Processos integrados à tecnologia simplificam a burocracia.

Quando você aplica tecnologia no seu processo, a burocracia tende a acabar, mais isso não depende somente da tecnologia, há mais fatores que podem trazer a burocracia para seus processos.

Quem busca a criação de processos dentro de uma empresa, visa padronizar, organizar e criar qualidade em tarefas do dia a dia, assim independente de quem o faça o resultado é o mesmo. E uma das grandes questões é, como não deixar os processos muitos burocráticos?
A resposta não é fácil, pois depende de muitos fatores, entre os principais estão, quais serão as métricas para medir a eficiência dos processos implementados, também qual será a ferramenta de melhoria contínua a utilizar, e o mais importante, como a tecnologia vai me ajudar na eficiência do meu processo?
Max Weber, criador da teoria da burocracia, em 1940, tinha um olhar diferenciado sobre esse termo que nos dias de hoje nos remete à demora, ineficiência.
Naquela época Weber disse, "A Burocracia é o único modo de organizar eficientemente um grande número de pessoas, e, assim, expande-se inevitavelmente com o crescimento econômico e político".
A ideia de Weber é a aplicação de um fluxo padronizado, sem variações. Observando o modelo clássico da teoria da administração, a teoria da burocracia é um avanço, porém, a teoria clássica da administração foi superada pela mudança de cultura e as novas tecnologias.
Não se tem registro de quando a palavra burocracia tomou o rumo hoje conhecido, inverso da idealização de Weber. Se pensarmos em casos atuais de burocracia, temos um exemplo vivido por todos, quando precisamos de um serviço público. A nossa máquina pública sofre com a burocracia, isso devido à falta de inovação e a demora de novas implementações.
Segundo estudos, a tecnologia vivida pelo setor privado demora em média 15 anos até chegar a máquina pública, são experiências muito distintas, e por isso temos essa visão da burocracia do setor público.
Então a burocracia está ligada somente a defasagem da tecnologia que tenho na minha empresa? Não somente, pois você pode incorporar a tecnologia mais recente para sua empresa, criar processos com fases redundantes, ou pontos de controle que dependem de um determinado indivíduo e as vezes ele "trava" o processo por ser um funil de processos.
A tecnologia é uma grande aliada até nesse ponto! Pense comigo. Em um setor comercial onde não se tem um sistema de gestão para controlar limites de desconto, retorno sobre vendas, parcelamento mínimo, e todos esses controles são feitos por uma pessoal que analisa cada orçamentos e depois passa para o gerente comercial fazer a última verificação, nesse caso, esse processo de verificação pode ser um gargalo no processo, tornando tal etapa burocrática, pois pode ser facilmente substituída por um sistema de gestão comercial configurado para que os vendedores não consigam ultrapassar os limites estabelecidos pelo gerente comercial, e mesmo que ele não esteja na empresa, o fluxo de trabalho vai continuar o mesmo, e ainda o gerente comercial consegue fazer seu papel que é buscar novas parcerias e negócios para a empresa. Esse pequeno exemplo pode ser visto em outros setores, em que uma tarefa se torna um obstáculo no fluxo mais eficiente de um processo.
Controlar um processo não é criar burocracia, mas criar gargalos de processos, ou redundância de tarefas, no exemplo citado acima, uma pessoa analisa todos os orçamentos, e depois da sua conferência passa para o gerente comercial que após seu aval é liberado, seguindo para a próxima etapa, isso vai se tornar um gargalo quando se tem uma equipe de vendas bem ativa. Então, quando se adota a gestão por processos dentro da empresa, a análise e desenho do processo se tornam aliados para encontrar essas ferramentas que podem evitar as burocracias.
Vale salientar que na utilização de algumas ferramentas, elas por si criam processos dentro da sua empresa, mas sempre vale adotar um programa de melhoria contínua para aperfeiçoar e personalizar os processos para sua rotina. Eu indico o PDCA como uma ferramenta de melhoria contínua que auxilia no dia a dia. Mais sobre PDCA e porquê você deve implementar a gestão por processos, você encontra no meu outro artigo sobre “A importância da implementação da gestão por processos”.

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