Levantamento feito pela consultoria americana Coopers & Lybrand indica que as corporações perdem, em média, quatro semanas por ano à procura de documentos guardados de forma inadequada. Isso significa duas horas diárias de um funcionário destinadas à localização de papéis extraviados. Para evitar essa situação, as companhias têm optado por deixar a cargo de empresas especializadas os procedimentos destinados a garantir o controle adequado das informações.
No Brasil, a atividade ainda é recente e a demanda pela gestão e guarda de documentos é enorme, exigindo das empresas do setor cada vez mais profissionalização e atendimento de excelência. Um primeiro passo foi dado em 2005, com a criação da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD). Agora, no dia 10 de setembro, em São Paulo, durante a Infoimagem 2008, a entidade lança o Selo de Qualidade ABGD.
A iniciativa da entidade é reconhecer e promover as empresas que se destacam no segmento de gestão de arquivos e documentos de terceiros. O Selo de Qualidade ABGD será concedido mediante uma avaliação de aspectos técnicos fundamentais para a qualidade dos serviços prestados, como profissionalismo, tecnologia e segurança na gestão de arquivos e documentos. O selo significa que a empresa certificada possui, sob padrão adequado, um processo de gestão para conservação, proteção e confidencialidade do acervo de documentos de seus clientes.
Para certificar os processos de seus associados, a ABGD utiliza uma empresa certificadora independente. "Trata-se de um diferencial no mercado, pois demonstra ao cliente da empresa associada que ela submeteu seu processo de gestão à revisão por entidade avaliadora que não tem ligações diretas com a associação", explica o presidente da ABGD, Luiz Santoyo. Segundo o executivo, a gestão das informações representa, hoje em dia, uma preocupação para as médias e grandes organizações, o que torna a guarda terceirizada de documentos em um fator estratégico para a atuação das companhias.
A previsão é que, até o final de 2008, sejam guardados 84 bilhões de documentos no país, o que corresponde ao uso de 35 milhões de caixas. Mensalmente, mais de 300 milhões de documentos são digitalizados. A tendência do setor é de crescimento de 15% ao ano. A ABGD reúne, atualmente, as nove maiores empresas do segmento, que respondem por 80% do mercado. "Após três anos de existência, a associação se mostra em uma boa fase de maturação. A criação do Selo de Qualidade traz uma série de benefícios para as empresas do ramo, agregando mais valores, como a padronização dos serviços, profissionalização, reconhecimento e visibilidade", acrescenta.
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