Manter escritório organizado aumenta produtividade

Já foi-se o tempo em que uma mesa cheia de papéis era sinônimo de funcionário trabalhador e eficiente. Hoje, a realidade é outra. Além de causar uma boa impressão, um escritório bem organizado facilita a rotina de trabalho, já que se economiza tempo na hora de encontrar objetos e documentos.

De acordo com a consultora doméstica Heloisa Lúcia Sundfeld, sócia da Help Personal Assistant, a periodicidade da organização de um escritório varia de local para local. Mas, é importante fazer sempre um planejamento das tarefas a serem executadas. "Com isso, conseguimos fazer com que ele funcione melhor, evitando-se que trabalhos não sejam executados ou fiquem prontos fora do prazo."

Depois de arrumado, é hora de mantê-lo em ordem. Segundo Heloisa, cada escritório, dependendo do tipo de atividade, possui uma rotina. Mas, o ideal é que a cada semana seja feita uma pequena arrumação para que as coisas continuem no lugar.

A consultora explica que para manter, por exemplo, uma mesa sempre organizada, não se deve conservar muitos objetos sobre ela, principalmente papéis. "Hoje em dia, podemos armazenar as informações em arquivos eletrônicos, CD ou disquetes. Assim conseguimos ocupar menos espaços". Heloisa lembra ainda que itens como computador, impressora, telefone e fax devem ser colocados em uma bancada ao lado.

Não se deve ter medo de descartar documentos antigos. "Os papéis que não precisam ser guardados são aqueles que não serão usados no futuro, como, por exemplo, anotações sobre um trabalho feito para um cliente do qual não temos mais contato."

Uma outra dica importante da personal assistant é sobre a melhor forma de organizar uma estante. "Os livros devem ser organizados por assunto e, em ordem alfabética. Pode-se também, colocar uma etiqueta nas prateleiras para identificar o que consta em cada uma," finaliza.

Dicas de organização
Faça um planejamento das tarefas a serem executadas. Desse modo, a sua produtividade será mais eficiente.
Arrume o escritório pelo menos uma vez por semana. Assim, você evita que seus objetos não sejam encontrados.
Mantenha a mesa organizada. Isso pode ser feito eliminando os papéis, e armazenando as informações em CDs e disquetes, por exemplo.
Jogue fora os documentos antigos. Esses são papéis que não serão utilizados no futuro.
Organize de forma adequada a estante de livros. O ideal é serem catalogados por assunto e em ordem alfabética.




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