Implantação e Gerenciamento de Sistema de Custo

PUCPR – PONTIFÍCIA UNIVERSIDADE CATÓLICA DO PARANÁ ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS 4º PERÍODO NOTURNO ADMINISTRAÇÃO DE CUSTOS Implantação e Gerenciamento de Sistema de Custo CURITIBA. JUNHO DE 2006 ADEMIR FRANÇA Implantação e Gerenciamento de Sistema de Custo Projeto na disciplina de Administração de Custo ministrada pelo Professor Dauri Braga Brandão, da Pontifícia Universidade Católica do Paraná. Orientador: Prof. Dauri Braga Brandão. FOZ DO IGUAÇU ABRIL DE 2005 IMPLANTAÇÃO GERENCIAL DE UM SISITEMA DE CUSTOS Implantação de um sistema de apuração e contabilização de custos da produção. A implantação de um sistema de apuração e contabilização de custos da produtora deverá ser efetuada observando-se que a implantação do sistema requer um treinamento adequado de todo o pessoal envolvido, assim como todo sistema desenvolvido ou adquirido necessitará de ajustes que somente serão identificados na prática. Assim sendo, a implantação deverá ser efetuada Ø Da parte para o toda uma linha de produção ou um produto deverá ser escolhido para teste do sistema. Uma vez aprovado, outras linha de produtos serão incorporados; Ø Do simples para o sofisticado: quanto mais simples, mais fácil será o processo de implantação do sistema. Assim sendo, em princípio, somente os custos relevantes deverão ser apurados com precisão. A medida que o pessoal envolvido for se habituando ao sistema, outros custos passarão a ser apurados e controlados buscando-se o aperfeiçoamento do sistema. REAÇÕES INICIAIS DO PESSOAL DA PRODUÇÃO Em princípio o pessoal da produção tem por objetivo, principal a produção não se importando com controles burocráticos, considerando-se que a participação desse pessoal é fundamental para o sucesso do sistema, tornando-se necessário um trabalho de conscientização da importância das informações gerencias pelo sistema. Os relatórios gerados pelo sistema deverão ser divulgados ao pessoal da produção para que eles possam constatar a importância e os resultados apurados com as informações que eles geraram. ANÁLISE DO CUSTO/BENEFÍCIO A implantação de um sistema de apuração de custos, principalmente quando integrada à contabilidade geral, é onerosa pra a empresa, pois requer pessoal especializado e envolve certa burocracia. Assim sendo, é necessário que haja uma análise dos resultados obtidos para ver se compensam os custos exigidos. Em períodos de alta inflação, os resultados apurados por um sistema de apuração de custos baseados em custos históricos ficam distorcidos e exigem ajustes extra contábeis para poderem ser analisados. Por outro lado, o sistema de custeio por absorção engloba os custos fixos que são apropriados aos produtos por meio de critérios de rateio nem sempre adequados. Assim pode ser mais interessante para a empresa manter um sistema de apuração de custos: Para fins gerenciais baseados no custeio variável, valorizado ao custo-padrão atualizado. Para fins fiscais, valorizar seus estoques de acordo com os critérios estabelecidos pelo fisco, para as empresas que não mantenham sistema de apuração de custos integrado à contabilidade geral. ROTEIRO PARA INPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE APURAÇÃO DE CUSTOS DA PRODUÇÃO. Na implantação de um sistema de apuração de custos da produção, geralmente deverão ser seguidos os seguintes passos: • Conhecimento da empresa de um modo geral É necessário conhecer a estrutura administrativa e gerencial da empresa pra que sejam definidos os objetivos a serem atingidos pelo sistema a ser implantado, esses objetivos serão formulados de acordo com o nível de controle existente e a necessidade de informações para a tomada de decisões. • Conhecimento dos produtos e do sistema de produção Logicamente um bom sistema de apuração de custos somente poderá ser desenvolvido por quem conheça bem os produtos e os sistemas de produção. Sendo assim, é preciso que sejam feitas visitas às fábricas e entrevistas com o pessoal de produção para conhecer o sistema de produção da empresa e seus produtos.”Pacotes” adquiridos nem sempre são adequados, pois cda empresa tem peculiaridade própria e é fundamental que o sistema de apuração de custos se adapte ao sistema de produção, e não o contrário. • Definição dos centros de custos Uma vez conhecido o sistema de produção, deverão ser identificados os centros de custos auxiliares e os produtivos. Essa definição é importante, pois depende dela a incorporação adequada de todos os custos ao produto. IDENTIFICAÇÃO DOS CUSTOS DIRETOS E INDIRETOS Por meio desta classificação, serão conhecidos os custos: o Que serão identificados e apropriados aos produtos por meio de requisição de materiais, apontamentos de mão-de-obra etc. Este é o caso dos custos diretos. o Que serão apropriados por meio de rateios – custos indiretos – ou de direcionadores. A identificação dos custos mais importantes pode ser compreendido de acordo com a aplicação da análise de custo x benefício, no caso: ü Os custos mais importantes serão bem mais controlados . ü Os custos considerados irrelevantes terão controles menos rígidos. De acordo com o critério de rateio e de direcionadores de custos, diz-se que custos mal rateados podem distorcer os resultados apurados. Dessa forma, é necessário o máximo de atenção ao se definirem os critérios de rateios dos custos indiretos, principalmente os fixos. Critérios de rateios válidos para uma empresa, nem sempre são válidos para outras empresas, pois cada uma tem suas próprias características. RELATÓRIOS GERENCIAIS Como produto final de suas atividades, a Controladoria precisa emitir, para os diversos níveis de executivos da empresa, um conjunto de relatórios informativos e esclarecedores relacionados com as atividades da organização e dos diversos departamentos. Todo o trabalho desenvolvido pelo analista de custos, não será de muita utilidade se não for acompanhado de um sistema de relatórios por meio de qual se procura levar os resultados conclusivos à atenção dos diversos gestores e tomadores de decisão na empresa. O sucesso do responsáveis pelos setores de custos começa a se tornar evidente a partir da conscientização de que sua função básica é atender às solicitações do usuário da fábrica. Portanto, os relatórios de custos devem ser elaborados de tal forma que possam ser entendidos também, principalmente pelas áreas não financeiras. São fundamentalmente as áreas produtivas que estão mais envolvidas e comprometidas com o controle e redução dos custos, sendo, portanto, de se esperar que tomem ações corretivas que visem à adequação às metas e padrões definidos. Para facilitar tal missão, tais áreas precisam receber relatórios e recomendações escritas em linguajar claro, com o uso de um vocabulário claro adequando e adaptado às pessoas não versadas em contabilidade e finanças. QUESTIONÁRIO PARA AFERIÇÃO DA QUALIDADE DO SISTEMA DE RELATÓRIOS A qualidade do sistema de relatórios de custos deve ser objeto de constantes e criteriosas avaliações, em virtude de sua importância para o gerenciamento de uma empresa. Essa avaliação pode ser feita com base na aplicação de um questionário simples, adaptado para as peculiaridades de cada organização. Modelo de questionário SIM NÃO Os relatórios são emitidos em curto espaço de tempo, de forma a possibilitar as tomadas de medidas corretivas em tempo hábil? As análises são efetuadas levando em consideração os conceitos de responsabilidade, de acordo com os diversos níveis hierárquicos? São comparativas com os resultados de meses ou períodos anteriores? As conclusões do relatório permitem as adequadas atribuições de responsabilidade? O Analista de custos preocupa-se com os fatos de real importância para a organização? Foram regularizadas as falhas reportadas em relatórios anteriores As críticas e recomendações contidas no relatório levam em consideração os aspectos práticos de mercado? As aplicações de recomendações são viáveis, sob os aspectos técnicos e econômicos? Os resultados das Análises de Custos tem contribuído para a melhoria no gerenciamento da organização? INFORMAÇÕES DE SAIDA DOS RELATÓRIOS DOS SUBSISTEMAS As informações como produto final de um Sistema de Contabilidade Gerencial devem ser dirigidas no sentido de auxiliar nas tomadas de decisões. Diferentes empresas terão necessidade de diferentes tipos de informações, para esse efeito. Uma importante informação para determinada empresa pode não ter a mesma validade para outra organização de ramo, porte e constituição diferentes, no entanto, existem certos tipos de informações, como aquelas voltadas para a tomada de decisões sobre o lucro. Ou a liquides financeira que são comuns a todas, ou pelo menos à grande maioria das empresas. As relações exposta a seguir abrange os tipos de informações de maior valor para as empresas, considerando as informações de saída do sistema separadamente para cada um dos subsistemas mencionados, sem considerar os níveis da organização aos quais devem ser endereçadas. Sistema de contabilidade de custos: Deve incluir os principais departamentos ou centros de custo de produção, conforme o organograma, detalhando os valores reais, orçados e as variações. Relatórios de ponto de equilíbrio, nos casos em que o sistema de custo direto é adotado; Demonstração de vendas por produto ou linha de produto, incluindo-se aplicável, separação por canal de distribuição, em quantidades e valores reais, orçados e variações; Relatórios de investimentos: convenientemente detalhados, com valores reais, orçados e variações; Relatórios de custos financeiros: com valores reais, orçados e variações; Relatórios de composição de estoques: enfatizando itens de baixa rotação e obsoleto, entre outros dados. SUBSISTEMA DE APURAÇÃO DE CUSTOS Relatórios de custos setoriais e unitários de produção: com valores reais, orçados e variações; Relatórios de análises de custo: decompondo custo excepcionais e analisando variações de orçamento; Relatórios de utilização e desempenho de mão-de-obra e de equipamentos: focalizando níveis de produtividade, paradas imprevistas, etc. ESQUEMATIZAÇÃO DO SISTEMA DE RELATÓRIOS GERENCIAIS Estudar criteriosamente as funções administrativas, financeiras, produtivas, comerciais e operacionais da empresa: 1 – Situar adequadamente o subsistema contábil dentro do sistema global de informações. 2 – Verificar com os responsáveis pelos vários departamentos quais as informações que eles necessitam para desempenhar suas funções e sistematizar a coleta, o registro, o tratamento e a apresentação dessas informações, como saídas normais e periódicas do subsistema contábil financeiro. 3 – Adaptar o grau de complexidade e a periodicidade do relatório ao ambiente e estilo da organização, no sentido de adequá-lo à expectativa dos gerentes e demais usuários. 4 – Apresentar as informações e dados da maneira mais simples possível mesmo quando o assunto reportado for complexo. Utilizar as adequadas técnicas para uma fácil visualização e entendimento do relatório. 5 – Evitar a linguagem e os termos técnicos contábeis. Os demais executivos podem não ser versados em contabilidade. No entanto, isso não pode representar , obstáculos para o pleno entendimento dos relatórios produzidos pela Controladoria. 6 – Consultar os especialistas no caso de necessidade de conhecimentos técnicos e científicos que fogem ao campo do conhecimento do contador. Podem haver situações que exijam a elaboração de complexos modelos estatísticos ou matemáticos para o entendimento do problema, quantificações das variáveis etc., quando, então, torna-se imprescindível a assessoria de especialistas para a elaboração dos relatórios conclusivos. 7 – Conhecer as limitações do sistema de informações contábeis, considerando sempre o fato de que muitos fatores e eventos importantes para a organização não são passiveis de mensuração monetária. PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS DOS RELATÓRIOS GERENCIAIS As informações geradas pelo sistema devem: § Ser contidas num sistema de relatórios periódicos definido; § Ser estratificadas para cada nível de cargo com poderes de decisão; § Ter a profundidade de detalhe que cada um desses níveis requer; § Ser oportunas, antecipando-se ao momento em que as decisões deve ser tomadas; § Ser econômicas, isto é, não ter um custo de apuração superior às eventuais perdas que sua falta possa acarretar. Se as informações de entrada num sistema de contabilidade gerencial tem forma e apresentação influenciada por condições internas, pois provem dos mais diversos setores e nuca são destinadas apenas a alimentar o sistema mas também instrumentos de controle da gestão rotineira da empresa, o mesmo não acontece com as informações de saída, as quais são fruto direto do sistema, com um objetivo específico. Isso significa que as informações de entrada devem, muitas, vezes ser recebidas no sistema também voltadas para auxiliar a administração das operações diárias e não apenas para alimentar o Sistema de Contabilidade Gerencial.
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