10 indicadores para o setor de compras/suprimentos

Não me prenderei a forma de cálculo, devido a sua variação de acordo com unidade de medida e realidade de cada organização, mas sim ao que ele busca informar e como pode auxiliar no desenvolver das atividades do comprador.

Antes de ingressar no mercado de trabalho, eu tinha uma visão muito teórica de como funcionavam as empresas. Os exemplos do curso, boa parte das vezes, são bastante fictícios ou voltados para uma realidade de um local muito desenvolvido/lúdico, com empresas multinacionais, fábricas e grandes escritórios…

Após começar a trabalhar em uma distribuidora, fui alocado no setor de compras. Estranhei, a princípio, pois achei que era algo muito chato, fácil e sem importância, em comparação a setores como vendas, TI e financeiro.

Para minha surpresa, acabei conhecendo um dos setores mais fantásticos e importantes das organizações. Ele movimenta quase que a maioria do dinheiro arrecadado, dita o que será vendido, negocia com fornecedores, precisa conhecer muito bem o mercado, necessita de ferramentas de análise de dados muito complexas, e por aí vai.

Tendo feito esta breve ilustração do quão bacana é essa área da administração, gostaria de sinalizar alguns dos indicadores mais comuns e importantes presentes na vida dos profissionais de suprimentos. Não me prenderei a uma forma de cálculo, devido a sua variação de acordo com unidade de medida e realidade de cada organização, mas sim ao que o indicador busca informar e como ele pode auxiliar no desenvolver das atividades do comprador.

1) Compra x Venda
Como primeiro indicador, sinalizo o que eu mais utilizava enquanto funcionário. Ele mede a relação do que você comprou com a sua venda do mês. Existem regras no setor, variando entre as empresas, que balizam as compras. Às vezes é um orçamento único ou por fornecedor, uma relação da disponibilidade de caixa no mês, e, em alguns casos, é uma relação entre venda do mês e a compra. É estabelecido uma % de compra em relação às vendas, permitindo um fluxo de caixa saudável da organização. Geralmente as compras flutuam na faixa dos 50 a 70% da venda.

2) Dias de Estoque
Na hora de comprar, o profissional faz uso de vários indicativos que o auxiliam em uma decisão assertiva. Geralmente é feito um filtro inicial utilizando um indicador muito conhecido, para assim começarem os trabalhos. Esse indicador é o Dias de Estoque, que mensura quantos dias aquela mercadoria levará para ser vendida se continuar com aquela média de vendas. Ela sinaliza os itens que estão para acabar (falta) e os que estão parados (super-estocado)

3) Super-estocado
Um entendimento que pode ser extraído da análise de Dias de Estoque é quais produtos estão super-estocados. Ou seja, se eles continuarem com a média de vendas atuais, levarão muitos dias para serem vendidos. Mercadoria parada é dinheiro parado e ainda com risco de se vencer ou outro problema que inviabilize sua venda, como poeira, defeitos técnicos e etc.

4) Falta
Aqui é sinalizado os produtos que estão zerados no estoque. Vale salientar que estar zerado nem sempre é 100% ruim, pois se existe a falta de um item, mas não existe a sua venda, significa que você não deve comprá-lo. Em alguns casos, tais como nas distribuidoras e varejistas, isso não é o caos, pois geralmente demonstra uma sazonalidade de mercado ou produto. Já para indústrias ou empresas que produzem seus produtos a realidade é outra. Esse indicador pode ser demonstrado de várias formas, como o total de falta ou ruptura de um determinado período ou fracionado por produto/filial/fornecedor. Temos também a sua representação que pode ser em valor, unidades ou %. 

5) Prestes a Vencer
Monitora os produtos e sua validade. Se você trabalha com bens que possuem um tempo específico para consumo, gerenciar essas datas é muito importante pois quase todas os fornecedores não pagam por produtos vencidos nas empresas, salvo algumas exceções quando existe um compromisso muito grande com a venda. A empresa então pode se programar para fazer uma promoção de preço, fazendo os itens saírem a qualquer custo. É importante também monitorar os valores para saber identificar oportunidades de melhoria, como, por exemplo, perceber se determinado fornecedor sempre tem muitos produtos a vencer, ou se determinada marca ou grupo de produtos está constantemente ficando com vencimento apertado.

6) Vencidos
Bem parecido ao indicador acima, só que dessa vez monitoramos o que já se venceu, indicando a perda financeira e o que foi recuperado (financeiramente) com os fornecedores. É um grande balizador para a análise do produto, pois se ele chegou a se vencer e não foi vendido, seu giro de mercado certamente está comprometido e ele não deve voltar a ser comprado. Uma análise similar à questão das faltas.

7) Giro de Estoque
Entrando no assunto de vendas e giro do produto, precisamos monitorar quanto tempo o produto leva para ter seu estoque vendido. Isso indica com que frequência as compras devem ser feitas e qual a "liquidez" daquele produto.

8) Média de Vendas
Como parte da fórmula de cálculo para o giro do estoque temos a média de vendas. Esse e o estoque do produto são os 2 principais indicadores na hora das compras. Saber quanto tem e quanto ele vende é o "feijão com arroz" dos compradores. Essa média pode ser dada em vários períodos, mas o mais comum é a média de vendas mensal. Geralmente esse indicador não é feito/montado pelo setor de suprimentos, mas, apesar disso, é um indicativo fundamental na hora das compras.

9) Lead Time
Em resumo é o prazo de entrega do produto. Muito importante para a programação das compras. Se você tem itens com alto giro e com lead time alto, precisa estar muito bem programado para evitar rupturas. Diminuir o tempo de entrega é uma das macro-tarefas do comprador. Ele precisa comprar mais barato, pagando com mais prazo e recebendo mais rápido.

10) Prazo de Pagamento
Junto do preço de compra, esse item deve ser analisado com muita cautela. Saber qual o prazo que seu fornecedor te dá serve como balizador para a sua relação de compras com ele. Se ele te vende com 60 e seu estoque gira com 90, você está recebendo depois que vende, o que não é bom. O interessante é ter os maiores prazos e o mais fracionado possível, a não ser que o pagamento à vista tenha um desconto MUITO bom e os produtos tenham uma demanda MUITO previsível, que diminua MUITO os riscos de perder aquele item por falta de venda ou validade.

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Tags: compras indicadores KPI suprimentos