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O papel da Administração na Gestão de Condomínios

O objetivo deste artigo é demonstrar o que significa morar, trabalhar, ter lazer, tudo em um único lugar. A tendência que surgiu com os condomínios e mudou o modo de viver nos centros urbanos criou um novo e fértil mercado consumidor de produtos e serviços e gerador de empregos.

Paulo Rodolfo,
ADMINISTRAÇÃO DE CONDOMÍNIOS

O PAPEL DA ADMINISTRAÇÃO NA GESTÃO DE CONDOMÍNIOS

MANAGEMENT CONDOMINIUM

THE ROLE OF ADMINISTRATION IN THE MANAGEMENT OF CONDOMINIUM

Paulo Rodolfo Rodrigues Moreira

paulorodolfo.moreira@gmail.com

MBA Gestão Estratégica de Projetos

Orientador Prof. Sérgio Luiz Marioto

RESUMO

O objetivo deste artigo é demonstrar o que significa morar, trabalhar, ter lazer, tudo em um único lugar. A tendência que surgiu com os condomínios e mudou o modo de viver nos centros urbanos criou um novo e fértil mercado consumidor de produtos e serviços e gerador de empregos. Por isso mesmo, tornou o gerenciamento condominial ainda mais complexo do que sempre foi. Pela abrangência da atividade, exige-se do Administrador de Condomínios uma gama de conhecimentos em campos muitos variados, tais como Direito, Engenharia, Administração, Relações Humanas, Economia e Finanças, mas nunca como nos últimos tempos, principalmente devido à sobrecarga das obrigações de ordem fiscal e legal.
A demanda por serviços de várias espécies, produtos personalizados e por recursos humanos qualificados necessários à sua manutenção e pleno funcionamento, fizeram com que os condomínios acabassem por aglutinar um grande volume de recursos, o que levou o governo a impor sobre o setor muitas obrigações de ordem fiscal e de controle. Este quadro formado desencadeou um processo de profissionalização na administração de condomínios, tornando-a mais complexa e cheia de responsabilidades.
Baseado em Mestrado defendido em 2004, na UFSC, com o título: "Roteiro de Informações Gerenciais para Administração de Condomínios baseado no Perfil de Síndicos e Administradores", foram analisados toda essa complexidade no estudo. O Roteiro de Informações foi desenvolvido a partir do novo perfil dos síndicos e administradores de condomínios, das exigências legislativas e estatutárias para o setor (contemplando as mudanças do Novo Código Civil), das competências e habilidades gerenciais em geral e, principalmente, das necessidades dos condôminos em edifícios residenciais, comerciais e mistos, dados estes levantados na pesquisa. A análise de todo este conjunto de informações revelou o papel central que as administradoras de condomínios passaram a ter no cenário atual.
Palavras-chave: Gerenciamento, Conhecimento, Competências e Metodologia

ABSTRACT

The objective of this article is to demonstrate what means to live, to work, to have leisure, everything in a single place. The tendency that appeared with the condominiums and it changed the way of living in the urban centers created a new and fertile consuming market of products and services and generator of jobs. For that reason, it turned the administration condominial still more complex than was always. For the inclusion of the activity, it is demanded a range of knowledge from the Administrator of Condominiums in fields many varied, such as Right, Engineering, Administration, Human Relationships, Economy and Finances, but never as in the last times, mainly due to the overload of the obligations of fiscal and legal order.

The demand for services of several species, personalized products and for necessary human resources to his/her maintenance and full operation, they did with that the condominiums ended for agglutinating a great volume of resources, what took the government to impose on the section many obligations of fiscal order and of control. This formed picture unchained a professionalization process in the administration of condominiums, turning her more complex and full of responsibilities.

Based on protected Master's degree in 2004, in UFSC, with the title: "Itinerary of Managerial Information for Administration of Condominiums based on the Profile of Managers and Administrators", they were analyzed all that complexity in the study. The Itinerary of Information was developed starting from the managers' new profile and administrators of condominiums, of the legislative and statutory demands for the section (contemplating the changes of the New Civil Code), of the competences and managerial abilities in general and, mainly, of the needs of the residents in buildings residential, commercial and mixed, data these gotten up in the research. The analysis of every united east of information revealed the central paper that the administrators of condominiums started to have in the current scenery.

Word-key: Administration, Knowledge, Competences and Methodology

INTRODUÇÃO

DESAFIO: ATENDER A TODAS AS DEMANDAS
Se levarmos em conta que os serviços burocráticos disponibilizados aos diversos tipos de condomínios (residenciais, comerciais, flats e shoppings) extrapolam aqueles comumente oferecidos, como emissão de boletos de taxas condominiais, administração de pessoal, balancetes mensais, entre outros, constata-se que as administradoras, devidamente habilitadas e registradas oferecem uma gama de informações, assessorias e serviços hoje fundamentais ao bom funcionamento de seus clientes, no caso, os condomínios.
Dentre os diversos serviços de suporte que as empresas disponibilizam, devemos reforçar a seguinte questão: Além de possuir profissionais capacitados e qualificados, as administradoras atuam assessorando diretamente na resolução de problemas, apresentando soluções viáveis como, por exemplo, as que ajudam a minimizar os custos condominiais através de uma previsão orçamentária bem elaborada; oferecem suporte jurídico, técnico, contábil e administrativo, contribuindo para manter o condomínio em dia não só em termos de legislação, mas também no que tange ao aspecto "valorização imobiliária'. Outro fator a considerar, é sua atuação como mediadoras de conflitos, pois, ao participar de assembléias gerais de condôminos, as administradoras podem interferir positivamente sugerindo medidas coerentes e conciliadoras.
Quem está do outro lado e vive o cotidiano da sobrecarga imposta às administradoras de condomínios, sabe que o diferencial continua o mesmo: a qualidade dos serviços, só que em uma escala muito maior. As empresas que atuam nesse ramo altamente competitivo e com clientes cada vez mais exigentes, devem procurar atualizar-se constantemente. Além dos serviços com qualidade superior, os clientes esperam inovações constantes e preços cada vez mais acessíveis. Cabe ressaltar ainda, que trabalhamos em um universo de indivíduos a quem devemos orientar sobre a forma correta de proceder diante da nova realidade fiscal para condomínios, a quem devemos alertar para a importância da obediência a certos trâmites burocráticos, assim como para os riscos em não cumpri-los. A qualidade dos serviços também se reveste da responsabilidade sobre esse assessoramento, que hoje é muito mais abrangente e complexo.

TRIBUTAÇÃO: OLHO GRANDE NOS CONDOMÍNIOS
A fonte de tanta complexidade para o setor deve-se ao fato de que, como fortes propulsores da economia dentro do setor de serviços, os condomínios acabaram recebendo toda a carga tributária das empresas normais sem terem direitos a tratamentos tributários especiais. Devido a sua natureza jurídica e sua forma de arrecadação, a qual se baseia no critério de rateio de despesas mensais e anuais e não na projeção de receitas, eles não podem entrar em concordata ou falência. Mas, apesar disso, os condomínios podem ser extintos. O condomínio pode tornar-se inviável financeiramente e operacionalmente, seja pelo alto índice de inadimplência, por malversação de recursos pelo administrador, pela má administração e ineficiência do gerenciamento dos recursos, ou ainda pelo péssimo estado de conservação do empreendimento que venha a impedir a habitação de seus proprietários.
A situação tributária dos condomínios se agravou nos últimos anos, quando os condomínios passaram a ter a obrigatoriedade de reter a parte do INSS dos profissionais autônomos. Paralelo ao recolhimento do INSS, em 2004, os condomínios passaram a ser onerados com mais uma obrigatoriedade: a de fazer as retenções e os recolhimentos das contribuições de toda empresa prestadora de serviços que os atender. Exige-se um trabalho intenso de examinar cada fatura, cada documento, para verificar se há ou não a necessidade da retenção da COFINS, da CSSL e também do PIS. Portanto, quando tiver de apresentar a DIRF de seus clientes (condomínios), a administradora deverá buscar todos aqueles recolhimentos feitos, quer de autônomos, quer de pessoas jurídicas. Se uma DIRF ou uma RAIS não for entregue corretamente, serão aplicadas multas pesadas que poderão onerar os condôminos. Para as administradoras, estas novas demandas também trouxeram uma grande sobrecarga, que acaba sendo absorvida sem a possibilidade de repassar os custos aos clientes na maioria das vezes. As administradoras, assim como os escritórios de contabilidade continuam aumentando sua carga de trabalho e responsabilidade, sem, no entanto, poder aumentar o valor de seus honorários, ou seja, continuam servindo de despachantes para o governo sem qualquer remuneração e prestando mais serviços aos seus clientes sem com isso poderem cobrar mais.
Outro aspecto que se deve dedicar atenção especial refere-se à atualização regular do Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas - CNPJ do condomínio. A inscrição no CNPJ é obrigatória e o condomínio deve ter um responsável, que nesse caso, é o síndico que esteja exercendo o mandato. Como contribuinte, deve estar em dia com a Receita Federal e o nome que consta na ata de eleição deve ser o mesmo que consta na Receita. Sendo assim, sempre que houver mudança do gestor, o condomínio deve-se procurar a administradora ou deve-se agir diretamente para atualizar o CNPJ efetuando a mudança do responsável junto ao condomínio. Sem o CNPJ, não se pode operar em quase nada que seja relacionado ao governo (INSS, Receita Federal, etc.), além de bancos e instituições privadas (compras, contratação de serviços, etc.).
Ainda na esteira de responsabilidades e tributações, deve-se ter especial cuidado com a tributação sobre o pró-labore do síndico (mesmo isenção de taxa de condominial) que apesar de não ser considerado salário, é um ganho não isento, e por isso, deve ser declarado no imposto de renda.
Tudo o que foi mencionado anteriormente se constituem em razões mais que suficientes para que os condomínios evitem contratar serviços apenas pelo preço mais baixo. O mais barato, às vezes, pode sair mais caro no final. Procure o melhor para o seu condomínio. Procure aquela empresa que reúna as condições ideais para prestar os melhores serviços. Deve-se evitar reduzir custos na contratação de profissionais, sejam eles de natureza administrativa ou técnica, pois estes serão sempre seu suporte mais essencial e não vale à pena assumir riscos desnecessários.

REQUISITOS PARA UMA BOA GESTÃO
Segundo o estudo realizado para a defesa da dissertação, os aspectos a considerar para uma gestão condominial eficiente são os seguintes:
1. Aspectos gerenciais:
• Ter conhecimentos sobre o Código Civil, principalmente no que concerne aos condomínios.
• Ter domínio sobre o conhecimento da Consolidação das Leis do Trabalho (C.L.T.).
• Ter conhecimentos específicos ou noções básicas sobre administração de empresas.
• Ter noções de Organização & Métodos.
• Ter noções básicas do uso de computadores.

2. Aspectos relacionados aos recursos humanos:
• Ter aptidão e disposição para o trabalho de equipe.
• Ser motivador no ambiente de trabalho (clima organizacional).
• Ter habilidades na mediação de conflitos e resolução de problemas.
• Ter habilidades de comunicar-se com os demais (ouvir e ser ouvido por empregados e, principalmente, moradores).
• Ter capacidade de ser reconhecido como líder entre os moradores.

3. Aspectos relacionados à legislação condominial e correlatos:
• Ter conhecimento da Lei dos Condomínios (Lei 4.591/64).
• Ter conhecimento da Convenção do Condomínio.
• Ter noções básicas de orçamentos (previsão orçamentária).

4. Aspectos relacionados à área financeira e bancária:
• Entender de movimentação de contas bancárias (extratos, recibos, depósitos, boletos, etc.).
• Ter noções básicas sobre aplicações de recursos financeiros (Poupanças, rentabilidade, juros, etc.).

5. Aspectos relacionados às aptidões de chefia e liderança:
• Ter pleno conhecimento do Regimento Interno do Condomínio (direitos e deveres dos moradores).
• Deve ser uma pessoa preparada para chefiar outras pessoas (empregados do condomínio).
• Ter noções básicas de segurança (contra sinistros).
• Ter aptidão e sensibilidade para recrutar e selecionar pessoas.

6. Aspectos relacionados à matemática básica e à contabilidade elementar:
• Ter conhecimentos básicos de aritmética (fazer contas de matemática simples).
• Ter conhecimentos elementares (básicos) de contabilidade (débitos/créditos, entradas/saídas, saldos).

7. Aspectos relacionados à mediação de conflitos:
• Síndico/Administrador deve ser um facilitador e não um complicador (defensor dos interesses da coletividade e dos moradores).
• Síndico/Administrador precisa dar o exemplo do cumprimento de normas (internas e externas).

8. Aspectos relacionados às rotinas burocráticas:
• Ter afinidade com o manuseio de documentos e procedimentos burocráticos.

Acrescenta-se à lista os itens a seguir:
• Ter conhecimento do Código Civil e de suas implicações;
• Ter conhecimento do Código de Defesa do Consumidor;
• Ter conhecimento do Regulamento Interno;
• Possuir CPF regular junto à Receita Federal.

COMO PROCEDER AO CONTRATAR UMA ADMINISTRADORA
A escolha da administradora deve ser motivo de muita atenção por parte dos condôminos. É imprescindível verificar as referências da empresa prestadora de serviços e sua competência, verificando também se aqueles que estão à frente da organização pesquisada, estão aptos a gerir todas essas demandas com as devidas responsabilidades que elas exigem. Com a regulamentação da profissão de Administrador em 9 de setembro de 1965, estabeleceu-se legalmente a Administração de Condomínios como sendo um dos campos privativos do Administrador Registrado (Regulamento da Lei 4.769/1965 – Campos Conexos – Administração de Condomínios).
Sendo assim, deve-se atentar para os registros da empresa e do responsável técnico junto aos órgãos competentes e conselhos de classe. Especificamente neste caso, o Conselho Regional de Administração da respectiva região de atuação.

2. Definições

Administração de condomínios é um negócio que está relacionado à conveniência e comodidade.

Com a crescente urbanização do Brasil, viver em condomínios horizontais e verticais passou a ser uma tendência natural para otimizar os espaços da malha urbana. Tornou-se complexo administrar esses condomínios e a amplitude de problemas que fazem parte da sua

rotina diária. A terceirização desses serviços passou a ser uma realidade para minimizar a quantidade de problemas de ordem legal, contábil e fiscal, o que exige maior profissionalização e melhoria na qualidade dos serviços prestados à comunidade.

Uma empresa de administração de condomínios pode se dedicar à administração de condomínios residenciais, comerciais ou industriais.

Serviços envolvidos:

- Constituição de Condomínio;

- Administração de Condomínio;

- Contabilidade de Condomínio;

- Assessoria Jurídica Condominial;

- Auditoria de Condomínio;

- Assessoria no Gerenciamento Condominial;

- Consultoria Administrativa e Financeira;

- Consultoria Tributária, Fiscal, Trabalhista e Contábil.

Serviços específicos:

- Constituição do condomínio – assembléia, atas, registros, etc;

- Elaboração de previsão orçamentária;

- Cobrança de valores mensais dos condôminos – fixos e extras;

- Emissão de boletos de cobrança para quitação em bancos;

- Manutenção de cadastros dos condôminos;

- Demonstrativo de receitas e despesas para cada unidade do condomínio;

- Administração de pessoal - funcionários ou prestadores de serviços;

- Assessoria para manutenção, reformas e serviços em geral;

- Controle de vencimento de seguros e renovações de apólices;

- Elaboração de relatórios de inadimplentes;

- Representação do Condomínio perante órgãos da administração pública e outras instituições;

- Elaboração da contabilidade do condomínio;

- Pagamentos e recebimentos diversos;

- Organização de assembléias – editais e assessoria geral;

- Emissão de relatórios fiscais, contábeis e de Departamento pessoal;

- Assessoria legal para a manutenção da ordem;

- Outros serviços, de acordo com a necessidade dos clientes.

A Administradora deve contar com parcerias nas áreas contábil, financeira e jurídica, pois necessitará de serviços de profissionais competentes nessas áreas, para agregar em suas atividades.

Mercado

Em janeiro de 2002, a cidade de São Paulo possuía 40.000 condomínios, segundo dados do Sindicato da Habitação - SECOVI/SP.

Só no Rio de Janeiro, a estimativa é de que existam, pelo menos 12 mil condomínios, o que significa 480 mil unidades comerciais e residenciais. Estes números representam um universo de 2 milhões de pessoas, de acordo com George Eduardo Masset, presidente da Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis (ABADI). Os gastos dos condomínios fluminenses chegam a R$ 96 milhões mensais, sendo 7% gastos com manutenção de elevadores, 10% com contas de luz, 15% com água e 40% com pessoal. Os 28% restantes, ou seja, R$ 35 milhões, são destinados a produtos e serviços.

A inadimplência dos condomínios é pequena, logo o empreendedor poderá contar com uma boa perspectiva de receber em dia pelos serviços prestados.

Outros segmentos que podem ser atendidos são os hotéis, hospitais, escritórios, clubes, pontos comerciais e indústrias.

Localização

A localização de uma administradora de condomínios deve favorecer o acesso das pessoas que se relacionam com a empresa. Deve possuir estacionamento ou estar próxima de áreas públicas ou de outros estabelecimentos que possuam vagas disponíveis.

É importante estar próxima de centros bem servidos por transportes públicos. Deve ser levada em conta a facilidade de deslocamento para as diversas regiões urbanas ou industriais.

Exigências legais específicas

É necessário contratar um contador profissional para legalizar a empresa nos seguintes órgãos:

- Junta Comercial;

- Secretaria da Receita Federal (CNPJ);

- Secretaria Estadual de Fazenda;

- Prefeitura do Município para obter o alvará de funcionamento;

- Enquadramento na Entidade Sindical Patronal (empresa ficará obrigada a recolher por ocasião da Constituição e até o dia 31 de janeiro de cada ano a Contribuição Sindical Patronal);

- Cadastro com à Caixa Econômica Federal no sistema "Conectividade Social – INSS/FGTS".

- Corpo de Bombeiros Militar.

Além do cumprimento das exigências acima, é necessário pesquisar na Prefeitura Municipal se a Lei de Zoneamento permite a instalação de administradora de condomínios com estacionamento no local.

O Sebrae local poderá ser consultado para orientação.

Estrutura

A estrutura de uma administradora de condomínios é simples, sendo importante também considerar o perfil do cliente e o mix de serviços que será disponibilizado para contratação.

Basta uma área destinada à recepção e atendimento da clientela, apoio administrativo e um espaço para depósito de materiais e arquivo de documentos. É importante ter estacionamento.

Recepção e Atendimento – Na recepção e atendimento são atendidos os síndicos, profissionais contratados, e os condôminos. É onde se dá o contato pessoal com a clientela, portanto a ambientação deve ser leve, bem iluminada, e agradável. Se for de interesse do empresário, poderá haver salas de reuniões, balcão, ou box de atendimento individualizado.

Apoio Administrativo – Nessa área ficam as atividades administrativas direcionadas à operacionalização do negócio, como: realização de contratos, produção de regulamentos, convenções de condomínios, produção de relatórios, documentos de cobranças, controles diversos e demais atividades necessárias ao bom andamento do empreendimento.

A gerência da administradora ficará a cargo do proprietário ou pessoa

por ele designada.

Depósito de materiais e arquivo – Destinado à estocagem de materiais de uso interno e à guarda de documentos relativos a cada condomínio administrado.

Estacionamento – Se não houver disponibilidade permanente de vagas nas proximidades será necessário realizar convênio com estacionamento próximo.

Pessoal

A quantidade de profissionais está relacionada ao porte do empreendimento. Para uma administradora de condomínio de pequenoporte pode-se começar com cinco empregados, sendo:

- três auxiliares de escritório;

- dois atendentes – atendimento interno e visita aos condomínios atendidos;

- office-boy para os serviços bancários e entrega de documentos – pode ser terceirizado.

As atividades de assessoria jurídica, contabilidade e administração de pessoal podem ser terceirizadas através da contratação de profissionais liberais e empresas especializadas.

A atividade de administração pode ser executada pelo empresário ou por um empregado contratado. È importante que o administrador possua formação em administração ou direito.

O empresário deve contratar pessoas com experiência comprovada e com boas referências de empregos anteriores. Caso prefira capacitar novos colaboradores, deverá procurar cursos específicos existentes no mercado, que preparem as pessoas para as atividades administrativas.

A qualidade do atendimento é fator fundamental para o sucesso do negócio.

O treinamento dos funcionários que vão prestar serviços no condomínio deve ter como objetivo o desenvolvimento das seguintes competências:

- Cortesia e atenção para tratar bem todos os moradores do condomínio.

- Habilidade de relacionamento;

- Bom conhecimento da sua atividade.

O empreendedor deverá participar de seminários, congressos e cursos direcionados ao seu ramo de negócio, para manter-se atualizado e sintonizado com as tendências do setor.

Deve-se estar atento para a Convenção Coletiva do Sindicato dos Trabalhadores nessa área, utilizando-a como balizadora dos salários e orientadora das relações trabalhistas, evitando, assim, conseqüências desagradáveis.

O Sebrae da localidade poderá ser consultado para aprofundar as orientações sobre o perfil do pessoal e treinamentos adequados.

Equipamentos

São necessários os seguintes móveis e equipamentos:

- três microcomputadores completos;

- uma impressora, com fax e scanner;

- um cofre de aço – porte médio;

- duas linhas telefônicas – uma com canal ADSL;

- móveis de escritório (mesas, cadeiras, armários e estantes)

- calculadora de mesa.

Matéria Prima / Mercadoria

Trata-se de empresa prestadora de serviços e não requer matéria prima ou insumos.

Organização do processo produtivo

Os processos de uma administradora de condomínios são divididos em:

1. Serviço de atendimento ao cliente – é o processo responsável pelo contato com os síndicos, podendo haver atendimento a condôminos, em certos casos. Esse serviço poderá ocorrer nas dependências do escritório ou no próprio condomínio. Recebe as demandas e devolve

soluções.

2. Produção dos serviços – responsável pela atividade terceirizada pelo cliente. Corresponde à produção de todos os serviços de cobranças, pagamentos, contratações de pessoal, controles diversos, elaboração de relatórios, assessoria contábil, financeira, jurídica, representação do

condomínio perante instituições externas e outros. É realizado pelo apoio administrativo, pelo gerente do empreendimento e pelos prestadores de serviços terceirizados.

Automação

Há no mercado uma boa oferta de sistemas para gerenciamento de administradoras de condomínios. Os softwares possibilitam o controle de contas a pagar e a receber, emissão de

boletos de cobrança, cadastro de clientes, serviço de mala direta para clientes e potenciais clientes, cadastro de móveis e equipamentos, fornecedores, folha de pagamento, fluxo de caixa, fechamento de caixa etc.

Canais de distribuição

Os serviços são prestados de forma direcionada aos usuários.

Investimentos

Investimento compreende todo o capital empregado para iniciar e viabilizar o negócio até o momento de sua auto-sustentação. Pode ser caracterizado como:

- investimento fixo – compreende o capital empregado na compra de imóveis, máquinas, equipamentos, móveis, utensílios, instalações, reformas, veículos (se for o caso) etc;

- investimentos pré-operacionais – são todos os gastos ou despesas realizadas com projetos, pesquisas de mercado, registro da empresa, projeto de decoração, honorários profissionais e outros;

- capital de giro – é o capital necessário para suportar todos os gastos e despesas iniciais, geradas pela atividade produtiva da empresa.

Destina-se a viabilizar as compras iniciais, pagamento de salários nos primeiros meses de funcionamento, impostos, taxas, honorários de contador, despesas com vendas, financiamento de vendas a prazo, giro de estoques e outros.

Para uma pequena administradora de condomínios, o empreendedor terá que dispor de capital suficiente para fazer frente aos seguintes itens de investimento:

- reforma e adaptação da sala - inclui placa de identificação e mecanismos de segurança;

- três microcomputadores completos, software de gestão, impressora;

- infra-estrutura de comunicação – telefone, internet, site;

- móveis e equipamentos para o escritório;

- despesas de registro da empresa, honorários profissionais, taxas etc;

- compra de veículo, se for o caso;

- capital de giro para suportar o negócio nos primeiros meses de atividade.

Capital de giro

Capital de giro é um montante de recursos financeiros que a empresa precisa manter para garantir a dinâmica do seu processo de negócio.

O capital de giro precisa de controle permanente, pois tem a função de minimizar o impacto das mudanças no ambiente de negócios no qual a empresa atua.

O desafio da gestão do capital de giro deve-se, principalmente, à ocorrência dos fatores a seguir:

- variação dos diversos custos absorvidos pela empresa;

- aumento de despesas financeiras, em decorrência das instabilidades desse mercado;

- aumento dos índices de inadimplência.

O empreendedor deverá ter um controle orçamentário rígido de forma a não consumir recursos sem previsão.

O empresário deve evitar a retirada de valores além do pró-labore estipulado, pois no início todo o recurso que entrar na empresa nela deverá permanecer, possibilitando o crescimento e a expansão do negócio. Dessa forma a empresa poderá alcançar mais rapidamente sua auto-sustentação, reduzindo as necessidades de capital de giro e agregando maior valor ao novo negócio.

No caso de uma administradora de condomínios, o empresário deve reservar em torno de 20% do total do investimento inicial para o capital de giro. Este ramo de negócio trabalha com recebimentos à vista, podendo contar com retorno rápido de capital.

Custos

São todos os gastos realizados na produção de um bem ou serviço e que serão incorporados posteriormente ao preço dos produtos ou serviços prestados, como: aluguel, água, luz, salários, honorários profissionais, despesas de vendas, matéria-prima e insumos consumidos no processo de produção.

O cuidado na administração e redução de todos os custos envolvidos na compra, produção e venda de produtos ou serviços que compõem o negócio, indica que o empreendedor poderá ter sucesso ou insucesso, na medida em que encarar como ponto fundamental, a redução de

desperdícios, a compra pelo melhor preço e o controle de todas as despesas internas. Quanto menores os custos, maior a chance de ganhar no resultado final do negócio.

Os custos para abrir uma administradora de condomínios devem ser estimados considerando-se os itens abaixo:

1. salários, comissões e encargos;

2. tributos, impostos, contribuições e taxas;

3. aluguel, taxa de condomínio, segurança;

4. água, luz, telefone e acesso a internet;

5. serviços de limpeza, higiene, manutenção e segurança;

6. assessoria contábil;

7. propaganda e publicidade da empresa;

8. aquisição de material de escritório e limpeza.

Diversificação / Agregação de valor

Além dos serviços tradicionais (contabilidade, finanças, assessoria jurídica e gestão de recursos humanos), as empresas estão agregando valor através de novas atividades oferecidas, como:

- serviços de massagistas e professores de educação física, para fitness;

- serviço de som ambiente;

- programa de educação ambiental;

- plano de redução de despesas do condomínio;

- Serviços especiais de acordo com a necessidade do condomínio.

A construção de um portal na internet também é um instrumento de grande agregação de valor. Através do portal o síndico pode se comunicar rapidamente com a administradora, ter acesso à posição financeira do condomínio em tempo real, ao andamento de cobranças

judiciais, às unidades em atraso, ao resumo da inadimplência nos últimos meses, a acordos com devedores e a todas as contas do condomínio, pagas e a vencer. Também é possível checar os parâmetros de cobrança amigável, o número de parcelas possíveis num acordo e o eventual ajuizamento de ações na Justiça.

Os demais condôminos, assim como o síndico, podem acessar o resumo anual de despesas, balancetes, folha de pagamento, atas de assembléias, circulares, regimento interno, manuais de síndico e zelador, tabela de temporalidade de documentos, notícias, calendário de cursos e respostas às dúvidas mais freqüentes sobre o dia-a-dia de um condomínio.

É importante pesquisar junto aos concorrentes para conhecer os serviços que estão sendo adicionados e desenvolver opções específicas com o objetivo de proporcionar ao cliente um produto diferenciado.

Além disso, conversar com os clientes atuais para identificar suas expectativas é muito importante para o desenvolvimento de novos serviços ou produtos personalizados, o que amplia as possibilidades de fidelizar os atuais clientes, além de cativar novos.

Divulgação

Os meios para divulgação de uma administradora de condomínios variam de acordo com o porte e o público-alvo escolhido. Para um empreendimento de pequeno porte, a mala direta é um sistema barato e simples, no qual pode ser utilizado o cadastro de clientes, obtido

através de lista telefônica.

Recomenda-se, também, o uso de um folder bem estruturado com informações sobre os serviços prestados e a experiência da empresa no ramo do negócio.

A visita agendada ao condomínio, para apresentação da proposta da empresa pode dar bons resultados, uma vez que permite contato direto e oferece a possibilidade de iniciar negociações imediatas ou agendar novo encontro em período próximo ao vencimento do contrato atual.

Na medida do interesse e das possibilidades, poderão ser utilizados anúncios em jornais de bairro, jornais de grande circulação, rádio, revistas, outdoor e internet.

A divulgação através de site na internet representa uma possibilidade de comunicação muito interessante, onde se coloca a relação dos clientes e depoimento dos síndicos sobre a qualificação da empresa.

Outros recursos poderão ser utilizados e, se for de interesse do empreendedor, um profissional de marketing e comunicação poderá ser contratado para desenvolver campanha específica.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

- É importante, para se tornar mais competitivo, dimensionar o conjunto de serviços que serão agregados, avaliar o custo–benefício desses serviços é vital para a sobrevivência do negócio, porque pode representar um elevado custo sem geração do mesmo volume de receitas.

- Investir na qualidade global de atendimento ao cliente, ou seja:

qualidade do serviço, ambiente agradável, profissionais atenciosos,

respeitosos e interessados pelo cliente;

- Procurar fidelizar a clientela com ações de pós-venda, como: remessa de cartões de aniversário, comunicação de novos serviços e novos produtos ofertados, contato telefônico lembrando de eventos e promoções.

- A presença do proprietário em tempo integral é fundamental para o sucesso do empreendimento.

- A empresa deve atuar voltada para o atendimento das necessidades do condomínio e deve estar presente em todos os momentos importantes, reforçando sua imagem e consolidando seu papel de apoio, assessoria e suporte aos síndicos e condôminos.

- O empreendedor deve estar sintonizado com a evolução do setor, pois esse é um negócio que requer inovação e adaptação constantes, em face das novas tendências que surgem dia-a-dia.

- Os empregados devem participar de cursos de aperfeiçoamento, congressos e seminários, para garantir a atualização da administradora de condomínios.

Características específicas do empreendedor

O empreendedor envolvido com atividades relacionadas à administração de condomínios precisa adequar-se a um perfil arrojadoe comprometido com a evolução acelerada de um setor altamente disputado por concorrentes. É aconselhável uma auto-análise para verificar qual a situação do futuro empreendedor frente a esse conjunto de características e identificar oportunidades de desenvolvimento. A seguir, algumas características desejáveis ao empresário desse ramo.

- Ter paixão pela atividade e conhecer bem o ramo de negócio.

- Pesquisar e observar permanentemente o mercado em que está instalado, promovendo ajustes e adaptações no negócio.

- Ter atitude e iniciativa para promover as mudanças necessárias.

- Acompanhar o desempenho dos concorrentes.

- Saber administrar todas as áreas internas da empresa.

- Saber negociar, vender benefícios e manter clientes satisfeitos.

- Ter visão clara de onde quer chegar.

- Planejar e acompanhar o desempenho da empresa.

- Ter habilidade para estabelecer acordos e parcerias.

- Ser persistente e não desistir dos seus objetivos.

- Manter o foco definido para a atividade empresarial.

- Ter coragem para assumir riscos calculados.

- Estar sempre disposto a inovar e promover mudanças.

- Ter grande capacidade, perceber novas oportunidades e agir rapidamente para aproveitá-las.

- Ter habilidade para liderar a equipe de profissionais da administradora de condomínios.

REFERÊNCIAS

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CARNEIRO, José Domingues. O papel do administrador frente à gestão de condomínios. Extraído do site Administradores.com. 2008

SEBRAE Idéias de Negócios, Quero abrir um negócio, Administração de Condomínios, 2009.

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