Contabilidade Digital: evitando que tudo dê errado

A contabilidade digital é o primeiro passo para toda empresa de serviços contábeis que sonha em assumir um papel consultivo frente a seus clientes

Marcelo Lombardo, Administradores.com,
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A contabilidade digital é um modelo de negócio para empresas de serviços contábeis que consiste em substituir a parte manual dos processos de coleta e input das informações por um sistema de gestão responsável por automatizar a operação financeira dos clientes, além de gerar todo o movimento contábil e fiscal automaticamente para o contador.

É um processo que passa a ser executado de forma compartilhada e que aproxima contadores e clientes, potencializando a fidelização e agregando valor ao serviço prestado.

Todos ganham neste cenário, sobretudo o cliente do contador, que, ao adotar um software de gestão, adquire uma visão global da gestão do seu negócio e das possibilidades de otimização de recursos, decisões de investimento, controle de estoque, etc.

O serviço contábil torna-se mais rápido, menos sujeito a erros e ganha mais qualidade. Para o contador, os benefícios também geram entusiasmo: ganho de produtividade, redução de custos operacionais, maior segurança jurídica e a oportunidade de exercer um papel mais estratégico junto a seu cliente, oferecendo novos serviços como BPO (Business Process Outsourcing) e planejamento empresarial, por exemplo - algo que era impossível nos tempos do papel, classificação manual e digitação.

Sendo assim, a contabilidade digital é o primeiro passo para toda empresa de serviços contábeis que sonha em assumir um papel consultivo frente a seus clientes – e a tecnologia é o caminho para tornar isto real –, mas, como tudo na vida, é preciso tomar alguns cuidados a fim de minimizar os riscos do processo, para que os benefícios de fato se concretizem.

Mas o que pode dar de tão errado assim no uso de um software voltado a ganhar eficiência e integrar informações? Na verdade, muita coisa. Vamos estudar aqui um caso real - sem revelar o nome da empresa que passou por esse tormento - e em seguida passar algumas dicas de como não cometer os mesmos erros.

Na contabilidade digital, os processos de coleta e processamento de informações (que anteriormente dependiam de malotes com documentos físicos e análises, classificações, digitação e arquivamento pela equipe do contador), são substituídos por uma integração de dados entre o sistema de gestão (ERP) usado pelo cliente e o software contábil utilizado pelo contador.

No nosso estudo de caso, o escritório em questão entendeu os benefícios de migrar sua atuação tradicional para a contabilidade digital e então, indicou para seus clientes o uso de um sistema de gestão e estes aceitaram a sugestão e adotaram o uso do ERP devido à relação de confiança que já mantinham com o contador.

Tudo estava aparentemente bem, contador satisfeito com o ganho de produtividade obtido e clientes entendendo os usos do ERP, até que um dia um dos clientes do escritório solicita uma reunião sem dizer o motivo. Na reunião, o cliente foi direto ao assunto: amigo, além de você ter calculado meus tributos de forma totalmente errada, eu ainda perdi uma licitação por causa dos resultados contábeis que apresentei, que, para a minha surpresa estão completamente fora da realidade dos meus números, e concluiu: quero saber quem vai arcar com esse prejuízo.

O cliente baseava sua alegação na diferença entre os números dos relatórios do seu sistema de gestão interno e dos demonstrativos gerados pelo escritório contábil. Tudo estava muito diferente, de fato. A investigação começou pelo ponto mais óbvio: verificar se a configuração da integração contábil do sistema de gestão do cliente, o famoso de/para, estava correta.

Surgiu então o primeiro insight, quando o contador descobriu diversas falhas nessa configuração, cuja causa era uma fragilidade no sistema de gestão usado pelo cliente: o mesmo usuário que digita receitas e despesas no financeiro tinha capacidade de criar novas contas e categorias à vontade, sem conhecimento do contador, e muitas dessas novas categorias criadas erroneamente não estavam corretamente amarradas a suas contrapartidas contábeis. Algumas estavam até duplicadas, ou seja, foram criadas porque o usuário que digitava as despesas não conhecia o nome correto das contas. Mas a empolgação acabou rápido, por dois motivos: primeiro, porque a diferença entre os números era muito maior, portanto ainda existia muito a ser descoberto, e segundo porque colocar a culpa na fragilidade do sistema não resolvia o caso, já que o próprio contador o havia indicado ao cliente.

Depois de dias buscando a fonte das maiores diferenças, o diagnóstico era inconclusivo. Por eliminação, a única explicação plausível seria o próprio cliente ter feito alterações retroativas nos lançamentos, ou seja, modificado os dados após a exportação das informações do ERP para o contador.

Dessa forma, a questão principal se tornou: como comprovar a lisura do serviço contábil prestado? Se a mesma coisa tivesse ocorrido na época onde tudo era manual, estava resolvido: bastaria pegar a pasta com os documentos recebidos e mostrar que o trabalho foi corretamente executado com base nas informações enviadas pelo cliente. Só que essa pasta não existe mais. E para ajudar, o sistema não possuía um simples log de transações para verificar se e quando as informações foram alteradas. A única pista encontrada veio de uma recuperação do arquivo de integração, mas esse também era superficial e não dava subsídios suficientes para embasar a defesa do contador.

A solução foi chegar a um acordo indenizatório, onde o escritório contábil arcou com todas as multas e parte dos prejuízos sofridos pelo cliente, já que a tecnologia dessa vez não ajudou. Mesmo com o acordo, a confiança havia sido abalada e o cliente abandonou esse contador, já que a credibilidade é o principal ativo de um escritório contábil.

Portanto, se você é prestador de serviços contábeis ou BPO, vale a pena avaliar se você está correndo riscos desnecessários.

Confira um pequeno checklist de como utilizar melhor a tecnologia na era da contabilidade digital:

1. Usuários e atribuições

Verifique se o sistema utilizado pelo seu cliente possui controle de acesso para que usuários sem perfil de administrador não criem contas e categorias desordenadamente. Mesmo que o sistema tenha esse recurso, faça a checagem um a um, pois em alguns casos o cliente pode ter criado todos os usuários como administradores, o que o invalida o recurso na prática.

2. Registro de atividades

Verifique se o sistema ERP oferece um log completo de todas as transações (quem incluiu, alterou e excluiu informações, quando o fez, qual era o dado anterior e qual é dado pós alteração). Sem log, não há recurso de TI forense capaz de averiguar responsabilidades.

3. Encerramento do período

Verifique se o sistema de gestão possui recursos para, após o fechamento contábil, travar o período para que não ocorram mais alterações ou lançamentos retroativos sem a permissão do contador. Acima de tudo, verifique se a sua equipe está usando esse recurso.

4. Feedback e sugestões

Periodicamente, peça feedback sobre o sistema de gestão para o cliente. Um ERP precisa acompanhar o ritmo e o crescimento do negócio. Isso é importante porque, quanto mais o cliente usar o sistema, e quanto mais o sistema puder se manter adequado ao tamanho do negócio, menos necessidade de troca de sistema e recomeços você e seu cliente terão que enfrentar.

5. Test drive

Antes de indicar um software de gestão ERP, use o sistema. Peça pro seu time testar as contas, os lançamentos, verifique o quanto ele se integra também ao seu sistema contábil e principalmente ao sistema fiscal (SPED, Bloco K, etc.), pois aqui reside a maior parte do trabalho braçal. Não deixe de analisar o tipo de suporte que a empresa produtora do software oferecerá para você e para seu cliente.

6. Respeite seu DNA

Analise se, ao indicar um software de gestão para seus clientes como estratégia para entrar no mundo da contabilidade digital, você poderá de fato dedicar-se ao seu core business, ao DNA da sua atuação – a contabilidade e a consultoria – e não assumir novas responsabilidades como venda de licença, atendimento, suporte, implantação. Digo isso porque existe uma oportunidade de receita muito maior na prestação de consultoria estratégica, planejamento e acompanhamento de performance empresarial do que em comissões sobre venda de software.

Marcelo Lombardo — Fundador e CEO da Omiexperience