Mais comentada

Processo administrativo na pequena empresa - a teoria vale na prática?

Carlos Buzetto,
Certa vez, um de meus alunos, desanimado com a situação de sua empresa, disse-me que as teorias administrativas só existiam para as grandes organizações. Em sua pequena empresa de produtos plásticos, "nenhuma delas era aplicável", disse ele. Expliquei-lhe na época que talvez ele não estivesse conseguindo enxergar como e onde as teorias administrativas se materializavam. Vejamos a mais simples e primária delas: o processo administrativo, formado pelas quatro funções administrativas: o Planejamento, a Organização, a Direção e o Controle.
 
O Planejamento é a primeira função administrativa, que determina quais são os objetivos a serem atingidos e o que deve ser feito para alcançá-los. Nenhuma empresa pode trabalhar na base do improviso. É essencial estabelecer os resultados futuros que se pretende atingir, dentro de um certo espaço de tempo, e aplicando-se certa quantidade de recursos. Devem ser estabelecidos objetivos mais gerais, amplos e genéricos a serem perseguidos pela empresa como um todo, e cujo monitoramento fica a cargo do dono da empresa ou de seus dirigente maiores. É a partir desses objetivos organizacionais que a empresa pode determinar  metas a  seus funcionários  e estes possam dedicar seus esforços para alcançá-las.

Os planos são parte do planejamento, e dizem respeito ao curso de ação predeterminado para o alcance dos objetivos. Os planos fornecem respostas do tipo o que deve ser feito, quando, como, onde, por quem e quanto custará. Daí, quatro tipos de planos surgem: os procedimentos, relacionados ao método de trabalho; os orçamentos (budget), relacionados ao dinheiro a ser gasto/investido; as programações ou cronogramas, relacionado as às atividades ao longo do tempo; as normas e regulamentos, relacionadas ao comportamento dos indivíduos. De maneira implícita ou explícita, toda empresa possui planos; a diferença é que se forem feitos de forma explícita, fica mais fácil a difusão, o acompanhamento de sua execução e o engajamento dos funcionários. 

A Organização é a função administrativa ligada ao ato de organizar, estruturar e integrar recursos e departamentos incumbidos de sua administração, estabelecendo suas atribuições e interrelações. Faz parte da Organização, por exemplo, determinar as atividades específicas necessárias às pessoas e seus cargos. Em outras palavras, estabelecer quem faz o que na empresa, evitando duplicidade de funções ou atividades que não ficam claramente destinadas a alguém, o que geraria uma enorme confusão.

O papel da Direção é acionar e dinamizar a empresa, ou seja, fazer as coisas andarem e acontecerem. A Direção, como uma das funções administrativas, está relacionada com colocar as pessoas em ação. É a atribuição gerencial ligada ao exercício da liderança, exercendo influência sobre os funcionários. A influência pode ser feita por diversas formas – persuadindo, recompensando, punindo ou coagindo –, mas é preferível o uso da persuasão e do convencimento, e o uso da autoridade como último recurso.

O Controle como função administrativa tem a finalidade de assegurar que os resultados daquilo que foi planejado, organizado e dirigido se ajustem tanto quanto possível aos objetivos estabelecidos. O controle é um processo cíclico composto de quatro fases: Estabelecimento de padrões; Observação do desempenho; Comparação do desempenho com os padrões estabelecidos; Ação corretiva.

O estabelecimento de padrões é essencial, pois definem os critérios de desempenho que serão aceitáveis e inaceitáveis, sendo instrumentos essenciais para a tomada de decisão. Esses critérios podem ser: de quantidade (produção, clientes atendidos, níveis de estoque, horas trabalhadas etc), qualidade (especificações do produto, nível de defeitos, satisfação de clientes etc), tempo (de produção, de atendimento, prazos em geral etc) e custo (de produção, de armazenagem, de assistência técnica etc). A observação do desempenho é feita através de medidas diretas do desempenho segundo os critérios estabelecidos, ou de seu monitoramento de modo qualitativo. O que importa é uma verificação do desempenho em busca de informação precisa do resultado que está sendo controlado. A comparação do desempenho com o padrão estabelecido consiste em verificar se os critérios estabelecidos estão sendo cumpridos, ou seja, se os limites de desempenho estabelecidos estão sendo respeitados. Nesse processo é bastante útil o uso de gráficos, relatórios, índices e demais técnicas de comparação. Vale também ficar atento a indicadores que permitam comparação com empresas do mesmo setor ou de concorrentes. Finalmente, a ação corretiva é a tomada de decisão para manter o sistema dentro dos padrões estabelecidos para que os objetivos sejam alcançados, corrigindo-se erros ou desvios, ou ainda a reformulação dos objetivos segundo as novas contingências. 

Perguntei ao aluno como era o processo administrativo de sua empresa. Resumidamente, ele confessou que "fazia algumas dessas coisas", mas que "não tinha tempo para ficar planejando muito...". Perguntei-lhe, então: "O problema são as teorias administrativas?". Ao seu emudecimento, um sorriso meu encerrou a conversa. 
Avalie este artigo:
(0)

Curta o Administradores.com no Facebook
Acompanhe o Administradores no Twitter
Receba Grátis a Newsletter do Administradores

As opiniões veiculadas nos artigos de colunistas e membros não refletem necessariamente a opinião do Administradores.com.br.