PROJETO DE REORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO PERMANENTE DO IFPR
Trabalho de Conclusão de Curso- TCC do Curso de Graduação em Administração à Distância da UFPR para obtenção do grau de Bacharel em Administração. Professora: Adriana R. W. Takahashi Orientadora: Carla Patrícia da Silva Souza
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No caso de arquivo final da administração do órgão de gestão de pessoas da autarquia federal, seus arquivos não podem dispensar a fixação dos fundos. Esta nem sempre pode ser feita a priori, porém sempre deve ser feita antes de qualquer outro processamento técnico. Com essa ressalva, deseja-se significar que, se, por um lado, já existe um vasto material a ser arranjado. Haja vista que, com aproximadamente seiscentos funcionários entre servidores, empregados e estagiários ainda não recebeu por parte da UFPR todo o acervo que lega ao IFPR. Ainda, há previsão que o IFPR fique pelo menos três vezes maior do que é hoje nos próximos anos devido às prioridades definidas pelo mercado de trabalho e pelo Governo Federal. É a partir do seu estudo como conjunto administrativo funcional que se vai impor um quadro de arranjo, dentro dos preceitos descritos mais adiante; por outro lado, quando se pode dispor de organogramas e conhecimento seguro sobre as várias entidades e funções que se ligam os documentos, é possível estabelecer antes um quadro de fundos, em cada um dos quais a documentação recolhida será integrada. Aliás, a agregação em fundos é perfeitamente compreensível no caso do arquivo permanente da PROGEPE do IFPR, onde o documento sozinho não tem sentido, valendo, isto sim, o conjunto.
Admite-se como fundo o conjunto de documentos produzidos e/ou acumulados pela PROGEPE do IFPR no exercício de suas funções e atividades, guardando entre si relações orgânicas, e que são preservados como prova ou testemunho legal e/ou cultural, não devendo ser mesclados a documentos de outro conjunto, gerado por outra instituição, ainda que este, por quaisquer razões, lhe seja afim.
Pode ser entendida como uma das funções da PROGEPE, a responsabilidade por "dar encaminhamento às atividades que visem ao aumento da competência de seus profissionais, melhorando as relações internas, valorizando seus recursos humanos, para que as ações administrativas e acadêmicas sejam efetivas e voltadas para a consecução dos resultados esperados, que é o atendimento de excelência ao cidadão. E por seu intermédio que deverá ser consolidada a política institucional de recursos humanos" (PROGEPE, 2011).
As definições clássicas de fundo correm por conta de literaturas especializadas como o Manual Francês de Arquivística- MFA, Léxico de Terminologia Arquivística- LTA, Manual Holandês da Associação dos Arquivistas- MHAA, Manual Espanhol de Vicenta Cortés- MEVC e Manual Inglês de Hilary Jenkinson- MIHJ.
MFA define fundo como "o conjunto de documentos de toda natureza que qualquer corpo administrativo (...) tenha reunido, automática e organicamente, em razão de suas funções ou de sua atividade. Isto é, dele fazem parte os rascunhose/ou as duplicatas dos documentos expedidos e os originais e/ou cópias de peças recebidas, assim como os documentos elaborados em conseqüência das atividades internas dos organismos considerados e os documentos reunidos por sua própria documentação, bem como os conjuntos eventualmente herdados de outros organismos aos quais sucede totalmente ou em parte" (MFA, 1970, p. 23, apud BELLOTTO, 2006, p. 128). Nesta definição são citadas as funções, já enumeradas, e refere-se a casos como o do IFPR que sucede diversas outras organizações ou partes destas há mais de cento e quarenta anos.
LTA define fundo de arquivo como um "conjunto de documentos cujo crescimento se efetua no exercício das atividades de uma pessoa (...) jurídica" (LTA, 1964, p. 33, apud BELLOTTO, 2006, p. 128). Esta definição também refere-se a atividades como as desenvolvidas pela PROGEPE do IFPR. "A Diretoria de Desenvolvimento de Pessoas- DDP é responsável pelo ingresso do servidor no IFPR e pelo seu desenvolvimento contínuo profissional e pessoal. Planeja, coordena e avalia as atividades das coordenadorias da DDP. Gerencia as questões referentes ao ingresso do servidor no IFPR e sua movimentação. Promove o desenvolvimento do servidor na carreira. Coordena e implanta políticas de avaliação de desempenho e de avaliação de estágio probatório. Viabiliza os cursos de capacitação que melhor atendam ao desenvolvimento do servidor na carreira" (IFPR, 2011).
MHAA define fundo como "conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por determinado órgão administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais documentos se destinem a permanecer na custódia desse órgão ou funcionário" (MHAA, 1960, p. 9, apud BELLOTTO, 2006, p. 128). Esta definição inclui desenhos, que podem ser entendidos como desenhos de cargos- como ocorre na PROGEPE do IFPR.
MEVC define fundos como "os primeiros agrupamentos, reunidos em razão de sua origem, são as seções (fundos), integradas por papeis procedentes de uma instituição (...) que tenha organização, funções e fins conhecidos" (MEVC, 1979, p 51, apud BELLOTTO, 2006, p. 129). Esta definição volta a citar funções como as da Diretoria de Administração de Pessoas- DIAP que "é responsável pelo gerenciamento dos sistemas de cadastro interno e geral do Poder Executivo (SIAPEcad) e pela folha de pagamento dos servidores docentes, técnico-administrativos, aposentados e pensionistas, bem como os docentes substitutos do IFPR e estagiários. Gerencia e supervisiona os trabalhos das Coordenadorias vinculadas a esta Diretoria. Gerencia a folha de pagamento, coordena, controla e supervisiona os assuntos de cadastro, remuneração, folha de pagamento, benefícios e pensões relativos aos servidores do IFPR e seus dependentes, bem como atualiza sistemas informatizados" (IFPR, 2011). Também faz menção a um sinônimo da palavra fundos como seções.
MIHJ define grupo de arquivo (fundo) como "todos os documentos resultantes do trabalho de determinada administração, que constituiu um todo orgânico, completo em si mesmo, capaz de tratar, independentemente, e sem autoridade alguma interna ou externa, de todos os aspectos de qualquer negócio que lhe pudesse se apresentado de modo normal" (MIHJ, 1922, p. 11, apud BELLOTTO, 2006, P. 129). Esta definição traz grupo de arquivo como sendo sinônimo de fundo e restringe os assuntos motivo de composição de fundo como sendo os negócios quesão apresentados de modo normal, por exemplo, à PROGEPE do IFPR, até porque como todo órgão, eventualmente executa atividades extraordinárias visando a colaborar com outros órgãos mas que, por esta definição, não seriam motivo de formação de fundo no arquivo permanente do IFPR.
Examinando-se essas assertivas, pode-se compreender melhor o princípio fundamental da arquivística no âmbito do arquivo permanente da PROGEPE do IFPR: princípio da proveniência- que consiste em deixar agrupados, sem misturar a outros, os arquivos ou não mesclar documentos de fundos diferentes. Mas esse princípio, na verdade, desdobra-se em dois. Segundo alguns teóricos, eles chegam a se confundir; segundo outros, porém, o princípio da proveniência e o princípio do registro ou da santidade da ordem original. Assim, ademais de não mesclar papeis de uma repartição com os de outra, o arquivista teria ainda que respeitar o arranjo interno com que esses papeis vieram do órgão de origem, como no exemplo aplicável ao IFPR, a UFPR.
Apresentam-se então dois aspectos a serem tomados em conta. O primeiro: respeitar os órgãos de origem (Escola Alemã, Colégio Progresso, Escola Técnica, UFPR...), não deixando que seus documentos se misturem com os de outro órgão (IFPR). O segundo: respeitar a ordem escrita em que os documentos vieram da repartição de origem, na sequência original de séries, mesmo que deturpada pelas baixas decorrentes da execução de tabelas de temporalidade.
Esta última questão- o princípio do registro ou santidade- é polêmica no campo da arquivologia, talvez por ter sido entendida de forma demasiadamente estrita e, por isso, de certo modo, parecer absurda. Hoje, à luz dos estudos da diplomática, é possível começar a entendê-lo de maneira mais clara. Essa santidade não seria propriamente a ordem física que os documentos tinham no arquivo corrente e, sim, o respeito à organicidade, isto é, a observância do fluxo natural e orgânico com que foram produzidos e não propriamente dos detalhes ordenatórios de seu primeiro arquivamento.
Ao se abordar a identificação dos fundos de arquivo, a primeira questão diz respeito aos requisitos necessários para que se caracterize um núcleo documental como fundo. Para identificar se um órgão maior cujos documentos devem constituir um fundo, ele deve, segundo Duchein (1976), "possuir nome, ter existência jurídica resultante de lei, decreto, resolução, etc; ter atribuições precisas, também estabelecidas por lei; ter subordinação conhecida firmada por lei; ter um chefe com poder de decisão, dentro de sua área legal de ação; ter uma organização interna fixa" (DUCHEIN, 1976, p.13, apud BELLOTTO, 2006, p. 132). Tudo isso parece se encaixar perfeitamente com as características organizacionais da PROGEPE do IFPR.
Mas ainda assim, de modo geral, persistem dúvidas. Uma vez que órgãos subordinados também têm suas funções e sua criação estabelecidas por lei. No caso do IFPR, entretanto, fica claro por tratar-se de uma autarquia federal vinculada ao Ministério da Educação- MEC, subordinado ao Governo Federal e ao mesmo tempo tendo a PROGEPE como subordinada e a própria PROGEPE tendo duas diretorias subordinadas a ela e cada diretoria tendo coordenadorias como subordinadas das diretorias. Outrossim, nem por isso o assunto deixa de ser um dos problemas enfrentados pelo arquivista: ficar esperando o órgão maior criar um fundo no seu arquivo permanente para abrigar os documentos do órgão menor ou já ter a iniciativa de criar um arquivo permanente próprio constituindo fundos para os seus órgãos subordinados. Dá para ver que a segunda opção foi a que convenceu mais os arquivistas da PROGEPE do IFPR.
Estabelecidos quais os dois fundos da PROGEPE do IFPR- DDP e DIAP- é preciso discernir-lhes as variações. Como agir quando há supressão ou transferência de competências? Se uma atribuição de uma diretoria é transferida para outra diretoria, os papeis gerados por essa atribuição devem passar ao fundo correspondente em sua nova diretoria. Ainda que seja sob a forma de cópia. Exemplo: os assuntos estudantis deixaram de ser atribuição da PROGEPE em 2011 e passou a ser atribuição de outra Pró-Reitoria. Os dois fundos já existiam e continuam a existir, sendo o segundo acrescentado com os papeis correspondentes àqueles assuntos estudantis. Se, entretanto, a referida outra Pró-Reitoria for suprimida, seus papeis não passam para os vários fundos dos órgãos anteriores- como a PROGEPE. Até a data da supressão, sua documentação constitui um fundo, que será considerado um fundo fechado, com data inicial e data final.
Pode se dar o caso de um órgão apenas mudar de nome, como foi o caso da DDP- que era Didep e da DIAP- que era Digep; mas, como todas as atribuições foram as mesmas, o fundo continuará o mesmo, assinalando-se a troca de nome, nada mais.
Poder-se-ia dizer ainda muito mais sobre as transformações hipotéticas que o IFPR e a PROGEPE possam vir a sofrer em função das expansões vertiginosas que estão previstas para ocorrerem nos próximos cinco anos. Por hora, bastam estas definições haja vista que a objetivo principal até o momento é a identificação.
A identificação de fundos é um trabalho complexo que só foi possível com a obtenção de um conhecimento profundo da PROGEPE sem que o autor abdicasse, para isso, de passar por um estágio de quase um ano na Pró-Reitoria na condição de estagiário do Curso de Graduação em Administração. Desse conhecimento dependeu todo o arranjo do arquivo permanente, arranjo sem o qual o trabalho de descrição e levantamento de conteúdo dos documentos componentes seria seriamente prejudicado. Esse prejuízo fatalmente atingiria toda a otimização da informação administrativa cuja eficiência é, afinal, a própria razão de ser do arquivo permanente da PROGEPE do IFPR e do presente trabalho.
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Especializando em Sistemas de Planejamento e Gestão pela Universidade Federal de Santa Catarina- UFSC. CRA-SC nº 600285.
