Tornandos as Reuniões Mais Eficazes

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Quantas de nossas reuniões são realmente eficazes e surtem o resultado esperado?
As vezes passamos o dia em reuniões intermináveis e improdutivas, que só atrapalham nossa agenda e não vão gerar nenhum tipo de resultado prático. Para evitarmos este tipo de situação, listo abaixo algumas dicas que podem nos ajudar a tornar nossas reuniões mais dinâmicas e produtivas:
 

1. Só marque uma reunião se ela for realmente necessária. Muitas vezes problemas rotineiros podem ser resolvidas com um simples telefonema ou ida até a mesa do colega para uma conversar rápida;
    
2. Caso a reunião seja inevitável, sempre encaminhe na convocação os assuntos que realmente serão abordados para que a pessoa que recebe o convite analise se sua participação é relamente necessária;
3. Determine o tempo máximo da reunião e seja criterioso neste sentido. Jamais ultrapasse o tempo limite determinado para aquela reunião. Algumas empresas até colocam um cronômetro na sala. Isso faz com que os participantes realmente respeitem o horário estipulado;
4. Determine um responsável por conduzir a reunião. Não necessariamente deve ser alguém previamente determinado. Pode ser alguém escolhido pelo próprio grupo. Esta pessoa terá a função de conduzir a reunião da melhor forma possível, respeitando o tema e o tempo e procurando evitar conversas paralelas que atrapalhem a reunião;
5. Sempre redija uma ata após a reunião com datas e pessoas responsáveis por conduzir cada etapa posterior necessária. Isso ajudará o grupo a acompanhar se o que foi discutido esta realmente sendo colocado em prática;
6. Não inicie a reunião com atrasos. Inicie sempre no horário determinado. Se alguém se atrasar, esta pessoa ficará constrangida e com certeza não chegará após o horário nas próximas reuniões.
    
7. Por fim, nunca deixe que uma reunião dure mais do que 2 horas. Estudos comprovam que após este período, as pessoas não conseguem mais ter o mesmo nível de concentração e atenção ao que esta sendo discutido. Se realmente for necessário, talvez o melhor seja marcar uma outra reunião para continuar a discutir o tema.