E agestão do escritório em si?Você pensou nisto?
Ou seja, o básico, elementar e normalmente esquecido:
Quem vai digitalizar as peças para o processo virtual?
Qual a máquina que vai fazer o escaneamento?
Qual o sistema que vai gerenciar estas informações?
Nestas três perguntas estão dilemas de muitos escritórios jurídicos.
Qualquer um pode escanear documentos para o processo virtual, certo? Teoricamente, sim. Na prática, não. Quem vai fazer este trabalho tem que entender do processo virtual, saber como ele funciona, saber dos tamanhos dos arquivos, da leitura dos documentos pdf a serem enviados, enfim, no mínimo conhecer informática, processo civil e ser organizado(a). Não basta digitalizar. Tem que estar isto interligado ao sistema de gestão do escritório, ao comando da máquina de digitalizar, enfim, tudo faz parte de um contexto único.
A máquina de escanear faz toda diferença no ritmo e organização do escritório. Se a máquina escaneia em frente e verso, boa resolução com tamanho de documento pequeno, se ele agrupa petições do tipo várias em um único arquivo ou em arquivos separados, etc, isto fará com que o escritório possa digitalizar mais em menos tempo. Pense bem neste item. É essencial.
Outro quesito que muitos esquecem é a gestão dos documentos digitalizados. Não basta colocar “para dentro do sistema”. Tem que poder acessar facilmente os arquivos, tem que ser simples para inserir arquivos, tem que estar disponível o tempo todo em qualquer lugar, ou seja, não basta gerenciar processos. Tem que gerenciar o escritório.
O processo eletrônico não será apenas um meio diferente no seu escritório.Ele se traduz num divisor de águas entre aqueles advogados que farão disto uma revolução no seu negócio e crescerãoe os outros.
De que lado da divisa você está?