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Quer acabar com o problema de caixa de e-mails lotada?

Quantos e-mails você recebe que deveriam ir direto para a lixeira?

Redação, Administradores.com,
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Hoje, a falta de tempo e a sobrecarga são queixas comuns para a maioria das pessoas. Então, como conseguir dar conta da caixa de e-mail sempre lotada? “Não existe como deixar de utilizar o e-mail, pois ele é uma das principais ferramentas do nosso dia a dia nas empresas. Entretanto, existe sim como melhorarmos essa situação”, ressalta a Master Coach da Effecta Coaching, Janaina Manfredini. Segundo a especialista, é possível acabar com esse problema. Para isso, é preciso avaliar algumas questões. “Gerir corretamente a caixa de e-mails é ganhar tempo, além de parar de desperdiçar tempo, o seu e o das outras pessoas”, destaca Janaina. Anote as dicas:

1. Quantos e-mails você recebe que deveriam ir direto para a lixeira?

Comece a bloquear endereços indesejados ou seu número de e-mails recebidos vai dobrar em pouco tempo.

2. Quantos e-mails são para você realmente e você precisa responder, dar um ok ou tomar uma ação?

Sempre tome alguma ação em referência a eles, nem que seja para dar um prazo para responder. Coloque a ação em sua lista de prioridades na ordem em que ela se torna prioridade.

3. Quantos são PSC, ou seja, apenas Para Seu Conhecimento?

Esses e-mails viraram uma praga na vida dos executivos brasileiros. E é para eles que vamos olhar com muita atenção. Uma cultura de “me copia para eu ficar sabendo” que virou aqueles e-mails para compartilhar a responsabilidade. O pior é que ninguém mais toma conhecimento, pois são tantos os e-mails que ninguém mais consegue tomar conhecimento de tudo. Então o PSC virou PRI (Para Ser Ignorado). Se na sua organização existe o hábito de copiar um superior para pressionar quem é de dever tomar uma ação, isso é um sinal de imaturidade. Profissionais maduros não deveriam precisar desse artifício para fazer o que deve ser feito. Então, que tal combinar na sua empresa que um Líder só deve ser copiado em algum e-mail se ele, efetivamente, tiver a ação de cobrar do seu Liderado que faça uma tarefa? E só faça isso, caso o liderado não responda ou não cumpra no prazo combinado? Pense no custo de tantos profissionais lendo o mesmo e-mail para nada! Pense no tempo dos líderes que são copiados nos e-mails que deveriam ir somente para seus liderados, os responsáveis pela tarefa. É muito dinheiro colocado fora, e vida colocada fora. Pois o tempo desperdiçado com e-mails desnecessários pode ser usado para coisas muito mais importantes, como as tarefas que estão na sua lista de prioridades, ou cuidar de melhorar seus processos, ou acompanhar seus liderados. Ou, até mesmo, ficar com as suas famílias. Afinal, não são poucos os executivos que colocam seus e-mails “em dia” no fim de semana, durante o almoço de domingo ou naquele churrasco com familiares e/ou amigos.

4. Quantos e-mails você joga para os outros, inclusive no fim de semana, porque não teve tempo ou não soube como resolver durante a semana?

Para o seu bem, e para o bem da sua empresa, combine uma gestão de e-mails mais inteligente e eficiente. Ah, essa aqui vai para os caras que mandam e-mails nos dias de folga: seu time fica angustiado, ansioso, apreensivo! Então, tenha consciência daquilo que você quer tirar da sua frente. E não coloque na frente do seu time, pelo menos, não no fim de semana! Deixe seu time descansado. Com o merecido descanso, eles chegarão para a segunda-feira e para a semana com ainda mais gás. Até resolverão o que você precisa de forma mais eficiente.