Monografia / Outras

O sistema de informação como instrumento para o desenvolvimento organizacional

A tecnologia de informação oferece recursos tecnológicos e computacionais para a geração de informações, e os sistemas de informação estão cada vez mais sofisticados, propondo mudanças nos processos, estrutura e estratégia de negócios

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dedico esse trabalho aos meus pais Sandra e Walter.

 

 


AGRADECIMENTOS

A Deus, pela vida e superação dos obstáculos,

Ao meus pais, pelo exemplo de vida que me foi dado,

Aos meus amigos, pelo reconhecimento da amizade sincera e duradoura no qual sempre estiveram ao meu lado,

Aos Professores do Curso de Administração pela dedicação, amizade, apoio, colaboração e valiosos ensinamentos durante todo esse percurso.

A todos aqueles que, direta ou indiretamente, contribuíram para que fosse possível a concretização desta etapa.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


“Você deve ser a mudança que você deseja ver no mundo.”
(Mahatma Gandhi)
JÚNIOR, Walter Cassiano da Silva. O SISTEMA DE INFORMAÇÃO COMO INSTRUMENTO PARA O DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL 2011. 62 p. Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Administração) – FAVALE, Carangola, 2011.


RESUMO


A tecnologia de informação oferece recursos tecnológicos e computacionais para a geração de informações, e os sistemas de informação estão cada vez mais sofisticados, propondo mudanças nos processos, estrutura e estratégia de negócios.
Não se admite hoje uma empresa que queira competir com vantagem, sem a utilização dessas ferramentas. Estes fatos abrem lacunas para que os novos gestores, com novas visões busquem o aperfeiçoamento contínuo para suas empresas. O desenvolvimento e a crescente evolução das organizações é fruto da evolução do conhecimento e da informação. Em função do processo de mudanças aceleradas, principalmente no que diz respeito aos avanços da tecnologia atrelada a era da informação, o bom sistema de informação será fator preponderante na tomada de decisão. Um desenvolvimento gerencial eficaz e eficiente pressupõe, em qualquer organização, a existência de infra-estrutura informacional para tomada de decisão, de forma ágil e segura. O sistema de informação gerencial fortalece o plano de atuação das empresas, a geração de informações rápidas, precisas e principalmente úteis, garante uma estruturação de gestão diferenciada. Além disso, melhora o processo de tomada de decisões pelos gestores.

Palavras-chave: Marketing de Relacionamento, Cliente, Gestão do Conhecimento, Processos, Organização.

 

 

 

 

 

 


JÚNIOR, Walter Cassiano da Silva. THE INFORMATION SYSTEM AS AN INSTRUMENT FOR ORGANIZATIONAL DEVELOPMENT. 2011. 62 p. Work of Conclusion of Course (Graduação em Administração) – FAVALE, Carangola, 2011.


ABSTRACT


Information technology offers technological and computational resources for the generation of information and information systems are increasingly sophisticated, proposing changes in processes, structure and business strategy.
Not admitted today a company that wants to compete with advantage, without the use of these tools. These facts open up gaps for new managers, new visions seek continuous improvement for their companies. The increasing development and evolution of organizations is the result of the evolution of knowledge and information. Depending on the process of rapid change, particularly with regard to advances in technology linked to the information age, a good information system will be an important factor in decision making. An effective and efficient management development presupposes, in any organization, the existence of information infrastructure for decision making, in a fast and safe. The management information system plan strengthens the role of companies, the generation of rapid, accurate and especially useful, ensures a different management structure. It improves the process of decision making by managers.

Keywords: Relationship Marketing, Customer Knowledge Management, Processes, Organization.

 

 

 

 

 

 

 


LISTA DE SIGLAS


SIG SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL
SSD- SISTEMA DE SUPORTE DA DECISÃO
SSE - SISTEMA DE SUPORTE EXECUTIVO
10
37
37

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO
2. GESTÃO EMPRESARIAL
2.1. Tomada de decisões
3. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
3.1 2 Dados, Informação e Conhecimento.
4. A importância da INFORMAÇÃO
4.1. A informação inserida no processo das das organizações
4.2 . O valor agregado à informação
4.3 A informação como peça fundamental na tomada de decisões organizacionais
5. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
5.1 Componentes da Tecnologia de Informação
5.2. Uso da Tecnologia da Informação na melhoria nos Processos Empresariais
5.3. Sistema
5.3.1. Classificação do Sistema
5.3.2 Sistema Aberto
5.3.3 Sistema Fechado
5.4. Sistema Empresa
6. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
6.1 Finalidades dos Sistemas de Informação
6.2 Por que utilizar Sistemas de Informação?
6.3 Classificação de Sistema de Informação
6.3.1 Sistema de Apoio às Operações
6.3.2 Sistema de Apoio Gerencial
7 . SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL (SIG)
7.1 – Conceito
7.2. Importância dos Sistemas de Informação Gerencial para as Empresas
7.3 Sistema de Informação Gerencial e Vantagens Competitivas
7.4. Sistema de Informação Gerencial nas Empresas e seus aspectos
7.5 Classificação dos Sistemas de Informação Gerencial
7.6 Conceituação do Sistema de Informação Gerencial
7.7 Análise e Levantamento do Sistema de Informação Gerencial
7.8 Estruturação do SIG
7.9 Implementação e Avaliação do SIG
8. 0 ADMINISTRANDO RESISTÊNCIAS AO SIG
9 O SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL FUNCIONANDO DENTRO DAS EMPRESAS
9.1 Organizações contra Sistema de Informação Gerencial?
9.2 O planejamento e a valoração de um Sistema de Informação
10.CONCLUSÃO
REFERÊNCIAS

1. INTRODUÇÃO


Na atualidade o mundo vive na era da informação, exigindo das organizações uma gestão estratégica eficiente, a qual pode ser facilitada pela utilização de recursos inteligentes oferecidos pela tecnologia de informação e sistemas de informação.
A tecnologia de informação oferece recursos tecnológicos e computacionais para a geração de informações, e os sistemas de informação estão cada vez mais sofisticados, propondo mudanças nos processos, estrutura e estratégia de negócios.
Não se admite hoje uma empresa que queira competir com vantagem, sem a utilização dessas ferramentas. Estes fatos abrem lacunas para que os novos gestores, com novas visões busquem o aperfeiçoamento contínuo para suas empresas. O desenvolvimento e a crescente evolução das organizações é fruto da evolução do conhecimento e da informação.
As transformações decorrentes do desenvolvimento tecnológico nas áreas de informação e comunicação afetaram significativamente a sociedade. Para acompanhar essas transformações, tanto as pessoas quanto as organizações têm procurado formas mais rápidas para se inserir nesse modelo atual de mercado.
Esse modelo é chamado ‘Era da informação’, a qual é necessário ter em mente a tecnologia de informação e os sistemas de informação como grandes precursores e responsáveis pelo valor adicional às tomadas de decisões.
O ambiente organizacional modifica-se com velocidade extraordinária que diretamente afeta as empresas, sejam elas bem sucedidas ou não, pois apresentam em geral as mesmas necessidades e expectativas, visto que atuam em um só contexto socioeconômico e sofrem semelhantes impactos. No entanto, os gestores tomam decisões rápidas e precisas com base em informações confiáveis e pertinentes, sendo que, para possuí-las faz-se necessário um adequado sistema de informação gerencial.
Percebe-se, então, que a informação é imprescindível, pois é através dela que o gestor conseguirá organizar a entidade e tomar decisões corretas no tempo certo.


É interessante observar que, após a avalanche de pensamentos e teorias da administração até o presente momento surgida, nenhuma delas representou uma mudança tão espetacular para a administração como o beneficio que juntas a informática e as telecomunicações, estão proporcionando e ainda irão proporcionar através da agilização e disponibilidade da informação.
A identificação e a definição das necessidades de um sistema de informações
estratégicas, táticas, operacionais e de comunicações corporativas, baseiam-se em
operações orientadas para o mercado e suportadas por sistemas de informação e de
comunicação altamente eficientes. Os gerentes dependem de seus registros internos de pedidos, vendas, preços, custos, níveis de estoque, contas a receber, contas a pagar, de comunicação com os clientes internos e externos, etc.
É por meio da análise dessas informações que eles podem localizar oportunidades e problemas importantes compartilhem do mesmo senso de direção e prioridades, e assim, conscientizando-os de que seu desempenho é responsável pelo sucesso da empresa.
Anteriormente à expansão de sistemas de automação, as decisões eram tomadas pelo gerente com base na experiência passada, ou seja através de embasamento empírico. Entretanto, dado o grande volume de produtos comercializados, isto impedia uma maior consistência nos princípios, além de dificultar o controle sobre as ações na empresa. A perda de rentabilidade aliada ao aumento da concorrência, a crescente exigências dos clientes e a estabilização da economia tornaram fundamental a implantação de sistemas de informação gerencial para a sobrevivência da empresa.
Na administração, onde tem-se como base o planejamento, organização, liderança e controle para um desempenho eficaz da organização, o sistema de informação gerencial (SIG) vêm ajudar essas funções fornecendo informações importantes para os administradores. Este, portanto, está ligado ao sistema físico/operacional que surgem das necessidades de desenvolver as operações fundamentais das empresas interagindo, principalmente, na tomada de decisão.
Onde tais informações inovaram o mundo dos negócios e são utilizadas para melhorar o desempenho das atividades das empresas, e por conseqüência apoiar os processos empresariais. Os sistemas de informação gerencial têm como objetivo gerar informações para tomada de decisões. Os dados são coletados, processados e transformados em informações e fornecem um mecanismo de feedback.
Perante o que foi exposto, capacidade de observar a importância do controle, planejamento e a necessidade de uma eficiente tomada de decisão, o tema surgiu para que se tenha um bom estudo do sistema de informação gerencial, analisando os princípios e os métodos encontrados em bibliografias.
Com a evolução tecnológica da informação, cada vez mais os administradores de diversos segmentos sentem a necessidade de buscar novas tecnologias administrativas, para que obtenham informações oportunas e precisas. Sendo a função primordial do Sistema de Informação Gerencial, gerar informações para os administradores das empresas que desejam se manter no mercado pelos próximos anos, estes sistemas são capazes de gerar relatórios eficazes e predeterminados fornecendo apoio na hora de se tomar uma decisão estratégica na empresa. As empresas que dominam totalmente as informações que necessitam, tem menos chance de desperdiçar capital, visto que elas sabem onde e quando devem investir em determinado projeto.

 

 

 

 

 

 

 

 

 


2. GESTÃO EMPRESARIAL

A gestão pode ser definida como o ato de gerenciar, administrar ou controlar uma organização. Afirmam Magalhães e Lunkes (2000, p. 39): “A gestão da empresa pode ser entendida como um conjunto de decisões, a fim de estabelecer um equilíbrio entre objetivos, meios e atividades empresariais”.
A gestão da empresa pode estar centralizada em uma pessoa ou um grupo de pessoas, que são encarregadas de analisar as informações fornecidas pelo SIG, de forma correta, para bem tomar as decisões. Sabe-se que em cada momento da vida empresarial são requeridas decisões em nível operacional, estratégico e gerencial, cabendo ao gestor estar preparado em todos os níveis para bem analisar as informações e tomar as melhores decisões possíveis.
O papel do gestor é fundamental para a organização, não somente na tomada de decisão eficaz, mas também na administração do SIG da empresa. Tamanha é a importância do gestor na empresa, que cada vez mais se exige da sua capacidade.
Para ser um gestor, portanto, fazem-se necessários amplos conhecimentos técnicos inerentes à sua área de atuação e conhecimentos de diversas áreas que direta ou indiretamente possam influenciar nos processos empresariais.
Uma organização que possua um bom processo de gestão tem um forte diferencial no mercado, a tomada de decisão rápida e eficiente na hora certa, conforme Pereira (1999, p. 58), quando afirma:
O processo de gestão deve assegurar que a dinâmica das decisões tomadas na empresa conduzam-na efetivamente ao cumprimento de sua missão, garantindo-lhe adaptabilidade e o equilíbrio necessário à sua continuidade.

O gestor precisa estar rodeado de informações oportunas, confiáveis e pertinentes, que lhe serão disponibilizadas através de um bom sistema de informações gerenciais.

2.1 TOMADA DE DECISÕES

O mundo está vivenciando uma era de mudanças, em todas as áreas econômicas, políticas, tecnológicas e sociais. As empresas precisam estar inovando a cada momento para não perderem posição no mercado. É preciso criar diferenciais e oportunidades.
A tomada de decisão eficaz tornou-se um dos grandes diferenciais do mundo moderno. Tomar decisões de forma eficiente e na hora certa significa fechar excelentes negócios para fazer frente aos concorrentes. A tomada de decisão é algo bastante complexo, que exige alto grau de análise, pois tem por função direcionar a empresa.
As decisões são tomadas sob diversas condições, sob condições de certeza, condições de incerteza e condições de risco. As decisões programadas normalmente oferecem um grau de risco menor do que as decisões não-programadas.
Em se tratando das decisões tomadas sob certeza, o decisor tem conhecimento das conseqüências ou resultados de todas as alternativas, sendo assim, pode escolher a melhor dentre as alternativas propostas.
Stephen e Coulter (1996, p. 126), enfatizam que “a situação ideal para a tomada de decisões é a de certeza, ou seja, o administrador pode tomar decisões precisas, pois o resultado de cada alternativa é conhecido”.
Com relação às decisões tomadas sob condições de incertezas, os resultados são desconhecidos e gerados sob probabilidades, onde o decisor tem pouco ou nenhum conhecimento das informações que formam as alternativas.
Na tomada de decisão com risco, todas a alternativas têm um resultado específico e são projetadas sob probabilidades conhecidas. O tomador de decisão conhece todas as alternativas e sabe que o risco é inevitável.
Para Oliveira (2002, p. 146):
A tomada de decisão consiste na busca e no caminho a ser perseguido e que seja viável, bem como propicie o melhor resultado final [...] a tomada de decisão é, exatamente, o fim do processo de questionamento que culmina com o direcionamento da açãoa ser realizada para eliminação do problema.

Com as tomadas de decisões, a empresa busca sempre atingir seus objetivos a curto e longo prazo. Geralmente os objetivos das organizações são atender às expectativas dos clientes, continuidade, maximização dos lucros e bem-estar social.
A tomada de decisão tem por função eliminar diversos problemas, de ordem gerencial, existentes numa empresa. Diante do exposto, observa-se que a tomada de decisão está diretamente relacionada ao potencial informativo do Sistema de Informação da empresa, e este dever ser o mais útil possível na geração da melhor informação no auxilio ao gestor.
Para tanto, o gestor necessita ter em mãos informações sobre a real situação organizacional, para decidir com precisão e de forma mais responsável possível.
Também relata Oliveira (2002, p. 41) que: “O executivo deve sempre lembrar de que o SIG é um sistema projetado para oferecer ao referido executivo, informações seguras para a tomada de decisões sólidas que resultem na concretização dos objetivos previamente estabelecidos”.
O sucesso de uma tomada de decisão está nas informações que chegam para o gestor, portanto, uma organização que possua um sistema de informações gerenciais confiável está em um degrau mais elevado que muitos dos seus concorrentes.
Para Fleury e Fleury (1998), a procura atual por uma estratégia eficiente é conseqüência de uma nova visão sobre a competição entre as instituições, resultante das mudanças nas “regras do jogo”, transcorridas nos últimos 30 anos.
As inúmeras transformações no cenário político, econômico e social produziram impactos diretamente no ambiente de competição entre milhares de empresas, tanto em relação ao ambiente interno como no externo, fazendo com que as organizações se reestruturassem.
Assim, surge a necessidade de as instituições adotarem estratégias para se manterem competitivas. É claro que, para isso, o importante é que a empresa defina com especial clareza qual será o objetivo da estratégia a ser criada e adotada. No entanto, o nível de competitividade da instituição é, em parte, conseqüência da tomada de decisão acertada da estratégia a ser desenvolvida.
Hoje em dia existe o consenso de que na sociedade pós-industrial, cuja economia assume tendências globais, a informação passou a ser considerada um capital precioso equiparando-se aos ativos de produção, materiais e financeiros. O que tem sido relevante é a mudança fundamental no significado que a informação assume na nova realidade mundial de uma sociedade globalizada: agora a informação não é apenas um recurso, mas o recurso. A aceitação desta idéia a coloca como um insumo chave de competitividade efetiva, de diferencial de mercado e de lucratividade nesta nova sociedade.
A importância da informação para as organizações é universalmente aceita, constituindo, senão o mais importante, pelo menos um dos bens cuja gestão e aproveitamento estão diretamente relacionados com o sucesso desejado. A informação também é considerada e utilizada em muitas organizações como um fator estruturante e um instrumento de gestão. Portanto, a gestão efetiva de uma organização requer a percepção objetiva e precisa dos valores da informação e do sistema de informação.
Para que uma empresa possa se manter num mercado competitivo é necessário um SIG que nada mais é do que uma fonte de informações para dar suporte as tomadas de decisões. Empresas que não possuem um SIG tornam-se apenas mais uma entre todas as outras, não enfatiza no mercado.
O alto índice de competitividade sujeita as empresas a terem um ótimo controle e planejamento. Somente aquelas que possuem um SIG eficiente, que auxilie na tomada de decisão serão capazes de concorrer no mercado.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


3. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO


O conceito de sistemas já existe há muito tempo, desde o ano 4.000 a.C., com Jacó e Labão fazendo seus controles quantitativos da criação e comercialização de ovelhas e 3.000 a. C com os egípcios e babilônios registrando transações financeiras nas pedras.
Desta época até os dias atuais, as organizações evoluíram e sofreram constantes mudanças, sejam sociais, tecnológicas, políticas, econômicas que propiciaram o aperfeiçoamento, a evolução e a criação de novos sistemas, sendo esses com o objetivo de melhorar os processos internos das empresas para que elas se desenvolvam.
Os sistemas de informações movimentam toda a organização, desde recursos humanos e tecnológicos, sendo que a alteração de um depende do outro, e a mudança que se fizer em uma das partes, trará conseqüências para a outra.
Verifica-se que o tema sistema de informação gerencial é um assunto complexo, mas de suma importância para o desenvolvimento das organizações.
Pode-se dizer que sistema significa uma junção de partes que se combinam para gerar um certo resultado, sendo que cada uma dessas partes tem sua função determinada dentro desse sistema, conforme Padoveze (2000, p. 26): “Sistema pode ser definido como um complexo de elementos em interação”.
Para um sistema funcionar é importante que todas as partes trabalhem visando um mesmo objetivo, ou seja, tendo um foco. A palavra sistema também é conceituada por Magalhães e Lunkes (2000, p. 20): “Sistema é um conjunto de partes e funções dinâmicas, interdependentes, com objetivos comuns”.
As partes do sistema são interdependentes, ou seja, uma depende da outra para ter continuidade. Os sistemas podem ser identificados em vários lugares em que ocorra uma reunião de pessoas que trabalhem visando atingir os mesmos objetivos ou metas, podendo-se citar, como exemplos, a família, a escola e as empresas. De forma resumida, sistemas são a reunião de diversos elementos que possuem os mesmos objetivos e trabalham interdependentes de forma a alcançá-los.

3.1 DADOS, INFORMAÇÃO E CONHECIMENTO

Inicialmente, torna-se necessário conceituar os elementos que conduzem as empresas nos seus negócios. Segundo BATISTA (2004, p. 20), “do ponto de vista da administração de empresas em concordância com a definição de sistemas, existem dois elementos fundamentais para a tomada de decisões: os canais de informação e as redes de comunicação”.
Através dos canais de informação as organizações definem de onde serão adquiridos os dados, e as redes de comunicação definem para onde os dados serão direcionados.
Para a formação dos sistemas e a conseqüente obtenção dos elementos fundamentais para a tomada de decisão é necessário o conhecimento dos conceitos de Dados, Informação e Conhecimento.
Para Davenport e Prusak (1999), é essencial para a realização bem-sucedida
dos trabalhos ligados ao conhecimento, que as organizações saibam definir o que são dados, informações e conhecimento, pois o sucesso ou o fracasso organizacional muitas vezes pode depender da aplicação desses elementos para solução de problemas e tomada de decisões.
Os dados apresentam-se como elementos em sua forma bruta, os quais não podem por si só sustentar a estruturação necessária para tomada de ação. Os dados precisam passar por análise e transformações para se tornarem úteis.
Oliveira (2002, p.51), escreve que “dado é qualquer elemento identificado em sua forma bruta que, por si só, não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação”. Assim, para a compreensão de determinado fato ou situação em uma organização é necessário que os dados se transformem em informação.
Padoveze (2000, p. 43) apud Nakagawa, evidencia que: “informação é o dado que foi processado e armazenado de forma compreensível para seu receptor e que apresenta valor real percebido para suas decisões correntes ou prospectivas”.
Para Oliveira (1992), a informação auxilia no processo decisório, pois quando devidamente estruturada é de crucial importância para a empresa, associa os diversos subsistemas e capacita a empresa a impetrar seus objetivos.
O valor atribuído pelos gestores às informações depende dos resultados alcançados pela empresa. Os benefícios oferecidos pelas decisões acertadas, baseadas em informações valiosas representam o sucesso da empresa.
O conceito de valor da informação segundo Padoveze (2000, p. 44), está relacionado com:
a. A redução da incerteza no processo de tomada de decisão.
b. A relação do benefício gerado pela informação versus custo de produzi-la.
c. Aumento da qualidade da decisão.
Para medir o valor da informação o gestor deve dispor da informação de forma que ela reduza as incertezas encontradas no decorrer do processo decisorial, e conseqüentemente, aumente a qualidade da decisão.
Segundo Stair (1998, p. 5), “conjunto de dados, regras, procedimentos e relações que devem ser seguidos para se atingir o valor informacional ou resultado adequado do processo está contido na base do conhecimento”.
A base do conhecimento facilita reconhecer quais dados e informações são úteis para se atingir os objetivos traçados pela organização.
Para Laudon e Laudon (1999, p. 10), “conhecimento é o conjunto de ferramentas conceituais e categorias usadas pelos seres humanos para criar, colec ionar, armazenar e compartilhar a informação”.
As informações são criadas a partir da transformação dos dados, através da aplicação do conhecimento humano.

 

 

 

 

 

 

 


4. A IMPORTÂNCIA DA INFORMAÇÃO


A informação é algo fundamental para todas as organizações, pois é através dela que se tem controle das atividades, organiza-se a empresa e tomam-se as decisões corretas para o crescimento da entidade.
Padoveze (2000, p. 43), escreve que: “Informação é o dado que foi processado e armazenado de forma compreensível para seu receptor e que apresenta valor real ou percebido para suas decisões correntes ou prospectivas”.
A informação provém dos dados que estão armazenados e que existindo a necessidade, são buscados pelo usuário, que irá trabalhar estes dados até transformá-los em algo útil para determinado setor na empresa ou até mesmo para a gerência. Percebe-se nitidamente que a informação é imprescindível para as organizações, haja vista que ela envolve todos os departamentos da empresa; porém devem ser informações bem estruturadas, sendo pertinentes, rápidas e de fácil entendimento pelos gestores.
As informações são a sustentação de uma empresa, pois são elas que dirão como está seu andamento, o que está bom, falho ou precisa ser melhorado. Através das informações é que os gestores podem tomar as melhores decisões, a fim de melhorar o desempenho da organização. Isso é confirmado por Oliveira (2002, p. 37):
A informação é o produto da análise dos dados existentes na empresa, devidamente registrados, classificados, organizados, relacionados e interpretados em um determinado contexto, para transmitir conhecimento e permitir a tomada de decisão de forma otimizada.

A informação representa o conhecimento empresarial. É com base em informações confiáveis que o gestor conseguirá tomar decisões que levem a organização ao sucesso.
Magalhães e Lunkes (2000, p. 36) definem assim a importância da informação: “A informação deve ser tratada como qualquer outro serviço que esteja disponível para uso. Ela deve ser desejada, para ser necessária. Para ser necessária, deve ser útil”.
A informação deve gerar maiores benefícios para a organização do que os custos ocorridos na sua fabricação. Além de confiáveis, as informações precisam chegar à gerência na hora certa, portanto precisam ser rápidas, conforme relata Oliveira (2002, p. 37): “Uma informação produzida que não seja distribuída em tempo hábil da tomada de decisão praticamente perde seu sentido”.
No interior das organizações e fora delas, as decisões precisam ser tomadas constantemente, portanto as informações devem ser elaboradas de forma correta e rápida, desempenhando assim o seu papel, o de ser suporte nas tomadas de decisões. A informação deve ser clara e significante para a empresa, jamais podendo custar mais do que vale para a organização.

4.1 A INFORMAÇÃO INSERIDA NO PROCESSO DAS ORGANIZAÇÕES

A aceitação de que a informação possua um valor da mesma forma que outros recursos da organização é, ainda, um assunto polêmico. As diferenças da informação em relação a outros recursos, dificultam ou impossibilitam a sua categorização em termos econômicos. Estas dificuldades motivam as organizações, como alternativa ao gerenciamento da informação, a direcionar os seus esforços de gestão sobre as tecnologias da informação [KING e KRAEMER,1988], por encontrarem aí maior aplicabilidade de seus modelos tradicionais.
Basicamente, a informação tem duas finalidades: para conhecimento dos ambientes interno e externo de uma organização e para atuação nestes ambientes.(CHAUMIER,1986)
Reconhecendo a importância da informação, muitas organizações não são sensíveis a alguns excessos na busca e na manutenção da informação. Os esforços principais de uma organização devem priorizar a busca e a manutenção das informações crítica, mínima e potencial, respectivamente. Em relação à informação sem interesse, o esforço é,obviamente, no sentido de se evitar desperdício de recursos na sua obtenção.
É preciso definir qual o conceito aqui adotado para o termo informação. Saracevic (1999) ressalta que informação tem uma variedade de conotações em diferentes campos. Em alguns campos, incluindo a Ciência da Informação, a noção de informação está geralmente associada às mensagens. Nesse sentido, existe um grande número de interpretações que são assumidas em diferentes abordagens teóricas e práticas para o tratamento da informação. Barreto (1996) define o termo informação da seguinte maneira: estruturas significantes com a competência de gerar conhecimento no indivíduo, em seu grupo, ou a sociedade.
No contexto de uma organização, a informação deve atender às necessidades dos diversos níveis administrativos. Em geral, as organizações diferenciam-se em três níveis organizacionais (CHIAVENATTO, 1999), qualquer que seja a natureza ou tamanho da organização:
• operacional - relacionado com os problemas de desempenho eficaz e dirigido para as exigências impostas pela natureza da tarefa técnica;
• intermediário ou gerencial - gerencia particularmente as atividades do nível operacional, mediando as fronteiras ambientais e administrando as tarefas técnicas que devem ser desempenhadas, escala de operações, etc;
• institucional - constitui-se na fonte do significado e da legitimização que possibilita a consecução dos objetivos organizacionais.
O institucional corresponde ao nível mais elevado da empresa, composto dos diretores, dos proprietários ou acionistas e dos altos executivos. É o nível em que as decisões são tomadas e são estabelecidos os objetivos da organização, bem como as estratégias para alcançá-los. Mantém a interface com o ambiente, lidando com a incerteza, exatamente pelo fato de não ter poder ou controle algum sobre os eventos ambientais presentes e muito menos capacidade de prever com razoável precisão os eventos ambientais futuros.
O nível intermediário, também chamado de nível mediador, ou nível gerencial ou nível organizacional, é aquele posicionado entre o institucional e o operacional, e que cuida da articulação interna entre eles. Trata-se da linha do meio de campo. Cuida também da escolha e captação dos recursos necessários, bem como da distribuição e colocação do que foi produzido pela empresa nos diversos segmentos do mercado. Este é o nível que lida com os problemas de adequação das decisões tomadas ao nível institucional (no topo) com as operações realizadas no nível operacional (na base da organização).
O nível intermediário é geralmente composto da média administração da empresa, isto é, as pessoas ou órgãos que transformam as estratégias elaboradas para atingir os objetivos empresariais em programas de ação.
O nível institucional está geralmente ligado ao nível operacional por uma cadeia de administradores de linha média com autoridade formal.
O nível operacional, também denominado nível técnico ou núcleo técnico, está localizado nas áreas inferiores da organização. Está relacionado com os problemas ligados à execução cotidiana e eficiente das tarefas e operações da organização e orientado quase exclusivamente para as exigências impostas pela natureza da tarefa técnica a ser executada, com os materiais a serem processados e com a cooperação de numerosos especialistas necessários ao andamento dos trabalhos. É o nível no qual as tarefas são executadas e as operações realizadas: envolve o trabalho básico relacionado diretamente com a produção dos produtos ou serviços da organização.
Esse nível é geralmente composto pelas áreas encarregadas de programar e executar as tarefas e operações básicas da organização. É nele que estão as máquinas e equipamentos, as instalações físicas, as linhas de montagem, os escritórios e os balcões de atendimento, etc, cujo funcionamento deve atender a determinadas rotinas e procedimentos programados dentro de uma regularidade e continuidade que assegurem a utilização plena dos recursos disponíveis e a máxima eficiência das operações.
Portanto, a informação deve atender a necessidades diferenciadas de cada um de seus níveis. Nesse caso, a arquitetura de informação de uma organização compreende a seguinte tipologia:
• a informação de nível institucional - possibilita ao nível institucional observar as variáveis presentes nos ambientes externo e interno, com a finalidade de monitorar e avaliar o desempenho, o planejamento e as decisões de alto nível;
• a informação de nível intermediário - permite ao nível intermediário observar variáveis presentes nos ambientes externo e interno, monitorar e avaliar seus processos, o planejamento e a tomada de decisão de nível gerencial;
• a informação de nível operacional - possibilita ao nível operacional executar as suas atividades e tarefas, monitorar o espaço geográfico sob sua responsabilidade, o planejamento e a tomada de decisão de nível operacional.

4.2 O VALOR AGREGRADO À INFORMAÇÃO

Como é possível admitir que a informação possua valor, é preciso definir parâmetros capazes de quantificá-lo, o que não é uma tarefa trivial. Uma das maneiras é através dos juízos de valor, que apesar de serem indefinidos, consideram que o valor varia de acordo com o tempo e a perspectiva, e pode, em certos casos, ser negativo, como acontece na sobrecarga de informação.
Sob esta perspectiva, o valor da informação pode ser classificado nos seguintes tipos (CRONIN,1990):
• valor de uso: baseia-se na utilização final que se fará com a informação;
• valor de troca: é aquele que o usuário está preparado para pagar e variará de acordo com as leis de oferta e demanda, podendo também ser denominado de valor de mercado;
• valor de propriedade que reflete o custo substitutivo de um bem;
• valor de restrição que surge no caso de informação secreta ou de interesse comercial, quando o uso fica restrito apenas a algumas pessoas.
Muitas vezes não é possível quantificar o valor da informação estabelecendo uma equivalência a uma quantia em dinheiro. Por ser um bem abstrato e intangível, o seu valor estará associado a um contexto. Assim os valores de uso e de troca poderão ser úteis na definição de uma provável equivalência monetária.
O ponto principal é perceber a informação pertencendo a dois domínios No primeiro deles, ela deve atender as necessidades de uma pessoa ou de um grupo. Nesse caso, a disponibilização da informação deve satisfazer os seguintes requisitos:
• ser enviada à pessoa ou ao grupo certos;
• na hora certa e no local exato;
• na forma correta.
O segundo domínio é o da organização, que introduz questões a respeito da determinação do valor da informação. Neste contexto, o valor da informação está relacionado ao seu papel no processo decisório. A determinação do valor somente do conteúdo parece um corolário natural do uso da informação como um insumo da tomada de decisão.
Entretanto, ainda que a informação adquira seu valor a partir de seu papel na tomada de decisão, o produto informacional como um todo também agrega valor a outras atividades no processamento da informação.
Cabe então uma questão: a informação possui um valor econômico? Ela terá valor econômico quando levar à satisfação dos desejos humanos. Uma pequena parcela da informação disponível constitui-se em produtos finais, ou seja, aqueles que são consumidos diretamente pelas pessoas, cujo valor deriva-se da oferta e da procura. A porção majoritária, porém, cabe aos bens intermediários, que são aqueles que conduzem a outros bens e serviços. Neste caso, o valor estará diretamente relacionado ao dos bens eserviços que deles se utilizam.
Da mesma forma, a informação terá valor econômico para uma organização se ela gerar lucros ou for alavancadora de vantagem competitiva. Cronin (1990) afirma que, de modo geral, a percepção de valor pode ser influenciada pelos seguintes fatores:
• identificação de custos;
• entendimento da cadeia de uso;
• incerteza associada ao retorno dos investimentos em informação;
• dificuldade de se estabelecerem relações causais entre os insumos de informação e produtos específicos;
• tradição de se tratar a informação como uma despesa geral;
• diferentes expectativas e percepções dos usuários;
• fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informação.
Para concluir este item, é importante reconhecer que, de modo geral, poucas decisões são tomadas com informação perfeita, devido a alguma insuficiência de informação e/ou uma sobrecarga de informação desnecessária.
O valor da informação é uma função do efeito que ela tem sobre o processo decisório. Se a informação adicional resultar em uma decisão melhor, então ela terá valor. Caso contrário, ela terá pouco ou nenhum valor [WETHERBE, 1987]. Uma mesma informação poderá ter valor diferenciado, dependendo do contexto das organizações.
Assim, o valor da informação pode ser traduzido em uma equação que contenha todos os fatores que influenciam a avaliação de valor da informação. É preciso definir quem é o cliente, qual a finalidade de utilização da informação, a que nível organizacional atenderá a necessidade, qual a utilidade para outros clientes e os resultados esperados.

4.3 A INFORMAÇÃO COMO PEÇA FUNDAMENTAL NA TOMADA DE DECISÕES ORGANIZACIONAIS

A atividade máxima de qualquer executivo, independente de seu posicionamento hierárquico em uma organização, é a tomada de decisão. Este é o momento no qual ele demonstra toda a sua capacidade de conduzir os seus subordinados e sua razão de ser procurando identificar as possíveis linhas de ação.
A tomada de decisão é muito mais do que o momento final da escolha, sendo um processo complexo de reflexão, investigação e análise.
No processo decisório o volume de informações e dados colocados à disposição do decisor deve ser na medida certa. Se este volume for excessivo, os dados e informações pertinentes à solução do problema serão mascarados por aqueles considerados expúrios.
Para resolver este problema é necessário escalonar a informação em uma hierarquia capaz de diferenciar as necessidades nas diversas situações, o que reforça a importância de reconhecer que a informação possui valor.
Genericamente, o termo informação é usado para se referir a todas as maneiras de descrições ou representações de sinais ou dados. Mas é importante reconhecer que existem, de fato, quatro classes diferentes de informação, que são as seguintes: dados, informação, conhecimento e inteligência [URDANETA, 1992].
Então, é preciso entender as diferenças entre estas classes, porque elas possuem valores diferentes no contexto do processo decisório. Os altos escalões de uma organização ou de uma empresa necessitam de informação qualitativa, que contenha um alto valor agregado, para que se possa obter uma visão global da situação. Já nos escalões inferiores, a necessidade será de informação quantitativa de baixo valor agregado, que possibilite o desempenho das tarefas rotineiras.
Os dados compreendem a classe mais baixa de informação e incluem os itens que representam fatos, textos, gráficos, imagens estáticas, sons, segmentos de vídeo analógicos ou digitais, etc. Os dados são coletados, por meio de processos organizacionais, nos ambientes interno e externo.
Em suma, dados são sinais que não foram processados,correlacionados, integrados, avaliados ou interpretados de qualquer forma. Esta classe representa a matéria-prima a ser utilizada na produção de informações.
A próxima classe é a da informação propriamente dita. Nesta classe os dados
passam por algum tipo de processamento para serem exibidos em uma forma inteligível às pessoas que irão utilizá-los. Processar dados inclui a revelação de fotografias de um filme, as transmissões de rádio transformadas em um formato de relatório padronizado, a exibição de arquivos de computador como texto ou gráfico em uma tela, a grade de coordenadas em um mapa, etc.
O processo de transformação envolve a aplicação de procedimentos que incluem formatação, tradução, fusão, impressão e assim por diante. A maior parte deste processo pode ser executada automaticamente.
Uma vez que dados tenham sido transformados em informações, pelo menos em uma interpretação inicial, é possível refinar as informações através de um rocesso de elaboração. As informações resultantes deste processo incluem características adicionais do problema, geram hipóteses, consequências das hipóteses, sugerem soluções para problemas, explanação e justificativas de sugestões, crítica de argumentos, etc. Portanto, a transformação de dados em informações deve ser vista, simplificadamente, como um tipode pré-processamento de um processo de elaboração.
O próximo nível é o do conhecimento, que pode ser definido como sendo informações que foram analisadas e avaliadas sobre a sua confiabilidade, sua relevância e sua importância.
Neste caso, o conhecimento é obtido pela interpretação e integração de vários dados e informações para iniciar a construção de um quadro de situação. O processo de transformação é realizado por meio de avaliação de dados e informações. Os insumos provenientes das diversas fontes são analisados e combinados na síntese de um produto final, o conhecimento.
É por meio do conhecimento que aqueles que acessoram as decisões buscam uma compreensão mais efetiva da situação problema. O conhecimento não é estático, modificando-se através da interação com o ambiente, sendo este processo denominado de aprendizado.
Uma visão mais ampla é que o aprendizado é a integração de novas informações em estruturas de conhecimento, de modo a torná-las potencialmente utilizáveis em processos futuros de processamento e de elaboração. Além disto, conhecimentos novos podem resultar de um processo de inferência na própria estrutura do conhecimento.
O nível mais alto desta hierarquia é a inteligência, que pode ser entendida como sendo a informação como oportunidade, ou seja, o conhecimento contextualmente relevante que permite atuar com vantagem no ambiente considerado.
Também pode ser vista como o conhecimento que foi sintetizado e aplicado a uma determinada situação para ganhar uma maior profundidade de consciência da mesma. Portanto, a inteligência resulta da síntese de corpos de conhecimentos, sendo usados julgamento e intuiçãodaquele que toma decisões e obtida uma visualização completa da situação.
Idealmente, o entendimento de uma situação apoia o decisor na visualização do cenário e cria as condições para que o planejamento possa ser realizado e as ações efetivadas. Além disso, podem ser revelados fatores críticos em qualquer situação, possibilitando a antecipação a eventos, através do reconhecimento das consequências de desenvolvimentos novos ou iminentes ou dos efeitos de uma decisão.
Por isso tudo, a inteligência deve ser a base do processo decisório, considerando que raramente é possível alcançar a compreensão total.
A transformação de conhecimento em inteligência é realizada por meio de síntese, sendo uma habilidade puramente humana baseada em experiência e intuição, que vai muito além da capacidade de qualquer sistema especialista ou de inteligência artificial. A experiência é uma agregação de valor ao processo decisório de uma organização, por refletir toda a sua capacitação para atuar com competitividade no seu ambiente externo.

 

 

 

 

 

5. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO


Nas últimas três décadas a tecnologia da informação evoluiu de forma extraordinária, sendo ela visivelmente percebida nas indústrias, através dos maquinários e robôs que melhoraram e agilizaram o processo industrial, bem como nos ambiente empresariais em geral através dos diversos softwares utilizados para o controle e gerenciamento das atividades.
O ambiente empresarial está mudando continuamente, tornando-se mais complexo e menos previsível, e cada vez mais dependente de informações e de toda a infra-estrutura tecnológica que permite o gerenciamento de enormes quantidades de dados.
Atualmente, pode-se conceituar a tecnologia da informação como aplicativos de sistemas que filtrem e organizem os dados da empresa e os transformem em informações geradas em relatórios.
Para Cruz (2000, p. 24): “Tecnologia da informação é todo e qualquer dispositivo que tenha capacidade para tratar dados e ou informações, tanto de forma sistêmica como esporádica, quer esteja aplicada no produto, quer esteja aplicada no processo”.
A tecnologia da informação tem por função simplificar as atividades empresariais bem como controlá-las com precisão. É importante ressaltar que essa tecnologia só trará resultados positivos se a empresa possuir pessoas treinadas para dela utilizar-se. Quando preparado para operá-la, com certeza o indivíduo desempenhará suas atividades de forma rápida e precisa.
Para Pereira e Fonseca (1997, p. 239), “a tecnologia da informação surgiu da necessidade de se estabelecer estratégias e instrumentos de captação, organização, interpretação e uso das informações”.
As informações com qualidade e apresentadas em tempo hábil à tomada de decisão são de vital importância para as empresas modernas. O uso adequado dos recursos da Tecnologia de Informação garante a qualidade e pontualidade das informações. Foina (2001, p. 31), conceitua Tecnologia da Informação como: “ um conjunto de métodos e ferramentas, mecanizadas ou não, que se propõe a garantir a qualidade e pontualidade das informações dentro da malha empresarial”.
Batista (2004, p. 59), define: “Tecnologia de Informação é todo e qualquerdispositivo que tenha a capacidade para tratar dados e/ou informações, tanto de forma sistêmica como esporádica, independentemente da maneira como é aplicada”.
A gestão estratégica das informações, resultante da Tecnologia da Informação é parte integrante de qualquer estrutura gerencial de sucesso.

5.1 COMPONENTES DA TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO

O sucesso das empresas atualmente está totalmente vinculado à velocidade em que as informações são assimiladas e pela rapidez em que são tomadas as decisões. Os componentes que fundamentam a Tecnologia de Informação são os grandes precursores desse sucesso.
Segundo Rezende e Abreu (2000, p. 76), a Tecnologia de Informação está fundamentada nos seguintes componentes:
• Hardware e seus dispositivos e periféricos;
• Software e seus recursos;
• Sistemas de telecomunicações;
• Gestão de dados e informações.
A união desses componentes eleva a potencialidade de atuação das empresas, agregando valor de mercado e capacidade de gerir as informações de forma eficiente.

5.2 USO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NA MELHORIA NOS PROCESSOS EMPRESARIAIS

A Tecnologia da Informação inovou o mundo dos negócios. Os processos empresariais precisam ser dotados de confiabilidade, versatilidade, eficiência e eficácia.
A tecnologia de informação é utilizada para melhorar o desempenho das atividades da empresa, e por conseqüência, apoiar a reengenharia dos processos empresariais.
O’brian (2002), descreve que um dos valores estratégicos da tecnologia da
informação é proporcionar melhorias importantes nos processos empresariais. Os processos operacionais podem se tornar mais eficientes, e os processos gerenciais da empresa mais eficazes.
Com essas melhorias nos processos empresarias a empresa pode reduzir custos, melhorar a qualidade e o atendimento ao cliente e criar novos produtos e serviços.
Com as melhorias oferecidas pela Tecnologia de Informação, as empresas podem ter novas oportunidades comerciais, permitindo a expansão para novos mercados ou novos segmentos de mercados existentes. Ainda que isso signifique enfrentar muitas barreiras, principalmente no que tange ao custo elevado de investimento e complexidade da tecnologia de informação.

5.3 SISTEMA

A busca pela solução dos problemas conduz os gestores a unir as partes que
compõem a organização para formar um sistema que dará condições para administrar o todo.
De acordo com Oliveira (2002, p.35), “sistema é um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com
determinado objetivo e efetuam determinada função”. A formação de um sistema se dá pela união de diversas partes interdependentes que conjuntamente visam atingir um objetivo comum.
Batista (2004, p. 22), define sistema como a “... disposição das partes de um todo que, de maneira coordenada, formam a estrutura organizada, com a finalidade de executar uma ou mais atividades ou, ainda, um conjunto de eventos que repetem ciclicamente na realização de tarefas predefinidas.
Segundo Rezende e Abreu (2000, p. 32), em geral os sistemas procuram atuar como:
• Ferramentas para exercer o funcionamento das empresas e de sua intrincada abrangência e complexidade;
• Instrumentos que possibilitam uma avaliação analítica e, quando necessária, sintética das empresas;
• Facilitadores dos processos internos e externos com suas respectivas intensidades e relações;
• Meios para suportar a qualidade, produtividade e inovação tecnológica organizacional;
• Geradores de modelos de informações para auxiliar os processos decisórios empresariais;
• Produtores de informações oportunas e geradores de conhecimento;
• Valores agregados e complementares à modernidade, perenidade, lucratividade e competitividade empresarial.
As diversas formas de atuação dos sistemas permitem que as empresas conheçam a si, ou seja, conheçam o seu potencial interno, e estejam preparadas para atuar no meio externo e sobreviver aos incessantes ataques do mercado competitivo.

5.3.1 Classificação do Sistema

Os sistemas podem ser classificados de várias maneiras, porém para efeito desse trabalho, classificam-se os sistemas de duas maneiras principais: Sistemas Abertos e Sistemas Fechados.
Padoveze (1997, p.36), afirma que “... os sistemas fechados não interagem com o ambiente externo, enquanto que os sistemas abertos caracterizam-se pela interação com o ambiente externo, suas entidades e variáveis”.

5.3.2 Sistema Aberto

A interação da empresa com a sociedade e o ambiente onde ela atua caracteriza essencialmente o chamado sistema aberto.
Bio (1985, p.19), propõe que:
... os sistemas abertos envolvem a idéia que determinados inputs são traduzidos no sistema e, processados, geram certos outputs. Com efeito, a empresa vale-se de recursos materiais, humanos e tecnológicos, de cujo processamento resultam bens ou serviços a serem fornecidos ao mercado.

A empresa busca recursos no ambiente, processa-os com ajuda dos recursos internos e devolve ao ambiente na forma de bens ou serviços. A relação de troca é natural no desenvolvimento de qualquer atividade, assim como a empresa busca no fornecedor a matéria-prima, precisa estar preparada internamente com recursos humanos e tecnológicos, para transformar essa matéria-prima e devolver à sociedade em forma de produto acabado.

5.3.3 Sistema Fechado

O sistema fechado independe do meio externo para o desenvolvimento das suas funções. Cornachione (1998, p.25), afirma que “... os sistemas fechados são entendidos como os que não mantém relação de interdependência com o ambiente externo”.
Padoveze (2000), cita como exemplo de sistema fechado o relógio, onde o seu mecanismo trabalha em conjunto sem precisar do meio externo para o seu funcionamento.
A interação ocorre entre as partes que compõem o sistema, não se tornam menos importantes, apenas não interagem com o meio externo.

5.4 SISTEMA EMPRESA

Conhecendo as definições de sistemas, pode-se afirmar, portanto, que a empresa é um sistema aberto, em razão da sua interação com o meio ambiente externo. A empresa capta no meio externo os recursos brutos, processa e devolve ao ambiente externo em forma de bens ou serviços prestados, ou informações, atendendo as necessidades da sociedade.
No decorrer desse processo podem ocorrer desvios e resultados insatisfatórios, a retroalimentação permite a correção desses desvios, a fim de que se possam alcançar os objetivos satisfatoriamente.
Chiavenato (2000, p.49), propõe que:
A empresa é visualizada como um sistema aberto em um dinâmico relacionamento com seu ambiente, recebendo vários insumos (entradas), transformando esses insumos de diversas maneiras (processamento ou conversão) e exportando os resultados na forma de produtos ou serviços (saídas).

O planejamento estratégico é elaborado sob condições e variáreis ambientais, esse fato só é possível devido à empresa ser um sistema aberto e estar em constante interação com o ambiente.

6. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO


Todas as organizações trabalham baseadas em informações que dão sustentação para a tomada de decisões, porém nem todas possuem um sistema de informação bem estruturado. O sistema de informação é a organização das informações da empresa para que estas sejam entendidas e utilizadas pelos clientes internos (funcionários e diretores) em prol do desenvolvimento da organização. Tal sistema é baseado em dados e informações da empresa que são transformados em relatórios que auxiliarão na tomada de decisões.
Entende-se que os dados são as matérias-primas de um sistema de informação, pois são eles que serão processados e transformados em algo útil para a organização.
Os sistemas de informação têm por objetivo gerar informações para a tomada de decisões, os dados são coletados, processados e transformados em informação.
Stair (1998, p. 11), afirma que: “sistemas de informação é uma série de elementos ou componentes inter-relacionados que coletam (entrada), manipulam e armazenam (processo), disseminam (saída) os dados e informações e fornecem um mecanismo de feedback”.
Gil (1999, p.14), define que:
Os sistemas de informação compreendem um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma seqüência lógica para o processamento dos dados e a correspondente tradução em informações.

Na visão de Pereira e Fonseca (1997, p. 241):
Os sistemas de informação (management information systms) são mecanismos de apoio à gestão, desenvolvidos com base na tecnologia de informação e com suporte da informática para atuar como condutores das informações que visam facilitar, agilizar e otimizar o processo decisório nas organizações.

A gestão empresarial precisa cada dia mais do apoio de sistemas, pois estes dão segurança, agilidade e versatilidade para a empresa no momento em que se processam as decisões.
Magalhães e Lunkes (2000, p. 26) relatam que: “Um sistema de informações processa dados (input) e transforma-os em relatórios (output). Esses relatórios são as informações destinadas a pessoas que tomam as decisões (usuários)”.
As informações existem em todos os lugares, e as empresas precisam de todas elas, porém se faz necessário que estas informações sejam agrupadas, ordenadas e organizadas de forma a serem entendidas pelos clientes internos e clientes externos da empresa (governo, banco, clientes, fornecedores, acionistas, sociedade em geral).
As empresas, portanto, necessita de um sistema de informações que organize suas informações para melhor serem utilizadas em suas atividades rotineiras e na tomada de decisão eficaz, ponto fundamental para um bom desenvolvimento e sucesso empresarial.

6.1 FINALIDADES DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

As empresas precisam estar preparadas para lidar com os problemas internos e externos do ambiente em que estão inseridas, para tanto buscam no desenvolvimento de sistemas de informações suporte para a resolução desses problemas. Laudon e Laudon (1999, p. 26), afirmam que “a razão mais forte pelas quais as empresas constroem os sistemas, então, é para resolver problemas organizacionais e para reagir a uma mudança no ambiente”.
Os sistemas de informação objetivam a resolução de problemas organizacionais internos, e a conseqüente preparação para enfrentar as tendências da crescente competitividade de mercado.
Para Pereira e Fonseca (1997, p. 241), os sistemas de informação têm por finalidade “ a captura e/ou a recuperação de dados e sua análise em função de um processo de decisão. Envolvem, de modo geral, o decisor, o contexto, o objetivo da decisão e a estrutura de apresentação das informações”.
De forma estruturada, os sistemas de informação dão condições para que as empresas reajam às mutações do mercado e se sintam alicerçadas por um processo decisório forte o suficiente para garantir a resolução dos problemas.

6.2 POR QUE UTILIZAR SISTEMAS DE INFORMAÇÃO?

A necessidade do Sistema de Informação (SI) nas empresas surgiu devido ao grande e crescente volume de informações que a organização possui. Com o Sistema de Informação estruturado a apresentação das informações necessárias e também já propiciando uma visão das decisões, a empresa garante um grande diferencial em relação aos concorrentes, e os gestores podem tomar decisões mais rápidas e de fontes seguras.
A exigência do mercado, competitivo, dinâmico e principalmente globalizado motiva as empresas a operarem com um sistema de informação eficiente, garantindo níveis mais elevados de produtividade e eficácia. Segundo Batista (2004, p. 39), “... o objetivo de usar os sistemas de informação é a criação de um ambiente empresarial em que as informações sejam confiáveis e possam fluir na estrutura organizacional”.
Na era da informação, o diferencial das empresas e dos profissionais está diretamente ligado à valorização da informação e do conhecimento, proporcionando soluções e satisfação no desenvolvimento das atividades.
Para serem efetivos, os sistemas de informação precisam, segundo Pereira e Fonseca (1997, p. 242), corresponder às seguintes expectativas:
• Atender as reais necessidades dos usuários;
• Estar centrados no usuário (cliente) e não no profissional que o criou;
• Atender ao usuário com presteza;
• Apresentar custos compatíveis;
• Adaptar-se constantemente às novas tecnologias de informação;
• Estar alinhados com as estratégias de negócios da empresa.

Ao visualizar um sistema que atenda os requisitos acima, a empresa se sente
confiante no momento de utilizá-lo no processo decisório de seus negócios.

6.3 CLASSIFICAÇÃO DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO

Os sistemas, do ponto de vista empresarial, podem ser classificados de acordo com a sua forma de utilização e o tipo de retorno dado ao processo de tomada de decisões.
Os sistemas podem ser de contexto operacional ou gerencial, ou seja, Sistemas de Apoio às Operações e Sistema de Apoio Gerencial.

6.3.1 Sistema de Apoio às Operações

Os sistemas de Apoio às Operações de uma empresa têm por principais metas processar transações, controlar processos industriais e atualizar banco de dados, fornecendo informações de âmbito interno e externo.
Apesar da sua importância para o desenvolvimento normal das atividades da empresa, não consegue desenvolver informações específicas,necessitando do apoio do sistema de informação gerencial.
Os sistemas de processamento de transações são utilizados no nível operacional da empresa, afirmam Laudon e Laudon (2001, p. 31), que “ um sistema de processamento de transações é um sistema computadorizado que executa e registra as transações rotineiras diárias necessárias para a condução dos negócios”.
A automatização dos trabalhos repetitivos e rotineiros comuns aos negócios da empresa agiliza e facilita a realização dos trabalhos. Além de oferecer uma gama maior de informações. Como exemplo, pode-se citar a transação das rotinas da folha de pagamento, a computadorização, além de produzir os cheques para pagamento dos colaboradores, pode fornecer relatórios exigidos pelos órgãos federais e estaduais. São também exemplos de SPT, a emissão de notas fiscais e o controle de estoque.
A necessidade do nível de conhecimento da empresa é suprida pelos sistemas de trabalho do conhecimento e de automação de escritório. Segundo Batista (2004, p. 24), a definição que se aplica ao STC e SAE é descrita da seguinte forma: “... toda e qualquer tecnologia de informação que possui como objetivo principal aumentar a produtividade pessoal dos trabalhadores que manipulam as informações de escritório”.
Laudon e Laudon (2001, p. 33) também definem:
os sistemas de automação de escritório (SAE) são aplicações de informática projetadas para aumentar a produtividade dos trabalhadores de dados, dando suporte à coordenação e às atividades de comunicação de um escritório típico.

Os aplicativos dos escritórios são projetados com base na necessidade de manipulação e gerenciamento de documentos, aumentando assim a produtividade dos envolvidos com a atividade, por exemplo, a editoração eletrônica, arquivamento digital, planilhas de cálculo e outros, favorecem a qualidade e agilidade das tarefas.
Os sistemas de trabalho do conhecimento exigem uma visão ampla das pessoas, pois além de saber usar os aplicativos dos escritórios, essas pessoas precisam saber utilizar o que o aplicativo oferece para criar informações novas.

6.3.2 Sistema de Apoio Gerencial

Quando se fala em fornecer informações para a tomada de decisão, toda a empresa deve estar envolvida nesse processo. A complexa relação entre os diversos gerentes de uma organização deve ser facilitada pelos sistemas de apoio gerencial.
O’brien (2002, p.29), afirma que “quando os sistemas de informação se
concentram em fornecer informação e apoio à tomada de decisão eficaz pelos gerentes, eles são chamados sistemas de apoio gerencial”.
Entre os vários tipos de sistemas de apoio gerencial, pode-se citar: Sistema de Suporte da Decisão (SSD), Sistema de Suporte Executivo (SSE) e Sistema de Informação Gerencial (SIG).
Os sistemas de suporte da decisão são munidos de grande quantidade de dados e ferramentas de modelagem, permitindo uma flexibilidade, adaptabilidade e capacidade de resposta rápida ao nível gerencial da organização.
Nessa contextualização, Batista (2004, p. 25), considera como SSD “... os
sistemas que possuem interatividade com as ações do usuário, oferecendo dados e modelos para a solução de problemas semi-estruturados e focando a tomada de decisão”.
Os sistemas de suporte a decisão oferecem recursos cruciais que viabilizam o suporte às decisões de nível gerencial.
Os sistemas de suporte executivo dão suporte ao nível estratégico da empresa e ajudam a definir os objetivos a serem estabelecidos, utilizando-se de tecnologia avançada para a elaboração de gráficos e relatórios. Os usuários desse sistema são os executivos seniores.
Os sistemas de suporte executivo não são projetados para resolver problemas específicos, em vez disso, fornecem uma capacidade de computação e telecomunicações que pode mudar a estrutura dos problemas.


7. SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL (SIG)


7.1 – CONCEITO

Um sistema de informação gerencial, também chamado de sistema de apoio à gestão empresarial ou sistema gerencial, tem por função filtrar as informações empresariais e agrupá-las em forma de relatórios para o processo de gestão.
Para Magalhães e Lunkes (2000, p. 26): “Sistemas de informações gerenciais podem ser definidos como um conjunto de informações úteis à tomada de decisões (planejamento e controle das atividades da empresa e gerenciamento de seus negócios)”.
Os sistemas de informações gerenciais, além de propiciarem informações para a tomada de decisões, auxiliam no controle e gerenciamento das atividades empresariais. Para que se consiga gerar informações confiáveis, rápidas e pertinentes que propiciem uma boa tomada de decisão, faz-se necessário que a empresa possua um bom sistema de informação gerencial (SIG), que transformará os dados em informações que irão compor os mais diversos relatórios que serão utilizados pela gerência para a tomada decisão.
Afirma Oliveira (1998:46): “o executivo necessita de sistemas de informação eficientes e eficazes, que processem o grande volume de dados gerados e produzam informações válidas”.
O gerenciamento das atividades empresariais exige grande volume de informações. Trata-se de informações que precisam ser filtradas e colocadas à disposição para os gestores tomarem as diversas decisões.
Pode-se dizer que o sistema de informação gerencial é uma ferramenta importante não só para o controle organizacional, mas também para a agilidade e eficiência nas decisões tomadas. O Sistema de Informação Gerencial (SIG) precisa, porém, estar bem estruturado na empresa, para que os gestores não tomem decisões precipitadas ou errôneas que possam abalar o seu desenvolvimento, pois possuir um sistema de informação gerencial bem estruturado só tende a fazer com que a empresa aumente seu desempenho e garanta resultados positivos.
O sistema de informação gerencial dá suporte às funções de planejamento, controle e organização de uma empresa, fornecendo informações seguras e em tempo hábil para tomada de decisão. OLIVEIRA (2002, p. 59), define que, “o sistema de informação gerencial é representado pelo conjunto de subsistemas, visualizados de forma integrada e capaz de gerar informações necessárias ao processo decisório”.
Garcia e Garcia (2003, p. 29) apud Polloni, definem que sistema de informação gerencial: “é qualquer sistema que produza posições atualizadas no âmbito corporativo, resultado da integração de vários grupos de sistemas de informação que utilizam recursos de consolidação e interligação de entidades dentro de uma organização”.
Stair (1998, p.278), assim define:
o propósito básico de um SIG é ajudar a empresa a alcançar suas metas, fornecendo a seus gerentes detalhes sobre as operações regulares da organização, de forma que possam controlar, organizar e planejar com mais efetividade e com maior eficiência.

Os executivos devem buscar projetar os sistemas de informação gerencial inserindo dados de origem interna e externa, existindo portando, uma interação entre os meios, resultando na concretização dos objetivos preestabelecidos pela empresa.
As fontes externas advêm do relacionamento com fornecedores, acionistas, clientes e concorrentes, facilitadas nas atuais circunstâncias pela evolução tecnológica.
As fontes internas estão relacionadas aos bancos de dados mantidos pela organização. Os bancos de dados são atualizados pela captura e armazenamento dos dados resultantes da integração dos diversos sistemas que compõem a organização, entre eles, sistemas de finanças, sistemas de contabilidade, sistemas de recursos humanos, sistemas de venda e marketing.
Oliveira (1992, p. 39), afirma que:
Sistema de Informação Gerencial (SIG) é o processo de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa, proporcionando, ainda, a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados.

Os sistemas de informação gerencial mudam constantemente para atender o
dinamismo dos negócios, o que vai de encontro à necessidade de qualquer organização para sobreviver no mercado.
Para Batista (2004, p. 22), sistema de informação gerencial:
É o conjunto de tecnologias que disponibilizam os meios necessários à operação do processamento dos dados disponíveis. È um sistema voltado para a coleta, armazenagem, recuperação e processamento de informações usadas ou desejadas por um ou mais executivos no desempenho de suas atividades. È o processo de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa proporcionam a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados.

A estrutura decisória da empresa, no contexto de processos gerenciais, classifica os sistemas de acordo com o problema organizacional que ajuda a resolver. Batista (2004) escreve que os sistemas são classificados em: sistema de nível estratégico, de conhecimento, tático e operacional.
As informações geradas pelos sistemas de nível estratégico são utilizadasna definição do planejamento estratégico da organização, ou seja, tomada de decisão.
Os sistemas de nível tático são usados no controle dos planejamentos operacionais, define as táticas ou metas a serem cumpridas.
Os sistemas de conhecimento envolvem a transmissão de conhecimento e informação entre os departamentos.
Os sistemas de nível operacional são utilizados para o desenvolvimento das tarefas diárias da empresa, como exemplo: sistema de compra/venda.

7.2 IMPORTÂNCIA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL PARA AS EMPRESAS

Tem-se dificuldade em avaliar quantitativamente os benefícios oferecidos por um sistema de informação gerencial, porém Oliveira (2002, p.54) afirma que o sistema de informação gerencial pode, sob determinadas condições, trazer os seguintes benefícios para as organizações:
• Redução dos custos das operações;
• Melhoria no acesso às informações, proporcionando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço;
• Melhoria na produtividade;
• Melhoria nos serviços realizados e oferecidos;
• Melhoria na tomada de decisões, por meio do fornecimento de informações mais rápidas e precisas;
• Estímulo de maior interação dos tomadores de decisão;
• Fornecimento de melhores projeções dos efeitos das decisões;
• Melhoria na estrutura organizacional, para facilitar o fluxo de informações;
• Melhoria na estrutura de poder, proporcionando maior poder para aqueles que entendem e controlam os sistemas;
• Redução do grau de centralização de decisões na empresa;e
• melhoria na tomada de decisões, através do fornecimento de informações mais rápidas e precisas;
• redução do grau de centralização de decisões na empresa;
• melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos, a partir das constantes mutações nos fatores ambientais;
• melhor interação com os fornecedores;
• melhoria nas atitudes e atividades dos funcionários da empresa;
• aumento do nível de motivação das pessoas envolvidas;
• redução dos custos operacionais;
• redução da mão-de-obra burocrática; e
• redução dos níveis hierárquicos.

Essas premissas permitem que as empresas definam possíveis fortalecimentos do processo de gestão, garantindo o diferencial de atuação e por conseqüência, vantagem competitiva.
Os sistemas de informação gerencial segundo Stair (1998), resulta em vantagem competitiva para a empresa, pois um SIG deve ser desenvolvido de forma a dar apoio às metas da organização. Por exemplo, os executivos de nível superior usam relatórios do SIG no desenvolvimento de estratégias para o sucesso dos negócios, os gestores de nível médio usam os relatórios de SIG para comparar as metas estabelecidas da empresa com os resultados reais.
O SIG auxilia os executivos a consolidar o tripé básico da sustentação da empresa: qualidade, produtividade e participação. A qualidade não está somente ligada ao produto e serviço, mas também à qualidade de vida dos funcionários dentro da organização. Um funcionário bem treinado, motivado, com condições adequadas de trabalho, só tende a desempenhar da melhor forma possível as suas atividades, fazendo com que a empresa produza serviços/produtos de qualidade, que atendam às expectativas do cliente. Dessa forma, a empresa justifica o cumprimento de suas metas com a ajuda dos sistemas de informação gerencial.
7.3 SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL E VANTAGENS COMPETITIVAS

Nos tempos modernos, vantagens competitivas são conquistadas através de dois principais fatores: tecnologia e sistemas de informação apropriados. Esses fatores colaboram para que a empresa melhore suas condições de lidar com os clientes, fornecedores e o mercado em que está inserida.
Conforme Rezende e Abreu (2000, p. 113): “Uma empresa diferencia-se da concorrência se puder ser singular em algo valioso para os compradores, além de oferecer simplesmente um preço-baixo”.
Reduzir os valores dos produtos já não é mais um diferencial, pois o cliente exige mais, quer qualidade no produto, bom atendimento pós-venda e, principalmente, inovação. O consumidor busca produtos/serviços diferenciados e modernos, cabendo à organização trabalhar com aspectos que a destaquem no mercado.
Todo esse processo, para que seja possível, exige grande controle organizacional e audácia nos investimentos, o que faz o papel do gestor e o SIG essenciais, sendo que o primeiro se faz importante para que as decisões sejam tomadas corretamente e na hora certa, enquanto o segundo, como sendo a sustentação das tomadas de decisões

7.4 SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL NAS EMPRESAS E SEUS ASPECTOS

Os sistemas de informação gerenciais são instrumentos para o processo decisório.
Por conseqüência, para que a empresa possa usufruir as vantagens básicas dos Sistemas de Informação Gerenciais, é necessário, segundo REZENDE e ABREU (2000, p. 121), que alguns aspectos sejam observados. Entre estes podem ser citados:
• O envolvimento da alta e média gestão;
• A competência por parte das pessoas envolvidas com o SIG;
• O uso de um plano mestre ou planejamento global;
• A atenção específica ao fator humano da empresa;
• A habilidade dos executivos para tomar decisões com base em informações
• O apoio global dos vários planejamentos da empresa;
• O apoio organizacional de adequada estrutura organizacional e das normas e procedimentos inerentes ao sistema;
• O conhecimento e confiança no SIG;
• Existência de e/ou informações relevantes e atualizadas;
• A adequação custo-benefício.
As mudanças nos processos empresariais são inevitáveis quando se opta por investir em inovação, principalmente com relação à tecnologia.

7.5 CLASSIFICAÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GERENCIAL

Os sistemas de informação gerencial possuem uma classificação, porém não é recomendado classificá-los de forma rígida, pois existem sistemas que não são caracterizados como gerenciais, porém são essenciais no fornecimento de dados que serão filtrados pelo sistema de informação gerencial, os quais podem ser classificados em sistemas de apoio às operações e sistemas de apoio à gestão, conforme escreve Bio (1998, p. 34):
Sistemas de apoio às operações: são tipicamente sistemas processadores de transações, ou seja, são redes de procedimentos rotineiros que servem para o processamento de transações correntes.
Sistemas de apoio à gestão: os sistemas de apoio à gestão não são orientados para o processamento de transações rotineiras, mas existem especificamente para auxiliar nos processos decisórios.
Por essa razão, tais sistemas podem ter uma sistemática freqüente de processamento, é uma área de aplicação dos sistemas na qual se têm desenvolvido muitos “pacotes” para processamento eletrônico. Incluem sistemas de previsões de venda, de análises financeiras, orçamentos.
Os sistemas de apoio às operações têm por finalidade auxiliar no processamento das atividades cotidianas da empresa, já os sistemas de apoio à gestão filtram as informações geradas pelo sistema de apoio às operações visando auxiliar nos processos decisórios. As informações por ele prestadas devem estar padronizadas ou ajustadas de forma a facilitar a tomada de decisão pelo gestor.
A fase de conceituação preocupa-se em proporcionar condições para um adequado planejamento do SIG. Oliveira (2002, p. 96) escreve:
Planejar sistemas de informações gerenciais em uma empresa é buscar uma estrutura de sistemas que proporcione o maior benefício possível à empresa e que a ajude a operar de maneira eficaz.


O planejamento proporcionará uma melhor atuação do sistema na empresa, enfocando em primeiro lugar os pontos críticos. Após conceituar e planejar o SIG, segue-se para sua execução, que é efetuada por meio de processos ou sistemas operacionais.

7.6 ANÁLISE E LEVANTAMENTO DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL

A fase de levantamento do SIG tem por função verificar quais as necessidades da empresa e a forma de melhor atendê-las. Nesta fase também o executivo verifica se as informações geradas pelo SIG são realmente importantes e eficazes, mudando os procedimentos caso necessário.
O armazenamento das informações geradas pelo SIG, geralmente acontece em forma de CDs, disquetes e formulários. Na fase de levantamento e análise do SIG, faz-se necessário, portanto, que o gestor analise os formulários da empresa.
Para Oliveira (2002), existem cinco perguntas que o gestor pode fazer para melhor analisar seus formulários gerenciais:
• Quem toma decisões com base no relatório de origem?
• Quais decisões são tomadas?
• Quais campos são utilizados para a tomada de decisões?
• Essas informações são suficientes para se tomarem decisões?
• É utilizado algum outro recurso (outro relatório, formulário, etc.)?
Essas questões estão diretamente ligadas com o processo decisório, haja vista que ele é como a razão de existência do SIG e, com certeza, diferencial nos negócios e bom andamento da empresa.
Além de analisar o processo decisório, é importante questionar todos os departamentos da empresa, pois, corrigindo falhas operacionais, o resultado no processo decisório será mais eficaz.
Conforme Oliveira (2002, p. 101): “O resultado final da análise é saber se a combinação custo versus benefício torna a proposição do SIG aceitável para a empresa”.
Ressalta-se, então, que toda a fase de levantamento e análise do SIG tem por finalidade verificar se o benefício que ele traz para a organização é maior que os custos com sua implantação.

7.7 ESTRUTURAÇÃO DO SIG

O SIG tem por finalidade trabalhar com todos os departamentos da empresa, por isso sua estruturação muitas vezes é problemática, devido à resistência às mudanças por parte dos usuários.
Os executivos devem proporcionar treinamento aos usuários para que estes possam otimizar todas as ferramentas que possuem.
A estruturação do SIG deve estar condicionada a alguns fatores, conforme relata Oliveira (2002, p.114):
• simplicidade (ser bem definido). Um sistema simples é mais bem compreendido e mais seguido do que um sistema complexo;
• flexibilidade (não ser rígido). Deve conseguir absorver as mudanças de forma satisfatória;
• economicidade. Aqui deve-se analisar a relação custo versus benefício;
• confiabilidade. É a segurança de que o sistema transforma suas entradas em saídas de maneira adequada;
• aceitabilidade. A não-aceitação pode provocar modificações por quem está usando o SIG, bem como ineficiência no seu uso (e, portanto, falhará) e;
• produtividade. Nesse ponto, deve-se analisar a relação entre os resultados apresentados pelo sistema e os recursos alocados para o seu desenvolvimento.

A estruturação do SIG visa subsidiar os relatórios gerenciais, que são os resumos e consolidações das informações necessárias ao processo decisório, considerando sempre a realidade de cada executivo. As informações gerenciais devem estar em nível ótimo de qualidade, para bem atender as necessidades dos gestores.
Para o processo de estruturação e delineamento do SIG, devem ser observados alguns aspectos que podem prejudicar o seu desenvolvimento, conforme cita Oliveira (2002, p. 117):
• estabelecimento de metas irrealistas: tentar fazer mais do que realmente é possível, considerando-os recursos, condições e tempo existentes;
• não estimar corretamente o tempo necessário para realizar as tarefas, pois, como, em geral, as tarefas levam mais tempo do que o previsto, convém deixar uma margem de folga;
• não prever possíveis obstáculos, dificuldades, falhas e atrasos que podem ocorrer na realização de uma atividade;
• reação exagerada e desproporcional aos fatos, tratando todos os problemas como crises, deixando assim de ter uma perspectiva correta da situação e perdendo o controle emocional;
• gostar de ser bombeiro, de apagar incêndios, esquecendo que prevenir é mais eficaz do que corrigir;
• alteração freqüente de prioridade, tendo como conseqüência deixar trabalhos inacabados e soluções incompletas, além de prejudicar a moral e a motivação;
• adiar, deixando para o último momento a realização de tarefas que poderiam ser resolvidas na hora, acumulando assim serviços e atividades desnecessariamente;
• relutância dos subordinados em trazer as más notícias que podem debelar um problema logo noinício, impedindo que se transforme em crise; e
• informação inadequada, inexata ou atrasada, impedindo a decisão e a ação oportunas.

Ao término da fase de estruturação do SIG, devem estar consolidados todos os procedimentos para que ele se desenvolva da melhor forma possível, conseguindo atingir todos os seus objetivos.

7.8 IMPLEMENTAÇÃO E AVALIAÇÃO DO SIG

O principal objetivo desta fase é colocar o sistema em funcionamento, conforme o plano aprovado anteriormente.
Segundo Oliveira (2002, p. 120), nesta fase o executivo deve:
• preparar a documentação informativa necessária para os diversos usuários;
• treinar todos os documentos do SIG;
• supervisionar a implementação das diversas partes do sistema de informações gerenciais (SIG); e
• acompanhar a implementação do SIG consolidando um adequado processo de avaliação, tendo em vista a sua otimização ao longo do tempo.
Este processo deve acontecer para que se verifique se o SIG pode ser melhorado, comparando-o com os objetivos originais, bem como analisar suas boas e as más qualidades.
A avaliação do SIG deve ser feita com freqüência, para que sua eficiência seja controlada.
Conforme Oliveira (2002), existem algumas perguntas básicas que o executivo catalisador do SIG deve efetuar para avaliá-lo:
• Os relatórios do SIG estão sendo, periodicamente, analisados e avaliados?
• Os relatórios fornecidos são adequados quanto ao conteúdo, formato, periodicidade, etc.?
• Qual a influência que as informações fornecidas pelo SIG estão tendo na tomada de decisões?
• Quais as contribuições do SIG para a empresa, para o departamento etc.?
É importante lembrar que, para a implantação do SIG obter êxito, é necessário o envolvimento de todos os elementos do grupo, colaborando no desempenho de suas atividades e com sugestões de melhoria.

 

 

 

8. ADMINISTRANDO RESISTÊNCIAS AO SIG


Quando o executivo decide implantar um sistema de informação gerencial em sua empresa, ele deve estar preparado para enfrentar uma série de resistências, provocadas pelas mudanças geradas pelo novo sistema.
Oliveira (2002) afirma que essas mudanças podem causar alguns efeitos, como:
a) Efeito sobre o comportamento: O SIG acontece através de mudanças nos processos empresariais, que dependem diretamente da alteração de atividades e pensamento das pessoas envolvidas. Essas alterações de comportamento não acontecem simplesmente pelas ordens do executivo, mas sim com a absorção das idéias pelos membros da equipe e com a força de vontadeem melhorar.
b) Efeitos psicológicos: Toda mudança envolve a forma de o indivíduo trabalhar e pensar,por isso existem tantas resistências. Mudar significa melhorar, evoluir. As incertezas sempre existirão, contudo, a cada mudança verifica-se a capacidade do indivíduo de enfrentar os obstáculos e adaptar-se ao meio.
c) Efeitos sociais: As mudanças, além de gerarem contradições no indivíduo, geram alterações também com seus companheiros de equipe e superiores. Mudar o método de trabalho traz conseqüências a todos dentro da organização. Para que o SIG realmente funcione, faz-se necessário esclarecer as vantagens de mudar. Quando a equipe vê as falhas e procura mudar conscientemente, significa que o SIG está surtindo efeitos positivos.
d) Efeitos econômicos: Esses efeitos envolvem dois aspectos principais: mudanças nos salários e benefícios dos funcionários. O SIG tem por função verificar o nível de satisfação dos colaborados, no que tange à remuneração de cada um.
e) Efeitos organizacionais: Muitas vezes o SIG muda os conceitos, objetivos e até mesmo a estrutura da empresa, procurando fazer com que ela melhore, modernize seus processos e se adapte ao mercado.
Nos dias atuais é fundamental que as empresas inovem a cada momento, visando satisfazer o cliente interno e externo, pois adaptar-se as mudanças é fundamental para o bom desempenhodo SIG e, conseqüentemente, da organização.
9. O SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL FUNCIONANDO DENTRO DAS EMPRESAS


O SIG exerce impacto na estrutura organizacional, influenciando a cultura, filosofia, política e modelos de gestão, tornando-se fundamental na gestão empresarial.
Rezende e Abreu (2000) escrevem que o SIG atende a todas as necessidades da empresa em sua complexidade organizacional, porque previne desajustes, identifica erros, evita desperdícios e ainda contribui para uma boa imagem da empresa e dos gestores.
Para que o SIG transforme o ambiente empresarial em um ambiente mais criativo, competitivo e plenamente ativo, ele deve considerar as diferenças existentes nas organização, haja vista que cada uma possui atividades, metas, políticas e histórias diferenciadas.
Complementam Rezende e Abreu (2000, p. 15):

Os fluxos operacionais são distintos para cada tipo de estrutura, mas de qualquer maneira, os Sistemas de Informação da empresa devem atender a todos os tipos de estrutura organizacional, requerendo sintonia e sinergia das informações.

Em suma, para se obter êxito no uso do SIG, é necessário identificar a cultura e a política da empresa e respeitar a individualidade de cada uma.
A empresa é uma união de pessoas que possuem princípios, religiões, idéias e sentimentos diferentes, trazidos da vivência externa de cada um.
A vivência externa dos funcionários de uma organização é muito importante, pois ela influencia diretamente no rendimento das atividades do indivíduo, conforme afirmam Rezende e Abreu (2000, p. 123):
O repertório individual é o conjunto de valores que o indivíduo adquire ao longo da vida, a somatória de suas experiências, valores, credos, costumes, culturas etc. Esse repertório é levado para dentro da empresa, influenciando no trabalho, nas atividades cotidianas e também no desenvolvimento das atividades de Planejamento Estratégico, Sistemas de Informação e Gestão de Tecnologia da Informação.


Verifica-se que toda empresa é uma instituição política, pois agrega valores emocionais, psicológicos, culturais, religiosos e filosóficos dos diversos funcionários que possui. A empresa ainda agrega relações de poder e subordinação, entre as pessoas e o grupo, onde o poder é definido pela competência, informação, autoridade e liderança. Já a subordinação está diretamente ligada a quem recebe apoio, ou seja, quem necessita do conhecimento.
Observa-se, então, a importância do gestor do SIG em possuir habilidades comportamentais, para identificar os problemas dos membros de sua equipe, a fim de solucioná-los, e então os indivíduos trabalhem motivados, utilizando todo o seu potencial em prol da organização.

9.1 ORGANIZAÇÕES CONTRA SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL?

Os sistemas de informação gerenciais afetam diretamente as organizações, através da melhoria na produtividade, qualidade dos serviços e produtos, e na administração da empresa como um todo. Possuir um sistema de informação gerencial eficiente garante à empresa maior controle das suas atividades, visualizando os pontos a serem melhorados.
Constata-se que umas organizações são mais inovadoras que as outras. Umas adotam o SIG para inovar seus processos e fazer frente à concorrência, outras adotam simplesmente por extrema necessidade, devido a mudanças no ambiente, alterações governamentais, ações competidoras e mudança nos custos. Escrevem Rezende e Abreu (2000, p. 118): “Em alguns casos ainda, sua adoção pode ser resultado de ambições de vários subgrupos dentro de uma
empresa, com efeitos antecipados sobre conflitos organizacionais existentes”.
Observa-se que vários são os fatores que induzem uma organização a adotar um sistema de informação gerencial. Vai depender da cultura e política desta empresa. Nota-se que o SIG e a empresa identificam-se mutuamente, ou seja, quando trabalhado de forma correta, ele leva a empresa a melhorar seu desempenho.
O sistema de informação gerencial está diretamente ligado com a implantação de novas tecnologias, que provocam mudanças no ambiente social da empresa. Além disso, o SIG tornou-se algo indispensável para as organizações, independente da política que adotam.
Relatam Rezende e Abreu (2000, p. 121):
Existe uma forte preocupação com a competitividade e o desempenho perante a concorrência. As pressões dos clientes também estão presentes. No entanto, muitas empresas têm objetivos internos importantes, como a atualização, a redução de custos, o aproveitamento de recursos e gestão.


Em suma, a implantação de sistemas de informação gerenciais traz conseqüências para o trabalhado desempenhado, as tarefas, as pessoas envolvidas e estrutura organizacional, afetando as formas de produtividade, qualidade dos serviços e produtos de uma organização.
Para sobreviver no próximo século e não ser expulso do mercado, uma empresa precisa fornecer valor superior aos seus clientes.
Fornecer valor é dar aos clientes tudo o que eles querem e nada do que não querem; a melhor qualidade e os melhores preços, seja rápido e sirva o cliente com um sorriso!
Os clientes atuais, sofisticados e atentos, fazem quatro julgamentos quando decidem fazer negócio com uma organização: (1) qualidade, (2) serviço, (3) custos e (4) tempo [BAND 1997].
A percepção do valor não acontece apenas na demanda por produtos de consumo, mas atinge todas aquelas instituições e empresas que fornecem algum tipo de produto ou prestam serviços. Neste universo podemos incluir o governo, o setor de educação, as organizações sem fins lucrativos, os sistemas de informação, etc.
A demanda por maior valor em um sistema de informação, multimídia ou não, pode ser percebida através da qualidade dos serviços e produtos fornecidos. Portanto, é preciso qualificar estes quatro fatores dando enfoque particular à essência desse sistema, que é a informação.
Estes fatores transformam-se em: qualidade da informação, portifólio de rodutos e serviços, custo e tempo de resposta. Um sistema de informação para fornecer valor superior deverá disponibilizar a seus clientes todos estes fatores simultaneamente.
Produto é qualquer coisa que possa ser oferecida a um mercado para aquisição ou consumo, sendo do tipo tangível ou intangível. O serviço é um produto intangível, sendo entendido como uma atividade ou benefício, que permite a satisfação, realização de desejos, necessidades e resolução de problemas de um cliente isolado, de grupo de clientes ou de uma organização, estando sua produção desvinculada de um benefício.

9.2 O PLANEJAMENTO E A VALORAÇÃO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO

Atualmente, a convergência das tecnologias da informação e dos sistemas de informação tem afetado os processos de trabalho das organizações.
Assim, antes de implantar qualquer sistema desta natureza é de vital importância desenvolver uma análise que permita determinar os principais requisitos do projeto. Esta análise deverá basear-se em metodologias específicas para o desenvolvimento de sistemas de informação.
Estas metodologias são classificadas frequentemente de acordo com os temas ou características dos sistemas a serem desenvolvidos, podendo ser aplicadas às seguintes situações [AVISON e TAYLOR, 1997]:
• problema bem definido e bem estruturado e com objetivos claros;
• problema bem estruturado, com objetivos claros e incertezas quanto às necessidades dos usuários;
• problema não estruturado e os objetivos não são claros;
• grande interação do usuário com o sistema e/ou a aceitação do usuário éimportante;
• complexas em que há necessidade de uma abordagem contingencial para o desenvolvimento de sistemas de informação.
Esta última classe é a mais abrangente e a que atende a maioria das abordagens de desenvolvimento destes sistemas. Entretanto, cada situação terá a sua particularidade e o analista deverá explorar ou criar uma metodologia que melhor se adapte à solução do problema.
O planejamento e o desenvolvimento do sistema de informação de uma organização devem, então, resultar de uma análise que proporcione obter uma estimativa prévia sobre as seguintes dimensões:
• estratégica: em que se analisa o impacto do sistema em relação ao ambiente externo da organização, incluindo aspectos relacionados à competitividade, posicionamento no ambiente, visão do cliente, diferencial de mercado, etc;
• organizacional: onde são analisados aspectos relativos às necessidades de informação da organização para a sua boa estruturação, coordenação operacional e atendimento às demandas externas;
• econômica: em que se incluem os aspectos relacionados com a sua importância econômica com especial atenção à redução de custos, melhorias de produtividade e eficiência, ganhos financeiros e outros aspectos que possam ser mensuráveis;
• capacitação da organização: que refere-se ao cuidado quanto à capacitação face ao conjunto de tecnologias disponíveis, de forma que a organização esteja preparada para acompanhar as possibilidades de utilização e acomodar a evolução tecnológica.
Então, a cadeia de valor do sistema será uma consequência natural do planejamento realizado.
O sistema deverá atender os objetivos previstos, proporcionando melhoria e otimização do processo decisório, vantagem competitiva, aumento da lucratividade, melhor posicionamento no ambiente externo, melhor efetividade no gerenciamento da organização, etc. A obtenção e manutenção destes aspectos é atualmente uma necessidade para a sobrevivência das organizações.
A cadeia de valor será um instrumento básico para diagnosticar e determinar o uso da informação em apoio às decisões e ações no âmbito de uma organização. Mais objetivamente, a cadeia de valor pode ser definida como um conjunto de atividades executadas em um Sistema de Informação com a finalidade de produzir e transferir a informação, proporcionando sustentação ao processo decisório de uma organização
A coleta de dados inclui todos os meios pelos quais a informação dá entrada no sistema. Eles podem ser coletados diretamente de fontes internas, no ambiente interno da organização, ou de fontes externas, no seu ambiente externo. Normalmente, os dados brutos coletados no ambiente externo têm pouco valor direto para a organização. Então, eles devem ser processados visando a transformação em uma forma mais útil.
Uma das tarefas críticas de qualquer sistema de informação é a disponibilização da informação correta, às pessoas certas e com oportunidade. Cada tomador de decisão dentro de uma organização necessita apenas de uma pequena porção de informação para apoiá-lo neste processo.
O propósito da atividade de disseminação é determinar as necessidades de informação e disponibilizá-las com oportunidade. Cada vez mais, esta atividade envolve a disponibilização da informação em diferentes formatos. As decisões dentro de uma organização normalmente são tomadas por pessoas.
Porém, em situações em que um grande número de decisões tem que ser implementadas muito rapidamente, pode ser empregado algum tipo de automação para viabilizar as decisões tomadas pelo computador. Exemplos incluem o comércio eletrônico, sistemas de controle de estoques, que fazem pedidos automaticamente quando o estoque atinge níveis pré-definidos, e companhias aéreas, que gerenciam automaticamente as disponibilidades de assentos baseando-se na confirmação de reservas.
Uma vez tomadas as decisões, elas precisam ser efetivadas. É neste ponto que a organização percebe qualquer retorno da informação produzida. A partir das ações, o processo se reinicia para que novos dados possam ser coletados e seja possível executar uma avaliação das ações implementadas.
O fluxo da informação em uma organização é um processo de agregação de valor e o sistema de informação pode ser considerado como a sua cadeia de valor, por ser o suporte para a produção e a transferência da informação.
Assim, um sistema de informação é uma combinação de processos relacionados ao ciclo informacional, de pessoas e de uma plataforma de tecnologia da informação, organizados para o alcance dos objetivos de uma organização.

9.3 RELATÓRIOS DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL

Os relatórios do sistema de informação gerencial podem ajudar os administradores no que tange os aspectos de desenvolvimento de planos para melhorar a administração, assim como obter melhor controle sobre as operações da empresa, e tomar decisões acertadas.
O processo de transformação de dados resulta em informações úteis, as quais podem ser observadas nos relatórios. STAIR (1998), escreve que os relatórios advindos do sistema de informação gerencial incluem relatórios programados, relatório indicador de pontos críticos, relatórios sob solicitação e relatórios de exceção.
Os relatórios programados são aqueles produzidos periodicamente, por exemplo, em uma fábrica a produção de um determinado produto pode ser monitorado diariamente.
O relatório de pontos críticos é um tipo especial de relatório programado emitido no começo de cada dia, resumindo as atividades do dia anterior.
Os administradores obtêm informações sobre as atividades críticas da empresa possibilitando ações corretivas.
Os relatórios sob solicitação são produzidos somente quando o administrador quer saber sobre um item específico, por exemplo, total da venda de um determinado produto.
Os relatórios de exceção são parametrizados para informar automaticamente critérios preestabelecidos pela empresa, por exemplo, para se ter um efetivo controle de estoque os administradores parametrizam o sistema para avisar quando determinado produto está com estoque abaixo do mínimo ideal.
Diante deste contexto, conclui-se que os relatórios produzidos pelo sistema de informação gerencial deveriam ser fornecidos de acordo com a necessidade dos gerentes. Eles podem ser diários, semanais, mensais e apresentar informações de cunho financeiro, administrativo, e contábil.

 

 

 

 

 

 

 


10. CONCLUSÃO


O mundo vive uma era de mudanças em todas as áreas: econômicas, políticas, sociais, tributária e outras. Isto leva a refletir que é preciso inovar conceitos, modificar atividades, romper barreiras.
As empresas precisam estar atentas ao mercado, procurando adaptar-se às mudanças, buscando obter um diferencial competitivo que proporcione sua continuidade. Tomar decisões corretas, na hora certa, baseadas em informações precisas, é algo que permite à organizaçãomanter-se ativa no mercado. Qualquer uma que almeje sucesso, precisa, portanto, cercar-se de informações pertinentes, rápidas e seguras.
Nos cenários da era da informação é de vital importância compreender as melhores práticas e aplicações das áreas de sistemas de informação e tecnologia da informação nas empresas. O propósito básico da informação é o de habilitar a empresa a alcançar seus objetivos pelo uso eficiente dos recursos disponíveis, portanto, as informações podem decidir o futuro da organização.
Na corrida para atender às demandas do mercado, as empresas buscam soluções que as diferenciem aumentando a sua competitividade. Decisões rápidas e corretas são fundamentais para a empresa alcançar bons resultados. Faz-se necessário otimizar o planejamento e execução das atividades, sincronizar a cadeia de suprimentos e reduzir os custos operacionais para aumentar a satisfação dos seus clientes e a lucratividade do negócio.
A utilização de tecnologias de última geração e a melhor prática em software
possibilita a construção e aplicações superiores em prazos bastante agressivos, capazes de atender desde pequenos a grandes volumes de utilização. O sucesso é garantido pela velocidade em que as informações são assimiladas e pela rapidez em que são tomadas as decisões.
Neste contexto, as empresas têm como grande aliado os sistemas de informação gerencial, os quais proporcionam benefícios significativos na gestão da empresa viabilizando a geração de relatórios de apoio ao processo decisório.
Quando a empresa tem uma estrutura organizacional sólida, um futuro traçado, e sabe utilizar os recursos oferecidos pela Tecnologia de Informação e sistemas de informação, o sistema de informação gerencial só tem a agregar benefícios à gestão empresarial na tomada de decisões.
Os sistemas de informação gerenciais fortalecem o plano de atuação das empresas. A geração de informações rápidas, precisas e principalmente úteis para o processo de tomada de decisão garante uma estruturação de gestão diferenciada, resultando em vantagem competitiva sobre as demais empresas.
Utilizar somente um método de informação tal como as planilhas eletrônicas não são viáveis para as organizações, pois não trazem as informações concretas e exatas para as decisões a serem tomadas, a conclusão é que as informações não serão tão assertivas quando não se tem um banco de dados eficaz como o Sistema de Informação Gerencial oferece. O Sistema de Informação Gerencial responde as expectativas dos gerentes e as demandas do negócio, atingindo a supremacia em atendimento, redução de custos e personalização de atendimento.
O SIG é compreendido como uma vantagem competitiva, a partir do instante que se registra as informações no sistema de um determinado cliente, ele alimenta todas as informações necessárias para que se tenha conhecimento sobre todos os aspectos administrativos da empresa, atendendo as necessidades das empresas e dos gerentes nas tomadas de decisões. Os relatórios eram realizados manualmente e não tinham um controle eficaz das despesas, custos altos e organizações mal administradas. Nota-se que os gerentes utilizam as informações para um controle efetivo de finanças, marketing, estoque entre outras informações procurando destaque no mercado.
Possuir um sistema de informação gerencial não é algo futurístico, pois inúmeras empresas de grande e médio porte já aderiram. E mais, pode-se afirmar que o SIG já é algo indispensável, devido à alta competitividade e às variações do mercado.A empresa deve estar cercada de informações pertinentes e seguras em todos os momentos.
Para as tomadas de decisões essas informações devem estar organizadas e resumidas em relatórios de fácil entendimento, que devem estar previamente analisados. A organização deve possuir um corpo de funcionários qualificados e bem treinados, de forma que possam aproveitar ao máximo o SIG, gerando os relatórios que atendam à gestão.
É necessário para a implantação do SIG que a empresa faça investimentos em tecnologia, como, por exemplo, computadores e softwares que otimizem o processo, sobrando tempo para os usuários estudarem e analisarem os processos, e fazerem sugestões que melhoram do desempenho organizacional.
Pode-se concluir que as organizações que desejarem assegurar ou melhorar a posição no mercado terão, cada vez mais, que se adaptar, em velocidades crescentes, aos movimentos no ambiente de negócio e das alterações ocorridas com seus concorrentes, clientes, fornecedores e colaboradores, sem deixar de considerar o ambiente físico em que a organização está inserida.
Valorizar a informação através de um sistema de informação gerencial é, portanto, um avanço que proporcionará diferenciação e sucesso.
No âmbito do processo decisório, a informação assume níveis hierárquicos distintos. O valor agregado cresce com grau de proporcionalidade direta em relação à pirâmide organizacional. Os altos escalões necessitarão de informação de alto valor agregado visando obter uma visão global da situação, enquanto os escalões inferiores terão necessidade de baixo valor agregado,
A implantação de um Sistema Informação Gerencial é a transformação organizacional de maneira prática e acessível agindo como facilitador de melhoria e desempenho da organização, para uma realização criteriosa do negócio na organização, na busca de eficiência e aperfeiçoamento dos negócios a ponto de destacar-se no mercado.
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