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A secretária do século XXI - Posturas, atribuições e responsabilidades

Beatriz Malagodi,

A secretária do século XXI - Posturas, atribuições e responsabilidades
Por Beatriz Bernardi


   O século XXI chegou com força total e trouxe à realidade novas exigências. Com tantos acontecimentos turbulentos, seja na política, seja dentro da sociedade, ou ainda na economia, esses poucos 10 anos que vivemos do novo século reavivaram diversos valores que haviam se perdido – e até mesmo desconsiderados -, como o bom relacionamento, o respeito nas relações comerciais e a ética, além de deixar bem claro quais as consequências para aqueles que ignoram o grande valor de cada um deles. 
  
   O avanço da tecnologia foi um fator fundamental nesse processo. Sobretudo, a internet facilitou a comunicação no mundo todo com a rapidez da veiculação de informações e cada vez mais dando credibilidade às relações firmadas virtualmente, potencializando até mesmo a disseminação de dados e notícias de alto valor. A telefonia fixa, por sua vez, se expandiu com a mesma rapidez que a telefonia via web e trouxe a agilidade que se fez necessária por conta do ritmo dos negócios. Estar por fora da rede neste século significou estar fora do planeta. 

   Como não podia deixar de ser, portanto, grandes transformações rodearam a secretária nos últimos anos. Aliás, diga-se de passagem, desde o surgimento da profissão, diversos aspectos inerentes às suas atividades foram alcançados pelas novas necessidades, modificando, assim, parte da sua estrutura básica de atuação. Tanto pelo seu próprio executivo, quando pelas exigências do mercado e pelas atualizações em termos acadêmicos, a secretária, hoje, já não é mais a mesma de 10 anos atrás.

   Ela deixou de ser simplesmente a assistente que cuida dos telefonemas, da agenda e das viagens; o estereótipo da senhora que usa óculos e coque nos cabelos, serve café e digita na máquina de escrever há muito tempo não existe mais. Robert Reich, em seu livro "O Trabalho das Nações", descreve o secretariado como “uma das profissões de futuro”, e ser uma profissão de futuro significa englobar uma multiplicidade e diversidade de tarefas e exige das pessoas a capacidade de antecipar, identificar e resolver problemas.

   Roberto Shinyashiki diz que a secretária

“[...] cada vez mais está se tornando uma profissional capaz de pensar estrategicamente e não ser uma cumpridora eficiente e rápida de ordens e solicitações. A secretária tem se colocado em um novo patamar, no qual consegue compreender a dinâmica de todos os projetos com os quais o executivo esteja comprometido.”
   Não basta mais assessorar o executivo, mas ter plena consciência do que ocorre ao seu redor; ele nunca estará só: sempre haverá uma equipe suportando-o nas suas ações, nos processos e que o auxiliarão a alcançar os melhores resultados. Logo, auxiliar o superior e assegurar que ele realize o melhor trabalho significa hoje, também, auxiliar àqueles que estão ao seu redor; ou seja, a secretária passou a ser a ponte da informação, muitas vezes para intermediar a comunicação entre o executivo e os clientes internos (funcionários e colaboradores) e externos (consumidores e distribuidores).

   A secretárias assumiram, portanto, um papel cada vez mais estratégico nas companhias, desempenhando funções de assessoria e coordenação e incorporando uma postura mais executiva. Atender telefones, marcar compromissos ou selecionar correspondência ainda fazem parte das suas atividades, mas estão longe de serem as principais atribuições dessa nova profissional. Vejamos quais são as características que mais tem chamado a atenção do mercado e das empresas:

• Adaptabilidade
• Dinamismo
• Empreendedorismo
• Sociabilização
• Capacidade Visionária
• Business Engagement


   Se você está intrigado em não ter visto na lista acima características como pro-atividade, etica, discrição, multifuncionalidade e boa retórica é porque estes requisitos já são dados como fundamentais para a nova face da secretária e já não são mais vistos como diferenciais para o profissional de secretariado. As empresas querem mais e não se satisfazem com um trabalho de nível médio.

   Para Meire Naomi Fujimoto, consultora de recursos humanos, da Catho On Line, as secretárias assumiram a postura de “braço direito” das corporações, tendo lugar até mesmo nos processos decisórios. Para ela, a capacidade de administração é o fator que mais tem agradado aos contratantes e a nova chave para o sucesso é estar sempre antenada às inovações e tendências tecnológicas, tanto para o próprio desenvolvimento quanto para alcançar boas colocações no mercado.

   Até mesmo a grade curricular das universidades que oferecem cursos na área de secretariado estão sendo atualizadas. Matérias relacionadas às áreas de atuação gerencial e estratégica, como Recursos Humanos, Finanças, Marketing e Tecnologia são abordadas com mais intensidade e os conteúdos cada vez mais se relacionam à realidade e cotidiano de uma empresa. Fazer uma pós-graduação na área de secretariado já não é mais impossível: a abrangência das vertentes disponíveis no mercado aumentou e tudo ficou ao alcance das secretárias.

   Em uma entrevista divulgada no site da Livraria Nobel em comemoração ao dia das secretárias, Stefi Maerker, coordenadora do Comitê de Secretárias da Câmara Americana, revelou que um fato relevante no momento de uma contratação é a atitude. “Formação acadêmica muitos têm e experiência é importante, mas a atitude é a maneira [...] como você transmite a idéia de que você vai ser capaz de fazer aquilo que ele quer.”, diz Stefi.

   Shinyashiki afirma que

“[...] as secretárias têm de manter postura pró-ativa, executando ações eficientes e em tempo real, pensando junto ou até antes dos executivos que assessoram. É fundamental que conheçam os desafios dos diretores e tenham conteúdo de informações que lhes permita dialogar, propor, ponderar, antecipar-se e apresentar soluções em vez de problemas.

   Versatilidade é a palavra que tem dominado o ambiente secretarial e todas essas novas atribuições que lhe são dadas, atualmente, giram em torno desse conceito. Hoje, o profissional deve ser multifuncional, ter visão macro e agir integradamente. Deve também ter muito mais do que só o desenvolvimento de tarefas e funções pertinentes ao cargo, mas, principalmente, a capacidade de apreender novos conhecimentos e estar preparado para oferecer soluções.

   A secretária tem que estar engajada não só com o seu dia a dia e do seu chefe, mas estar sempre pronta para entrar num jogo competitivo de polivalências, além de estar sintonizada com tudo o que acontece na empresa, em todos os níveis, para estar pronta a opinar e colaborar sempre que for necessário, e assim fazer o diferencial humano que se espera e que as empresas precisam.



* Beatriz Bernardi é secretária executiva, formada pela Faculdade de Tecnologia em São Paulo, desde 2007, e atua na área há quatro anos. Hoje é assistente executiva em uma grande multinacional do ramo de tecnologia, além de Consultora Acadêmica em Lingua Portuguesa.
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Tags: atribuicao postura profissao responsabilidade secretaria seculo xxi