A gestão de Telecom não precisa ser um dos maiores custos da sua empresa. Descubra como alcançar a eficiência e qualidade com economia e maior controle

A gestão de Telecom é o conjunto de estratégias, plano de ações, recursos, pessoas e conhecimento que, de forma estruturada e focada, administram, validam e reduzem os custos com telecomunicações nas empresas.

A Gestão de Custos virou expressão de ordem em todas as empresas. Não basta apenas vender bem, com a concorrência maior e mais qualificada, nem sempre conseguimos praticar as margens ideais. É preciso gastar melhor e assim potencializar os lucros.

Em custos de Telecom não é diferente e é ainda mais importante. É uma área estratégica para o funcionamento das empresas, exige muito estudo e ações específicas, além de possuir muitos pontos de escape dos custos.
A Gestão de Telecom não precisa ser um dos maiores custos da sua empresa. Medidas simples e eficazes podem trazer ótimos resultados e reduzir os custos de Telecom.

Vamos falar da Gestão de Telecom, essencial para a redução de custos

As empresas sabem que é preciso não só conhecer os custos e saber que existem distorções. É preciso fazer isso de forma estruturada, repetitiva e baseada em processos.

A Gestão de Telecom apontará os problemas e as sugestões mais eficazes, as políticas que devem ser adotadas para manter os custos em níveis aceitáveis, num primeiro momento, e melhorar continuamente.

Algumas ações são valiosas para uma Gestão de Telecom eficiente na sua empresa.

1. Valorize a Gestão de Telecom
As empresas tendem a priorizar a atenção para os custos de venda, que impactam diretamente nas margens, com menos foco na importância do controle de gastos como os de Telecom. É natural diante de um mercado altamente competitivo e clientes mais exigentes, demandando mais esforços para conquistar clientes e aumentar faturamento.

Diante disto, na implantação de uma Gestão de Telecom, a empresa deve fazer uma divulgação ampla, mostrando a importância, o cenário atual, as ações de cada área e os ganhos que terão com elas – que, em última análise, melhorarão os resultados do negócio, beneficiando todos.

2. Descentralize a Gestão de Telecom para ganhar foco e eficiência
Pode parecer uma perda de controle sobre a gestão, ou mais custo, mas o efeito é contrário. As áreas conhecem profundamente o comportamento do seu custo de Telecom – onde é mais presente e necessário, onde pode ser reduzido e as soluções que podem ser aplicadas.

A descentralização permite ganhos reais e duradouros, porque são ações apoiadas nas necessidades específicas. Além disso, motiva o gestor local e seu pessoal a participar das discussões e definições.

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3. Invista em um Sistema de Gestão
Nada, no dia a dia de uma empresa, pode escapar de um controle sistêmico.
A quantidade e complexidade das situações a ser geridas e a abrangência dos custos de Telecom em uma empresa tornam obrigatório implementar um bom sistema de gestão – as planilhas, além de trabalhosas e sujeitas a erros, demoram muito para mostrar números que precisam ser vistos quase em tempo real, limitando a capacidade de reação que é essencial na gestão.

Em sistemas como o Optmize TEM, é possível analisar dados de consumo e performance, custos, contratos e uma série de outros parâmetros que vão ajudar a definir a melhor solução em cada área.

Defina o perfil de uso da sua empresa

É fundamental que a empresa tenha um perfil de Telecom definido – sobre serviços mais usados em cada área, o que não é mais usado, quais as operadoras envolvidas, a frequência e os comportamentos de uso.
Isto permite que a Gestão de Telecom possa avaliar distorções, sobreposição de uso, custo com serviços não usados, e tomar as decisões, em parceria com a Auditoria, reivindicando valores e direitos.

Construa um inventário de Telecom
Ter um inventário claro e sempre atualizado permite uma série de ações para melhorar significativamente o custo e otimizar a performance dos ativos de Telecom.

Monitore permanentemente o mercado de fornecedores
O mundo de oportunidades em Telecom é extremamente dinâmico, podemos perceber isso no comportamento das operadoras com nossas linhas particulares, imagine com grandes volumes de linhas com serviços – muitos sem necessidade.

É fundamental a pesquisa permanente dos fornecedores e suas condições atuais, produtos melhores – é possível um upgrade até por preços menores.

Outros órgãos qualificados podem ajudar muito neste trabalho de acompanhamento, como o Proteste. O mais importante é usar informação de qualidade que estiver nas redes para tirar o melhor proveito nas negociações.

Auditar para gerar receitas
A Auditoria torna possível levantar cobranças indevidas e outras situações irregulares, acionar os canais de relacionamento com os fornecedores para recuperar valores e fazer ajustes.

É um trabalho que tende a trazer dois grandes benefícios: a geração de margem (pela recuperação de valores) e a redução de custo pela mudança de comportamento dos fornecedores.

As empresas estão aprendendo que custo deve ser constantemente gerido e auditado.

Vamos falar de 8 dicas valiosas para reduzir os custos de Telecom da sua empresa

A complexidade de áreas - com suas necessidades de consumo, planos, tarifas e perfis de consumo – assusta quando queremos implementar a Gestão de Telecom, mas também demonstra que há muito espaço para ganhos permanentes, não só quando as medidas extremas são necessárias – quando pode prejudicar o atendimento e as vendas.

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E pode ser um grande case para outros grandes custos, como TI. Vamos falar de 8 dicas valiosas para reduzir seus custos com Telecom. Mas a lista é maior!

1. Você conhece os planos que sua empresa consome?
Sabemos o quanto, muitas vezes, é complicado entender e questionar o detalhamento de uma conta celular pessoal. Dentro de uma empresa, é uma tarefa que desanima a maioria.

Porém, uma Gestão de Telecom eficiente começa no entendimento dos planos, o alinhamento deles com a necessidade da área e a renegociação para planos atualizados.

Neste primeiro levantamento já encontramos oportunidades de redução consideráveis.

2. A descentralização valoriza a autonomia e gera motivação
Um plano de telefonia para a equipe de vendas interna é diferente da equipe externas, da controladoria e assim por diante.

É importante que a Gestão de Telecom leve isso em consideração e aposte na autonomia das áreas, para que as várias realidades sejam vistas, sem nivelar a uma política macro que seja excesso para alguns, falta para outros e ideal para ninguém.
A gestão por departamento permite que, na visão corporativa, a empresa perceba que os gastos com mais confiança nos resultados.

3. Invista em tecnologia para reduzir custos
Neste ponto os ganhos são sensíveis e imediatos além de colocar a empresa no mundo onde tudo acontece em alta velocidade – e muitos dos seus clientes já estão nele.

  • Priorize o uso das comunicações instantâneas, como o Whatsapp e os mais variados aplicativos de bate-papo. Eles são uma realidade, principalmente no envio de áudio.

  • Promova a cultura do e-mail, muitos assuntos podem – e alguns devem - ser conduzidos desta forma.

  • Prefira o Skype às longas reuniões telefônicas, principalmente em grupos.


Uma ação que potencializa o uso dos recursos acima é o uso de celulares mesmo internamente. É possível obter ótimos planos corporativos com aparelhos. Não é o caso de desativar as linhas fixas, mas é possível reduzir bastante a quantidade.

4. Invista em um Changement eficaz

O uso de telefones é um custo quase invisível para os colaboradores até a empresa focar na gestão e perceber o peso nos resultados. Por este motivo, é fundamental a mudança de cultura e a engajamento deles.

A empresa deve divulgar e reforçar claramente a importância da gestão com a prática das políticas e também com as atitudes dos funcionários. Evitar o uso das linhas para ligações particulares é uma delas.

E o gestor de cada área deve representar esta mudança de cultura.

5. Manter o inventário de Telecom atualizado e controlado
No primeiro momento, é fundamental levantar quantas linhas fixas e móveis, aparelhos e planos a empresa possui. É possível, já num primeiro levantamento, encontrar:

  • Linhas sem uso.
  • Planos obsoletos ou inadequados, substituindo por mais atuais e mais baratos.
  • Aparelhos que não suportam as inovações tecnológicas.
  • Linhas que eram usadas por funcionários desligados e até áreas desativadas.


Outro passo importante é adotar uma solução de sistema combinada a um processo definido para registrar as aquisições e baixas de itens – equipamentos e planos. Isto ajudará muito na visão rápida do inventário para as ações da Gestão de Telecom – por exemplo, avaliar uma troca de operadora.
No inventário já começamos a ver os ganhos de gestão e redução.

6. Invista no Co-billing
É um recurso importante que permite ter a portabilidade em todas as linhas da empresa para os contatos com seus colaboradores e obter uma redução substancial de custo.
Vale a pena conversar com uma consultoria especializada para entender melhor o uso deste recurso.

7. O BYOD ajuda na redução de custo de ativos
O Bring Your Own Device é estratégia para que os colaboradores usem os próprios aparelhos, reduzindo consideravelmente o investimento da empresa.

É recomendado que seja implementado com o apoio de consultoria especializada.
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8. Invista numa parceria especializada em custos de Telecom
A Gestão de Telecom é fundamental para melhorar a administração e reduzir custos. Porém, é um trabalho de muitas frentes e ações e corre o risco de perder em prazo e foco se não for bem administrado.

Uma consultoria especializada em Gestão de Telecom como a NSB fará toda a diferença na eficiência deste processo. São anos experiência e projetos específicos de Telecom que podem definir todos os aspectos – escopo do plano, ações e prazos – com mais rapidez, eficiência e demonstrar os ganhos com mais assertividade.

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A NSB é especialista em desenvolver soluções e tecnologias que otimizam e proporcionam maior performance para o seu negócio.

Flavio Adriano
CEO NSB
www.nsb.com.br

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Tags: custos finanças Gestão redução de custos reduzir custos tecnologia telefonia