Foco em reuniões produtivas

A reunião é uma ferramenta muito importante para melhores tomadas de decisões e ser o caminho de conquista de resultados eficientes

O tempo é uma das principais importâncias dentro do mundo de negócios atual e as reuniões acabam em muitos casos sendo o principal vilão no dia a dia da produtividade dentro das empresas. Uma pesquisa da Bain & Company revelou que, em muitas empresas, perde-se 25% ou mais do tempo de trabalho com atividades de baixo valor ou completamente ineficientes.

É comum profissionais participarem de reuniões diariamente e no final se perguntarem: O que fui fazer nessa reunião? Qual a importância dessa reunião? Será que meu tempo foi perdido?

Entretanto, a reunião é uma ferramenta muito importante para melhores tomadas de decisões e ser o caminho de conquista de resultados eficientes. Por isso, há necessidade do foco em reuniões produtivas.

O principal ponto antes de cada reunião é avaliar o custo (tempo e dinheiro) de cada integrante. Após essa análise e decisão da necessidade das reuniões, existe caminho para fazer mais produtivo, integrador e facilitador o encontro.

  • Evite o piloto automático e sempre reflita a necessidade das reuniões. Existe a reunião semanal do assunto XYZ, se não existir o propósito para a semana não há motivo para manter a reunião apenas pela tradição.
  • Previamente estude com clareza as reais pessoas importantes para reunião e convoque apenas o número necessário.
  • Deixe claro e divulgue previamente o propósito do encontro com a definição da pauta em detalhes e resultados esperados.
  • Escolha um local adequado (tamanho, nível de ruídos, iluminação, facilidade de acesso para todos os envolvidos e que possua todos os materiais necessário para a reunião).
  • Estabeleça papéis de referência no encontro: um líder para conduzir a reunião e evitar a distorção dos temas e um auxiliador para controlar o tempo e anotar os principais pontos e decisões tomadas.
  • Capture os pontos de maior relevância. Sempre tenha próximo um flip chart, lousa, acessório eletrônico ou algo visual para deixar claro para todos os tópicos e não perder as ideias.
  • Fique atento na linguagem corporal dos integrantes para condução da reunião e saber o momento de pausar e/ou encerrar.
  • Estabeleça regras de postura, como por exemplo: pontualidade, estar preparado para os temas da reunião, seguir a pauta, respeitar todas as opiniões.

E por último, é importante encerrar todas as reuniões com perguntas para garantir a efetividade da reunião:

  1. Quais pontos discutimos?
  2. Quais tarefas necessárias?
  3. Quais responsáveis e prazos?

Com esse caminho terá reuniões mais produtivas. Boas reuniões!

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Tags: melhores reuniões produtividade resultados reunião reunião produtiva tempo

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