REUNIÕES: FERRAMENTAS OU ARMAS?

Hoje nas organizações as reuniões que deveriam ser ferramentas para auxiliar na administração do tempo, no foco em resultados, no desenvolvimento dos profissionais são verdadeiras armas no sentido destrutivo. Elas auxiliam na imagem negativa da empresa para o ciente externo, quando este escuta sempre: Fulano está em reunião..., bem como para o cliente interno que acaba não dando mais o devido crédito pela má condução das mesmas.
Essa ferramenta perdeu seu foco por má utilização, mas podem e devem ser aliadas para motivação de equipe, para revisão de objetivos e metas, para planejamento...
Mas o que fazer para garantir uma reunião produtiva? Vamos a algumas dicas:
- Defina que objetivos são válidos para a convocação de uma reunião.
- Explique claramente aos participantes suas expectativas quanto aos resultados da mesma.
- Faça uma agenda detalhada contendo os pontos ou tópicos que serão abordados.
- Envie, antecipadamente, a agenda para os participantes.
- Convide apenas as pessoas cuja presença é necessária e deixe claro o que espera de cada uma delas.
- Permita que as pessoas entrem e saiam de acordo com a necessidade de suas presenças.
- Agende os assuntos com horários específicos e as pessoas envolvidas em cada um para que as pessoas não escutem assuntos que não são do seu interesse.
- Prepare-se para a reunião: leve todo o material pertinente e use ilustrações quando as mesmas puderem transmitir de forma mais eficaz seus pontos de vista.
- Desligue o celular. Se precisar ser interrompido avise com antecedência os presentes.
- Faça uma pauta com tempo devidamente previsto e controlado.
- Coloque tudo na ata, para serem lembrados no início da próxima reunião os tópicos de maior interesse ou pendências.
Vários são os métodos eficazes para as reuniões, estes são apenas alguns exemplos, mas se os seguirmos já estaremos mudando para melhor uma parte de nossa atuação profissional.

Isabel Rios Piñeiro
Diretora da Paradigma Consultoria em RH
Autora do livro Metamorfose do Líder uma jornada para o autocoaching