Gmail e Gdrive: saiba como aumentar o espaço livre

Alguns arquivos não consomem o volume da cota; e-mails e fotos podem esgotar o espaço rapidamente

Redação, Administradores.com,
iStockphoto

Gerenciar a caixa de entrada é um trabalho que tem se tornado cada vez mais complicado e demorado. Se o profissional não for cuidadoso, pode experimentar uma queda aguda na produtividade por conta do tempo gasto lendo e apagando e-mails.

No caso dos serviços integrados do Google – Gmail, Gdrive e Google Fotos – o gerenciamento pode ser ainda mais complicado. Em parte porque ninguém lembra de verificar quanto há de espaço livre (lembra quando o Google propagandeava "você nunca mais precisará apagar um e-mail"?). Serviços integrados, como o Google Fotos, têm backup automático, o que enche a memória no disco virtual de forma imperceptível.

Mas também há singularidades nas próprias versões do Google Drive. Por exemplo, os itens na lixeira ocupam espaço no disco virtual, mas não são sincronizados com o computador. Já os itens compartilhados ocupam espaço no computador, mas não no Drive. Se um mesmo item for incluído em várias pastas, eles serão sincronizados várias vezes com o computador e irão ocupar mais espaço.

Como liberar espaço

Se a cota de armazenamento estiver próxima do teto, há duas opções: deletar arquivos grandes e pouco utilizados ou comprar mais cota. Considerando a alternativa mais econômica, é importante saber quais são os arquivos que ocupam mais espaço e que têm prioridade na hora da limpeza.

No Google Drive, a maioria dos arquivos no "Meu Drive" têm seu volume computado na cota. São PDFs, imagens, vídeos e até itens que estão na lixeira – que podem ser os primeiros a serem excluídos em definitivo. Já os documentos, planilhas, formulários e outros itens nativos do antigo Google Docs não consomem armazenamento.

No Gmail, todas as mensagens e seus anexos ocupam espaço – incluindo aqueles que estão nas pastas de spam e lixeira.

No Google Fotos, as imagens e vídeos armazenados no tamanho original consomem espaço. É possível reduzir o tamanho dos arquivos para que eles não consumam o armazenamento. Basta acessar as configurações e selecionar a opção "alta qualidade", ao invés de "qualidade original".

Vale ressaltar que o limite de "alta qualidade" não é chamado assim em vão: as fotos, pór exemplo, são compactadas para um tamanho máximo de 16MP, caso seja maior – com essa resolução, é possível imprimir as fotos com boa qualidade em até 24x16 polegadas. Já os vídeos são compactados para contarem 1080p de definição.

Se você usa aplicativos integrados ao GDrive, seus arquivos podem armazenar dados ocultos. Para ver a quantidade exata, é necessário acessar as configurações do GDrive e clicar em "gerenciar aplicativos". Para excluir os dados ocultos, basta selecionar "opções" e, em seguida, "excluir dados ocultos de aplicativos".

Listar arquivos

Para definir melhor as prioridades para a limpeza, é útil saber quais são os maiores arquivos. Essa ação pode ser melhor executada em um computador ou notebook. No GDrive para PC ou Mac, os arquivos podem ser listados do maior para o menor (clique aqui para ver).

No Gmail, uma ação semelhante pode ser executada. Mas, nesse caso, você precisará usar operadores de pesquisa. Por exemplo: para pesquisar apenas as mensagens que contêm anexo, basta digitar no campo de pesquisa "has:attachment" (sem as aspas). Também é possível pesquisar por mensagens filtrando pelo tamanho exato em bytes, com o operador "size" seguido do número de bytes desejado.

Exemplo:
size:1000000, ou
size:10M

Se você quiser filtrar mensagens maiores ou menores em relação a um determinado tamanho em bytes, pode usar os operadores "larger" e "smaller". É importante notar que não deve haver espaço entre os dois pontos e o valor.

Exemplo:
larger:10M
smaller:1000000

Veja aqui a lista completa de operadores.


Fique informado

Receba gratuitamente notícias sobre Administração