Como Organizar e Implantar Centro de Documentação/CEDOC

Qualidade Assegurada na Gestão de Documentos

Objetivos

Apresentar as rotinas para implantação e organização de um Centro de Documentação / CEDOC na Administração Pública ou Privada, envolvendo a concepção, a reforma ou construção do local, a composição do acervo, estrutura organizacional, metodologia de organização, cronograma de execução e perfil ideal do Gerente do Projeto de Implantação e Equipe.

O curso estará voltado para as áreas Administrativa, Técnica e Legal, abrangendo os principais Departamentos da empresa, proporcionando idéias e soluções para melhor gerenciar a documentação e informação empresarial.

Ao final do curso, os participantes, terão soluções para o Gerenciamento da Documentação, com condições, inclusive, de elaborar o Plano de Trabalho e Cronograma de Implantação.

Indicado à

Profissionais de todas as áreas do conhecimento, que tem a necessidade de administrar, organizar ou gerenciar a documentação e informação em sua empresa ou instituição, para atender com excelência, colaboradores, clientes e fornecedores, com qualidade assegurada na prestação de serviços.

Instrutor

Juan Cacio Peixoto

Bibliotecário pela Universidade Federal do Espírito Santo com Especialização em Organização de Arquivos / USP.

Experiência em Arquivologia, Biblioteconomia e Documentação.

Tem desenvolvido importantes projetos nessas áreas para empresas de diferentes portes, na organização de Arquivo Técnico e Administrativo.

Transfere com muita clareza em seus cursos, valiosas experiências absorvidas em suas múltiplas consultorias em empresas como AMBEV, Elekeiroz, GE Dako, Companhia de Seguros Aliança do Brasil, Westfalia, Wacker, Shopping Center Norte, Diamantino Advogados Associados, Nôa Nôa, Franco Contabilidade, Securit, Lojas Copel dentre muitas outras de igual destaque.

Programa

1- Gestão de Documentos

• Conceito. Para que serve?
• Objetivos do Programa de Gestão de Documentos
• Amparo Legal: Lei, Decreto, Resolução e Portaria
• SIGA – Sistema de Gestão de Documentos da Administração Pública
• Manual de Gestão de Documentos

2- Organização do Centro de Documentação

• Definição
• A importância do CEDOC no Sistema de Gestão de Documentos
• Competências do Centro de Documentação

3- Estrutura organizacional

• Organograma do Centro de Documentação
• Produtos e Serviços
• Perfil técnico e de pessoal

4- Planejamento do espaço físico – Módulo I

• A importância de um bom planejamento
• Definição do local: siga um Check list
• Centralizar ou Descentralizar: a importância da definição
• Normas para construção e reforma de espaço para o CEDOC

4.1- Planejamento do espaço físico – Módulo II

• Estrutura física do prédio
• Os cuidados na construção ou reforma
• Lay - out adequado para um melhor aproveitamento do espaço
• Iluminação, ventilação e equipamentos de segurança

5- Centralização da documentação

• Arquivo Ativo: o que guardar?
• Arquivo Intermediário: agiliza o trabalho
• Arquivo Inativo: falta de espaço, o que fazer?
• Arquivo Histórico: preservação da memória institucional
• Arquivo Técnico: suporte a decisão
• Biblioteca: suporte a pesquisa

6- Análise e seleção de documentos

• Tipos de documentos e sua classificação
• Análise dos assuntos dos documentos
• Recuperação da informação

7- Composição do Acervo

• Documentos técnicos: livros, catálogos, vídeo etc
• Documentos administrativos: CI, Memorandos etc.
• Documentos financeiros: Balanço, Diário, Relatório Gerencial etc
• Documentos jurídicos: Alvará, contratos, Atas etc.

8- Código de Classificação de Documentos

• Plano de Classificação de Documentos
• Normas do Conselho Nacional de Arquivos / CONARQ
• Conhecimento das atividades dos órgãos / Departamentos
• Levantamento dos itens documentais e sua classificação

9- Tabela de Temporalidade Documental

• Comissão Institucional de Avaliação de Documentos / CIAD
• Composição da CIAD
• Legislação específica para cada tipo documental
• Atualização da TTD e sua aplicação
• Termo de eliminação de documentos

10- Gerenciamento Eletrônico de Documentos – Módulo I

• Sistemas Híbridos: papel, o microfilme e o meio digital
• O que é o GED e onde aplicar?
• Porque usar a tecnologia?
• Recursos necessários
• Base legal para utilização do GED

10.1- Gerenciamento Eletrônico de Documentos – Módulo II

• Redução do espaço físico é motivo para utilizar o GED?
• A escolha do software: opções no mercado
• Durabilidade das mídias
• O medo do obsoleto: o investimento constante

11- Plano de Trabalho e Cronograma de Execução

A importância do bom planejamento para definição do Plano de Trabalho

O cronograma de execução, com base nos recursos disponíveis

Materiais e equipamentos necessários

Fornecedores de produtos e serviços para desenvolvimento do trabalho

Datas de Realização

07 e 08 de Outubro de 2010

9:00 às 18:00 horas

(Carga horária de 16 horas)

Taxa de Inscrição

R$ 580,00*

*Desconto de 5% para mais de uma inscrição da mesma empresa.

*Parcelamento para PESSOA FÍSICA, com cheque pré-datado.

* Parcelamento em até 10 vezes com cartão de crédito, através do PagSeguro.

Materiais e Serviços

Inclui Apostila, coffee-break, certificado, material de apoio e crédito de 16 pontos no Programa Aluno Fiel.