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Dashboards: por que eles devem ser o amigo nº 1 de quem gerencia?

Você já ouviu falar em dashboard? Neste artigo explico o que é um dashboard e como ele pode ser o melhor amigo de quem gerencia.

Já falei aqui que uma imagem (com números) vale mais que mil palavras e os dashbords (ou painel de bordo, em português) são um bom exemplo disso, pois apresentam as informações mais importantes relacionadas aos objetivos traçados por uma organização. Eles vêm ganhando cada vez mais destaque no mundo empresarial pois atendem a necessidade de uma melhor visualização e atualização dos dados. Por isso, eles devem ser vistos como o melhores amigos dos(as) gestores(as)!

Mesmo com a informatização estando presente na maioria das empresas, a construção de dashboards se faz necessária pois nem todos os indicadores mais importantes são contemplados nos sistemas, pois exigiria um alto nível de customização do mesmos e, por consequência, tornaria a sua aquisição mais custosa.

Para a construção de dashboards, como a da figura abaixo, temos algumas ferramentas bem acessíveis, como o Excel, o Tableau e o Power BI.

Excel: A mais popular e, diga-se de passagem, uma senhora ferramenta para a construção de dashboards! Recursos como tabelas e gráficos dinâmicos tornam a criação e atualização de dashboards muito mais prática. Sem contar com as fórmulas que possibilitam a criação de indicadores das mais variadas formas e recursos mais avançados, como macros e VBA, que tornam o Excel praticamente um sistema.

Tableau e Power BI: Ferramentas muito populares em BI (Business Intelligence) e que facilitam muito mais a construção dos dashboards que o excel pelo fato de não ser necessário tabular os dados: essas ferramentas permitem a importação de dados de diferentes tipos de bases, como Excel e SQL, por exemplo e integram os dados em uma "mesma base", sem a necessidade de criar planilhas mais complexas para isso.

OK, vimos que existem ferramentas acessíveis para a criação dos dashboards. Porém, para criá-los, não basta simplesmente ter a ferramenta e os dados, é preciso levar em consideração quatro fatores fundamentais:

  1. Confiabilidade dos dados: de nada adianta criar dashboards lindos se a base de dados não é confiável! É necessário ter uma atualização frequente dos dados principalmente para analisar a coerência dos mesmos, identificando possíveis erros de lançamento para que essas falhas não comprometam as análises e as ações que serão geradas pela empresa com base nesses dados. Recomenda-se uma atualização, no mínimo, mensal para os dados.
  2. O que se deseja medir: os dashboards mostram os resultados mais importantes da empresa. Portanto, é preciso definir quais serão os indicadores gerados no dashboard. Pode parecer óbvio, mas não é: para definir os indicadores principais do negócio (KPIs) é importante buscar referências no mercado, em estudos e pesquisas. Alguns exemplos de indicadores importantes que podem ser considerados no dashboard são: alcance das vendas, receita, inadimplência, satisfação do cliente, produtividade da equipe.
  3. Design: voltando a primeira frase do texto, uma imagem (com números) vale mais que mil palavras - essa proeza só é possível graças ao design! Conteúdo é importante mas o design nesse aspecto fica em pé de igualdade, pois usar os gráficos mais adequados, com cores bem escolhidas e layout bem aproveitado fazem toda a diferença para que a informação transmitida por um gráfico seja facilmente - e rapidamente - compreendida.
  4. Facilidade de uso: Já vi muitas planilhas em que a complexidade dos indicadores ali criados era diretamente proporcional a complexidade de mantê-los atualizados. Isso a longo prazo acarreta em um descrédito da equipe em relação a importância dos indicadores, pois a maior parte do tempo é gasta para atualizá-los e não para analisá-los - que deveria ser o real objetivo deles existirem. Por isso, ao criar um dashboard é importante pensar no usuário que fará sua atualização, como estruturá-lo do modo mais simples e automatizado possível, para que o tempo dedicado a sua atualização não comprometa o tempo destinado a entender o que essas informações tem a dizer.

Deixo com vocês a seguinte reflexão: como os indicadores são gerados e analisados na sua empresa, na sua área, no seu projeto? Gasta-se mais tempo criando do que analisando essas informações? Se para a segunda pergunta for sim, vale a pena pensar nesse conceito de construção de indicadores através dos dashboards, pois eles são uma excelente forma de obtermos informações concisas e visuais ao mesmo tempo, e de um jeito bem mais prático :)

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Tags: análise de dados dashboard dashboard de gestão daso excel gestão indicadores de desempenho KPIs power bi