5 pontos-chave para montar um escritório planejado e eficiente

A arquitetura afeta diretamente a percepção sobre qual comportamento adotar em determinado ambiente

Bruna de Lucca, Administradores.com,
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Mais do que um modismo, o investimento na transformação dos escritórios em Open Spaces marca a transformação do relacionamento entre funcionários e empresa. A preocupação em operar de uma maneira menos burocrática e de promover o bem-estar aos colaboradores atende uma demanda do mercado corporativo, especialmente nos últimos 10 anos – a falta de comunicação e a insatisfação. Por isso, os novos espaços são pautados em humanização e áreas de descompressão.

A arquitetura afeta diretamente a percepção sobre qual comportamento adotar em determinado ambiente. Ao entrar em um escritório mal iluminado, com baias separando os funcionários e um caráter impessoal, a imagem obtida é: este é um ambiente onde a conversa não é tolerada, por isso as divisórias; a iluminação cansa as vistas e não está preocupada com o conforto visual, acaba sendo um convite para que você se retire do ambiente; e o caráter impessoal explícita que os indivíduos são meros ocupantes e não uma equipe.

Confira abaixo 5 pontos-chave para um escritório eficiente:

Humanização dos Espaços – Paredes cinzas, divisórias, uma cadeira desconfortável e um computador. Os antigos projetos corporativos não levavam em consideração que os ambientes corporativos são espaços de convivência, acima de tudo. Com o aumento do grau de descontentamento dos colaboradores, a resposta ao problema surgiu através da arquitetura: transformar os espaços é também transformar a dinâmica das relações dentro do escritório.

Apostando em uma organização horizontal, as equipes passaram a operar juntas e de maneira menos burocrática. Um e-mail pode ser substituído por uma conversa rápida e muito mais esclarecedora. Os novos projetos levam tudo em consideração – desde o mobiliário, cores até a iluminação. Os resultados já mostram a efetividade da mudança: uma operação mais coesa, funcionários mais motivados e, consequentemente, mais produtividade.

Identidade dos Espaços – Em Open Offices a circulação é celebrada, seja para colaborar ou para buscar espaços mais silenciosos quando necessário. É importante que o projeto de arquitetura determine espaços específicos para cada momento – de colaboração, descompressão, reuniões e de relação interpessoal.

Cada ambiente conta com decoração, iluminação e mobiliário específicos ao uso garantem que todos entendam qual o intuito de cada ambiente. Além disso, ajudam a organizar a dinâmica de aproveitamento dos espaços, garantindo que se possa colaborar quando preciso, mas também ter um momento de foco se necessário. O investimento em materiais acústicos e outras tecnologias também pode acrescentar mais conforto ao dia-a-dia dos usuários - uma sala de reunião silenciosa, com infraestrutura para conectar diversos dispositivos ou mesmo salas flexíveis que podem se transformar em salas de treinamento com pouco esforço.

Bem-Estar – A globalização modificou o mundo corporativo. Hoje, se passa mais tempo no escritório e se negocia em tempo real com diversos países diferentes e com fusos horários distintos. Por isso, investir em um ambiente corporativo com espaços de relaxamento, mais confortável e humanizado é atuar diretamente na qualidade do serviço prestado.

Além disso, há a questão da pressão que diversos setores enfrentam – sobretudo os que atendem ao público, como Centrais de Relacionamento. Em médio e longo prazo, o estresse contínuo leva os colaboradores a adoecerem ou mesmo se demitirem. A consequência da evasão é que, muitas vezes, a equipe nunca está completa e a empresa precisa investir continuamente em treinamento.

Transparência em todas as etapas – Nesse momento de transformação do mercado corporativo cabe também aos escritórios de arquitetura se atualizarem para atender melhor aos clientes empresariais. E também é importante que os clientes saibam que é possível e desejável a participação ativa durante todos os processos - Do desenvolvimento à execução.

O correto é iniciar o trabalho junto aos clientes desde a busca pelo imóvel correto, passando por estudos de custos e viabilidade nos imóveis pré-selecionados, e então iniciando seu trabalho de pesquisa e compreensão das reais necessidades de cada cliente para materializar seu projeto final.

Identidade Única - As empresas não são iguais, tampouco os escritórios. Se cada companhia possui Missão, Visão e Valores distintos, a melhor maneira de propagar a identidade entre os colaboradores e clientes é através dos espaços físicos únicos e coesos com a própria marca.

Cada projeto deve traduzir a imagem da empresa – não apenas por uma questão estética, mas para fortalecer a ética de trabalho no core das operações diárias. Uma empresa jovem, dinâmica e que propõe novas soluções, mas que opera em um ambiente onde o poder é vertical – de cima para baixo – e que não valoriza a integração dos colaboradores não pode exigir novas práticas de seus colaboradores com os clientes, ou, ao menos, que essas soluções sejam efetivas.

Bruna de Lucca — Diretora do Studio BR Arquitetura