O que é um profissional com falta de foco?

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Você é um profissional "windows"? Bem que este poderia ser o tema deste artigo, mas evitei a escolha para não parecer merchandising. Profissional "windows é aquele que executa um sem número de ações e tarefas ao mesmo tempo e, à semelhança do famigerado sistema operacional, é conhecido como multitarefa. 

O mercado, cada vez mais, exige profissionais com este perfil, de realizar várias coisas ao mesmo tempo para dar conta das inúmeras exigências de seu trabalho. Isto é um reflexo do ambiente competitivo e dinâmico em que vivemos. Essa constatação, porém, apresenta duas implicações:

Profissionais altamente versáteis - para ser bem-sucedido, um profissional do nível gerencial precisa desenvolver várias habilidades e competências para dar contas das inúmeras exigências de sua função. Uma delas é a capacidade de realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Uma competência essencial, considerando o volume de trabalho requerido para este tipo de profissional.   

Profissionais altamente dispersos - o outro lado da moeda é que, com quanto mais tarefas e atribuições um gestor se envolver, menor o tempo gasto na análise e tomada de decisões em cada uma. Quanto maior a variedade de assuntos com os quais o gestor tem de lidar, maior o nível de dispersão e distração. Isso pode resultar em inúmeros problemas como decisões tomadas sem a devida profundidade, implementação de estratégias e ações periféricas (que não atingem a raiz dos problemas) e prejudicar o alcance dos objetivos organizacionais, além é claro do estresse gerado pelo alto volume de responsabilidades, para o gestor e para a equipe.

Uma das características mais evidentes presente no perfil desses gestores é a falta de foco para realizar tarefas e alcançar os objetivos. Certamente você conhece aquele tipo de profissional que assume muitas atividades e projetos e não conclui, com sucesso, quase nenhum.

Conheço várias situações em que gestores desviaram sua atenção para questões menos importantes em determinado momento e tiveram sérios prejuízos, como insatisfação e perda de clientes, queda nas vendas, perda de membros importantes da equipe, etc. Um exemplo: determinado gestor resolveu "lançar" um novo produto, que na sua visão era revolucionário. Milhares de reais forma investidos na criação da estrutura para que o produto fosse colocado no mercado. Porém, os clientes continuavam reclamando dos serviços oferecidos e pela infra-estrutura de atendimento precária. Houve, neste caso, falta de foco. Para se executar qualquer ação no âmbito de uma empresa é preciso focar nas ações mais prioritárias. Mesmo que não sejam de alto apelo propagandístico para seu idealizador. 

Faça você mesmo um pequeno teste, respondendo as questões abaixo e veja se você ou seu superior são profissionais que carecem de falta de foco:

- Você gasta tempo demais com assuntos de pouca relevância em seu trabalho?

- Decisões e tarefas importantes são sempre adiadas para resolução de problemas de natureza operacional?

- Você está sempre apressado e não tem tempo para mais nada fora do trabalho?

- A todo momento você tem de interromper seu trabalho para atender a solicitações de sua equipe que parecem pouco relevantes?

Se a maioria das respostas for sim, não se desespere. Existem várias estratégias gerenciais que você poderá lançar mão para minimizar esse problema e obter melhores resultados de seu trabalho. Dentre as quais:

- Identificação das ações principais e secundárias - use o princípio de Pareto. Geralmente 80% dos problemas requerem atenção em apenas 20% das causas. Fazendo esta análise, você poderá, muito mais facilmente, dar atenção ao que realmente é importante;

- Identificação das decisões rotineiras que você tem de tomar periodicamente (decisões programadas) - fazendo essa classificação, você poderá delegar as decisões rotineiras para a sua equipe ou mesmo 'automatizá-las';

- Delegação de autoridade à sua equipe - crie manuais que orientem a tomada de decisão dentro de certos limites. Por exemplo, cada compra da empresa não precisa passar por sua autorização, basta colocar no papel as diretrizes que orientem as compras de rotina. Acima de determinados limites você poderá ser consultado;

- Participar de um curso sobre gestão do tempo - um curso de gestão de tempo ajuda o gestor a rever suas prioridades e ensina técnicas eficazes para aumentar espaço em sua agenda;

- Atribuir um prazo para cada ação que for executar - fazendo isso, é possível criar um cronograma que será um instrumento útil para que você possa monitorar se suas próprias ações ou tarefas estão dentro do prazo. É uma ferramenta útil também para avaliar a sua equipe;

- Não aceitar mais tarefas do que possa efetivamente concluir - isso depende do bom senso de cada profissional. Muitos profissionais, na ânsia de querer 'mostrar serviço' assumem um grande volume de responsabilidades, às vezes muito acima do que podem dar conta. Um profissional ganha mais destaque assumindo menos responsabilidades, mas dando conta do recado.

Agindo dessa maneira, é possível reduzir o estresse e o nível de improvisão no trabalho e obter melhores resultados. Pense nisso.