Tempo é tempo! Muitas vezes, mais precioso do que o dinheiro, ou será que algum dinheiro vale mais do que sua família ou você mesmo? O desafio de diretores, gerentes e dos colaboradores é efetivamente otimizar o tempo para promover o equilíbrio entre as quatro questões básicas da necessidade humana, que são: física, social, mental, espiritual. O sucesso está no equilíbrio e, para isso, você precisa de tempo! Peter Drucker, pai da administração moderna, lança o seguinte desafio para uma reflexão sobre como anda sua administração do tempo:
1. O que eu estou fazendo que não precisa ser feito?
2. O que eu estou fazendo que poderia ser feito por outra pessoa?
3. O que eu estou fazendo que apenas eu posso fazer?
4. O que eu deveria fazer que não estou fazendo?
Junte a essas perguntas uma ferramenta de análise de prioridade das tarefas, de Stephen Covey, autor de dezenas de livros de auto-ajuda. Onde são classificadas como:
1. Urgente e Importante: crises, reuniões, problemas urgentes e inadiáveis, projetos com data marcada
2. Urgente e Não Importante: prevenção, criatividade, aprendizado, planejamento, desenvolvimento de relacionamentos, identificação de novas oportunidades
3. Não Urgente e Importante: interrupções, telefonemas, relatórios, correspondência, atividades populares, assuntos estressantes
4. Não Urgente e Não Importante: detalhes, pequenas tarefas, correspondência sem importância, atividades agradáveis
Claro, que temos que realizar tarefas dos quatro grupos, porém, pessoas eficazes concentram seu tempo na execução das tarefas dos grupos 1 e 2. A atuação das tarefas do grupo 2 diminui as tarefas do grupo 1. Esse é o ponto de partida para obter mais tempo.
Organização e planejamento são ferramentas importantes para administrar o tempo. Invista nelas e fique atento com as tarefas que consomem tempo desnecessário, os chamados ladrões do tempo, como e-mails e internet que muitas vezes são utilizadas para lazer. Também entra as reuniões desnecessárias, exagero em assuntos não profissionais, do cotidiano, celular, dentre outras.
Fica lançado um desafio: invista por um período nas atividades do Grupo 1 e 2. Após esse período você terá muito mais tempo!
Por fim, fica uma dica para uma auto-avaliação. Ao fim do dia faça a seguinte pergunta: "O que eu fiz que agregou valor para minha organização, para mim e para minha família?". Se você não souber a resposta tenha certeza que você precisa reavaliar a administração do seu tempo!
Rogerio Leme é diretor do Grupo AncoraRh e autor de dois livros "Aplicação Prática de Gestão de Pessoas por Competências" e "Avaliação de Desempenho com Foco em Competência", ambos publicados pela editora Qualitymark.
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