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Planilhas de Projeção Financeira

Rui Svensson,

Planilha de Projeção Financeira

Recebo com grande satisfação sua mensagem, por V.Sa. ter percebido as vantagens de tentar antecipar o que o futuro reserva para a sua empresa. Quem confia somente na sorte e na própria experiência, está realmente arriscando muito. Frente às consequências da falta de planejamento, o custo de uma planilha é irrisório (custa menos do que se imagina, como poderá perceber adiante). Para montar uma planilha de acordo com a realidade da sua empresa, é preciso ter à mão vários detalhes de sua realidade e do ambiente em que opera: Ramo de atividade específica : descreva com clareza seu produto ou serviço. Número de funcionários atual (e expectativas para o futuro próximo). Quantidade de produtos vendidos (nº de produtos diferentes : informe as quantidades vendidas no decorrer dos últimos 12 meses). Quantidade de mercadorias compradas: itens para revender, ou para usar como componente de fabricação de algum produto a ser vendido (informe as quantidades compradas no decorrer dos últimos 12 meses). Não esqueça de incluir o gasto de energia, e a previsão de consumo em conjunção com o volume de produção (terá de calcular o consumo dos seus equipamentos). Correlação entre os itens comprados e os produtos vendidos, bem como com os custos variáveis: os itens comprados que fazem parte de cada produto, com suas respectivas quantidades, os tempos e custos envolvidos na montagem. Classificação tributária da empresa: é preciso saber quais os impostos e taxas que a sua empresa paga, e em qual periodicidade. Abrangência dos mercados cliente, concorrente e fornecedor (geográfica e em números) para estimar adequadamente o potencial de crescimento. Volume do Ponto de Pedido dos itens comprados : pedido mínimo – depende dos seus fornecedores. Preços praticados pelos seus concorrentes – você deve manter um olho na concorrência, para não sofrer uma severa desilusão. Montante de capital disponível (e, se possível, o patrimônio de garantia). Número de clientes já atendidos, e do mercado que está disputando. Expansão planejada do mix de produtos e/ou serviços (pode ser que você refaça seus planos, em decorrência do que vai descobrir com essa planilha !). Detalhes do perfil de atendimento, da compra, da venda e da produção que tenham impacto financeiro. Se houver um empréstimo contratado, as condições ajustadas: prazo, taxa de juros e valor total. Se você iniciou recentemente o seu negócio, ou ainda está por iniciar, provavelmente ainda não tem um histórico de compras e vendas de 12 meses. Tudo bem, informe o que tiver. Se ainda não tiver à mão uma planilha estável de custos, prazos, preços e quantidades, é recomendável que primeiro se organize, para que a planilha resultante reflita o melhor possível as características do seu negócio. Não deveria ser preciso acrescentar que todos esses dados são confidenciais. Faz parte da nossa ética manter sigilo sobre todas essas informações, porque constituem segredo comercial. Nunca é demais ressaltar que a real utilidade da planilha depende da veracidade dessas informações. Conforme a sua empresa se classifique como indústria, comércio ou serviços, a planilha correspondente tem uma estrutura específica, tendo em vista principalmente o peso dos custos fixos e variáveis e a relação entre as receitas e as despesas. Conforme vamos nos aprofundando na especialização da atividade, é necessário criar mecanismos de correspondência com diferenças significativas. A planilha pode ser montada no Excel, permitindo extrema versatilidade na correspondência com as regras do negócio; ou pode ser montada como um software independente, com validações e janelas de diálogo desenhadas especificamente para cada caso, ambas dando ao empresário uma grande facilidade de manter correspondência com os diferentes detalhes da realidade do negócio. Montada como uma planilha no Excel, existe muita facilidade de alteração – mas exige o Excel instalado na máquina do cliente. Por outro lado, se for instalado como um software independente, pode-se dispensar o Excel – mas perde-se alguma coisa em flexibilidade. Nunca é demais recordar que a planilha não é uma bola de cristal: ela não diz, com toda a certeza, o que vai acontecer. Frente às incertezas da economia, o máximo que se pode garantir é que o cenário desenhado é o mais provável. Não é mais que uma maneira sofisticada de antecipar, com uma dose razoável de acerto, o que o empresário somente descobriria num futuro incerto, já com capitais empenhados em investimentos vultosos, e possíveis arrependimentos. Sendo uma planilha básica, uma simples adaptação de um modelo já existente, o valor mínimo a ser cobrado é de R$ 300,00. No outro extremo, se a sua empresa opera em atividades extremamente específicas, a montagem do modelo de planilha que exprima essa peculiaridade pode elevar o custo a R$ 1.200, no máximo (sem nenhum outro adicional). Consulte, sem compromisso. Pode-se acrescentar que, como nenhum empresário, por mais experiente que seja, consegue vislumbrar de imediato todos os impactos futuros de uma decisão financeira tomada no presente, a planilha que se discute revela-se extremamente útil para qualquer empresa, com a possível exceção das que tenham um gerente financeiro competente e com a formação adequada. Como comecei montando planilhas de custo (as quais continuo montando), tenho o costume de acrescentar mecanismos de correspondência com detalhes específicos de cada atividade. Em cada caso, pode-se fazer com que os indicadores finais reflitam particularidades de sua empresa, como orçamentos sob medida, rateio de custos marginais, cálculo específico de custos váriáveis, pagamento de empréstimo, ou até o cálculo do pró-labore a partir do faturamento e do lucro líquido. Qualquer economista pode dizer, com razão, que à medida que se avança no futuro, a plausibilidade dos cenários desenhados por tais projeções tende a cair: não há como negar. Mas também é certo dizer que, comparando com o tradicional costume de acreditar na intuição e na sorte, é muito mais saudável ter uma expectativa calculada quanto ao resultado de um empreendimento. Qualquer um poderá estranhar a planilha não ter a costumeira estrutura contábil, usual em muitas planilhas disponíveis na internet. Não é o caso: se você tem o dinheiro, é irrelevante o nome da conta contábil onde você o coloca. Ou você tem o dinheiro, ou não tem. Bem, as diferentes comprovações de conformidade com o fisco, e a devida distribuição de dividendos, tenho para mim que estão fora do escopo de uma projeção financeira. A planilha de projeção trata de demonstrar aonde o curso previsto dos acontecimentos, se se confirmarem, irá levar seu empreendimento. Ou seja, ela contém cálculos referentes a preços, custos, prazos, margens, e expectativas de retorno. Até existe um tradicional quadro de demonstrativo de resultados, indexado a algum momento do futuro, mas que serve somente como um indicativo. Eventuais aperfeiçoamentos, podem até ser realizados sem custo, dependendo da abrangência. Se envolverem mudanças radicais, terá de haver custo. A complexidade destes modelos, derivada da estrutura financeira de qualquer empresa, das regras de cada negócio e das regras de administração impostas pela lei, permitem criar uma ampla variedade de dispositivos e validações, que serão ditadas pela realidade de cada empresa. Adoraria conhecer pessoalmente a realidade de sua empresa, mas meu ritmo de trabalho me impede, no momento. Também não me sentiria bem, tendo de embutir os custos da viagem no meu orçamento final. Num futuro próximo, é muito provável que eu possa prospectar clientes por esse Brasil afora, mas não agora. De qualquer forma, posso lhes atender perfeitamente à distância, bastando me enviar (por email ou por carta) as respostas às perguntas acima, e em alguns dias estarei lhe enviando um orçamento. Caso aceite, depois do recebimento do formulário preenchido, entre duas a seis semanas são necessárias para a entrega. Após o envio da planilha, o pagamento pode se dar (preferencialmente) via DOC bancário.

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Não é preciso ser PHD em Administração Financeira, para dar alguns conselhos básicos:

1) sempre há um período inicial, em que a empresa dá prejuízo. Você realiza muitos investimentos, com pouco retorno a princípio. É um período em que você faz ajustes no produto/serviço, e no perfil de atendimento da empresa, visando conseguir melhor penetração de mercado. Mantenha tudo no mínimo possível: assim, o prejuízo também será mínimo. Tenha em mente que você tem muitos concorrentes, muitos dos quais chegaram ao mercado há muito tempo, e que certamente sabem do negócio muito mais que você. Para que você aprenda como chegar lá, vai levar um bom tempo – e é por isso que você precisa de uma planilha, para poder se preparar com alguma antecedência para esta longa jornada.

2) quando começar a haver algum lucro, mantenha a frugalidade. É a época de aprender com o mercado, que vai lhe mostrar no que você está acertando. Os clientes começam a prestar atenção em você: faça tudo que puder para não decepcionar. Dependendo do ramo de negócio, se está começando do zero, pode ser o momento de contratar o(s) primeiro(s) funcionário(s).

3) à medida que o caixa se aproxima de um ponto de equilíbrio, você pode começar a respirar aliviado, e fazer maiores investimentos. Tenha em vista que, como tudo na vida, o sucesso pode ser passageiro: mantenha uma parte substancial do seu capital de giro em algum fundo de investimento, como garantia contra um eventual período de vacas magras. E nunca se esqueça de reverter uma parte do lucro para reforçar o fundo de investimento, mesmo que as vendas estejam indo de vento em popa.

4) a cada mês, passe algumas horas atualizando e consultando sua planilha de projeção, para que continue refletindo o futuro mais provável. De nada adianta ter uma bola de cristal, se você não faz algum esforço para usá-la adequadamente. 5) você também pode pensar em sua empresa como um avião: o mais importante é se manter no ar, e ter certeza de que os céus à sua frente não lhe reservam alguma tempestade ou montanha no caminho !

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