Gestão de Documentos como ferramenta estratégica de negócios

Administrar, organizar e gerenciar a informação é, hoje, uma preocupação entre as empresas e entidades públicas e privadas de pequeno, médio e grande porte de diversos segmentos, que encontram na Tecnologia da Gestão de Documentos uma poderosa aliada para a tomada de decisões e um facilitador para a gestão de suas atividades.

A Gestão de Documentos é também um caminho seguro, rápido e eficiente para as empresas se destacarem dos seus concorrentes e conquistarem certificações como Acreditação Hospitalar e Certificação ISO 9001:2000.

A ONA (Organização Nacional de Acreditação) é responsável pelo processo permanente de avaliação e certificação da qualidade dos serviços de saúde nos hospitais e clinicas que almejam conseguir a Acreditação. Para obter o certificado, os serviços de saúde são avaliados e devem garantir e assegurar aos usuários e profissionais que os procedimentos médicos, assistências de saúde e a segurança da informação estão sendo realizados de maneira correta e com excelência.

A Norma NBR ISO 9001:2000 estabelece que os documentos requeridos pelo Sistema de Gestão da Qualidade devem ser controlados, gerenciados e ter rastreabilidade. É importante ainda estabelecer uma sistemática para remoção dos documentos obsoletos e a preservação dos documentos de valores históricos a partir da implantação da Gestão de Documentos.

Para o diretor da empresa Arquivar - Gestão de Documentos, Mário Pinho, a Gestão de Documentos contribui no processo de Acreditação e Certificação ISO, porque assegura que a informação produzida e utilizada será bem gerenciada, garantindo a confidencialidade e a rastreabilidade das informações, além de proporcionar benefícios como: racionalização dos espaços de guarda de documentos, eficiência e rapidez no desenvolvimento das atividades diárias e o controle do documento desde o momento de sua produção até a destinação final.

“Com relação à Acreditação, a Gestão de Documentos é fator determinante também para cumprir a Resolução 1.639/2002, do Conselho Federal de Medicina, onde é definido que os prontuários médicos são de guarda definitiva e, portanto, não podem ser descartados sem o devido planejamento de como garantir a preservação das informações”, disse Mário Pinho.

Administrar e gerenciar documentos, a partir de conceitos da Gestão Documental, proporciona às empresas privadas e entidades públicas maior controle sobre as informações que produzem e recebem. No Brasil, pesquisas recentes revelaram que apenas 30% dos arquivos municipais brasileiros possuem condições ao menos razoáveis, não obstante a Lei Federal N.º 8.159 estipula normas rígidas quanto à preservação e gerenciamento dos acervos, definindo que a Gestão de Documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Segundo Mário Pinho, a implantação da Gestão de Documentos associada ao uso adequado da microfilmagem e das tecnologias do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), deve ser efetiva visando à garantia no processo de atualização da documentação, interrupção no processo de deterioração dos documentos e na eliminação do risco de perda do acervo, através de backup ou pela utilização de sistemas que permitam acesso à informação pela internet e intranet.

A eficiente gestão dos arquivos públicos municipais contribui para uma melhor administração dos recursos das cidades e municípios, além de resguardar os mesmos de penalidades civis e administrativas, que estes estão sujeitos se não cumprirem a legislação em vigor ou ainda, se destruírem documentos de valor permanente ou de interesse público e social.

Para a consultora da Arquivar, Kellen Daniel, a realidade dos arquivos da administração pública reflete a necessidade da implantação de uma gestão documental. Vários documentos se encontram armazenados de maneira indevida. Muitos documentos de valores legais e probatórios podem ser vistos amontoados e expostos a riscos e danos de destruição, podendo causar perdas e prejuízos irreparáveis ao Município.

A Gestão de Documentos no âmbito da administração pública atua na elaboração dos planos de classificação dos documentos, TTD (Tabela Temporalidade Documental) e comissão permanente de avaliação. Desta forma é assegurado o acesso rápido à informação e preservação dos documentos.

Gerenciar a informação de maneira correta e proporcionar segurança aos clientes são os objetivos da Arquivar, presente nas seguintes localidades: Belo Horizonte e Montes Claros (MG), São Paulo, Campinas, Limeira e Sorocaba (SP), Manaus (AM), Salvador (BA) e São Luís (MA). A empresa atende a demanda dessas regiões, demonstrando aos empresários e autoridades públicas locais que a Gestão de Documentos é um fator primordial no desenvolvimento das empresas e da governança municipal.


Sobre a Arquivar

A ARQUIVAR trabalha no desenvolvimento de tecnologias, produtos, marcas e metodologias sob titularidade e registro perante o INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial). Este é um diferencial da ARQUIVAR no qual permite a customização de softwares, sistemas e procedimentos, conforme benefícios e melhorias almejados pela empresa.



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