Reuniões, reuniões, reuniões! Como hoje os profissionais podem otimizar seu tempo?

As reuniões estão presentes no dia a dia de qualquer profissional. Saber o que é preciso para realizar reuniões rápidas e produtivas se torna cada vez mais importante. Para que você realize reuniões mais assertivas, rápidas e produtivas, é essencial você se atentar para alguns passos:

Reuniões, reuniões, reuniões! Como hoje os profissionais podem otimizar seu tempo?
As reuniões estão presentes no dia a dia de qualquer profissional. Saber o que é preciso para realizar reuniões rápidas e produtivas se torna cada vez mais importante. Para que você realize reuniões mais assertivas, rápidas e produtivas, é essencial você se atentar para alguns passos:


1. Defina qual o objetivo para a reunião
Os participantes precisam chegar à reunião sabendo do que estará em pauta. O ideal é que as pessoas se preparem com sugestões, relatórios e informações que orientem as ações e tarefas que serão tomadas naquele momento, assim será possível ganhar tempo nas reuniões.


2. Deixe claro os temas aos participantes da reunião
O que frequentemente ocorre nas reuniões é o desconhecimento da pauta pelos participantes, desta forma o responsável por convocar a reunião gasta boa parte do tempo na explicação da pauta. Ao convocar uma reunião deixe bem claro a pauta que será discutida e ponha-se a disposição para esclarecimentos antes da reunião.


3. Selecione as pessoas certas para reunião
Para que a reunião seja efetiva, o ideal é que as pessoas selecionadas entendam do tema da pauta. O que ocorre em muitas reuniões é a convocação de participantes que não entendem do tema e desta forma não contribuem efetivamente para o resultado.


4. Agende um horário na sala de reunião
A reunião precisa acontecer em um lugar tranquilo, para que ninguém perca o foco e que não haja interrupções. Utilizar aquele espaço destinado a reuniões é a melhor opção.
4. Se atente ao horário e tempo de duração
O período da manhã é o mais indicado, pois todos estão com a cabeça fresca. A duração é outro fator importante e que precisa ser respeitado. Tenha em mente o tempo estimado que deseja gastar, mantenha o foco para que não se desvie do objetivo traçado anteriormente.


5. Comportamentos que prejudicam a qualidade e produtividade da reunião
Mesmo que o estresse esteja a todo vapor, lembre-se que para o feedback dar resultado é preciso ser individual e quando estiver no controle de seu estado emocional, ou seja não é o local, nem o momento apropriado para isso. Ironia e sarcasmo bloqueiam a comunicação eficaz entre as pessoas, além de não fazer bem para a relação profissional com sua equipe. Portanto para ter uma reunião produtiva, evite puxões de orelha e comentários improdutivos.


6. Ata, um instrumento importante
Durante a reunião documentar o que foi decidido e divulgar este documento para todos os envolvidos na reunião. Isto garante o alinhamento e fluidez na comunicação, deixando todos na mesma página com as respectivas responsabilidades pelas ações estabelecidas.


7. Ferramentas de Produtividade
Garantir a produtividade e documentação destas reuniões, muitas vezes não é fácil e pode se tornar uma atividade burocrática. Sabemos que quando o nível de burocracia se torna alto nas empresas se perde muito em resultados, pois passa-se a se focar nos meios em detrimento do fim. Hoje é possível encontrar no mercado ferramentas que ajudem o gestor a agilizar as reuniões, gerenciar as tarefas de forma rápida e eficaz. 

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