Pare de cortar custos e foque em eliminar os desperdícios

Em um momento econômico/político delicado como o que vivemos, é vital que se encontre o custo ideal. Em contrapartida, é substancial ter serviços e produtos de qualidade para se manter em um mercado de tão acirrada competição. Diante desse dualismo, equacionar a conta requer gestão de alto nível.

Existem empresas que, diante da pressão do mercado desesperam-se e “cortam geral”. Começam por pessoas, trocam fornecedores, congelam investimentos, chegando até a diminuir a qualidade do serviço ou produto.

Muita cautela. O gestor deve estar "antenado" para não cair nessa armadilha.

Cortar custos a "qualquer custo" não é saudável, é preciso encontrar alternativas, como gerir a rotina de forma mais assertiva e, assim, maximizar a produtividade da equipe, melhorar o desempenho dos processos, identificando as fontes de desperdício e fechar a torneira das perdas.

Quer saber como?! Vamos lá...

Em épocas de vacas magras o gestor tem um papel ainda mais importante

Quando as vacas estão gordas, tudo vai bem. O dinheiro sai pelo ladrão. Departamentos são inflados, investimentos equivocados são feitos, equipamentos são adquiridos sem necessidade, contas são pagas sem auditoria, materiais são comprados no primeiro orçamento e assim por diante.

Porém, a água bate lá, você sabe onde, e a crise se instala. Desesperadamente, o patrão começa a gritar nos ouvidos de todos os gestores do negócio: "CORTEM OS GASTOS, REDUZAM OS CUSTOS, CONGELEM OS INVESTIMENTOS".

Esse momento de crise é perigosíssimo. Facilmente, podem-se "meter os pés pelas mãos". Ela chegou em meados de 2014 e os especialistas a chamaram de "a segunda pior crise da história". Desde os anos 1930, não havia recuo do Produto Interno Bruto (PIB) em dois anos seguidos.

O ano de 2017, que esperávamos ser o “ano da salvação”; se revelou um verdadeiro caos. Devido ao que está acontecendo com todo esse agravamento do cenário político. Será mesmo o fim do mundo? Nome muito criativo esse que a Polícia Federal deu para essa mega delação que caguetou geral não foi mesmo? Espero que o Brasil sobreviva (palavras do juiz Sérgio Moro).

Esse é o momento de "pensar fora da caixa' ou expandir a caixa, criando oportunidades internamente. O papel dos gestores nunca foi tão importante. É o momento do protagonismo individual e o trabalho em equipe.

O líder deve motivar o time a identificar as perdas e fazer mais com menos. Perseguir o resultado com foco no objetivo, mas sem se esquecer da segurança e da ética.

O MINDSET IDEAL:

A mentalidade de reduzir os custos está correta; esse é o mindset que todo gestor e suas equipes devem ter. Entretanto, cautela é preciso, pois existem custos que não podem ser cortados. São investimento que garantem o crescimento e fortalecimento do negócio, e a evolução de produtos e serviços para fidelização dos clientes.

Seguem alguns exemplos:

Marketing: Não há para acabar com o orçamento do departamento. O que pode se fazer é direcionar melhor os recursos para campanhas mais efetivas. Aquele antigo apelo a uma mídia de massa talvez não faça mais sentido. Focar em seu nicho de clientes talvez seja o melhor caminho. Para isso, existem agências especializadas em identificar onde seu publico está (mídias sociais, revistas especializadas, horários específicos da TV e etc.). Canalize os recursos, mas não corte;

Tecnologia: Em tempos de quarta revolução industrial, em que termos, como indústria 4.0 e logística 4.0, estão em alta, não dá para cortar custos com tecnologia, principalmente, se seu negócio for serviço. A tecnologia pode separar os homens dos meninos. Permita-me fazer apenas uma ressalva: invista no que já é realidade e sucesso em outros negócios. Não é hora de apostar em nada embrionário;

Pessoas: Quando a recessão bate na porta, percebe-se a taxa de desemprego ir às alturas. Empresas demitem, às vezes, sem muito critério. Por exemplo, o funcionário estava desempenhando um papel que alguém julgou não ser muito importante (mas se não era importante, porque foi contratado?). Outra pessoa absorve a função? Fará com a mesma qualidade? Como saber.

Se pessoas são caras para contratar, para demitir, são ainda mais: treinamento, equipamentos, salários, tributação, rescisão e etc. É preciso não se esquecer de que o capital o humano é quem faz e fará o negócio prosperar.

Pessoas são a chave para o sucesso de qualquer companhia, logo, não é possível cortar custos com aquelas que são excelentes. Se ainda não são, não há como cortar custos com treinamentos e preparação do time. Quer ser uma empresa de ponta? Tenha pessoas de ponta em seu time.

Qual deve ser o foco da gestão?

Redução de desperdícios.

Quais os principais desperdícios?

Parece brincadeira, mas as empresas vivem dilemas, como não saber quais são os desperdícios. Não acredita? Pasme então, pois a maioria das empresas “resolve” problemas sem saber exatamente qual é o problema. Ficou tautológico? Tentarei exemplificar:

As entregas logísticas não são realizadas no dia, conforme programado. Qual é o problema?

Alguém pode dizer:

  • Motorista malandro ou molenga;
  • O veículo saiu tarde da origem;
  • O faturista que roteiriza não manja dos paranauês e tem muita entrega sendo colocada no mesmo veículo.

Pode ser tudo isso. Bem como pode ser que:

  • Suas entregas sejam, em grande porcentagem, em centros urbanos onde o transito é caótico;
  • Seus clientes entendem que seu produto não é prioritário na descarga e deixam seu motorista em espera;
  • É possível que precise de um software para roteirizar as entregas.

Enfim, pode ser milhares de coisas que acabam ocasionando muitos desperdícios.

O exemplo ficou confuso?

Pode-se emprestar então o conceito usado na filosofia Lean: Os sete desperdícios (com algumas alterações minhas).

A filosofia Lean (lean thinking), empresa enxuta e mentalidade enxuta, nasceu do Sistema Toyota de Produção. Apesar de esses desperdícios terem sido identificados na produção de automóveis, eles valem para qualquer tipo de negócio.

1. Superprodução – Nunca produza mais do que o necessário. Na logística, o problema pode ser causado por capacidade excessiva de equipamentos ou de pessoal, como excesso de ativos por mau dimensionamento etc;

2. Estoque – Estoque é dinheiro parado, seja na compra de materiais ou na produção. Acabe com os estoques ou, pelo menos, reduza-o ao mínimo;

3. Espera – A espera é um gargalo e acontece quando pessoas e ativos estão aguardando para carga ou descarga, a definição de cargas a separar, a espera para ser atendido na porta do cliente etc, o que pode ocasionar ociosidade humana ou de equipamentos ou dos dois juntos. Traduzindo-se em falta de planejamento e ação;

4. Retrabalho - Erros de processos manuais, nome do cliente impresso errado no pedido, digitação errada, erro de separação, carregamento e entrega, entre outros. Todo o erro que leva a um retrabalho é desperdício. Fazer uma vez já custa caro, refazer, reentregar ou consertar é muito mais caro e estressante;

5. Processos mal definidos – Só existe uma perda maior que um processo mal definido, não ter processo algum. Seus processos devem estar claros e operacionalizados. Processo é tudo em uma operação logística;

6. Transporte – Esse é, sem sombra de dúvidas, um dos maiores motivos de perdas na logística: movimentação desnecessária (levar a carga para passear), ociosidade (veículo com carga menor que sua capacidade), perda de janela de entrega, roteirização mal feita, negociação equivocada, layout mal dimensionado etc;

7. Má utilização do capital Humano - Não utilizar completamente a capacidade das pessoas, trata-las como robôs, não envolvê-las nos processos de melhorias, não dar a correta atribuição ou orientação e trabalho desigual. Cuide bem do time, ele pode elevar ou acabar com os números.

Como descobrir e acabar com os desperdícios?

Ouça mais quem está na operação: Essas pessoas são os reis da operação. Subestimá-las é bobeira. Vá até elas e ouça o que pensam da operação, gestão, empresa e clientes. Você será surpreendido;

Implante Key Performance Indicators (KPIs): Indicadores chaves de performance poderão nortear as suas decisões. Não se gerencia o que não se mede;

Estabeleça metas: Onde se deseja chegar, qual a meta de semana, mês, ano? Quem não sabe aonde quer ir, qualquer caminho serve, inclusive, o da falência;

Adote ferramentas de melhoria contínua: Melhor, tenha no seu DNA a filosofia e muitas ferramentas: 5S, gestão à vista, ciclo Plan - Do - Check - Act (PDCA), 5w2h, otimização de layout, Just-in-time, trabalho padrão, sincronização do fluxo de produção, espinha de peixe, qualidade na fonte, troca rápida de ferramenta, armazenamento no ponto de uso, produção puxada e Kanban, produção celular e manutenção produtiva total. Enfim, escolha a melhor para seu negócio;

Remunere por variável: O ser humano se movimenta por recompensa. A mente desenvolve gatilhos que motivam a busca por um resultado. Assim, pague o fixo, mas estabeleça um prêmio para aqueles que chegarem à meta (promoção, bônus, participação nos resultados).

Tem muita coisa que você pode fazer, apenas não fique sem fazer nada

O fundamental é ter um olhar crítico sobre os processos da empresa, objetivando enxergar os desperdícios e eliminá-los.

Esqueça e redução de custos e foque toda sua energia em reduzir os desperdícios, que a redução de custos será uma consequência natural de todas as suas ações.

Até a próxima!

Achiles Rodrigues

Publicado originalmente na Revista Mundo Logística

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