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O ÓTIMO é inimigo do BOM

Você já deve ter ouvido a frase "O ÓTIMO é inimigo do BOM". Mas, tratando-se de gerenciamento de projetos, o que ela quer dizer?

Bruno Gabriel,

As melhores práticas do mercado indicam que a definição do escopo a ser trabalhado e o planejamento da execução de um projeto são as melhores formas de atingir o objetivo. Deve-se ainda levar em consideração o prazo, que deve ser o mais breve possível, o menor custo e respeitar os critérios de qualidade estabelecidos. Isso é BOM!


Processos eficientes, metas definidas, equipe motivada e ambiente de trabalho adequado são fatores que também possibilitarão a eficácia do trabalho. Vale lembrar que eficácia significa fazer o que precisa ser feito, enquanto que eficiência significa fazer bem feito. Monitore periodicamente estes fatores e isto lhe auxiliará a avaliar o resultado do projeto.


Muitas vezes, o gerente do projeto é pressionado pelo cliente a entregar itens inicialmente fora do escopo, com a alegação de que se determinado item for entregue será ÓTIMO para o sucesso do projeto, ao passo que se não for, o projeto nem BOM será.


Em outros casos, gerentes de projetos ou membros da equipe mal gerenciados podem entender que adicionar mais um detalhe ao escopo deixaria o cliente mais satisfeito e, então, o projeto seria considerado ÓTIMO. Mas, alterações de escopo dessa ordem, em sua maioria sem planejamento, podem causar impactos, como aumento do tempo para conclusão e do custo, diminuição da qualidade e mais riscos a serem controlados.


Como em um projeto nem tudo pode ser previsto, é importante ficar atento para identificar problemas e ser criativo para solucioná-los, ou seja: pensar fora da caixa. Uma boa dica é escutar sua equipe. Um bom exemplo para reflexão está na história das caixas vazias.


Uma fábrica de pastas de dente tinha um problema: às vezes, eles entregavam caixas vazias, sem o tubo dentro. Isso ocorria por causa da maneira que a linha de produção foi montada. Compreendendo que isso era importante, o CEO da fábrica decidiu iniciar um novo projeto e contratou uma empresa externa de engenharia para solucionar o problema das "caixas vazias".


O projeto iniciou: orçamento, financiamento, propostas, fornecedores selecionados. Seis meses (e $8 milhões) depois, eles tiveram uma solução fantástica - dentro do prazo, do orçamento, alta qualidade - e todo mundo no projeto estava feliz. Eles resolveram o problema usando algumas balanças de alta precisão que soavam uma sirene e acendiam luzes toda vez que uma caixa de pasta de dente pesasse menos do que deveria. A linha de produção parava e alguém andava até a balança, retirava a caixa com defeito e pressionava um botão para a produção continuar.


O CEO ficou muito contente com o resultado. As reclamações reduziram e eles estavam ganhando mercado. Porém, ao analisar o relatório emitido pelo sistema de balanças, verificou que os defeitos capturados pelas balanças foi ZERO depois de três semanas de uso.


Ao consultar os especialistas, verificou que, de fato, as balanças não estavam mais captando nenhuma caixa vazia. Confuso, o CEO foi até a fábrica. Alguns passos antes de chegar ao local onde as balanças estavam instaladas havia um ventilador de $20 soprando pra fora da linha e para dentro da lixeira as caixas vazias. Ao questionar um dos operadores da linha de produção sobre quem havia colocado aquele ventilador ali, ouviu: "Ah, esse ventilador? Um dos nossos colocou ele aí, pois estava com o saco cheio de andar até aqui quando a sirene tocava".


Lembre-se de manter o equilíbrio entre os parâmetros escopo, tempo, custo e qualidade. A pressão é grande por resultados financeiros melhores, é assim que empresas se tornam competitivas e sobrevivem. Porém, é preciso ser criterioso e principalmente ético em suas decisões para garantir um resultado que não venha a ser contestado futuramente.


Buscar o ótimo é a meta, desde que não se torne um risco para o projeto. Tenha em mente e transmita para sua equipe que o projeto pode ser um sucesso sendo BOM, seguindo o planejamento e atingindo os objetivos, sem necessidade de gold plating.


Bruno Gabriel, PMP

Gestor de Projetos da MXM Sistemas

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Tags: bom CEO gerenciamento gold plating ótimo projetos

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