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As ações são necessárias para o planejamento

Mychella Mary,
Não basta apenas sonhar, deve-se transformar os sonhos em ações concretas, reais, mensuráveis. Para isso, existe uma simples, porém para muito, tediosa técnica de se transformar sonhos em realidade: O planejamento.


Um plano estratégico ou processo de planejamento, não ocorre simplesmente por decisão do responsável pela empresa, mas sim de um conjunto de necessidades. É necessária uma serie de medidas, onde toda a empresa deverá está envolvida no processo, desde o mais alto cargo ao mais baixo cargo, no empenho para a utilização correta do planejamento.


Para conseguir este comprometimento é fundamental que a administração apóie, estimule, oriente os outros níveis de colaboradores, envolvendo a empresa como um todo, a fim de desenvolver um planejamento com qualidade. Obter o empenho de todos os colaboradores não é fácil devido aos paradigmas que deverão ser quebrados, serão submetidos às novas formas de controles que possivelmente irá mostrar a ineficiência do sistema existente.


Como sabemos o ser humano em boa parte se assustam com as mudanças, tem medo, ou até mesmo o fato de já estarem acostumados a fazer sempre suas tarefas da mesma forma. O comodismo, a insatisfação pessoal, são fatores que atrapalham o processo de mudanças em relação as novas metas pré-estabelecidas pelo planejamento. As novas tarefas destinadas aos colaboradores podem trazer clima de incerteza, ameaças e alguns irão tentar inviabilizar o processo de mudanças, ao contrário de se sentirem motivados e promoverem o aumento da produtividade.


Esclarecer os benefícios das novas medidas como sendo fundamentais para a empresa e passar tranqüilidade aos colaboradores é dever da empresa. A organização deve adotar política de aceitação flexível tanto de posições positivas quanto negativas, deve discutir juntos aos colaboradores o que com certeza irá prejudicar o futuro da empresa. Assim, os colaboradores devem aprender a julgar suas próprias atitudes e prever quais serão os efeitos nas outras áreas interligadas aos seus serviços, além disso, a intimidade por se tratar de empresas com ambiente familiar pode atrapalhar o profissionalismo do comportamento empresarial.


É muito difícil para um gestor que não pertence ao ambiente familiar existente na empresa exercer autoridade, da mesma forma de um gestor que pertença a este ambiente. Sempre existem aqueles que pensam "quem é este novato que veio da ordem aqui?", ou até mesmo, "ele não tem coragem de tomar decisões corretivas, o sangue sempre fala mais alto!".


Nas empresas familiares de pequeno porte, está é a etapa do processo de gestão mais ausente. A maioria dessas empresas pratica as etapas de execução e até de controle de alguns de seus objetivos de forma aleatória, como vender, obter lucro, manter continuidade, entre outros, que o empresário acaba definindo erroneamente como espécie de planejamento, pois para ele o importante é se a empresa está tendo lucro hoje. Essa visão é da maioria dos empresários.


Um bom plano tem que conter o propósito geral do planejamento, possibilitando a programação das ações e atividades necessárias para a sua realização. O planejamento deve ser um processo contínuo, portanto, o plano não é o produto final do processo de planejamento, mas o instrumento que a expressa num determinado momento.


As metas e os objetivos no processo de planejamento devem estar estabelecidos, pois de acordo com os projetos que a empresa possui será montado o planejamento. A ação de planejamento envolve os seguintes passos;

Projeção de cenários; Criar uma comissão responsável a participar das reuniões para elaboração do planejamento; Colher e analisar dados; Definir objetivos a serem seguidos; Avaliar ameaças e oportunidades; Detectar os pontos fortes e fracos; Escolher e programar o melhor plano alternativo; Documentar os resultados da reunião, para assegurar a consistência das informações; Definir as metas;


Após realizar todas essas etapas, ficar atento as falhas que podem ocorrer na elaboração de um planejamento, um dos fatores que podem contribuir é quando a empresa contrata um funcionário cuja função básica seja a elaboração do planejamento, exigindo resultados rápidos, embora possa ser um grande especialista no assunto, primeiramente ele deve antes colher informação, conhecer o funcionamento da empresa, as dificuldades etc., todo esse levantamento leva tempo e muitos empresários não estão dispostos a esperar.


Outro fator é formular o planejamento sem envolver toda a empresa, é uma das piores situações que podem ocorrer na empresa. A escolha da equipe para participar da elaboração do planejamento, muitas vezes gera problemas sérios para a empresa, nem sempre os funcionários mais antigos são pessoas certas para este processo. Muitos não aceitam mudanças, e não agem com o comprometimento necessário. Para um bom resultado o ideal é uma junção com pessoas do ambiente interno e externo.


Desta forma, o controle passar ter maior e melhor conhecimento da realidade da empresa, mantendo presença diária na empresa, tendo possibilidade de maior acesso a pessoas e equipe de trabalho. Somando-se ao consultor pertencente ao ambiente externo, onde possui normalmente, maior experiência sobre o assunto planejado, imparcialidade, por não está envolvidos a pessoas e grupos da empresa, maior liberdade de expressão e normalmente maior aceitação dos responsáveis pela empresa, devido à velha cultura que "as pessoas do ambiente externo são, capazes e melhores".


Os resultados obtidos possuem um melhor desempenho com essa junção. A política utilizada em cada empresa é de acordo com suas necessidades. O planejamento também necessita de informações administrativas e contábeis para sua elaboração e possui ferramentas que auxiliam no processo, como: Fluxo de caixa -Orçamento- Balanced scorecard


Essas ferramentas possibilitam esclarecer informações necessárias para definição dos objetivos e metas a serem traçados pela empresa possibilitando que a ações realizadas pelo planejamento seja eficaz, contribuindo para um ótimo desempenho da empresa. Visto que, após a elaboração de um plano de planejamento, definidos as metas e os objetivos, a próxima etapa é a execução, ou seja, colocar em prática tudo o que foi decidido em relação ao planejamento.


A execução do planejamento envolve todos os processos e todos os envolvidos devem assumir a consciência da importância da execução, para tudo que foi planejado realmente torne-se realidade, o administrador deve orientar seus colaboradores para que tudo aconteça de acordo com o planejado. É a fase de alcançar os objetivos e metas estabelecidas no planejamento, de forma a aperfeiçoar cada evento. Nesta etapa, todos os dados do desempenho da empresa devem ser armazenados para posterior confrontação e comparação com os planos e padrões na fase de controle.


O planejamento não é mais destinado as grandes empresas, mas todas as empresas independentes do tamanho. Pensar em planejamento hoje é fundamental devido o mercado competitivo, onde o diferencial é a chave do sucesso, seja no ambiente comercial ou em prestação de serviço. A competição entre as empresas busca excelências na condução do negócio e a qualidade dos serviços que é uma meta constante em toda empresa que almeja o sucesso.Quem não pensar no futuro com uma visão estratégica, correrá o risco de não conseguir se prevalecer no mercado.

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