5S, não, não é sobre o celular que eu vou falar

Imagine a cena: você todos os dias tem que levantar de sua mesa e ir em duas salas depois da sua para usar o grampeador. Isso não seria um problema se você não tivesse que fazer isso 4 vezes a cada hora. Por mais que a turma da saúde te diga que é um bom hábito o da caminhada, para a sua produtividade pode não ser, e como aqui não acreditamos em Multitask, mas em monotask focada, queremos te ajudar a ser produtivo, para sobrar tempo de qualidade para você cuidar da saúde.

Fernando Luiz da Silva Sobrinho
Você achou o exemplo foi exagerado né? Saiba que não é tão raro assim como você pensa. Muito tempo e energia são desperdiçados fazendo coisas justamente por falta de uma organização do trabalho. E quem são os caras mais feras em organização? Sim, eles mesmos, aqueles caras que você fica fazendo bullying por conta da timidez, dos olhinhos puxados e da pela amarelada, mas que dão um banho em você principalmente em matemática: os japoneses.
 
Somente em uma cultura que praticamente cultua a disciplina como hábito da vida é que uma metodologia como essa poderia ser desenvolvida. O Japão do pós-guerra precisava se reerguer e rápido, então todos os esforços se concentraram em adotar as melhores práticas para fazer tudo com qualidade e rapidez. Foi nessa sopa histórica que várias técnicas foram implementadas e entre elas o 5S.
 
Basicamente o 5S remete às cinco palavras iniciadas com essa letra e que permitem a manutenção de um ambiente voltado para a produtividade, segurança do trabalhador, minimização do desgaste físico e mental. Vamos às cinco práticas:
 
Seiri (Utilização):
Essa prática objetiva eliminar do ambiente todo e qualquer material, ferramenta, equipamento ou móvel que seja totalmente desnecessário para o desenvolvimento das atividades e com esse ganho de espaço, um novo lay-out, organização dos processos é viabilizado, gerando mais celeridade. Há quem diga que eliminar as coisas desnecessárias de um ambiente, permite que a energia volte a fluir, pois não tem mais obstáculos. Mas Utilização não significa só descartar coisas, é também aproximar aquelas ferramentas, materiais, equipamentos e móveis, de uma forma a permitir que a pessoa que está operando aquela atividade, tenha o mínimo de interrupções para acessar as coisas de uso frequente.
Portanto, seria muito bom que você desse uma olhadinha nas suas gavetas para revisar o que está faltando e o que está sobrando para você desempenhar suas tarefas de forma mais produtiva.
 
Seiton (Ordenação):
Depois de definir o que é realmente útil para você desempenhar o seu trabalho e descartar o que é inútil, nesse S específico, tratamos de como colocar essas coisas no seu ambiente de uma forma a minimizar movimentos, interrupções e perdas . Aqui o foco principal é analisar quais são as coisas de uso frequente, e quais as necessárias mas nem tão frequentes assim que você usa no dia a dia.
Identificou os itens de uso muito frequente? Esses devem estar bem perto de você. Os de uso necessário, mas nem tão frequente assim? Esses vão para armários que podem ser acessados facilmente por estarem no ambiente em que você executa suas atividades.
O exemplo que eu dei no início do texto é ilustra exatamente esse tipo de situação, se você usa grampeador de forma muito frequente, é relevante para a sua produtividade que você tenha um perto de você.
Aqui vale a máxima que cada coisa tem seu lugar e cada lugar é para uma coisa. Etiquetas e identificação visual para tudo vão ajudar todas as pessoas da equipe, mas o mais importante: depois de usar, coloque no lugar de volta.
 
Seiso (Limpeza):
Tem uma frase que eu adoro que vem da cultura japonesa que diz o seguinte: Lugar limpo não é o que mais se limpa, mas sim o que menos se suja. Quer um país melhor? Repita esse mantra com seus filhos desde que eles são muito pequenos e talvez depois de alguns anos teremos cidadãos exemplares com essa disciplina. Na Copa do Mundo de 2014 todos se maravilharam com os japoneses nos estádios, limpando e carregando o seu lixo para fora dos estádios e é comum ver que crianças japonesas participam da limpeza dos seus ambientes escolares. Isso vira cultura. Dessa forma, repense se realmente deveria ter uma faxineira, para cada x metros quadrados para ficar recolhendo sujeiras do chão que você mesmo poderia ter jogado em uma lixeira. Caiu o disjuntor? Sinto muito, mas precisamos introduzir isso em nossa cultura. Se você ficou meio chateado com essa parte do texto, sugiro que volte até a linha que começa com:  "tem uma frase que eu adoro...." rsrsrsrs
 
Seiketsu (Saúde): 
Aqui entra em uma área que é diferente da ação que vemos nas três anteriores. Essa já está mais alinhada à atitude da manutenção do que foi conquistado com os três primeiros sensos. Que padrões devem ser mantidos? Que rotinas favorecem e facilitam a manutenção dos três primeiros sensos, tornando sua prática um hábito? 
Ao ficar firme no propósito de se manter cumprindo os padrões estabelecidos e que geraram ganhos, o usuário do 5S começa a perceber ganhos que antes não aconteciam e isso motiva para a busca o próximo Senso que simplesmente muda o nível do compromisso.
 
Shitsuke (Auto disciplina):
O último Senso torna o 5S uma metodologia autômata, pois não há mais nada a ser dito ou provado sobre os benefícios. O usuário da metodologia simplesmente não volta atrás pois internalizou o conceito de tal forma a se fundir com a sua personalidade. é por esse motivo que eu afirmei que ela se torna autômata. Não é preciso mais nenhum consultor, mais nenhum gestor para influenciar ou motivar o nosso novo adepto do 5S pois ele tem profundo conhecimento dos benefícios obtidos e por sua vontade e compromisso não abandona mais, viabilizando com esse comportamento altos níveis de qualidade, produtividade e satisfação dos clientes. O método se torna parte do indivíduo.
 
Não é simples implementar a metodologia, pois como todo processo novo, é preciso dispender uma energia grande para fazer as coisas acontecerem. Mas posso compartilhar com você uma prática que torna isso tudo mais fácil. Durante um bom tempo da minha carreira, fui responsável por operações logísticas envolvendo o tratamento, transporte e distribuição de encomendas, em Minas Gerais, mas também nas regiões Centro-Oeste, Norte e Nordeste. Uma das premissas era manter os gestores operacionais focados em cumprir os procedimentos padronizados e parte da construção disso, se dava com o engajamento da equipe administrativa sendo exemplo das práticas relacionadas a padronização. Pois bem, como essa equipe administrativa atuava em trabalhos de campo, uma forma de fazer com que eles elevassem sua barra de exigências sobre os procedimentos que deveriam estar padronizados, era ela própria ter contato com padronização no nível da execução das suas próprias tarefas diárias. A prática consistia em todos os anos, eu parar a equipe por uma semana para realizarmos um planejamento anual da área.  Parte do processo da reunião era justamente praticarmos o 5S durante os cinco dias da semana de modo a revisarmos tudo sobre os conceitos e um por dia, realizarmos a prática daquele senso. Desde a parte física (organização do escritório, lay-out, etc) passando pela virtual (informações, armazenagem e resgate) e finalmente replicando as técnicas para as unidades operacionais vinculadas à nossa área. Como resultado, de 2007 a 2014, um dos programas de incentivo à melhoria da qualidade desenvolvida pela empresa, denominado "Nota 10", sempre teve representantes de Minas Gerais como campeões, chegando em alguns desses anos termos 5 representantes entre os 6 primeiros candidatos disputando a liderança. E sabe qual era a melhor parte? Nem era saber que aqueles campeões iriam receber uma TV de tela plana, ou mesmo incentivos financeiros diretos, mas o ponto alto era quando essas equipes vitoriosas participavam de um jantar na Administração Central da empresa, com a participação dos familiares e era possível ver o brilho nos olhos deles o orgulho de ser muito bom no que fazem com seus entes queridos como testemunhas disso. 
 
Naquelas equipes, o 5S alcançou o nível 5.
 
Um abraço focado 
 
Fernando Sobrinho
Café com ADM

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Neste episódio, Leandro Vieira conversa com o planejador financeiro pessoal Rafael Pires sobre como poupar para investir sem cair em armadilhas.
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