número de viagens, como também se gasta proporcionalmente mais com o transporte por tonelada-quilômetro em função da falta de escala na operação com carregamentos fracionados. Por outro lado, na segunda política, são maiores os custos de oportunidade de manter nível de estoque maior.

O objetivo da organização com relação à gestão de estoques deve ser a determinação do tamanho de lote de ressuprimento mais apropriado ao seu nível de eficiência no processo de movimentação de materiais.

A Instrução Normativa Nr. 205, de 08 de Abril 1988 no item da REQUISIÇÃO e DISTRIBUIÇÃO apresenta que são dois os processos de fornecimento: por pressão e por requisição.

O processo por PRESSÃO é o processo de uso facultativo, pelo qual se entrega material ao usuário mediante tabelas de provisão previamente estabelecidas pelo setor competente, e nas épocas fixadas, independentemente de qualquer solicitação posterior ao usuário. Essas tabelas são preparadas normalmente, para:

- material de limpeza e conservação;

- material de expediente de uso rotineiro;

- gêneros alimentícios.

O fornecimento por REQUISIÇÃO (PEDIDO DE MATERIAL) é o processo mais comum, pelo qual se entrega o material ao usuário mediante a apresentação de uma requisição de uso interno no órgão ou entidade. Deverão ser feitas de acordo com as tabelas de provisão e o catálogo de material.

CONTROLE DE ESTOQUES

De acordo com MOREIRA, 2004, existem dois pontos de vista principais segundo os quais a gestão de controle dos estoques deve dar atenção: o operacional e o financeiro. Do ponto de vista operacional, os estoques permitem economias no processo produtivo e regulam os fluxos das atividades administrativas organizacionais, influindo na velocidade do sistema produtivo da instituição. Do ponto de vista financeiro, os estoques são investimentos e contam com a maior parte dos recursos financeiros da organização.

No setor público, esses dois enfoques na gestão de estoques podem ser caracterizados na IN205/88:

- No item SANEAMENTO DO MATERIAL, quando trata da otimização física dos materiais em estoque ou em uso decorrente da simplificação de variedades, reutilização, recuperação e movimentação daqueles considerados ociosos ou recuperáveis, bem como a alienação dos antieconômicos e irrecuperáveis.

- No item TIPOS DE CONTROLE, quando discorre sobre os itens que envolvam valores elevados ou de importância vital para a organização, a medida que são requisitados deve-se observar o Intervalo de Aquisição para que não ocorram faltas e consequentemente ruptura do estoque. Expressa que generalizar o controle seria, além de dispendioso, às vezes impossível quando a quantidade e diversidade são elevadas. Deste modo, o controle deve ser feito de maneira diferente para cada item de acordo com o grau de importância, valor relativo, dificuldades no ressuprimento. Estes controles podem ser: registro de pedidos de fornecimento (requisições); acompanhamento periódico; e acompanhamento a cada movimentação.

Para a organização pública existem, com base jurídica, os seguintes instrumentos de controle: a movimentação de entrada e saída de carga do material, otimização física do material, inventário físico, método PEPS (FIFO), método da média ponderada, fatores de ressuprimento e a classificação ABC.

Entrada e saída de carga do material

Esse movimento de entrada e saída de um material do estoque pode ser representado por um gráfico, segundo DIAS, 1995, em que a abscissa é o tempo decorrido (T) para o consumo, e a ordenada é a quantidade em unidades do material em estoque no intervalo de tempo “T”. A esse gráfico dá-se o nome de “dente de serra”.

Na administração pública, a IN 205, de 08 de abril de 1988, trata da movimentação de “entrada e saída” de material, no item DA CARGA E DESCARGA:

- Carga: a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de material pelo seu consignatário;

- Descarga: a transferência desta responsabilidade.

a. Toda movimentação de entrada e saída de carga deve ser objeto de registro, quer trate de material de consumo nos almoxarifados, quer trate de equipamento ou material permanente em uso pelo setor competente. Em ambos os casos, a ocorrência de tais registros está condicionada à apresentação de documentos que os justifiquem.

b. O material será considerado em carga, no almoxarifado, com o seu registro, após o cumprimento das formalidades de recebimento e aceitação.

1) Quando obtido através de doação, cessão ou permuta, o material será incluído em carga, à vista do respectivo termo ou processo.

2) A inclusão em carga do material produzido pelo órgão sistêmico será realizada à vista de processo regular, com base na apropriação de custos feita pela unidade produtora ou, à falta destes, na valoração efetuada por comissão especial, designada para este fim.

c. A descarga, que se efetivará com a transferência de responsabilidade pela guarda do material:

1) Deverá, quando viável, ser precedida de exame do mesmo, realizado, por comissão especial;

2) Será, como regra geral, baseada em processo regular, onde constem todos os detalhes do material (descrição, estado de conservação, preço, data de inclusão em carga, destino da matéria-prima eventualmente aproveitável e demais informações);

3) Decorrerá, no caso de material de consumo, pelo atendimento às requisições internas, e em qualquer caso, por cessão, venda, permuta, doação, inutilização, abandono (para aqueles materiais sem nenhum valor econômico) e furto ou roubo.

4) Em princípio, não deverá ser feita descarga isolada das peças ou partes de material que, para efeito de carga tenham sido registradas com a unidade "jogo", "conjunto"., "coleção", mas sim providenciada a sua recuperação ou substituição por outras com as mesmas características, de modo que fique assegurada, satisfatoriamente, a reconstituição da mencionada unidade.

- Na impossibilidade dessa recuperação ou substituição, deverá ser feita, no registro do instrumento de controle do material, a observação de que ficou incompleto(a) o(a) "jogo", "conjunto", "coleção" ; anotando-se as faltas e os documentos que as consignaram.

Otimização física do material

A Instrução normativa nº 205, de 08 de abril de 1988 discorre no item SANEAMENTO DE MATERIAL:

a. Esta atividade visa a otimização física dos materiais em estoque ou em uso decorrente da simplificação de variedades, reutilização, recuperação e movimentação daqueles considerados ociosos ou recuperáveis, bem como a alienação dos antieconômicos e irrecuperáveis.

b. Os estoques devem ser objeto de constantes Revisões e Análises. Estas atividades são responsáveis pela identificação dos itens ativos e inativos.

1) Consideram-se itens ativos - aqueles requisitados regularmente em um dado período estipulado pelo órgão ou entidade.

2) Consideram-se itens inativos - aqueles não movimentados em um certo período estipulado pelo órgão ou entidade e comprovadamente desnecessários para utilização nestes.

c. O setor de controle de estoques, com base nos resultados obtidos em face da Revisão e Análise efetuadas promoverá o levantamento dos itens, realizando pesquisas junto às unidades integrantes da estrutura do órgão ou entidade, com a finalidade de constatar se há ou não a necessidade desses itens naqueles setores.

1) Estas atividades também são responsáveis pelo registro sistemático de todas as informações que envolvem um item de material. Este registro deverá ser feito de modo a permitir um fácil acesso aos dados pretendidos, bem como, deverá conter dispositivos de "Alerta" para situações não desejadas.

d. O controle deverá sempre satisfazer as condições de fácil acesso às informações e a atualização num menor tempo possível entre a ocorrência do fato e o registro.

1) Compete ao setor de Controle de Estoques:

(a) determinar o método e grau de controles a serem adotados para cada item;

(b) manter os instrumentos de registros de entradas e saídas atualizados;

(c) promover consistências periódicas entre os registros efetuados no Setor de Controle de Estoques com os dos depósitos (fichas de prateleira) - e a consequente existência física do material na quantidade registrada;

(d) identificar o intervalo de aquisição para cada item e a quantidade de ressuprimento;

(e) emitir os pedidos de compra do material rotineiramente adquirido e estocável;

(f) manter os itens de material estocados em níveis compatíveis com a política traçada pelo órgão ou Entidade;

(g) identificar e recomendar ao Setor de Almoxarifado a retirada física dos itens inativos devido a obsolescência, danificação ou a perda das características normais de uso e comprovadamente inservíveis, dos depósitos subordinados a esse setor.

Inventário físico

BALLOU, 1993, explica que as formas de controlar a quantidade em inventário têm por objetivo atender os requisitos de nível de serviço e ao mesmo tempo minimizar o custo de manutenção de estoque.

POZO, 2002, expressa que, periodicamente, as organizações efetuam contagem física de seus itens em estoque. O objetivo é comparar a quantidade física com os dados contabilizados. O inventário pode ser geral ou rotativo. O inventário geral é elaborado no fim de cada exercício fiscal, abrangendo a contagem física de todos os itens materiais existentes na organização e com interrupção total no processo operacional. O inventário rotativo é feito no decorrer do ano fiscal, sem parada no processo operacional da organização, concentrando-se em grupos de itens materiais, sendo, esse procedimento, mais econômico.

Para o gestor público, a IN 205/88, no item DOS INVENTÁRIOS FÍSICOS, apresenta esse instrumento de controle de estoque ao discorrer que Inventário Físico é o instrumento de controle para a verificação dos saldos de estoques nos almoxarifados e depósitos, e dos equipamentos e materiais permanentes, em uso no órgão ou entidade, devendo permitir, dentre outros, a análise do desempenho das atividades do encarregado do almoxarifado e o levantamento da situação dos materiais estocados que vise à otimização física dos materiais em estoque ou em uso decorrente da simplificação de variedades, reutilização, recuperação e movimentação daqueles considerados ociosos ou recuperáveis, bem como a alienação dos antieconômicos e irrecuperáveis. Apresenta, ainda, que os tipos de inventário físico são:

- O inventário anual que é destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora, existente em 31 de dezembro de cada exercício;

- O inventário inicial que é realizado quando da criação de uma unidade gestora, para identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade;

- O inventário de transferência de responsabilidade é realizado quando da mudança do dirigente de uma unidade gestora;

- O inventário de extinção ou transformação é realizado quando da extinção ou transformação da unidade gestora; e

- O inventário eventual é realizado em qualquer época, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por iniciativa do órgão fiscalizador.

Como se pode observar, a norma aborda os dois tipos apresentados por POZO, 2002, o inventário anual correspondendo ao inventário geral e o inventário eventual correspondendo ao inventário rotativo.

Método PEPS (FIFO)

DIAS, 1995, explica que todas as formas de registro de estoques objetivam tanto o volume físico quanto o financeiro, apresentando, dentre outros, o método PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair) ou FIFO (first in, first out). Ou seja, o primeiro que entrou em estoque será o primeiro a sair.

A IN 205/88, no item DA ARMAZENAGEM, expressa que “os materiais armazenados a mais tempo devem ser fornecidos em primeiro lugar, (primeiro a entrar, primeiro a sair – PEPS), com a finalidade de evitar o envelhecimento do estoque”. Como se pode observar, o foco consiste no prazo de validade do item material.

Método da média ponderada

No setor público, a Parte II, Procedimentos Contábeis Patrimoniais, do Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público, 2011, expressa no item Avaliação e Mensuração que o método para mensuração e avaliação das saídas dos estoques é o custo médio ponderado, conforme o inciso III, art. 106 da Lei 4.320/64. Pelo método do custo médio ponderado, o custo de cada item é determinado a partir da média ponderada do custo de itens semelhantes no começo de um período, e do custo de itens semelhantes comprados ou produzidos durante o período. A média pode ser determinada através de uma base periódica ou à medida que cada entrega adicional seja recebida, o que depende das circunstâncias da entidade.

KOHAMA, 2006, explica que o controle de estoque pela média ponderada móvel, como é geralmente conhecido, consiste na manutenção constante do valor médio do custo do estoque existente. Isto irá fazer com que a cada compra de material a ser registrada na ficha de controle seja feita a apropriação e adequação do valor unitário de cada material que, multiplicado pela quantidade existente, resulte no total realmente gasto. Daí porque chamar-se média ponderada móvel, pois se ajusta à média, de acordo com os novos preços de compra, ponderadamente.

Fatores de ressuprimento

A Instrução Normativa Nr. 205 de 11 de Abril de 1988, no item RENOVAÇÃO DE ESTOQUE, expressa que o acompanhamento dos níveis de estoque e as decisões de “QUANDO” e "QUANTO" comprar deverão ocorrer em função da aplicação de fatores de ressuprimento e suas respectivas fórmulas constantes no dispositivo legal e aplicáveis à gerência de estoques.

POZO, 2002, expressa que uma das técnicas utilizadas para a avaliação dos níveis de estoques é o enfoque da dimensão do “lote econômico” para a manutenção de níveis de estoques satisfatórios e que é denominado de “sistema máximo-mínimo”. O funcionamento do sistema consiste na necessidade nas seguintes informações básicas para cada material:

- Estoque mínimo ou de segurança que se deseja manter (EMin/ESeg);

- O momento em que nova quantidade de material deve ser adquirida, o Ponto do Pedido (PP);

- O tempo necessário para repor o material (TR);

- A quantidade de material que deve ser adquirida, ou seja, o Lote de Compra ou Ressuprimento (LC); e

- Quando o material é recebido e aceito pela organização, tem-se o estoque máximo (EMax).

As necessidades dessas informações estão contidas na IN 205/88. A saber:

- Tempo de reposição (TR) 

Segundo DIAS, 1995, Tempo de Reposição é o tempo gasto desde a verificação de que o estoque precisa ser reposto até a chegada do material no almoxarifado da organização, sendo desmembrado em três partes: emissão do pedido, preparação e transporte.

A Emissão do Pedido é o tempo que leva desde a emissão do pedido de compra pela organização até ele chegar ao fornecedor.

A Preparação do Pedido é o tempo que leva o fornecedor para processar e atender ao pedido.

O Transporte é o tempo que leva da saída do fornecedor até o recebimento pela organização.

Na administração pública, a IN 205/88, no item RENOVAÇÃO DE ESTOQUE, aplica esse fator de ressuprimento ao expressar que o período decorrido entre a emissão do pedido de compra e o recebimento do material no Almoxarifado (relativo, sempre, à unidade mês) é chamado de Tempo de Aquisição (T). Ou seja, a definição envolve todas as partes integrantes desse fator apresentado por DIAS, 1995.

- Intervalo de ressuprimento

Segundo DIAS, 1995, é o intervalo de tempo entre dois ressuprimentos.

No setor público, de acordo com a IN 205/88, é entendido como Intervalo de Aquisição (I), compreendendo o período entre duas aquisições normais e sucessivas.

- Ponto do pedido

DIAS, 1995, expressa que o Ponto de Pedido (PP) é quando determinado item material atinge determinada quantidade, necessita de novo ressuprimento. É representado pelo saldo do item em estoque, quantidade de reposição até a chegada de novo ressuprimento no almoxarifado. Pode ser determinado pela seguinte fórmula: PP = (C x TR) + E Min. Onde:

- PP: ponto de pedido.

- C: consumo médio mensal.

- TR: tempo de reposição

- E Min: estoque mínimo.

Na área pública, a Instrução Normativa Nr. 205, de 08 de Abril de 1988, no item RENOVAÇÃO DE ESTOQUE, aplica esse fator ao definir que: “Ponto de Pedido (Pp) é o nível de estoque que, ao ser atingido, determina imediata emissão de um pedido de compra, visando recompletar o Estoque Máximo. Obtém-se somando ao Estoque Mínimo (Em) o produto do Consumo Médio Mensal (c) pelo Tempo de Aquisição (T)”: Pp = Em + (c . T).

Como se pode observar, o conceito apresentado por DIAS, 1995, e o conceito expresso na IN 205/88, e suas respectivas fórmulas são idênticos. O autor, conclui que o PP é um indicador para que a quantidade de saldo em estoque suporte o consumo durante o tempo de reposição (C x TR).

- Consumo médio mensal

Segundo DIAS, 1995, é a quantidade referente à média aritmética das retiradas mensais de estoque. É a base para o estudo do dimensionamento e controle de estoques, partindo do pressuposto de que não há variações na demanda. Ou seja:(C1 + C2 + Cn) / n. Onde:

- C: são os consumos mensais.

- n: são os números de meses do período.

A IN 205/88, no item RENOVAÇÃO DE ESTOQUE, apresenta que o Consumo Médio Mensal (c) é a média aritmética do consumo nos últimos 12 meses, aplicando esse conceito.

- Estoque mínimo (estoque de segurança)

Para POZO, 2002, o Estoque de Segurança é também conhecido como Estoque Mínimo ou Estoque Reserva, sendo a quantidade mínima de peças que tem que existir no estoque para manter as atividades organizacionais. Sua finalidade é evitar solução de continuidade no processo produtivo organizacional. Para o autor, o seu valor financeiro cresce em importância, pois, quanto menor o estoque de segurança menor o recurso financeiro parado em materiais.

Para DIAS, 1995, o estabelecimento do estoque de segurança é o risco que a organização está disposta a assumir com relação à ocorrência de falta de estoque. Devem-se considerar erros e variações no tempo de reposição (TR) devido a riscos com o fornecimento. É a chave para o adequado estabelecimento do ponto de pedido. Para isso, o autor sugere o modelo do grau de atendimento, apresentando a seguinte fórmula: E Min = C x K (% de TR). Onde:

- E Min: estoque mínimo.

- C: consumo médio mensal.

- K: fator de segurança em função de TR.

Pode-se verificar a aplicação desse conceito na Instrução Normativa Nr. 205, de 08 de Abril de 1988, no item RENOVAÇÃO DE ESTOQUE, quando define que Estoque Mínimo (Em) é a menor quantidade de material a ser mantida em estoque capaz de atender a um consumo superior ao estimado para certo período ou para atender a demanda normal em caso de entrega da nova aquisição. Obtém-se multiplicando o Consumo Médio Mensal (c) por uma fração (f) do tempo de aquisição (T) que deve, em princípio, variar de 0,25 de T a 0,50 de T.

A IN apresenta a seguinte fórmula: Em = c . f(0,25 a 0,50 de T). Onde:

- Em: estoque mínimo.

- c: consumo médio mensal.

- f(0,25 a 0,50 de T): fator de segurança em função do tempo de aquisição (T).

Como se pode observar o fator de risco apresentado está compreendido entre os percentuais de 0,25 a 0,50 do tempo de aquisição.

- Quantidade a ressuprir (lote de compra)

Para POZO, 2002, lote de compra ou lote econômico de compras é a quantidade de itens especificadas no pedido de compra, estando sujeita à política de estoque da organização. Quando aumenta a quantidade a ser comprada, aumenta-se o estoque médio e, por sua vez, aumenta os custos de manutenção, obsolescência, deterioração, custos de armazenagem, dentre outros. Por outro lado, maior quantidade comprada diminui o custo por unidade comprada, de processamento de pedidos, de mão-de-obra e de manuseio dos materiais.

Esse fator de ressuprimento está caracterizado na IN 205/88 que expressa: “Quantidade a Ressuprir (Q) é o número de unidades a adquirir para recompor o Estoque Máximo. Obtém-se multiplicando o Consumo Médio Mensal pelo Intervalo de Aquisição”. Apresenta a seguinte fórmula: Q = c . I.

- Estoque máximo

É a quantidade máxima ou ideal que deverá ser mantida em estoque para atender as necessidades de consumo de um determinado período. É igual à soma do estoque mínimo mais o lote de compra, segundo DIAS, 1995. Ou seja:

E Max = E Min + lote de compra

Na área pública, a Instrução Normativa Nr. 205, de 08 de Abril de 1988, no item RENOVAÇÃO DE ESTOQUE, expressa que: “Estoque máximo (EM) é a maior quantidade de material admissível em estoque, suficiente para o consumo em certo período, devendo-se considerar a área de armazenagem, disponibilidade financeira, imobilização de recursos, intervalo e tempo de aquisição, perecimento, obsoletismo, etc. Obtém-se somando ao Estoque Mínimo (Em) o produto do Consumo Médio Mensal (c) pelo Intervalo de Aquisição (I)”: EM = Em + (c . I)

Fazendo uma relação com o item anterior (lote de compra), pode-se concluir que a quantidade a ressuprir (c . I) é igual ao lote de compra. Portanto:

EM = Em + Q (ou lote de compra).

- A classificação ABC

DIAS, 1995, explica que a Curva ABC é um instrumento de que o administrador dispõe para identificar aqueles itens materiais que justificam atenção e tratamento adequados quanto à sua administração, ordenando-os conforme a sua importância relativa.

SLACK, CHAMBERS e JOHNSTON, 2002, apresentam os seguintes critérios de importância relativa:

- o critério de uso anual e o do valor financeiro, sendo os mais comumente utilizados;

- o critério da conseqüência da falta de estoque, onde a prioridade deve ser dada aos itens que atrasariam ou interromperiam as atividades operacionais;

- o critério da incerteza de fornecimento, onde a prioridade deve ser dada àqueles itens cujo fornecimento é incerto;

- o critério da alta obsolescência ou risco de deterioração, onde a atenção deve ser dada àqueles materiais sensíveis à deterioração e ao obsoletismo.

Esse princípio é aplicado por BALLOU, 1993, ao expressar que, grosso modo, 20% de uma linha de itens materiais é responsável por 80% do consumo, em valor financeiro. O total de itens é classificado desde o item de maior até o de menor valor financeiro, de acordo com as classes A, B e C, correspondendo a 20%, 30% e 50%, respectivamente, a relação entre os itens materiais de cada classe e o total dos itens em estoque. Para a solução da análise deve-se possuir conhecimento prévio de quais percentuais em itens ou valores monetários serão considerados.

A IN 205/88, no item TIPOS DE CONTROLE, expressa que “generalizar o controle seria, além de dispendioso, às vezes impossível quando a quantidade e diversidade são elevadas. Deste modo, o controle deve ser feito de maneira diferente para cada item de acordo com o grau de importância, valor relativo e dificuldades no ressuprimento (grifo meu)”. Expressa ainda que “em se tratando de itens que envolvam valores elevados (grifo meu) ou de importância vital (grifo meu) para a organização, a medida que são requisitados deve-se observar o Intervalo de Aquisição para que não ocorram faltas e ruptura do estoque”. Como se pode observar, a norma discorre sobre a importância relativa de cada item de material para as atividades administrativas organizacionais, aplicando princípios da metodologia ABC.

Para a montagem da classificação ABC, DIAS, 1995, expressa que após os itens terem sido ordenados pela importância relativa, segundo o (s) critério (s) definido (s), as classes dos itens que estruturarão a curva ABC são definidas da seguinte maneira:

- Na Classe A, o grupo de itens mais importantes, cerca de 20%;

- Na Classe B, o grupo de itens em situação intermediária entre as classes A e C, cerca de 30%;

- Na Classe C, o grupo de itens menos importantes, cerca de 50%.

Em geral, sugerem-se quatro passos a serem seguidos:

- Inicialmente, devem-se levantar todos os itens do problema a ser resolvido, objeto de analise, com suas respectivas quantidade, preços unitários e preços totais;

- Colocar os itens em uma tabela em decrescente de preços totais, e sua somatória total. Essa tabela deve estar composta das seguintes colunas: itens, preço total, preço acumulado e porcentagem;

- O próximo passo é dividir cada valor total de cada item pela somatória total de todos os itens e colocar a porcentagem obtida em sua respectiva coluna;

- Finalmente, devem-se dividir todos os itens em casse A, B, C, de acordo com nossa prioridade e tempo disponível para tomar decisão sobre o problema.

O SISTEMA DE COMPRAS E CONTRATAÇÕES

Os processos de compras e contratações no setor público têm como objetivos a redução de custos e a melhoria da qualidade das compras e dos serviços contratados, além de ampliar a transparência e o controle social.

a. A função compras

A função de comprar implica na aquisição de materiais na qualidade certa, na época certa, ao preço certo, na quantidade certa e da fonte certa. A visão moderna de compras está relacionada com o sistema logístico da organização.

A área de compras não é um fim em si próprio, mas uma atividade de apoio ao processo de transformação, suprindo-o com as necessidades de materiais. Além disso, é um sistema de redução de custos, por meio de negociação de preços, na busca de materiais alternativos e de desenvolvimento de novos fornecedores. Por isso, o termo OBTENÇÃO é utilizado também para referir-se aos aspectos que têm alguns impactos nas atividades de movimentação e armazenagem.

b. Operação do sistema de compras

1) Licitação

Na administração pública, as compras são realizadas por intermédio de licitações reguladas em legislação específica. Os tipos de licitação, exceto na modalidade de concurso (bem como na de pregão), são os seguintes: a de menor preço; a de melhor técnica; a de técnica e preço; a de maior lance ou oferta – nos casos de alienação de bens ou concessão de direito real de uso.

O pregão é modalidade de licitação que tem como objetivo ajudar o setor público a comprar melhor, mais barato e mais rápido, desenvolvendo novos procedimentos e competências de como negociar com segurança em uma sessão pública e conseguir dos fornecedores otimizar resultados de interesse público. Tanto pode ser presencial como eletrônico. O pregão presencial é a modalidade de licitação para aquisição de bens e serviços comuns, exclusivamente no âmbito da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, qualquer que seja o valor estimado da contratação, em que a disputa pelo fornecimento e feita por meio de propostas e lances em sessão pública. O pregão eletrônico é aquele que utiliza os recursos de tecnologia de informação, através dos meios de comunicação pela Internet.

O TCU, através de sua publicação Licitações & Contratos, quarta edição, 2010, apresenta as seguintes noções gerais básicas para o gestor público:

- O Que Licitar: A execução de obras, a prestação de serviços e o fornecimento de bens para atendimento de necessidades públicas, as alienações e locações devem ser contratadas mediante licitações públicas, exceto nos casos previstos na Lei nº 8.666, de 1993, e alterações posteriores.

- Por Que Licitar: A Constituição Federal, art. 37, inciso XXI, prevê para a Administração Pública a obrigatoriedade de licitar. O procedimento de licitação objetiva permitir que a Administração contrate aqueles que reúnam as condições necessárias para o atendimento do interesse público, levando em consideração aspectos relacionados à capacidade técnica e econômico-financeira do licitante, à qualidade do produto e ao valor do objeto.

- Quem Deve Licitar: Estão sujeitos à regra de licitar, prevista na Lei nº 8.666, de 1993, além dos órgãos integrantes da administração direta, os fundos especiais, as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios.

- Como Licitar: Uma vez definido o objeto que se quer contratar, é necessário estimar o valor total da obra, do serviço ou do bem a ser licitado, mediante realização de pesquisa de mercado. É necessário, ainda, verificar se há previsão de recursos orçamentários para o pagamento da despesa e se esta se encontra em conformidade com a Lei de Responsabilidade Fiscal. Após apuração da estimativa, deve ser adotada a modalidade de licitação adequada. Deve ser adotada, preferencialmente, a modalidade pregão, sempre que o objeto pretendido referir-se a bens e serviços comuns.

2) Contratos

A Lei de Licitações considera contrato todo e qualquer ajuste celebrado entre órgãos ou entidades da Administração Pública e particulares, por meio do qual se estabelece acordo de vontades, para formação de vínculo e estipulação de obrigações recíprocas.

Os contratos administrativos regulam-se por suas cláusulas, pelas normas da Lei de Licitações e pelos preceitos de direito público. Na falta desses dispositivos, são regidos por princípios da teoria geral dos contratos e as disposições de direito privado. Devem estar estabelecidas com clareza e precisão, as cláusulas com os direitos, obrigações e responsabilidade da Administração e do particular.

Os contratos celebrados entre a Administração e o particular são diferentes daqueles firmados entre particulares. Isso ocorre em razão da superioridade do interesse público sobre o privado e da impossibilidade de a Administração dispor do interesse público. Nos contratos administrativos, a Administração pode, por exemplo, modificar ou rescindir unilateralmente o contrato e impor sanções ao particular.

Os contratos públicos firmados para atendimento às necessidades da Administração, em conformidade com a Lei de Licitações, podem ser:

- Contratação de obras ou serviços de engenharia – contratos cujo objeto refere-se à construção, reforma, fabricação, recuperação ou ampliação. Exemplo: construção de hidrelétricas, de pontes, de estradas; reforma ou ampliação de edifícios para uso da Administração Pública etc.

- Contratação de serviços não incluídos como de engenharia – contratos cujo objeto refere-se à demolição, conserto, instalação, montagem, operação, conservação, reparação, adaptação, manutenção, transporte, locação de bens, publicidade, seguro ou trabalhos técnico-profissionais. Exemplo: conserto de computadores, manutenção de jardim, locação de veículo, instalação de aparelhos de ar condicionado etc.

- Contratação de fornecimento de bens – contratos cujo objeto refere-se à aquisição de materiais de consumo ou equipamentos. Exemplo: materiais de expediente, de suprimentos de informática, de microcomputadores, de móveis etc.

c. Princípios do processo de licitações e contratos

A publicação "Licitações e Contratos" do TCU apresenta os princípios do processo de Licitação & Contratos para a administração pública:

- Princípio da Legalidade: Esse princípio vincula os licitantes e a Administração Pública às regras estabelecidas nas normas e princípios em vigor, fazendo referência ao Art. 3o da Lei 8.666 e ao Art. 37 da Constituição.

- Princípio da Isonomia: Significa dar tratamento igual a todos os interessados. É condição essencial para garantir competição em todos os procedimentos licitatórios.

- Princípio da Impessoalidade: Obriga a observância, nas suas decisões, de critérios objetivos previamente estabelecidos, afastando a discricionariedade e o subjetivismo na condução dos procedimentos da licitação. Pode-se observar a obrigatoriedade da observância desse princípio no Art. 37 da Constituição e no Art. 3o da Lei 8.666 tratados anteriormente.

- Princípio da Moralidade e da Probidade Administrativa: A conduta dos licitantes e dos agentes públicos tem de ser, além de lícita, compatível com a moral, a ética, os bons costumes e as regras da boa administração.

- Princípio da Publicidade: Qualquer interessado deve ter acesso às licitações públicas e seu controle, mediante divulgação dos atos praticados pelos administradores em todas as fases da licitação. Vale lembrar que é, também, um princípio constitucional.

- Princípio da Vinculação ao Instrumento Convocatório: Obriga a Administração e o licitante a observarem as normas e condições estabelecidas no ato convocatório.

- Princípio do Julgamento Objetivo: Significa que o administrador deve observar critérios objetivos definidos no ato convocatório para o julgamento das propostas.

- Princípio da Celeridade: Consagrado pela Lei nº 10.520, como um dos norteadores de licitações na modalidade pregão, busca simplificar procedimentos de rigor e de formalidade desnecessários. As decisões, sempre que possível, devem ser tomadas no momento da sessão.

d. Órgãos do sistema de compras/contratação

Os fornecedores de bens e serviços são beneficiários e parceiros das melhorias empreendidas pela Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação – SLTI, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. O funcionamento dos órgãos e sistemas envolvidos nos processos de compras e contratações governamentais é explicado a seguir:

1) SISG (Sistema Integrado de Serviços Gerais)

É integrado pelos órgãos e pelas entidades da Administração Federal direta, autárquica e fundacional, é o sistema que organiza a gestão das atividades de serviços gerais, compreendendo licitações, contratações, transportes, comunicações administrativas, documentação e administração de edifícios públicos e de imóveis.

No âmbito do SISG, são estabelecidas diretrizes, normas e atividades operacionais que são comuns a todos os órgãos e entidades que o integram, visando a melhor coordenação e eficiência das atividades de apoio administrativo no Governo Federal. O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão é o órgão central do SISG, exercendo essa competência por intermédio da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação (SLTI).

2) Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação (SLTI)

A Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação - SLTI - é responsável pela regulamentação das compras e contratações e também pelas normas relacionadas ao uso de Tecnologia da Informação no âmbito da Administração Pública Federal. Os trabalhos da SLTI têm os objetivos de ampliar a transparência e o controle social sobre as ações do Governo Federal.

A SLTI tem, entre suas atribuições, a competência de planejar, coordenar, supervisionar e orientar, normativamente, as atividades do Sistema de Administração de Recursos de Informação e Informática - SISP, propondo políticas e diretrizes de Tecnologia da Informação, no âmbito da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional.

3) DLSG (Departamento de Logística e Serviços Gerais)

Integrante da estrutura da SLTI, é o órgão responsável pela formulação e implementação das políticas e diretrizes que são adotadas no âmbito do SISG. Com este propósito, o DLSG expede normas e orienta a sua aplicação nas áreas de administração de materiais, obras e serviços, transportes, comunicações administrativas e licitações e contratos.

O DLSG também é responsável pelo gerenciamento e pela operacionalização sistêmica das atividades do SISG, por meio do Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais – SIASG.

O SIASG é o sistema informatizado de apoio às atividades operacionais no âmbito do Sistema de Serviços Gerais (SISG) que é o sistema que organiza as atividades de administração de edifícios públicos e imóveis residenciais, material, transporte, comunicações administrativas e documentação. É regulado pela IN 02/11, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (SLTI/MPOG), e constituído pelos seguintes módulos e subsistemas:

- Catálogo de Materiais (CATMAT): Deve ser utilizado para a catalogação dos materiais destinados às atividades da Administração Pública Federal, abrangendo a identificação, descrição e classificação dos materiais, de acordo com critérios adotados no Federal Supply Classification.

- Catálogo de Serviços: Deve ser utilizado para a catalogação dos serviços contratados pela Administração Pública Federal, abrangendo a identificação, descrição e classificação dos serviços segundo padrões de desempenho desejados, de acordo com critérios adotados pela Organização das Nações Unidas (ONU).

- Subsistema de Divulgação de Compras (SIDEC): Deve ser utilizado para o cadastramento de licitações, dispensas, inexigibilidades, eventos e cotações eletrônicas realizadas pela Administração Pública Federal, visando a divulgação das matérias relativas a estes processos no Portal de Compras do Governo Federal (COMPRASNET) e sua publicação no Diário Oficial da União, quando couber.

- Portal de Compras do Governo Federal (COMPRASNET): Deve ser utilizado para o acesso à operacionalização e às informações das licitações da Administração Pública Federal em avisos, editais, dispensa e inexigibilidade de licitação, e cotação eletrônica, cujo endereço eletrônico é www.comprasnet.gov.br.

- Subsistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores (SICAF): Deve ser utilizado como o registro cadastral único para a análise da habilitação jurídica, regularidade fiscal e qualificação econômico-financeira dos licitantes, na forma do Decreto 3.772/01, regulamentado pela IN 02/10 da SLTI/MPOG.

- Subsistema de Preços Praticados (SISPP): Deve ser utilizado para registrar os preços praticados nos processos de contratações governamentais, discriminados por unidades de medidas de padrão legal e marcas, com vistas a subsidiar o gestor público em estimativas de valores de contratações futuras.

- Subsistema de Registro de Preços (SISRP): Deve ser utilizado para o registro formal de preços relativos à prestação de serviços e aquisição de bens para contratações futuras, de acordo com o Decreto 3.931/01.

- Subsistema de Minuta de Empenho (SISME): Deve ser utilizado para a elaboração das minutas de empenho, com o respectivo envio ao Sistema Integrado de Administração do Governo Federal (SIAFI), para a geração da Nota de Empenho.

- Subsistema de Gestão de Contratos (SICON): Deve ser utilizado para o registro dos extratos de contratos firmados pela Administração Pública Federal e o seu envio eletrônico para publicação no Diário Oficial da União, bem como para o acompanhamento da execução contratual, por intermédio do cronograma físico-financeiro.

- Subsistema de Comunicação (COMUNICA): Deve ser utilizado para a comunicação entre o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão com as UASG e para a emissão de orientações, informações, solicitações e atualizações de assuntos referentes à operacionalização do Sistema SIASG e legislação pertinente.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

BALLOU, R. H. Logística Empresarial. 1 .ed. São Paulo: Atlas, 1993.

BALLOU, R. H. Gerenciamento da cadeia de suprimento. 4. ed. P. Alegre. Bookman, 2001.

BRASIL, Constituição Federal, 1988. Disponível: www.planalto.gov.br.

BRASIL. Licitações e contratos: orientações e jurisprudência do TCU/Tribunal de Contas da União. – 4. ed, rev. atual. e ampl. Brasília: TCU, Secretaria Geral da Presidência: Senado Federal, Secretaria Especial de Editoração e Publicações, 2010. 910 p. Disponível: www.tcu.gov.br.

CHOPRA, Sunil. MEINDL, Peter. Gerenciamento da Cadeia de Suprimento - Estratégia, Planejamento e Operação, Prentice Hall, SP, 2003.

DIAS, M. A. Administração de Materiais. Uma abordagem logística. São Paulo: Atlas, 1993.

HARRISON, Alan; HOEK, Remko van. Estratégia e gerenciamento de logística. São Paulo: Futura, 2003.

MOREIRA, Daniel Augusto. Administração da Produção e Operações. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2004.

NOGUEIRA, C.A. Administração Pública. 2. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005.

PEREIRA, L. C. B. SPINK, P. Reforma do Estado e a Administração Pública Gerencial. 6. ed. Rio de Janeiro: FGV, 2005.

POZO, H. Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais – Uma Abordagem Logística. São Paulo: Atlas, 2002.

SLACK, Nigel; CHAMBERS, Stuart; JOHNSTON, Robert. Tradução Maria Teresa Corrêa de Oliveira, Fábio Alher. Revisão técnica Henrique Luiz Corrêa. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2002.

Curta o Administradores.com no Facebook
Acompanhe o Administradores no Twitter
Receba Grátis a Newsletter do Administradores

As opiniões veiculadas nos artigos de colunistas e membros não refletem necessariamente a opinião do Administradores.com.br.
Tags: Administração pública logística suprimento

Shopping