Benchmarking – Parcerias em busca melhoria da empresa

Benchmarking – Processo Contínuo de Melhoria.... Em decorrência da diversificação de fatores competitivos no mundo dos negócios, muitas ferramentas administrativas foram elaboradas e implementadas durante as duas últimas décadas. Algumas bastante criticadas em relação à sua prática, como exemplo citamos a Reengenharia, não por sua eficiência, mas suas bases exigem das empresas um preparo maior na sua implementação. Por outro lado, algumas foram provavelmente mais trabalhadas e seus resultados são muito positivos, a exemplo falamos um pouco desta ferramenta chamada Benchmarking, que pela sua importância acadêmica já faz parte de muitos conteúdos programáticos de vários cursos, mais especificamente nas áreas das humanas e destacando-se o curso de Administração. Benchmarking é um processo contínuo de comparação dos produtos, serviços e práticas empresariais entre os mais fortes concorrentes ou empresas reconhecidas como líderes. É um processo de pesquisa que permite realizar comparações de processos e práticas "companhia-a-companhia" para identificar o melhor do melhor e alcançar um nível de superioridade ou vantagem competitiva. Como processo contínuo, exige das empresas uma investigação que fornece informações valiosas, um processo de aprendizado com outros, um trabalho intensivo, consumidor de tempo, que requer disciplina, tornando-se uma ferramenta viável a qualquer organização e aplicável a qualquer processo administrativo. Deixa de ser simplesmente a implantação de uma investigação que fornece respostas simples e "receitas" prontas, cópia, imitação , rápido e fácil de ser realizada. Logo, é necessário que as organizações que buscam o benchmarking como uma ferramenta de melhoria, assumam uma postura de "organização que deseja aprender com os outros" para que possa justificar o esforço investido no processo, pois essa busca das melhores práticas é um trabalho intensivo, consumidor de tempo e que requer disciplina. Portanto, benchmarking é uma escola onde se aprende à aprender. Benchmarking: Parcerias em Busca da Excelência Empresarial - Como Fazer ? Conceito Modalidade especial de aprendizado direcionada à revelação das melhores práticas de uma organização plenamente reconhecida como a número um de seu ramo, país, ou mesmo do mundo, no intuito de propiciar a quem inicia este tipo de estudo um quadro das possibilidades de melhoria. Tipos de Benchmarking (Camp) • Interno; • Competitivo; • Funcional; e • Genérico • Tipos de Benchmarking (Grupo Know-how) • Benchmarking interno; • Benchmarking competitivo; • Benchmarking competitivo setorial; • Benchmarking setorial; • Benchmarking funcional; • Benchmarking genérico; • Benchmarking horizontal; e • Benchmarking vertical O que é e o que não é Benchmarking • Uma panacéia, um programa; • Um livro de receitas; • Um modismo; • Ser um evento único; • Ser um processo de investigação que fornece respostas simples; • Cópia; e • Ser fácil ou rápido. Etapas de um Estudo de Benchmarking (1) Segundo Robert Camp: • Planejamento; • Análise; • Integração; • Ação; e • Maturidade. Etapas de um Estudo de Benchmarking (2) Segundo Spendolini: • Objeto; • Formação de equipes; • Identificação de parceiros • Coleta de dados; e • Ação Etapas de um estudo muito bem detalhado de Benchmarking Identificação das premissas da realização do Benchmarking • Esclarecer o objetivo do estudo; • Decidir o que envolver; • Definir o processo; • Considerar a finalidade do estudo; • Definir seus limites; • Acordar sobre o que acontecerá durante o processo; e • Elaborar um fluxograma do processo. Determinação do que medir • Examinar o fluxograma estabelecido anteriormente; • Fixar critérios de medição; e • Verificar se as medidas estão de acordo com os objetivos traçados. Determinação do referencial de comparação • Determinar o responsável pelo estudo (organizações especializadas, consultores); e • Determinar o tipo de Benchmarking. Reunião dos dados • Determinar a metodologia de recolhimento das informações; e • Organizar ou proporcionar as reuniões entre as empresas participantes do estudo. Análise dos dados e determinação do gap (lacuna) • Dados quantitativos; e • Análise qualitativa. Definição dos objetivos e determinação dos planos de ação • Definir os objetivos de perfomance; e • Desenvolver os planos de ação. Monitoração do processo • Assumir as mudanças; e • Torná-lo um hábito. Parcerias em Benchmarking Questões fundamentais: 1) Divisão dos investimentos; 2) Espírito de troca; 3) Recursos requeridos; e 4) Responder algumas perguntas-chaves, como: • O que o Benchmarking representa para nós/eles (parceiros)? • Por que nós/eles (parceiros) deveríamos/deveriam cooperar neste projeto? • Nós/eles (parceiros) temos/têm algo para oferecer em retorno? Regras de abordagem entre os parceiros • Cortesia; • Foco nas questões acertadas com as equipes; • Pontualidade; • Apresentação dos membros das equipes; • Profissionalismo; • Cumprimento das agendas acordadas; • Utilizar linguagem conhecida por todos; • Evitar discussões; e • Trocar agradecimentos. Mitos do Benchmarking 1) É caro demais; 2) A gerência não entende, não oferece o suporte necessário; 3) Você só pode fazer benchmarking com o melhor; 4) Não há processo análogo para estudar em minha empresa; e 5) É algo apenas para empresas grandes. Parâmetros do Benchmarking Segundo Robert Camp: • Conhecimento absoluto das operações internas; • Conhecimento sobre os líderes da indústria ou sobre os concorrentes; • Incorporar o melhor; e • Conquistar a superioridade. Conselhos para o sucesso • Seguir um modelo simples e lógico nas atividades do estudo; • Enfatizar planejamento e organização; • Usar o Benchmarking com enfoque no cliente; e • Tornar o Benchmarking um processo genérico. Princípios do Benchmarking • Reciprocidade; • Analogia; • Medição; e • Validade. Ética em estudos de Benchmarking • Legalidade; • Troca; • Confidencialidade; • Uso; • Primeiro contato; • Terceira parte; • Preparação; • Compromisso; e • Compreensão e ação. Os cinco estágios em Benchmarking 1) Negação; 2) Raiva; 3) Barganha; 4) Depressão; e 5) Aceitação. Por quê fazer Benchmarking? Segundo Spendolini: 1) Estímulo ao “pensamento do tipo para fora da caixa”; 2) Planejamento estratégico; 3) Previsão; 4) Novas idéias; 5) Comparações entre produtos/serviços/processos; e 6) Estabelecimento de objetivo. Quando Estudos de Benchmarking podem falhar? • Demora; • A escolha do alcance do estudo; • Incorporação dos fatores críticos de sucesso(FCS); • Cair na ilusão da melhor empresa; e • Administrar a mudança desde o começo. BOA SORTE - By Julio Iacia
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