Projeto de Organização e Racionalização Grupo Ferrari S/A - Pirassununga - SP

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É com alegria que eu inicio esse Blog, falando de nossos Projetos e assim, os visitantes poderão tem uma visão macro da qualidade que os serviços da Docfacil.

Como inicio do post eu escolhi o meu primeiro projeto que administrei sozinho,um projeto que nos rendeu 1.700 caixas de arquivos, 45 livros fiscais e quase 16 t de material que foi descartado.

O Projeto da Ferrari Agroindustria nos abriu caminho para atuarmos no mercado da região de Porto Ferreira.

O Projeto

Quando a FERRARI AGROINDÚSTRIA S/A buscou uma solução de Racionalização de seu Arquivo Morto junto a DOCFÁCIL – Sistemas de Arquivos Inteligentes, ela buscava muito mais que somente ORGANIZAR e RACIONALIZAR seus arquivos.
Ela queria que o Arquivo Morto fosse Informatizado mais que   conservasse as características da Empresa. Enfim, que fosse um trabalho PERSONALIZADO.

Entendemos que, não havia ali somente documentos que a Legislação ordena que seja arquivado. Naquele volume de documentos estava a IDENTIDADE DA EMPRESA. E essa identidade deveria ser PRESERVADA.

Munido destas informações desenvolvemos um Plano de Ação junto com a empresa. A Base para este Plano de Ação foi:

•Seleção da Mão-de-Obra: Com apoio do Departamento Pessoal do cliente, selecionamos mão-de-obra especializada, que conhecesse da importância de um Arquivo dentro de uma empresa, com conhecimento em nível intermediário de Informática, e que estivesse cursando o 3º ano técnico de Contabilidade ou 1º ano Universitário.

• Foram escolhidos 3 profissionais. Dentre eles um foi nomeado Supervisor por parte da DOCFÁCIL. O cliente também nomeou um Coordenador. Estas duas pessoas trocariam informações diárias para a elaboração do trabalho.

•Conhecendo o Arquivo: Tivemos a sensibilidade de conhecer o Arquivo do cliente. Cada local, desorganizado ou não, como estavam arquivados estes documentos.

• Procuramos conhecer a “nomenclatura” dada pela empresa a estes documentos. Percebemos que há mais de 55 anos, era atribuído um determinado nome a cada atividade da empresa. Se era área agrícola, tinha um nome, se era área industrial, outro nome.

• Essa característica permaneceu, porem a modernização foi necessária.

Como era o Arquivo Morto da Empresa antes do Projeto:

Normas e Procedimentos:

• Normas e Procedimentos: O próximo passo foi definir as Normas e Procedimentos para a manipulação destes documentos.

• Quais documentos seriam enviados ao Arquivo?

• Como seriam enviados?

• Como seriam classificados?

• E o lançamento no sistema?

• Como seria o sistema de busca destes arquivos?

• E a retirada destes documentos?

•Quais documentos seriam enviados ao Arquivo?:

Foi definido junto a diretoria que:

• Documentação Legal : Enviado mensalmente pelos departamentos, com a Relação de Remessa devidamente preenchida.

• Os remetentes seriam responsáveis pelo envio organizado destes documentos.

• Documentação Interna: A documentação interna ficaria arquivada nos departamentos por dois anos mais o ano atual. Os arquivos posteriores seriam descartados.

Classificação dos Documentos:

•Como seriam classificados os documentos: Quanto a classificação, nós separamos por departamentos. Com a ajuda da Tabela de Temporalidade Documental, classificamos por tempo legal de guarda de todos os documentos.

• Nesta classificação, já separamos o material que por lei poderia ser descartado.

• Aproximadamente 15.250 kg de documentos foram descartados.

• Segue fotografias do processo de descarte de documentos:

Processo de Descarte:

Como ficou o Arquivo Morto Após a Conclusão do Projeto: