As vantagens do planejamento orçamentário

O orçamento empresarial deve ser amplamente utilizado como ferramenta de apoio às decisões e ao controle gerencial

Alcides Rocha, Administradores.com,

De acordo com as estimativas do Relatório de Mercado Focus divulgado pelo Banco Central, as projeções do mercado financeiro para o PIB é de um crescimento de apenas 0,4% este ano.

Diante de um cenário de estagnação da economia nacional, aumento de impostos e alta da inflação é imprescindível analisar o cenário interno e externo do mercado e planejar-se com o objetivo de diminuir o impacto no negócio.

Planejar é estabelecer com antecedência ações a serem executadas, estimar recursos que serão necessários e alocados, assim como atribuir as responsabilidades em relação a um período futuro pré-determinado. Desta forma, é possível identificar a existência de oportunidade e restrições tanto no âmbito interno quanto externo da organização.

A principal finalidade do planejamento orçamentário é projetar os resultados das atividades previstas e este pode ser dividido em três etapas:

- Escolha das metas: as metas podem ser tão abrangentes quanto a missão estratégica da organização;
- Rever opções e prever resultados: assim que as metas forem definidas, o próximo passo é observar as opções disponíveis para alcançá-las e prever quais serão os resultados mais prováveis para cada opção. Prever os custos e benefícios de cada opção também é parte do planejamento;
- Decidir sobre as opções: após uma análise dos custos e benefícios potenciais de cada opção, deve-se decidir como alcançar as metas almejadas. Escolher que opções devem ser implementadas estabelece a direção que a empresa tomará. O orçamento reflete essas decisões.

Nem sempre é possível seguir o rumo traçado, pois as condições mudam, e a empresa tem que ajustar-se a elas se não puder controlá-las. De qualquer modo, o administrador necessitará acompanhar os desvios, analisá-los e tentar corrigi-los.

O orçamento funciona como uma ferramenta que os gerentes podem usar para monitorar periodicamente o progresso, comparar resultados reais com resultados planejados. Esse feedback ou monitoramento e avaliação do progresso, por sua vez, permite que ações corretivas sejam tomadas oportunamente, se necessárias.

Portanto, a primeira finalidade do controle orçamentário é possibilitar a direção para a tomada de decisões que corrijam as falhas existentes e procurar colocar a empresa no rumo certo. Se, por outro lado, a avaliação periódica mostra que a organização está no rumo certo, com resultados reais que equivalem aos resultados planejados no orçamento, nenhum ajuste ao plano de ação será, então, necessário.

A utilização de um sistema orçamentário pode ser entendida como um plano, que engloba as operações anuais de uma empresa, onde é formalizado o desempenho das ações e funções administrativas, pois oferece vantagens pela efetiva formalização.

Através da sistematização do processo de planejamento e controle, graças ao uso de orçamentos, introduz-se o hábito do exame prévio e cuidadoso de todos os fatores antes da tomada de decisões importantes, além de obrigar a administração da empresa a dedicar atenção adequada e oportuna aos efeitos eventualmente causados pelo surgimento de novas condições externas.

Outro aspecto importante na adoção de um orçamento global é o fato de que naturalmente é aplicado em partes, para a operação de toda a empresa, e isto força a todos os membros da administração interagir, fazendo com que reduza o envolvimento dos altos administradores com as operações diárias por meio da delegação de poderes.

Assim, um programa orçamentário sempre será útil para qualquer organização, independentemente se deu tamanho e de suas incertezas. Sendo os principais benefícios: formalização das responsabilidades, administradores pensam à frente, definição de expectativas com base no desempenho anterior e coordenação de esforços.

A acirrada competição global vem exigindo das empresas a adoção de estratégias para manutenção de clientes e para vencer a concorrência. O sucesso de uma organização está atrelado não somente à boa gestão, mas também às ferramentas que os gestores utilizam para auxiliá-los nesta tarefa.

O orçamento empresarial deve ser amplamente utilizado como ferramenta de apoio às decisões e ao controle gerencial. A constituição de uma estrutura formal de planejamento e acompanhamento dos resultados de curto e longo prazo, bem como a definição de estratégias de ação para o cumprimento dos objetivos gerais da organização, devem servir de base para a elaboração de um orçamento empresarial.

Alcides Rocha é presidente da Finance365, plataforma brasileira de Governança Corporativa focada em PMEs