O problema é a comunicação nas empresas

No mundo atual ouvimos falar que estamos imersos nas informações, pois participamos da “era das informações”. Agora eu pergunto: “De que adianta ter tantas, ou melhor, todas as informações se não sabemos comunicá-las no tempo certo e no momento oportuno?” Quando nos deparamos com este fato no dia-a-dia nas empresas que trabalhamos surge outra questão. Porque as informações não percorrem os departamentos de nossa empresa se temos todas as informações dos produtos, serviços e necessidades dos clientes? Porque não estamos prestando um bom serviço, apresentando um bom produto ou atendendo as necessidades de nossos clientes?
A razão de tudo isso está no fluxo da comunicação dentro da nossa empresa. Será que o caminho pelo qual devem percorrer as informações, chamado de “canal”, é realmente um meio de comunicação? No fundo de tudo isso, torna-se latente a pergunta: “O que acontece com a comunicação?” Para responder a esta pergunta sugiro quatro caminhos que, na verdade, não deixam de ser quatro abordagens do mesmo assunto.
Comunicação inadequada Muitas vezes falamos com clientes ou com fornecedores ou até mesmo com vendedores novatos sobre realidades do nosso trabalho que eles desconhecem. Já presencie recepção de pedidos de compradores novatos que não sabem nem o que estão pedindo. Neste caso, usamos uma linguagem específica sobre o assunto e eles acabam ficando alheios ao tema. Por conta disso, não conseguimos atender as verdadeiras necessidades do cliente. É importante no primeiro contato com o cliente ou fornecedor, perceber o nível de conhecimento do assunto que será abordado para que o cliente entenda o que está sendo transmitido e não fique numa situação desconfortável. Já ouvi um pai de família responder a pergunta do filho, de uns 6 ou 7 anos, sobre “o que é água” da seguinte forma: “Filho a água é um elemento químico essencial para a vida”. Pergunto-me, o que ele poderia ter entendido?
Falta de comunicação O que dizer então quando as pessoas, mesmo tendo todas as informações não conseguem passá-las adiante no momento certo e no tempo oportuno, quando se precisava realmente. Isso acontece em todas as empresas diariamente, mas este tipo de problema, muitas vezes, não é considerado como “importante”, mesmo sendo ele a base dos grandes conflitos dentro das empresas, sabotando decisões, ações e metas. Infelizmente, as pessoas, por não terem consciência da magnitude do desafio, acham que as dificuldades de comunicação são problemas menores, não relevantes. Nestes casos a empresa transforma-se numa arena, na qual as pessoas buscam preservar seus espaços, manter seus poderes, acreditando que podem se manter nos seus cargos segurando informações e controlando a comunicação.
Falta de sincronismo na comunicação Acontece quando estamos ouvindo o mesmo assunto, porém submersos em realidades diferentes. É comum encontrar pessoas ocupando cargos nas empresas por indicação, por exemplo, e não por conhecimento. Negociar com este tipo de pessoas torna-se inviável porque o vendedor fala uma coisa e a pessoa imagina uma outra justamente por não ter o conhecimento da área e do assunto a ser tratado em dita negociação. O sincronismo na comunicação exige que os interlocutores estejam imersos no mesmo paradigma, que tenham alguns pré-conceitos (pré-conceito no sentido de pré-conhecimento do assunto a ser tratado) do que estão gerenciando. Por isso, antes de participar de uma reunião é importante pesquisar tudo sobre o assunto, fazer as perguntas pertinentes no momento oportuno para não passar por tolo.
Temos muitos recursos e poucos meios que funcionam Não adianta ter todas as informações e todos os meios de comunicação ao nosso alcance se não foram usados para tais fins. Já conheci pessoas que entram para ocupar cargos importantes em empresas tecnicamente avançadas, mas com bagagens de empresas tecnologicamente desatualizas. Nesse caso, encontram ferramentas modernas e necessárias como comunicadores internos, intra-net, sites, e-mails, celulares de todo tipo, jornais internos, mas não sabem usá-los e ainda resistem à existência deles. Nesse sentido, chamo a atenção dos dirigentes que contratam esse tipo de pessoas para que programem a chegada dos funcionários visando sua integração na equipe de trabalho de forma sincronizada dentro dos padrões já existentes, acompanhando-os de perto por meio de treinamentos.

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