9 dicas de produtividade para quem está com excesso de trabalho

Definir prioridades, trabalhos e calendários são coisas tão difíceis quanto fazer aquele relatório que você sempre tenta evitar e deixar para última hora

Redação, Administradores.com,
iStock

A todo momento é possível se distrair: mensagens, e-mails, tweets, notificações, seus colegas falando. Tudo isso requer atenção, e sua lista de coisas a se fazer só cresce mais e mais. Em um ponto, serão tantas tarefas na sua agenda que você não saberá por onde começar e nem com oterminar.

Em um recente artigo para o Fast Company, Lara Galloway fala sobre a chave para acabar com essa exaustão: trabalhar de forma produtiva. Isso pode parecer fácil, mas nunca é. Definir prioridades, trabalhos e calendários são coisas tão difíceis quanto fazer aquele relatório que você sempre tenta evitar e deixar para última hora.

Comece por aí: não deixe para a última hora. Evite a falta de fronteiras, as distrações e interrupções e não tente fazer tudo só, pois um time existe para que cada um exercite sua função e todos melhorem juntos. Para isso, aqui vão nove dicas de produtividade:

1 - Divida

Quanto tempo dura sua atenção? Seja 20 minutos ou duas horas, quebre seu dia em pequenas porções de tempo e marque tarefas que podem ser completadas nessas porções.

2 - Mapeie

Fazer o mapeamento do projeto é uma ótima forma de gerenciar seu tempo. Basta colocar diferentes tarefas de um projeto nos horários vagos da sua agenda, da mesma forma que você marcaria um encontro com um cliente. "Nós ficamos muito atolados quando temos um projeto massivo e um prazo curto" diz Lara. "Ao mapear o projeto por partes pelo nosso calendário, é possível selecionar espaços específicos de tempo para trabalhar nisso e assim realizar essas tarefas" complementa ela.

3 - Calcule

"O princípio de Pareto, ou a regra 80/20, diz que 20% do que seja lá o que você estiver falando é vital e 80% não. Aplique para o seu trabalho: 20% do que você faz equivale a 80% do seu progresso. De tudo que precisa ser feita, você consegue retirar os 20% que vão te aproximar do seu objetivo?", escreve Galloway.

4 - Cronometre

Todo mundo tem um ápice de produtividade, isto é, um momento do dia em que você está mais desperto, mais criativo, mais focado, ou seja, mais produtivo. Faça com que suas tarefas mais difíceis estejam marcadas para as horas em que você for mais eficiente, e deixe as tarefas mais fáceis ou menos importantes para os períodos de baixa energia.

5 - Questione

Se você percebe que algumas tarefas parecem nunca serem completadas, é hora de se perguntar se realmente vale a pena.

6 - Maximize

Maximize seu tempo agrupando tarefas similares. Por exemplo: se você tem um encontro com um cliente, marque em um dia que você precise resolver outras coisas longe de seu escritório. Se você precisa resolver várias coisas em frente ao computador, marque essas tarefas para uma mesma parte do seu dia.

7 - Planeje

Planejar interfere diretamente na sua produtividade. Estude o tempo que tem entre os compromissos e prazos e planeje na noite anterior o que será preciso para preenchê-los.

8 - Descanse

Descansar é uma das formas mais eficientes de se tornar produtivo. Não precisa ser exatamente um cochilo. Tome um banho, olhe suas redes sociais rapidamente ou dê uma caminhada curta. Você se sentirá novo.

9 - Foque

Quando se está afogado em tarefas, focar em uma única tarefa ajuda. Isso significa abrir de coisas que você regularmente. Sua série favorita de TV? Abra mão por um tempo. A saída com os amigos? Remarque para um outro momento.

Não importa quão rápido você tire as coisas da sua lista, use seu tempo para coisas que importam mais, e assim, você se sentirá bem mais produtivo.