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Tecnologias para melhorar a organização pessoal

Contém discas de como utilizar algumas tecnologias da informação para otimizar o tempo e maximizar a eficiência.

Melhorar a eficiência é uma necessidade constante dos profissionais modernos. A forma tradicional de planejar a rotina e executar as atividades do dia-a-dia, com auxílio da tecnologia disponível, e a custo zero, pode trazer ganhos significativos de tempo e qualidade. Abordarei aqui minha forma pessoal de trabalhar com algumas dessas ferramentas, logicamente há outras possibilidades no mercado.

Aí está um grande facilitador, Google Agenda, costumo atualizar meus compromissos no notebook, porém, a agenda é automaticamente sincronizada também em meu celular. Com certa frequência, também crio compromissos diretamente no celular, os quais são atualizados imediatamente no notebook, mediante conexão de internet. Colegas de trabalho e outras pessoas que também utilizam essa ferramenta, podem compartilhar suas agendas nas modalidades de visualização, edição ou com um simples "livre x ocupado". Utilizo muito esse recurso quando preciso marcar uma reunião com outro usuário (colega ou cliente), visualizo os compromissos de ambos de forma sobreposta, com cores diferentes, para encontrar um dia e horário que seja adequado. O convite para a reunião ou compromisso pode ser feito diretamente da Agenda, com envio por e-mail e possibilidade de verificar se o convidado aceitou ou não, caso ele clique nos links de confirmação enviados. Um pequeno detalhe, porém, muito interessante, ao inserir um novo compromisso, geralmente no "local", digito o endereço ou nome do estabelecimento, que em geral é localizado automaticamente pelo Google Maps. Qual a vantagem disso? Quando chegar próximo ao horário, o celular avalia o local onde estou, calcula a distância até o endereço do destino, verifica o trânsito e envia um lembrete em tempo hábil, para não chegar atrasado. Posso inclusive clicar nas direções para traçar a rota e abrir o GPS.

E por falar ainda em reuniões, compromissos, lembro o desconforto ao esquecer de colocar o celular no modo de "vibração" e ele tocar no meio de um evento. Para isso não acontecer, recomendo utilizar o aplicativo Calendar Mute. Ele monitora os compromissos da agenda e 5 minutos antes da hora marcada, alterna para o modo "vibrar" e 5 minutos após o término, coloca novamente no modo normal. Bem útil!

Para guardar seus arquivos, é recomendável também não ficar preso ao seu equipamento (celular, notebook ou desktop), para isso, a dica é utilizar o Google Drive. Atualmente a Google disponibiliza 15 GB de espaço gratuito. Funciona como um "Office", só que on line, com planilha, editor de textos, apresentação, formulários além de diversas funcionalidades muito úteis, em especial a possibilidade de compartilhamento com outros usuários do sistema.  Imagine, por exemplo, uma planilha, onde algumas pessoas podem ter acesso para consulta, outras para edição, podendo ainda limitar a edição a algumas células ou planilhas, e onde todos podem acessar o mesmo documento, na mesma hora.

Outra ferramenta muito útil é o Google Keep, para notas rápidas, lembretes, listas de pendências, entre outros. Utilizo muito no notebook e mais ainda no celular. É possível criar notas e compartilhar com outras pessoas, atribuir cores, enfim, um bom local para guardar anotações e encontrá-las facilmente sempre que necessário. A sincronização com o celular é imediata. Um recurso bastante interessante é criar uma nota com um lembrete de local. Ou seja, quando chegar fisicamente no local marcado, o Keep enviará um aviso no celular. Por exemplo, se preciso conversar com algum cliente sobre um assunto específico, gravo uma nota e vinculo o endereço ou empresa do cliente. Quando chego no local, recebo o aviso, tudo muito prático. É possível também gravar notas com comando de voz no celular, o mesmo para compromissos na agenda, para isso, basta instalar no aparelho o Google Now Launcher, e nele configurar o reconhecimento de voz e o "OK Google" que aciona o serviço. Como isso pode ser útil? Você está no trânsito ou caminhando, pega seu celular, fala "OK Google" e diz um dos comandos disponíveis. A conversão em texto e inserção no aplicativo correspondente é imediata.

Ainda no entorno das utilidades pode-se considerar comprar um Smartwatch. Quando começar a utilizar, provavelmente não vai mais querer ficar sem ele. Utilizo o 'antigo' Gear 2, da Samsung desde 2014, posso dizer que estou bastante satisfeito. Algumas funcionalidades para usufruir no relógio: visualizar o remetente e o conteúdo de uma mensagem do WhatsApp, SMS, e-mail, quem está ligando, podendo até mesmo atender a chamada em modo viva voz, ou ainda recusar com um SMS pré-programado, por exemplo: "Estou em reunião, ligo assim que conseguir sair da sala". É discreto, numa reunião por exemplo, não precisa abrir o celular para ver porque está vibrando. No trânsito também é muito útil para visualizar quem enviou uma mensagem e seu conteúdo. Geralmente nos smartwatches há ainda outras funcionalidades como: possibilidade de efetuar chamadas, tirar fotos, fazer gravações de voz, calculadora, medir a pulsação, monitorar o sono, contagem de passos, entre outros. Há uma grande variedade de modelos, para todos os gostos e bolsos.

Como disse anteriormente, há outras ferramentas parecidas, mas, essas recomendo pela praticidade, qualidade e integração com smartphones com sistema Android. Para funcionar basta ter além do celular, um Gmail pessoal e os aplicativos acima (Agenda, Keep e Drive) instalados. 

Com essas e outras tecnologias um dos maiores ganhos é a praticidade, além das informações que estarão onde mais precisamos delas => sempre à mão e em qualquer lugar, dependendo apenas de um equipamento e conexão à internet.

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