Baratão da Construção aprimora processos de entrega em 70% com solução de gestão da Jiva

Solução trouxe mais eficiência para separação de mercadorias e roteirização de entregas

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O Baratão da Construção – empresa mineira que atua no mercado de materiais de acabamento e de construção, com duas unidades localizadas em Patos de Minas – confiou na Solução Jiva e trocou processos desorganizados e realizados separadamente por processos otimizados, integrados e capazes de trazer muito mais resultados para a empresa.

Assim como no Baratão da Construção, problemas com processos internos costumam ser comuns em empresas de varejo, sobretudo em lojas de materiais de construção, em que são muitos os itens para administrar. Os primeiros dois anos de empresa são os mais críticos, como comprova a pesquisa do Sebrae “Sobrevivência das Empresas no Brasil”, de 2016.

O estudo trouxe o dado de que 15.662 empresas de comércio varejista de materiais de construção em geral foram constituídas em 2012, das quais 72% sobreviveram em dois anos. Ou seja, 28% dessas empresas não conseguiram se manter no mercado.

A Jiva, especializada em soluções de gestão empresarial para pequenas empresas, criou um algoritmo que funciona como um índice de maturidade da gestão com base na aplicação e automatização das boas práticas de gestão, o Índice Maha. Trata-se da compilação de uma série de práticas corporativas de mais de 10 mil PMEs (pequenas e médias empresas), das quais 2,5 mil são atuais clientes.

Com base nas estatísticas do Índice Maha, a Jiva conseguiu ter uma ideia das principais fraquezas em termos de processos desse segmento do varejo: estocagem, comissionamento, caixas e bancos, sendo este mais fortemente ligado à análise de fluxo de caixa.

Todas essas fragilidades do segmento de varejo de materiais para construção trazem riscos para a sustentabilidade das empresas, como:

  • Perda de vendas por falta de produtos em estoque;
  • Estoque de produtos obsoletos e/ou com validade vencida;
  • Má utilização do espaço físico para estocagem;
  • Atrasos no pagamento com possíveis perdas de crédito junto aos fornecedores;
  • Pagar juros mais altos pela captação de recursos financeiros imediatos;
  • Descontrole financeiro da empresa;
  • Descontrole do saldo da conta e do fluxo de caixa;
  • Falta de parâmetros para um planejamento efetivo;
  • Dificuldade para encontrar possíveis desvios entre o planejado e o realizado;
  • Falta de foco e direcionamento para as vendas.

Quando o assunto é estoque, problema constante nos segmentos de varejo e atacado-distribuidor, enquanto a média do mercado do segmento de materiais de construção em boas práticas de gestão é de Índice Maha 48, as empresas atendidas pela Jiva têm em média Índice Maha 56,4 e os cases benchmark, isto é, os de maior sucesso, têm Índice Maha 96.

É assim em praticamente todos os pontos analisados pela Jiva: as empresas que estão na rede da Jiva estão sempre à frente no Índice Maha em relação ao mercado.

Segundo a pesquisa do Sebrae, a falta de conhecimento aparece como sendo a terceira principal dificuldade enfrentada no primeiro ano de atividade de empresa, levantada por 12% dos entrevistados. É principalmente nesse ponto que a Jiva trabalha para auxiliar as empresas que querem melhorar sua gestão: promovendo o conhecimento e a consequente evolução da gestão dos negócios. A Jiva acredita que apenas ERP não é suficiente. A solução tecnológica precisa estar aliada à capacitação de pessoas e a processos bem definidos.

A Jiva atua como uma plataforma de gestão, ou seja, mais do que um ERP para os pequenos negócios. Antes de tudo, ela realiza um diagnóstico na empresa para avaliar seus processos, encontrando os pontos fortes e fracos do negócio e, assim, quais áreas precisam de mais atenção.

Nesse estudo, a Jiva também compara o negócio com outras empresas do segmento, observando quais são as melhores práticas do mercado para encontrar quais são pertinentes à empresa em questão.

Em seguida, a Jiva implanta o ERP e foca nos pontos que mais precisam de melhoria, automatizando e integrando todos os processos. Com a automação, o acompanhamento dos indicadores-chave do negócio é facilitado, dando poder ao empresário e permitindo que ele tome decisões muito mais assertivas para o seu negócio.

Após essa etapa, a Jiva continua acompanhando a evolução da empresa, por meio da evolução do índice de maturidade da gestão do negócio e, assim, oferece novas soluções conforme se dá o desenvolvimento da gestão, para que essa evolução seja contínua.

Além disso, oferece capacitação para a equipe por meio de sua universidade corporativa, permitindo que os colaboradores aprendam não apenas manusear o ERP, mas também conceitos básicos de gestão. Esse aprendizado contribui diretamente para a melhoria dos processos e para o crescimento do negócio.

Conhecer os problemas mais comuns entre as lojas de materiais de construção é o primeiro passo para que eles sejam solucionados com a implantação da Solução Jiva:

Problemas mais comuns entre lojas de materiais de construção

Estoque desorganizado

Problemas com a desorganização do estoque estão entre os primeiros para quem possui loja de materiais de construção. Sem um sistema que possibilite controlar o estoque da loja, os materiais podem ficar perdidos, o que gera problemas com quantidade, por exemplo.

O gestor acredita que existe determinada quantidade de algum material, mas as informações vão se perdendo, até que ele percebe que o material acabou sem que a empresa tenha feito um novo pedido ao fornecedor. Esse é um problema muito comum entre as lojas de materiais de construção que não contam com um sistema de gestão integrada.

Dificuldades para atualizar preços

É normal precisar atualizar preços dos materiais de construção com frequência na loja. Mas, sem a ajuda de um ERP (sistema de gestão integrada), essa pode ser uma atividade demorada e ineficaz. Atualizar os preços manualmente pode levar muito tempo e o gestor ainda corre o risco de errar algum dado e ter que atualizar novamente.

Com o uso de um ERP, essa tarefa se torna simples e rápida. Ele ajuda a empresa a definir a margem de lucro em cada produto, além de fazer a alteração direto no sistema, impedindo que algum vendedor venda determinado produto com preço antigo. As vendas são todas registradas no sistema, gerando um histórico perfeito para facilitar suas análises.

Compras realizadas na quantidade e na data erradas

As compras também são um desafio para lojas de materiais de construção que não possuem um ERP. Isso porque, sem esse auxílio, fica mais difícil determinar a quantidade e a data certas para a realização das compras com os fornecedores.

A empresa deve ter controle sobre todas as vendas realizadas, quando deve ser feita uma nova compra, qual deve ser a quantidade para suprir a loja até a próxima compra, qual foi o valor pago na última compra, entre outras informações. Todos esses detalhes devem ser considerados no processo de compras e contar com um ERP torna esse trabalho mais fácil.

Perda de vendas por falta de controle de orçamentos

É comum acontecer de um cliente pedir orçamento e depois esse orçamento ficar esquecido. Para evitar esse problema, é preciso ter um controle desse processo, possibilitando a retomada do contato com esse cliente e oferecendo as melhores condições para que a venda seja realizada.

Com a ajuda de um ERP, esse processo fica muito mais prático porque o sistema tem as informações de que a empresa necessita para uma negociação que beneficie tanto o cliente quanto a loja.

Como a Solução Jiva transformou a gestão do Baratão da Construção

O Baratão da Construção confiou na Solução Jiva e conseguiu aprimorar a entrega de mercadorias em 70%. Foram definidos processos que ainda não existiam na empresa, como a emissão de ordens distintas: uma para separação dos produtos e outra para roteirização das entregas. Isso possibilitou evitar erros e aumentar a confiança dos clientes na hora de checar os pedidos.

A gestão de estoque do Baratão da Construção evoluiu em 14,5 no Índice Maha, desde a implantação da solução em Jiva em 2016, com evolução de 26% da automatização dos processos da empresa.

De acordo com Leonardo Reis, diretor financeiro do Baratão da Construção, o antigo sistema utilizado pelas duas unidades apresentava muitos erros e não acompanhava a evolução dos negócios. Por isso, a empresa buscou uma solução que estivesse à altura dos desafios trazidos pela modernidade, como a necessidade de ter em mãos informações dos negócios em tempo real e possibilitar vendas por meio de um e-commerce.

“Ter um sistema integrado, na web e já pronto para suportar operações de vendas online é algo básico. Quem não tiver eficiência e versatilidade para prestar o melhor atendimento e estar onde o consumidor está, no caso, também na internet, ficará para trás”, diz Leonardo.

Integração de processos operacionais

Segundo o diretor, com a ajuda da Jiva, o Baratão da Construção está integrando processos operacionais que antes eram realizados de forma separada entre as diferentes áreas da empresa. “Além da melhoria nas entregas, também integramos quase todos os setores, como o de vendas e o estoque, por exemplo. Isso nos trouxe ganhos significativos em agilidade e superou as nossas expectativas em relação à gestão dos negócios”, diz.

Automatização das operações corporativas

Junto com a integração, o ERP também está permitindo a automatização das operações corporativas, em especial a de vendas. “Com a solução da Jiva, é possível ter acesso rapidamente à lista de todos os fornecedores e basta o vendedor selecionar o nome da marca do produto na frente de caixa para que o sistema realize o faturamento e a emissão das ordens de separação e roteirização, tudo de maneira automática, o que evita erros de digitação e retrabalho de correção de informações nas notas fiscais”, descreve.

Relatórios que auxiliam a análise de informações

A empresa passou a contar com relatórios de análise de giro, que provém dados de estoque, contas a pagar e a receber, o que entra e o que sai da loja etc. “Esses relatórios são muito usados pela nossa diretoria. Por meio deles, é possível identificar e comparar informações dos últimos 12 meses em poucos segundos, e inclusive, saber os resultados de venda de cada mercadoria, o que torna as tomadas de decisão mais ágeis e assertivas”, aponta Leonardo.

Criação de campanhas de venda

Outro recurso que a empresa obteve com o ERP da Jiva é a capacidade de criar campanhas de venda, com descontos e montagem de kits promocionais, que podem incluir diferentes produtos, como pacotes de cimento, pás etc. “A solução é muito rica em parametrização de preços e descontos. Conseguimos acompanhar cada variação de valor das mercadorias, bem como avaliar crédito dos clientes e, assim, gerar ofertas mais atrativas para cada situação”, revela o diretor financeiro.

E-commerce

Para os próximos passos, o Baratão da Construção planeja criar um comércio virtual. A empresa está em fase de adoção da plataforma de comércio virtual Jiva e-Commerce, que permite a exposição e a venda de produtos na internet, tudo já integrado ao ERP. “Cada vez que aplicamos aos negócios uma ferramenta que não usávamos antes, a empresa vai para frente e se torna mais saudável. Afinal, não dá para ficar parado, pois a concorrência é violenta nesse segmento”, finaliza.

Melhores práticas de gestão

Para alcançar resultados assim como o Baratão da Construção, é preciso não apenas investir em um ERP, mas também conhecer as melhores práticas de gestão do mercado. Afinal, uma boa gestão vai muito além da implementação de um ERP.

Há inúmeros ERPs que dão acesso a informações gerenciais para melhorar o controle do negócio, mas, mais importante que isso, é entender e aplicar as melhores práticas de gestão para alavancar os resultados que sustentam o negócio. É isso o que a Jiva faz.

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