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Engessamento de Processo

Quando o excesso de normas e tecnologias trava e fragiliza o trabalho

Nos dias atuais grandes, médias e pequenas empresas de praticamente todos os seguimentos promovem estruturação de seus serviços ou atividades sejam elas administrativas ou operacionais, internas ou externas, através de normas e procedimentos internos.
Essas normas e procedimentos visam normalmente, regimentar e ordenar as atividades a fim de que se tornem mais organizadas, mais produtivas, e que dessa forma tragam para a empresa algum retorno de prazo, o financeiro, reduzindo custos e tempo nos processos.
Outra finalidade na implantação de normas e procedimentos é a filtragem ou seleção de fornecedores e parceiros, colocando regras, normas e condições para que se tenha uma “seleção natural” onde apenas os melhores sobrevivam.
Existe também agora, muito em virtude da crise financeira, e da necessidade das empresas reduzirem custos, os softwares ou sites de empresas, que fazem a seleção de fornecedores, seja de produtos e serviços, levando em conta o menor valor ofertado, sem a intervenção alguma de funcionários, ou requisitos técnicos, em muitas empresas a ordem é, “ É MAIS BARATO, CONTRATA”.
Mas agora vocês podem perguntar, aonde isso é um problema, criar metodologias para organizar e regimentar as atividade e assim otimizar tempo e recursos, procurar meios de contratar serviço ou produtos mais baratos, isso é o mundo ideal para qualquer empresa, onde está o problema???
Eu digo, o problema hoje está em quem coordena tudo isso, coordenadores, gerentes, supervisores, analistas, seja da área da Qualidade, Recursos Humanos, Compras, enfim, quem tem o poder de decisão final sobre essas normas e/ou sistemas, que não fazem a mínima ideia da atividade que gerem, ou dos serviços que contratam, e dessa forma o tiro (que era reduzir custos ou prazo) acaba saindo pela culatra.
Um exemplo, uma empresa ter como uma de suas novas normas de Recursos Humanos, hora extra ZERO, e segue ao pé da letra isso, porém em um determinado momento, precisa enviar um funcionário para uma atividade externa, um treinamento por exemplo, em outra cidade que fica a 500km de sua residência, esse treinamento é um curso aberto, e está programado para acontecer de Segunda até sexta, durante o dia todo (8 horas), porém em um dos dias é feriado, e agora ? Como a empresa é uma empresa séria, que segue a risca seu procedimento de ZERO horas extras, pede para que o funcionário fique no hotel, não vá para o curso no dia do feriado, pois não pode gerar HORA EXTRA, e combina com a escola que está ministrando o treinamento, para que reponha essa aula na segunda feira seguinte, parabéns, a empresa ou o responsável pelo RH, conseguiu não gerar a tão temida hora extra, porém gerou 3 diárias a mais de hotel para o funcionário, 9 refeições a mais (café da manhã, almoço e janta), e se um dia o funcionário colocar a empresa na justiça, ele não vai receber só um dia de hora extra, mas no mínimo 3, o feriado que ficou no hotel, o sábado e o domingo, pois sim, ele está no hotel sem fazer nada, mas está à 500km de distância de sua residência, por causa da empresa.
E sim, esse é um procedimento real, por motivos éticos não vou citar a empresa, mas voltando ao caso, será que esse procedimento de RH está correto ? Será que realmente ele está cumprindo algum papel que traga benefício para a empresa ? Ou será apenas que algum dos inúmeros “papas” da qualidade escreveu isso, achou bom, mostrou pra alguém que entende menos que ele, mas que deve ser o cara do Power Point e convenceu o resto da empresa que esse era a metodologia mais eficiente, lembrando que para um procedimento ser aprovado em uma empresa precisa de vários SIM’s.
Bom, vamos para mais um exemplo, e sim, vou citar como primeiros exemplos situações envolvendo treinamentos, pois hoje é minha realidade profissional mais próxima, mas voltando ao exemplo, um grande empresa no ramo de distribuição de energia, tem como um dos seus critérios para a contratação de empresas que ministram treinamentos, que as empresas TEM, que ser cadastradas no MEC – Ministério da Educação e Cultura, ou na secretaria de educação estadual, numa clara tentativa de ter apenas altamente qualificadas para treinar seus funcionários, porém o MEC e as secretarias de Educação, fiscalizam, e regimentam apenas, quando falamos em cursos, curso Superiores e alguns cursos técnicos, os cursos livres, como por exemplo: Curso de Pintor Industrial, Curso de Eletricista de Distribuição, Curso de Soldador, não são fiscalizados nem normatizados pelo MEC e nem pela secretaria da educação, então o que acontece nesse caso: Essa empresa contrata por exemplo para ministrar cursos de Eletricista de Distribuição a empresa: Jaburu Treinamentos, “somos reconhecidos pelo MEC”, e não contratam Fodax Treinamentos em Energia, porque a Jaburu, tem um curso técnico em Corte e Costura (que é a especialidade de Escola) e esse curso é reconhecido pelo MEC e como sabia que essa grande empresa iria contratar um curso de Eletricista, criou em sua grade esse curso e vai formar a primeira turma para atender essa grande empresa, já a Fodax, que tem mais de 20 anos no mercado exclusivo de formação de Eletricistas com excelentes especialistas e instrutores na área, por não ter reconhecimento do MEC ficou de fora da seleção, e cabe uma observação, a Fodax não tem o reconhecimento do MEC, não por falta de merecimento ou interesse, é que o MEC não regula a atividade fim da empresa.
E aí, mais um caso onde o procedimento foi criado de forma a “garantir” a qualidade de forma genérica, escrita e desenvolvida por “papas” da qualidade que só enxergam para frente, não olha para os lados, não vê as opções, não levam em considerações os “se” das situações, e perdem grandes oportunidades no que tange a verdadeira qualidade do serviço contratado.
Um outro exemplo, é uma outra grande empresa, que começou a utilizar um software para escolha de fornecedores de produtos e serviços, utilizando um único critério: MENOR PROPOSTA, ou seja, o mais barato tá dentro. Curiosamente, meses após a utilização desse novo critério, a empresa teve dois indicadores subindo: O primeiro e mais visível, foi o de economia nos serviços, afinal uma empresa que cobrava R$ 120,00 por hora de manutenção em uma máquina foi automaticamente substituída por outra que cobrava R$ 12,00 a hora, outra que fazia treinamento com um custo de R$ 30.000,00 por turma, foi substituída por outra que cobra pelo mesmo treinamento R$ 8.000,00, e sim, as diferenças são essas de valores, o outro indicador que subiu, foi o número de acidentes graves e fatais, e de quebras de veículos e equipamentos, horas/homens paradas, enfim, não precisa ser muito inteligente para se fazer uma relação de um coisa com a outra.
Mas todavia, porém, entretanto, o que quero dizer com isso tudo ???
Acredito que a principal mensagem é, pensem, analisem, discutam, coloque o processo para conhecimento de todas as áreas que serão afetadas, vai demorar ? SIM!!!, com certeza o processo de elaboração, e aprovação será mais demorado, mas com certeza será mais assertivo.
Quando forem elaborar um procedimento, uma norma, uma regra, não pensem em fazer para reduzir custo, ou prazo, o façam para melhorar o processo, se for bem desenhado e desenvolvido, com certeza o resultado final será essas reduções, agora quando antes de se desenhar o caminho já se colocar como objetivo a redução de prazo e custo, com certeza você terá no final um procedimento uma norma ou uma regra que irá reduzir o prazo ou o custo apenas da área dona do processo, provavelmente “aleijando” o custo e o prazo de outras áreas e afetando a empresa como um todo no final.
E pra finalizar, gosto muito de termo “Engessar” porque um processo mal descrito, mal desenvolvido, pode sim se comparar com um membro engessado, pois é ruim, incomoda, restringe e dificulta movimentos, mas se forçar um pouco, fora do movimento “programado e permitido”, vai se quebrar, esfarelar e não vai se sustentar.

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