Como ser mais produtivo, segundo 10 líderes milionários

Conheça metodologias simples, mas que podem evitar perda de tempo – principalmente quando há sobrecarga de tarefas

Redação Administradores.com,

A produtividade nem sempre está no volume de coisas que fazemos, mas naquilo que escolhemos não fazer. O Princípio de Pareto reza que 80% dos resultados são oriundos de 20% dos esforços. Portanto não adianta apostar apenas no trabalho duro; é necessário saber o que dá resultados e como usar isso em seu favor.

O bilionário Warren Buffet, considerado um dos melhores investidores do mundo, não perde tempo em conferências de financistas, reuniões enfadonhas de negócios ou decifrando gráficos em um escritório suntuoso de Wall Street. Diariamente, ele usa a maior parte do seu tempo para ler; no início de sua carreira, ele chegava a ler até mil páginas cotidianamente. No restante do dia, o Oráculo de Omaha conversa com executivos de companhias controladas pelo seu fundo de investimentos, a Berkshire Hathaway. Sua fortuna estimada é de R$ 60,8 bilhões.

Os líderes das maiores empresas do mundo frequentemente têm uma noção diferente da maioria das pessoas a respeito de dinheiro, sucesso e produtividade. O site Entrepreneur.com entrevistou 10 dentre esses líderes, que relataram quais são os hábitos que os ajudam a conseguir dar conta de todas as tarefas diárias, manter a agenda organizada e gerar resultados – afinal, os acionistas não esperam apenas boas intenções.

"Os ricos investem em tempo; os pobres investem em dinheiro" ~Warren Buffett

1. Crie uma lista com decisões a serem tomadas.

Cameron Herold, escritor, conferencista e executivo, lembra que não se deve confiar na memória para lembrar de todos os compromissos nem no instinto para mensurar quanto tempo e recursos eles irão custar. "É muito fácil se comprometer além da capacidade. Nossos circuitos cerebrais nos levam a ter problemas em lembrar de todos os compromissos ou o tempo necessário para as tarefas", conta. Herold tem uma breve checklist para conferir sempre que está diante de novos projetos:

    • Eu tenho tempo, dinheiro e recursos para concluir o projeto?
    • Existe um jeito mais fácil ou rápido?
    • Vai atrasar alguma outra coisa que já está em andamento?
    • Aponta para minha visão estratégica de negócios para o futuro?

Ele só segue adiante caso todas as alternativas sejam favoráveis. "Checklists simples são uma ferramenta comprovadamente eficazes para aplicar o que nós já sabemos", afirma.

2. Tenha apenas uma prioridade

Virou expressão corrente na política, nos negócios e na sociedade a ênfase na "prioridade número um". O problema é que nem todos compreendem o peso do termo "prioridade" e terminam se sobrecarregando de compromissos sem poder dar conta de todos. O empresário Ryan Simonetti, cofundador da Convene, define suas prioridade através da seguinte pergunta todas as manhãs: "qual a única coisa que eu preciso fazer hoje para auxiliar minha empresa em sua visão de negócios que faria todo o resto mais fácil ou desnecessário?".

Assim como funciona na economia de escala, quando esse mesmo processo é repetido rigorosamente dia após dia, o resultado é "impressionante", segundo descreve Ryan. "Simplificar muitas prioridades em apenas uma proporciona uma compreensão mais profunda do que realmente é importante e aumenta as chances de concluir algo", explica. "Focar em apenas uma visão é um dos temas-chave de companhais bem-sucedidas", conclui.

3. Divida seu dia em blocos de tempo.

É impossível gerenciar nosso tempo. Não existe um estoque de tempo do qual podemos nos servir quando precisamos, economizando conforme a necessidade. No entanto, é possível dividir as tarefas dentro do tempo que temos disponível. Sevetri Wilson, CEO da Solid Ground Innovations, conta que divide todas as atividades do dia hora a hora no calendário. "A maioria das pessoas comete o erro de apenas dividir em blocos suas reuniões e conferências. Eu também divido meu planejamento, folga, prioridades, e-mails que exigem respostas longas e mídias sociais", diz.

Ela lembra ainda que esse método funciona melhor se não forem permitidas interrupções constantes, por menores que sejam. "A queda na produtividade sempre é drástica quando se interrompe tarefas complexas. Então eu aviso aos membros da minha equipe para não me interromperem quando eu estiver com a porta fechada, e também tenho um assistente para dar respostas automáticas a chamadas telefônicas não agendadas", relata.

4. Reavalie seu foco constantemente

Inspirado no Modelo de Reflexão do pesquisador A. J. Burton, Rohit Anabheri, fundador da Circa Ventures, desenvolveu seu próprio jeito de dar conta das atividades, priorizando algumas e descartando outras por completo. A exemplo de Cameron Herold, o primeiro empresário citado, Rohit tem sua própria lista de questões cujas respostas são elaboradas de acordo com o desafio ou oportunidade, sobretudo aqueles que terão potencial impacto na maneira como ele gasta tempo ou dinheiro.

    • O que exatamente é essa oportunidade ou desafio?
    • E daí? Qual é o seu impacto positivo ou negativo?
    • E agora? O que devo fazer em relação a isso?

"Essa abordagem é poderosa porque me mantém focado no que eu deveria fazer agora e me ajuda a planejar para o futuro", defende. Ele enfatiza que as melhores e mais abrangentes decisões são tomadas quando a situação é avaliada sistematicamente em um aspecto por vez. "Com a ajuda de um processo de três passos que me permite simplificar imediatamente meu pensamento, eu evito a fadiga da decisão. Uma vez decidido, dou a tarefa por concluída", diz.

5. Diga "não" por padrão.

Você provavelmente já assistiu ao popular filme "Sim Senhor", com o ator Jim Carrey, onde o personagem avaliza todos os pedidos de crédito financeiro que chegam até a sua mesa. Mas a realidade nem sempre é tão generosa quanto a ficção. Consciente disso, Benji Rabhan, fundador da AppointmentCore, garante que a melhor alternativa para atingir objetivos e concluir tarefas é ligar o "não".

"A chave para a minha abordagem é ser bom em dizer 'não' a tarefas não relacionadas aos meus objetivos, mesmo quando elas são extremamente tentadoras ou fáceis", conta. Segundo Benji, pode parecer fácil, mas foram necessários vários anos de prática até dominar a arte da negativa. "O jeito mais fácil de negar mesmo quando há pressão para se comprometer é dizer algo como 'se você precisa de uma resposta minha nesse momento, sinto muito, mas terei que dizer 'não'. Se você puder esperar até que eu tenha tempo para definir meus objetivos essa semana, então pode ser que eu diga 'sim', mas não prometo nada'", explica. Os objetivos são reavaliados a cada duas semanas.

6. Olhe para as nuvens e suje as mãos.

Aaron Steed, CEO da Meathead Movers, tem uma solução ainda mais simples: estabelecer objetivos altos e inspiradores de modo que a própria equipe tenha autonomia para criar seus próprios processos, mas ao mesmo tempo garantir pessoalmente a eficiência desses processos indo até o popular "chão de fábrica". Ele leva o termo ao pé da letra. "Como empresário, meu foco é no resultado, então eu experimento o resultado em primeira mão, pelo ponto de vista de clientes e empregados", afirma. "Por exemplo, uma vez por mês eu vou a um trabalho externo com a equipe e dou feedback aos gerentes sobre como melhorar o sistema no geral", relata.

7. Entre em contato com a natureza.

Nada é tão revigorante quanto respirar ar puro e contemplar a perfeição da natureza. Mas essa prática está longe de ser apenas um momento de folga à toa. Kay Koplovitz, fundadora da USA Network e da SyFy, chama esses momentos de "férias de bolso". "Eu inicio todos os dias com uma caminhada de 15 minutos pelo Central Park, em Nova Iorque. É pacífico, lindo em todas as estações e ajuda a garantir foco durante o resto do dia", fala.

Segundo Koplovitz, um estudo realizado na Escócia aponta que indivíduos que passam muito tempo nas áreas urbanas permanecem frequentemente mais alertas e frustrados. "Nas áreas onde há parques e áreas naturais, as pessoas são mais positivas e meditativas. A natureza relaxa o cérebro, o que faz dela um ótimo ambiente para reflexão e torna mais fácil manter a concentração durante o dia", explica.

8. Estabeleça uma taxa mínima de retorno.

Em geral, investidores e pessoas de negócios sabem os riscos que correm durante uma nova empreitada. Para evitarem perdas desnecessárias, eles estabelecem uma taxa mínima de retorno, em geral financeiro – qualquer perspectiva abaixo dela é automaticamente descartada. Jason Duff, fundador e CEO da COMSTOR Outdoor, não faz diferente.

"Eu olho para algo onde posso investir uma vez e criar valor de maneira perpétua. É uma estratégia de construção de riqueza incrível, e eu acredito que também se aplica ao tempo", diz. Ele conta que se prejudicou no âmbito pessoal por tentar perseguir várias oportunidades ao mesmo tempo, mas conseguiu reverter o problema ao elevar a "régua" da taxa mínima de retorno nos negócios.

9. Comece o dia novamente.

Não dá para levar essa recomendação a termo, já que tempo é inegociável. Mas nada impede de voltar os ponteiros do cérebro para o começo do dia e então retomar a atividade onde se está emperrado. Brian Scudamore, fundador e CEO de três empresas, escreve todos os seus compromissos em uma folha de papel e então circula os três que têm maior impacto na condução dos negócios. "Eu deixo o resto para trás, assim eu não me sinto culpado por deixar tarefas inacabadas. Um estudo psicológico mostra que nós aumentamos nossa performance quando escrevemos nossas tarefas, porque isso nos liberta de permanecermos mentalmente preocupados", afirma. Outra etapa importante é remover as distrações, incluindo leitura de e-mails.

10. Ou é um sonoro "sim!" ou é "não".

Gurus do marketing frequentemente apontam que não é a mera satisfação, mas o encantamento que retém o cliente. Esse mesmo critério de sentimento pode ser aplicado na tomada de decisões que afetam os negócios. "Diante de um potencial compromisso, se for qualquer coisa menos do que 'caramba, isso seria incrível! Absolutamente sim!', então minha resposta é 'não'", conta o excêntrico Derek Sivers, fundador e ex-presidente da CD Baby.

"Por exemplo, quando eu contrato pessoas, tenho vários candidatos para um projeto de longo prazo e nenhum deles me empolga, rejeito todos. E então começo uma nova busca até chegar ao candidato ideal", considera. Ele aplica o mesmo critério a diversas outras decisões e garante que consegue poupar um tempo precioso.

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