Controle orçamentário e finanças

26 de abril de 2008 às 06:41

A-A+

ORGANIZAÇÃO APARECIDO PIMENTEL DE EDUCAÇÃO E CULTURA
FASC - FACULDADE DE ADMINISTRAÇÃO
Elton da Silva Vargas
ESTÁGIO SUPERVISIONADO DO CURSO ADMINISTRAÇÃO NA ÁREA FINANCEIRA E ORÇAMENTÁRIA

SANTA CRUZ DO RIO PARDO – SP 2007
Relatório Final Estágio Supervisionado apresentado como parte das atividades para obtenção do título de bacharel no curso de Administração da FASC Faculdade de Administração de Santa Cruz do Rio Pardo – SP.

Professora Orientadora: Taciana Vera, Bacharel em Administração

Dedico este trabalho as minhas filhas e a minha mulher que com carinho e atenção, muito me incentivaram e colaboraram e, é por elas e para elas, que hoje concluo este trabalho.

Agradeço à conclusão deste trabalho aos meus professores, as bibliotecárias da faculdade, a professora orientadora, a minha mulher e filhas, enfim, a todos aqueles que de alguma forma, com seu carinho paciência e atenção, colaboraram para que este trabalho fosse concluído.

“... Onde você quer chegar?
ir alto...
sonhe alto...
queira o melhor do melhor...
queira coisas boas para a vida...
pensando assim trazemos prá nós aquilo que desejamos...
se pensamos pequeno...
coisas pequenas teremos...
já se desejarmos fortemente o melhor e principalmente lutarmos pelo melhor...
o melhor vai se instalar na nossa vida.”

"Porque sou do tamanho daquilo que vejo, e não do tamanho da minha altura."
Carlos Drummond Andrade

SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 9
1 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA/ÁREA DE ESTÁGIO 10
1.1 Caracterização da Organização 10
1.1.1 Histórico e Políticas da Organização 10
1.1.2 Processo Produtivo da Empresa 12
1.1.3 Criação e Desenvolvimento 13
1.2 Caracterização da Área do Estágio 13
1.2.1 Dados que dimensionam a Área do Estágio 14
1.3 Objetivos 14
1.3.1 Objetivo Geral 14
1.3.2 Objetivo Específico 14
1.4 Justificativa 15
1.4.1 Oportunidade 15
1.4.2 Viabilidade 15
1.4.3 Importância 15
2 REVISÃO DA LITERATURA 16
2.1 Conceitos, Teorias, Métodos e Instrumentos 16
2.1.1 Planejamento Orçamentário 16
2.1.2 Planejamento Estratégico 18
2.1.3 Tipos de Planejamento 18
2.1.4 Orçamento e Controle 19
2.1.5 Vantagens do Orçamento 19
2.1.6 Limitações do Orçamento 20
2.2 Revendo trabalhos e aplicações de outros conceitos 20
2.2.1 Descrever, comparar, criticar sobre o tema 22
3 DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES DO ESTÁGIO 23
3.1 Do exercício da função de diretor executivo 23
3.2 Das reuniões 24
3.3 Dos poderes do diretor executivo 24
3.4 Dos deveres e obrigações do diretor financeiro 25
3.5 Da gestão do diretor financeiro 25
3.6 Das rotinas operacionais do departamento financeiro 26
3.7 Da qualidade nos atendimentos 26
3.8 Das responsabilidades dos auxiliares administrativos 27
3.9 Das rotinas das contas a receber 28
3.10 Das rotinas das contas a pagar 29
3.10.1 Do controle do ressarcimento despesas de viagem 30
3.10.2 Reparos em equipamentos e manutenção geral 30
3.10.3 Estoque material escritório e de uniformes 30
3.10.4 Arquivo de documentos 31
3.10.5 Recebimentos e expedição/saída de mercadorias 31
3.10.6 Saída de mercadorias ou serviços 31
3.11 Das rotinas administrativas de recursos humanos 32
3.11.1 Folha de pagamento de pessoal 33
4 PROJETO DE MELHORA NA ATIVIDADE DESEMPENHADA 34
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS 37
REFERÊNCIAS 38
INTRODUÇÃO
A Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional, Lei 9.394, de 20/12/96, ora vigente, no artigo 82 parágrafo único, dispõe sobre a normatização da realização de estágios dos alunos regularmente matriculados no ensino médio ou superior.
A fim de dar cumprimento a essa exigência legal, de modo sistemático, com qualidade e como parte orgânica da formação de Administradores, no Curso de Graduação em Administração, mantido por essa Faculdade, foi elaborado o modelo Pedagógico de Estágio Supervisionado de Administração. Este, agora, tem como complemento a distribuição da carga horária de 300 horas, apresentada segundo os momentos definidos no Modelo referido.
Este complemento relaciona, ainda, algumas atividades e experiências de aprendizagem, a título de sugestão, a partir das quais a Professora Orientadora, participou ativamente apresentando sugestões e oportunidades.
Considerando a natureza e as finalidades específicas do Curso supracitado – Graduação em Administração – a distribuição da carga horária de 300 horas, foi feita separadamente, segundo momentos seqüenciais do Estágio, cada um incluindo um rol de sugestões de atividades.

1 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA/ÁREA DE ESTÁGIO
A Viena Gráfica e Editora Ltda está classificada como empresa do seguimento industrial, atuando no mercado gráfico e editorial, conforme ilustrado na sua própria razão social.
1.1 Caracterização da Organização
O estágio realizou-se na empresa Viena Gráfica e Editora Ltda, estabelecida desde 2001, na Rua Dr. Pedro Camarinha, nº 31, Centro do município de Santa Cruz do Rio Pardo (SP). Com website: www.editoraviena.com e inscrita no cadastro nacional de pessoa jurídica sob o número 04.365.533/0001-28, vide foto fachada (ANEXO 1).
1.1.1 Histórico e Políticas da Organização
A empresa Viena Gráfica e Editora Ltda teve seu início a partir da união de três empreendedores, que podemos considerar de arrojados, pelo fato de criarem uma empresa em um seguimento industrial totalmente novo, embora tivessem origens e conhecimentos diversos, pois vinham de uma atividade específica de prestação de serviços. Atuavam no mercado de treinamento, mais especificamente em cursos de informática, o que possibilitou a percepção de uma carência de fornecedores no mercado nacional de livros e apostilas, com qualidade e preços atrativos.
Assim, concluíram que neste ramo de atividade havia uma fatia de mercado que poderia ser trabalhada. Após iniciarem as atividades passaram a conviver e a relacionar-se com um grande número de pessoas e entidades exigentes: Governo Federal, Estadual e Municipal, funcionários, rede de franquias, fornecedores, os próprios concorrentes, além de clientes de diversos setores.
Com isso, foram aprendendo regras e superando situações delicadas, onde aprenderam que ter uma empresa significa enfrentar uma série de problemas, desafios, incertezas e dúvidas sobre a própria capacidade de vencer a cada passo. A convivência diária com diversas circunstâncias culminou no aproveitamento de cada oportunidade e na superação as adversidades. No entanto estes empreendedores percorreram o caminho da permanente busca por atitudes que os fizessem prosperar, através de: Conselhos dos mais experientes; Ética profissional; Ter consciência de que o melhor apoio está em si mesmo.
Atualmente à Viena Gráfica e Editora Ltda, mesmo bastante jovem, considerando que em fevereiro passado completou apenas 6 (seis) anos da sua fundação, está operando com um parque gráfico estruturado em uma sede própria, de aproximadamente 2.000 m², ocupando uma posição de destaque em seu mercado de atuação, pois já está entre as três primeiras do seu seguimento no mercado nacional.
Trata-se de uma empresa que buscou formatar seus produtos e hoje suas obras são consideradas excelentes soluções para escolas de informática, colégios, faculdades, instituições de treinamento e qualificação profissional, assim como diretamente o usuário final em livrarias.
Atualmente abastece, com seus materiais, várias redes de franchising e escolas em todo o território nacional.
Independente do resultado alcançado, os sócios fundadores da empresa em busca de uma maior segurança no seu empreendimento decidiram diversificar o seu mercado de atuação. Por conta disso, no último ano admitiram o ingresso de um quarto sócio na organização, que entrou investindo em outros equipamentos, com isso a empresa reestruturou-se e passou também a buscar um espaço no mercado gráfico comercial.
Diante desta ação, houve um aumento considerável na contratação de empregos diretos, o que fez com que o quadro de funcionários pulasse de 46 para 70, e conseqüentemente o surgimento da necessidade de criação de mais funções de nível tático (administração e gerência).
Ao longo destes anos de atuação e empresa utiliza uma interessante ferramenta de marketing para divulgar seus produtos, (Informativo Viena), vide ilustração (ANEXOS 5 e 6), que além de divulgar os produtos, também tem como foco levar informações e dicas importantes ao mercado educacional sobre gestão empresarial e necessidades do público alvo. Este informativo atualmente tem uma tiragem de 10.000 exemplares e é enviado trimestralmente para um seleto e específico cadastro de empresas e escolas.
No que se refere aos deveres ambientais e sociais, foi possível perceber que a empresa tem uma política adequada, pois separa resíduos tóxicos dos recicláveis e assim possibilitando o reaproveitamento de matérias primas por terceiros.
Além disso, demonstra preocupação com o social, pois têm participação direta em entidade assistencial local, doando uma quantia fixa mensal que possibilita um melhor atendimento as crianças carentes da comunidade. Também respeita e apóia algumas iniciativas importantes de melhoria da qualidade de vida, pois, disponibiliza e mantém no quadro da empresa funcionários considerados especiais como: Menor do Projeto Degrau, Menor Aprendiz e deficientes.
Preocupa-se com a saúde e bem estar de seus funcionários, a prova disso é fornecimento de cestas básicas, a criação de convênios com farmácias e os benéficios em planos de atendimento médico e odontológico.
A empresa atualmente conta com completa estrutura de desenvolvimento, produção e atendimento, alinhando aos recursos humanos, materiais e equipamentos, para uma perfeita sintonia com as necessidades de seus clientes, a gestão estratégica da empresa está dividida em três departamentos: comercial, administrativo financeiro e produção, conforme organograma (ANEXO 7), sob o comando direto dos três sócios majoritários e do quarto ingressante.
1.1.2 Processo Produtivo da Empresa
O processo produtivo da empresa no início e até bem pouco tempo, mais precisamente em 2004, tinha uma estrutura basicamente artesanal e produzia no máximo 20.000 livros mês.
No entanto à medida que seus proprietários foram percebendo as necessidades e a receptividade do mercado, utilizando-se de recursos vindos do próprio empreendimento e também de alguns financiamentos, foram automatizando processos do setor produtivo e chegaram em 2006 a uma capacidade de produção mensal de 150.000 exemplares.
Atualmente a empresa está operando com uma estrutura produtiva adequada as necessidades do seguimento de atuação, sua estrutura administrativa e de gestão é feita através de uma rede interna de comunicação e transmissão de dados montada em cima de 3 servidores dedicados, e 30 computadores ligados entre si através de uma intranet (rede interna ponto a ponto).
O departamento comercial possui atualmente um quadro de 20 pessoas, sendo 5 representantes comerciais externos, 2 vendedores externos e mais 13 funcionários internos. Os funcionários internos são responsáveis pelo atendimento e o pós venda de uma carteira, de aproximadamente 150 clientes cada, além do atendimento direto, cada um recebe periodicamente um banco de dados de novos clientes para prospecção.
O departamento de produção ocupa uma área física de aproximadamente 1700 m², e conta com um quadro de 58 colaboradores que compõem os setores, Criação e Desenvolvimento, Estoque e Expedição, Impressão e Acabamento. Este departamento é administrado por um Diretor e mais 5 supervisores que atuam em conjunto ou isoladamente, e são responsáveis pelo acompanhamento e controle da produção, cumprimento das normas e procedimentos, assim como pelo perfeito uso e funcionamento das máquinas. As máquinas em questão são: Gravadora de Filme (fotolito), impressoras off-set Speed Master, GTOs 4 e 2 duas cores, Catu, Gravadoras de Chapas, Dobradeiras, Alceadeira, Coladeiras Circular e Línear, Guilhotinas Tri-Lateral e Linear, Costura, Corte e Vinco assim como, os demais equipamentos menores que integram a fabricação, (ANEXOS 3 e 4).
1.1.3 Criação e Desenvolvimento
Criação e Desenvolvimento, como é chamado o setor responsável pela criação e desenvolvimento dos produtos (livros), que conta com uma equipe de pessoas com a responsabilidade de acompanhar os lançamentos de softwares no mercado, para manter o mix de produtos sempre atualizado.
Tão logo ocorre um lançamento, inicia-se o processo de reedição, além disso, alguns desses profissionais são especialistas em design , e trabalham na criação dos layouts das capas, assim como no desenvolvimento de peças de propaganda.
Neste setor, encontra-se um processo considerado chave pela empresa, diante disso, há um acompanhamento constante de todos os diretores em conjunto com a agência de propaganda contratada, avaliando e medindo a qualidade e o nível de aceitação do produto por parte dos clientes.
1.2 Caracterização da Área do Estágio
O departamento administrativo financeiro é composto por 4 funcionários diretos, e mais assessoria contábil e jurídica contratada, neste departamento é feito o controle administrativo, análise e planejamento financeiro, assim como gerenciamento dos recursos humanos da empresa.
Este setor está localizado na parte da frente da fábrica, onde fica a entrada principal da empresa ilustrada no (ANEXO 3), onde será recepcionado e será feito o primeiro contato com o cliente que procurar atendimento. Dentre as atividades desenvolvidas podemos citar: previsão orçamentária, plano de metas, formalização de contratos, bancos, controle contas a pagar, a receber, recrutamento e seleção, folha de pagamento, criação de projetos e implantação de prêmios e benefícios funcionais.
1.2.1 Dados que dimensionam a Área do Estágio
O tema escolhido é finanças e orçamento, tem como objetivo de analisar e demonstrar alternativas e possibilidades, dentro de um contexto empresarial, que possam trazer benefícios para a empresa escolhida, ou seja, uma melhoria no controle e acompanhamento dos investimentos e despesas, assim como de forma transparente projetar crescimento de vendas e um melhor acompanhamento dos resultados.
1.3 Objetivos
1.3.1 Objetivo Geral
Durante o desenvolvimento do Estágio Supervisionado, almeja-se levantar necessidades e apresentar sugestões de melhorias no controle financeiro da empresa, que possam facilitar a administração, o crescimento e a longevidade da organização, enfim encontrar e apresentar alternativas de controle empresariais que tragam maior segurança ao empreendimento, a seus cotistas e colaboradores.
1.3.2 Objetivo Específico
Implantação de uma filosofia de controle orçamentário moderna, e mais adequada ao porte e volume de negócios da empresa, que facilite o acompanhamento, assim como, uma melhor avaliação e segurança no gerenciamento tático e estratégico da organização.

1.4 Justificativa
Pelo fato da Viena Gráfica e Editora, conseguir um lugar de destaque no seu mercado de atuação, apesar de pouco tempo de existência, isto facilmente comprovado pelos resultados contábeis e financeiros alcançados nos últimos exercícios, ou seja, índices de crescimento acima da média nacional. E por ser notório que as dificuldades na administração financeira crescem nas mesmas proporções, surge a necessidade de um melhor planejamento e sobre tudo um controle orçamentário profissional.
1.4.1 Oportunidade
Demonstrar uma estrutura organizacional de uma indústria média, que vem alcançando bons resultados, mas que precisa melhorar suas filosofias, políticas e rotinas de controle e planejamento financeiro e com isso originar mais oportunidades de crescimento, tanto com melhorias para a própria empresa quanto para seus clientes.
1.4.2 Viabilidade
Devido ao cenário demonstrado nos parágrafos anteriores, percebe-se a viabilidade de aceitação da aplicação de uma política financeira mais profissional e inclusive com a participação dos gerentes das demais áreas da organização.
1.4.3 Importância
O trabalho proposto tem uma importância relevante, no sentido de gerir melhor os recursos, investimentos e estratégias fundamentais para a empresa, são características de controle necessárias e que demandam envolvimento e participação do quadro diretivo da organização. Possibilitando assim o desenvolvimento de habilidades e aplicação de técnicas empresariais que aumentarão a segurança nas tomadas de decisão do empreendimento.
Além de ser um momento importante para um futuro administrador, na formação de seu perfil e sua carreira profissional, podendo participar e envolver-se diretamente neste processo de mudança, melhoria e desenvolvimento da organização.

2 REVISÃO DA LITERATURA
2.1 Conceitos, Teorias, Métodos e Instrumentos
Na parte anterior procurou-se apresentar e caracterizar a Viena Gráfica e Editora Ltda, local de realização do Estágio Supervisionado do Curso de Administração da FASC (Faculdade de Administração de Santa Cruz do Rio Pardo – SP).
Agora, visando atingir os objetivos do trabalho, passaremos a apresentar o levantamento bibliográfico, para demonstrar, teorias, necessidade de mudança nos comportamentos e procedimentos, além de ferramentas de controle importantes no sistema financeiro empresarial.
Toda a ciência, diz MAYERSON no Herrmann (1980, p.25), corresponde à necessidade de ação: scientia propter potentia, segundo o conceito de HOBBES citada pelo mesmo autor. Toda a ação implica, evidentemente, uma intenção e, por conseguinte, previsão de resultado. Os fenômenos econômicos, as reações individuais ou coletivas provocam, resultam de ações individuais.
Segundo Herrmann (1980, p.25) “É, portanto, o conjunto de previsões formuladas pelos indivíduos que cria situações coletivas, cujas variações se projetam sobre futuro menos imediato e acarretam, por isso, indagações mais complexas”.
2.1.1 Planejamento Orçamentário
Orçamento visa cobrir as operações durante um período, em uma empresa também podemos chamar também de plano anual de resultados, a sua finalidade é projetar os resultados das atividades previstas e programadas, assim como verificar em que medida o lucro ou (prejuízo) se comparados aos objetivos de rentabilidade fixados como meta.
Até certo ponto todas as empresas planejam e controlam suas atividades, com um orçamento, porém, essas tarefas são formalizadas e sistematizadas, o que sem dúvida, é vantajoso para a empresa e seus funcionários, em diversos sentidos e seguindo teorias pode-se entender que:
“... a formalização e sistematização do planejamento e do controle administrativos através de orçamentos criam condições para que se progrida no sentido de otimização de ação administrativa, documentando-se planos e programas e permitindo uma aferição mais objetiva do desempenho dos diversos setores da empresa. (SANVICENTE 2000, p. 16).
Apesar de alguns encararem um orçamento e sua implantação apenas como mais uma manobra, pela qual a alta administração da organização, quer somente cercear a liberdade e ação de funcionários, assim como investigar os seus atos.
Segundo Sanvicente (2000, p.16), “orçamento é um instrumento de participação no planejamento das atividades da empresa, especialmente daquelas atividades pelas quais cada funcionário é responsável”. Assim essa afirmação coloca uma visão positiva e totalmente contrária a forma como algumas empresas infelizmente entendem.
Planejar é estabelecer com antecedência ações a serem executadas, estimar recursos que serão necessários e alocados, assim como, atribuir às responsabilidades em relação a um período futuro pré-determinado, desta forma é possível identificar a existência de oportunidade e restrições tanto no âmbito interno da organização quanto externamente. (SANVICENTE 2000, p.16).
Contudo na elaboração de orçamentos financeiro já que esse instrumento envolve tanto facetas do planejamento quanto de controle, é preciso ser levado em conta, vários aspectos importantes, dentre eles, o papel a ser desempenhado pela contabilidade, como mecanismo de registro dos fatos ocorridos.
A posição do gerente ou de um profissional responsável pela previsão orçamentária de uma empresa é importantíssima, pois desta derivam informações contábeis cabais para tomada de decisões, principalmente quando o orçamento utilizado é integrado, abrangendo a empresa como um todo este deverá ter conhecimentos sobre praticamente todas as funções administrativas da empresa.
Com os instrumentos de administração, os orçamentos fornecem uma direção e instruções para a execução dos planos, enquanto acompanhamento e controle, permitindo análise e comparação do realizado ao que tenha sido planejado.
Planejamento é o esforço sistemático na busca de um futuro desejado. Em sua essência, segundo Dowsley (1983, p.49), “... é um ciclo de decisões múltiplas e inter-relacionadas, devendo ter consistência entre si e conduzir a empresa a objetivos comuns”. A diferença entre o rumo real que uma empresa tomou com um direcionamento planejado e o seu comportamento anteriormente, sem nenhuma interferência do planejamento, é o principal benefício e produto do esforço sistemático de planejar.

2.1.2 Planejamento Estratégico
Planejamento estratégico também é um processo administrativo que caracteriza uma metodologia para a empresa orientar-se à maneira que melhor possa ser seguida, visando otimização, assim como, interação do ambiente organizacional, buscando um perfil de constante inovação.
No entanto quando se desenvolve uma pesquisa, até porque esta ferramenta chamada de planejamento estratégico é bastante evidenciada na atualidade empresarial, constata-se uma série de interpretações, entre elas, optamos pela seguinte:
“O planejamento estratégico é uma metodologia gerencial que permite estabelecer a direção a ser seguida pela organização, visando maior grau de interação com o ambiente. A direção engloba os seguintes itens: âmbito de atuação, macro políticas, políticas funcionais, filosofia de atuação, macro estratégia e estratégias funcionais” (KOTLER 1975, p.24).
2.1.3 Tipos de Planejamento
Neste trabalho de pesquisa foi possível constatar que alguns autores defendem uma divisão no planejamento, dizendo que existem três tipos, são eles: Planejamento estratégico, em que as decisões a serem tomadas dizem respeito principalmente às problemas externos da empresa. Planejamento administrativo, no qual a preocupação volta-se para a melhor estruturação possível dos recursos (humanos, físicos e financeiros). E por último o Planejamento operacional, aquele em que as atividades projetadas buscam a utilização dos recursos da empresa da maneira mais eficiente possível em determinado período.
Também encontramos alguns autores que preferem classificar tipos de planejamento baseando-se na distinção de período ou de projeto.
Todavia estes dois parâmetros algumas vezes se confundem, conforme afirmação a seguir:
“É verdade que num caso especial, os dois tipos de planejamento – por período e por projeto – podem confundir-se. Este é o caso em que o projeto é uma empresa inteira, o que envolveria, nas tarefas de planejamento e controle, abarcar a totalidade das operações da organização”. (SANVICENTE 2000, p.19).
2.1.4 Orçamento e Controle
Podemos dizer que a outra face do processo administrativo mais amplo é do uso do orçamento como instrumento de controle, pois de nada adiantará apenas planejar e, através do orçamento, atribuir responsabilidades pela execução, sem ir verificando, se as responsabilidades estão sendo apropriadamente cumpridas. Segundo Sanvicente (2000, p.22). “Controlar é essencialmente, acompanhar a execução de atividades da maneira mais rápida possível, e comparar o desempenho efetivo com o planejado...”.
O controle financeiro é fundamental e este é exercido mediante um plano racional de contabilidade e o uso de estatísticas complementares sobre todas as atividades que, direta ou indiretamente, interessem à empresa.
O plano compreende:
a) “o estudo do capital necessário, tendo em conta não somente o aparelhamento material da empresa, como também os costumes comerciais no tocante às condições usuais nos negócios de compras e fornecimentos”;
b) “o estudo das funções de vendição, que abrangem as compras e vendas, mediante a prospecção de mercados produtores e consumidores, e o estabelecimento de normas para a realização dessas funções de maneira satisfatória”;
c) “o programa de produção subordinado, naturalmente, à capacidade econômica e técnica da empresa e as condições de vendição”;
d) “o controle financeiro, visando manter o equilíbrio econômico da empresa e assegurar a máxima eficiência no emprego dos meios financeiros disponíveis” (HERRMANN 1980, p.20).

2.1.5 Vantagens do Orçamento
A utilização de um sistema orçamentário pode ser entendida como um plano, que engloba as operações anuais de uma empresa, onde é formalizado o desempenho das ações e funções administrativas, pois oferece vantagens pela efetiva formalização.
Entretanto, a existência, a utilização do sistema, exige que sejam fixados, objetivos e políticas para a empresa e suas unidades, com isso haverá inclusive mudança de hábitos.
“Através da sistematização do processo de planejamento e controle, graças ao uso de orçamentos, isto introduz o hábito do exame prévio e cuidadoso de “todos” os fatores antes da tomada de decisões importantes, além de obrigar a administração da empresa a dedicar atenção adequada e oportuna aos efeitos eventualmente causados pelo surgimento de novas condições externas “(SANVICENTE 2000, P.23).
Outro aspecto importante na adoção de um orçamento global é o fato de que naturalmente é aplicado em partes, para a operação de toda a empresa, e isto força à todos os membros da administração interagirem, fazendo com que reduza o envolvimento dos altos administradores com as operações diárias através da delegação de poderes.
2.1.6 Limitações do Orçamento
Apesar das vantagens que o sistema de planejamento e controle orçamentários pode proporcionar à empresa, seus administradores, proprietários, bem como aos funcionários, clientes e fornecedores, ele não pode ser considerado a resposta para todos os males, pois para ser aplicado requer atitudes apropriadas e conhecimento da técnica envolvida na sua utilização.
Entre os obstáculos encontrados, está o fato de que os dados contidos nos orçamentos não passam de estimativas, estando assim sujeito a erros maiores ou menores, segundo a sofisticação do processo e a incerteza inerente ao ramo da empresa, portanto não pode ser usado com a mesma intensidade e complexidade por empresas de todos os tamanhos.
Outro aspecto importante é que o uso de um sistema ajusta-se melhor a uma dada filosofia, e a certo estilo de administração, que talvez não sejam aceitáveis em algumas empresas, entre estas empresas aquelas administradas com excesso de autoritarismo. Pois o uso dessa técnica sem delegação de autoridade e responsabilidade, acabará apenas transformando-se, em mais um exercício dispendioso, do que numa forma de administrar racionalmente os recursos.
2.2 Revendo trabalhos e aplicações de outros conceitos
Pesquisando sobre a economia brasileira é comum encontrarmos justificativas dos problemas econômicos a instabilidade do governo e a falta de perspectivas que isto nos impõe, entretanto quando lemos manchetes de jornais das últimas décadas vemos que por conta da divida externa brasileira e também pela divida interna dos municípios, estados e união, sempre existiu esta instabilidade.
Instabilidade esta, ocorrendo em alguns anos de forma mais amena, e em outros anos mais acentuada, mas o fato é que historicamente as empresas que conseguiram crescer e sobreviver, salvo as que tiveram lastro financeiro acima do normal por herança ou fatores escusos, foram as que tiveram à sua frente empreendedores de visão. Empreendedores que visualizavam o futuro criando dentro da própria empresa a sua moeda, seu controle de inflação, seu orçamento, enfim, seu plano econômico individual.
Diante disso, é possível afirmar que um planejamento econômico e financeiro eficaz e “rédeas curtas” no controle dos custos e despesas fixas, aliadas a procedimentos internos dentro da empresa, garantem maior estabilidade na economia interna da mesma.
Entretanto é importante também não deixar de registrar o sentimento de relutância de alguns empresários em adotar um planejamento, argumentando que conhecem a empresa como a palma da mão. Assim isto seria uma perda de tempo, e outros argumentam que a empresa é pequena demais, e que o custo de fazer um planejamento é algo inviável.
No entanto diante dos estudos feitos e da experiência vivida é possível garantir com convicção, que aqueles que se dedicam a fazer um bom planejamento e um orçamento financeiro, possuem muito mais autonomia sobre os rumos de sua empresa, mesmo com a constante vulnerabilidade da economia brasileira.
Nestas condições é possível visualizar uma empresa 05 anos à frente, mesmo que esta tenha apenas dois ou três funcionários. Definindo um plano de cargos e salários, projetando verbas mensais para cada despesa fixa e também para as variáveis determinando percentuais máximos das mesmas em relação ao faturamento, com metas de vendas determinadas para seus vendedores, e metas de produtividade para a produção.
Além disso, aquele empresário que entender que não tem condições e tempo para fazer isto sozinho pode contratar um Consultor, ou pedir ajuda a instituições governamentais como o SEBRAE (Serviço de Apoio do Empreendedor e Pequeno Empresário). E então começar a investir na qualificação tanto sua como de seus funcionários, através dos cursos e de palestras oferecidas por esta instituição, o ponto fundamental é não ficar parado no tempo e estar sempre de mente aberta às inovações, estar sempre à frente dos seus concorrentes nos mínimos detalhes.
2.2.1 Descrever, comparar, criticar sobre o tema
Com relação à literatura pesquisada foi possível entender com mais facilidade as dificuldades de uma empresa que não se utiliza de ferramentas administrativas e orçamentárias, principalmente nos momentos atuais, onde há uma competitividade acirrada e o controle dos custos é fundamental para que as organizações consigam manter-se e prospectar crescimento.
Observou-se como importante é, mesmo que com alguma margem de erro uma empresa conseguir visualizar um cenário futuro do financeiro, alocando despesas de produção, investimentos e todas as demais saídas. Assim conseguirá com mais segurança prospectar a sua participação no mercado e possíveis incrementos de vendas, culminando com uma análise mais segura de viabilidade do negócio, no mercado ao qual está inserida, obtendo as suas reais margens de contribuição e sobre tudo a rentabilidade e lucratividade.
Conseguiu-se também perceber que por conta de uma economia globalizada, o controle financeiro é uma ferramenta de administração cada vez mais necessária e importante, principalmente pelas mudanças significativas que esta abertura de mercado causou nos últimos anos na nossa economia. Onde os consumidores têm referenciais de preços definidos pelo mercado, e as empresas precisam então fazer com que sua base produtiva a cada dia fique mais enxuta , e isto somente será possível com planilhas e gráficos de controle permanentes.
3 DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES DO ESTÁGIO
3.1 Do exercício da função de diretor executivo
A seguir vou dissertar sobre as atividades desenvolvidas durante o estágio, estas relativas às atribuições a mim auferidas na qualidade de Diretor Adm. Financeiro da empresa escolhida para realização do estágio.
Além das responsabilidades por lei pelo fato de integrar o quadro societário da organização como cotista no Contrato Social, compete a minha função além de participar das decisões e estratégias as rotinas administrativas a seguir:
- Fixar a orientação geral dos negócios sociais, bem como aprovar políticas corporativas no campo acionário, recursos humanos, financeiro e orçamentário, bem como zelar pelo seu cumprimento;
- Indicar e destituir os gerentes que representarão a sociedade, bem como lhes dar substitutos em caso de vacância e fixar-lhes as atribuições;
- Manter-se atualizado sobre os relatórios das demais Diretorias;
- Escolher, se entender conveniente, a contratação e destituição de auditores independentes;
- Autorizar a alienação das concessões, de bens imóveis do ativo permanente da sociedade, bem como a constituição de ônus reais e a prestação de garantia hipotecária a terceiros, desde que no mínimo de dois;
- Proceder às alterações nos estatutos e/ou contratos sociais da empresa, sempre que for necessário, desde que conjuntamente por todos os sócios;
- Deliberar sobre a constituição, fusão, incorporação ou extinção de outras empresas controladas, respeitadas as condições do parágrafo anterior;
- Deliberar sobre aquisições, alienações ou onerações de participações societárias em outras empresas;
- Deliberar sobre o Código de Ética;
- Avaliar periodicamente o desempenho da sociedade e de suas controladas, fiscalizando o cumprimento de diretrizes, políticas e objetivos estabelecidos, acompanhando a execução das medidas recomendadas e estimando os resultados a serem atingidos.
- Aprovar a política financeira da sociedade e de suas controladas, as novas atividades, bem como a expansão dos setores existentes;
- Examinar e aprovar o nível de endividamento e os empréstimos contraídos pela sociedade e suas controladas fora da rotina normal dos negócios;
- Aprovar planos de remuneração da Diretoria, Gerência e Quadro de Carreira da empresa;
- Avocar outras gestões para a sua decisão ou delegá-las a quem convier, sempre que julgar conveniente.
3.2 Das reuniões
É também compromisso a participação em reuniões ordinárias ou extraordinárias, sempre que necessário ou conveniente, por convocação de qualquer de um dos diretores, preferencialmente com antecedência, exceto para tratar de assuntos de extrema urgência, isto é, que a decisão envolva e influencie de forma direta e imediata no resultado da empresa.
Deliberar sobre a convocação das reuniões dos sócios e de reuniões gerais de funcionários;
Estas reuniões são de caráter periódico semanal ou mensal, com presença de todos, usadas para avaliação acompanhamento e a prestação de contas.
3.3 Dos poderes do diretor executivo
Os membros da DIRETORIA EXECUTIVA (sócios) estão investidos dos mais amplos poderes e atribuições, a praticarem todos os atos de gestão da sociedade, bem como o de representar a sociedade ativa e passivamente nos atos judiciais e extrajudiciais;
- É de competência do diretor administrativo financeiro, de forma conjunta ou isolada, a prática dos seguintes atos:
- Aceitar, emitir, sacar e endossar títulos de créditos em geral, bem como negociar ou caucionar quaisquer títulos de créditos, adiantamento de câmbio, contratar cartas de crédito, emitir cheques, movimentar contas correntes, realizar qualquer outra operação bancária que envolva responsabilidade social, bem como assinar contratos que se relacionem com o seu objetivo social;
- Transigir, desistir, renunciar direitos e celebrar compromissos;
- Nomear e destituir mandatários ou procuradores, conjuntos ou solidários, especificando no instrumento os atos e operações que poderão praticar e respectivos prazos de duração do mandato.
3.4 Dos deveres e obrigações do diretor financeiro
- É dever do diretor, estabelecer e procurar manter um bom relacionamento com demais empresários, principalmente aqueles que atuam no seguimento editorial e gráfico.
- Promover a harmonia e cooperação entre seus sócios e, buscando sempre o crescimento e desenvolvimento da empresa.
- Buscar e proporcionar recursos e inovações tecnológicas, mercadológicas, financeiras, jurídicas, contábeis, humanas, de importação e exportação, de informática e de toda a natureza, que se mostrem necessárias ou úteis ao gerenciamento das atividades da empresa.
- Manter-se inteirado e atualizado dos produtos e serviços desenvolvidos, buscando constantemente o crescimento da empresa tanto no tocante a qualidade dos serviços, como no que se refere à rentabilidade financeira.
- Acatar, cumprir e fazer cumprir as deliberações das Reuniões de Diretoria, assim como, colaborar para que sejam alcançados e cumpridos todos os objetivos e metas da empresa.
- Prestar as informações necessárias à viabilização e manutenção da “Base de Dados dos Produtos e Serviços”, especialmente no tocante à qualidade, atendimento e conhecimento do mercado.
- A atuação da diretoria é feita de uma maneira conjunta, sempre visando manter as responsabilidades de maneira uniforme e proporcional. 1-7. Dos direitos dos sócios
- Utilizar a marca e todos os produtos e serviços que forem disponibilizados e ou criados pela empresa de maneira correta agregando valor a Viena Gráfica & Editora Ltda.
3.5 Da gestão do diretor financeiro
Durante o estágio, exercendo o cargo de diretor financeiro da empresa Viena Gráfica & Editora Ltda, ficou sob minha responsabilidade:
a) Elaborar previsão orçamentária de fluxo de caixa anual;
b) Elaborar Planos de Gestão e Mobilização Estratégica, estes de importância vital para a prospecção e o crescimento sustentado da empresa;
c) Desenvolvimento e implantação do controle administrativo;
d) Capacitação e treinamento de pessoal dos setores administrativo, em busca de padronização em métodos e processos;
e) Compra e controle do estoque de material de expediente de empresa;
f) Controle contas dos bancos, fluxo de caixa, contas a pagar e a receber;
g) Controle de documentos alvarás e obrigações, pertinentes ao funcionamento da empresa;
h) Acompanhamento econômico financeiro do mercado de atuação;
i) Manter permanente relacionamento com empresas parceiras.
3.6 Das rotinas operacionais do departamento financeiro
A Viena Gráfica e Editora conta com um setor financeiro estruturado com: equipamentos, móveis, e totalmente informatizado, responsável pela organização administrativa, financeira e de recursos humanos, este departamento além de funcionários permanentemente orientados, conta também com assessoria jurídica e contábil terceirizada, as quais auxiliam de forma direta no cumprimento e condução das rotinas que veremos a seguir:
É de responsabilidade do setor administrativo financeiro o acompanhamento da performance e possíveis falhas técnicas do (sistema gestão empresa), para tanto, deve permanentemente estar receptivo a sugestões e reivindicações de todos os usuários.
Também é afeto ao setor, a compra de novas licenças de uso, assim como a liberação de senhas de acesso e níveis de segurança.
Liberar ao funcionário que necessitar utilizar-se de informações existentes no programa, (acesso a banco de dados), através de uma senha. Senha esta, de uso pessoal, com responsabilidade única e exclusivamente do usuário autorizado.
3.7 Da qualidade nos atendimentos
Como os clientes estão se tornando mais críticos em relação aos serviços que recebem, e esperando sempre mais qualidade. Como gestores, desenvolvemos treinamentos periódicos para que nossos funcionários tenham compromisso com a qualidade.
Pois entendemos que o diferencial das empresas é única e exclusivamente a qualidade no atendimento fundamentado na pessoa e que para termos sucesso, temos que superar as expectativas dos clientes.
3.8 Das responsabilidades dos auxiliares administrativos
Na qualidade de diretor administrativo financeiro, há uma constante preocupação no sentido de orientar os colaboradores das suas responsabilidades para com a empresa e com os clientes internos e externos.
Dentre todas as responsabilidades inerentes ao setor administrativo é de fundamental importância que sejam seguidas às regras básicas abaixo:
- Ter consciência de que o cliente é o mais importante;
- Manter o local de trabalho limpo e organizado;
- Manter apresentação adequada;
- Manter-se atualizado (a) sobre os produtos e serviços da empresa;
- Não permitir que o telefone toque mais de duas vezes até atendê-lo;
- Ser observador e criativo;
-Divulgar aos setores envolvidos as cartas circulares elaboradas pela direção sob protocolo aos funcionários envolvidos, somente após isso providenciar no arquivamento em arquivo em local próprio.
- Com habilidade e cordialidade evitar que pessoas estranhas, adentrem nos escritórios ou nas demais dependências de uso interno, estando atento que a empresa conta com ambientes reservado e exclusivo para estes casos, (sala de atendimentos/reuniões), onde o cliente ficará bastante confortável durante o atendimento;
- Manter-se atendo e evitar a entrada de pessoas estranhas nos setores de trabalho, assim como a diretoria, sem previamente anunciá-los via telefone e aguardar chamada para atendimento;
- Não transferir ligações telefônicas à direção sem identificar o interessado e anunciá-lo. Isto é, quem é? De que empresa e qual assunto? Este procedimento racionaliza custos e tempo de todos;
- Evitar sempre que possível transferir ligações para os ramais instalados dentro da fábrica, filtrar ligações apenas de interesse da empresa, evitando interromper o processo produtivo;
- Manter o mural sempre atualizado, e renovado semanalmente, com recortes e informativos importantes preferencialmente de assuntos relativos à empresa ou a comunidade;
- Manter durante o expediente de trabalho um acompanhamento de sua caixa de e-mails, providenciando o mais rápido possível na resposta ao emitente;
- Manter alguns medicamentos simples e curativos em nossas dependências (armário da sala administrativa), buscando atender apenas a dores de cabeça e mal estar, outros casos encaminhar o funcionário ao médico;
- Em conjunto com a profissional responsável pela limpeza controle do estoque do material de limpeza e café etc., pois a reposição do estoque necessita de uma ordem de compra assinada;
- É de responsabilidade do pessoal do setor administrativo preservar uma boa comunicação com todos os funcionários, buscando uma permanente harmonia do setor de recursos humanos com todos os funcionários da empresa, e sempre que solicitado ter objetividade e clareza nas informações prestadas, tanto aos clientes internos como externos;
- Receber correspondências faturas de cobrança e afins endereçadas à empresa e sócios e encaminhá-las diariamente a administração, a qual orientará sobre os procedimentos e lançamentos que couberem, ou simplesmente lhe devolverá para que sejam lançadas no sistema de contas a pagar.
3.9 Das rotinas das contas a receber
Efetuar diariamente, sempre que solicitado algum lançamento ou mesmo acertos necessários no sistema de contas a receber, assim como no de contas a pagar, porém estes necessariamente com documentos originários do compromisso, ou seja, mediante apresentação de autorização de compra devidamente preenchida e assinada por pessoa responsável.
Diariamente das vistas após o fechamento de caixa de acordo com as instruções recebidas, acondicionando todos os documentos e cópias de extratos bancários, pedidos, NF, ordens de serviço, autorizações de compra, cupons fiscais e demais comprovantes.
Quando do recebimento de juros e ou multa, pelo pagamento de títulos após o vencimento, (em atraso) lançar em conta específica de juros e encargos financeiros, fazendo com que o valor recebido no sistema interno seja idêntico ao do demonstrativo do banco.
É de responsabilidade do setor administrativo da empresa manter o perfeito acompanhamento das vendas, (através do formulário próprio de pedido), para:
Acompanhar fazendo com que, quando da emissão da NF de venda a prazo, seja encaminhado junto a estas os respectivos boletos bancários emitidos, de acordo com as condições constantes no rodapé da cópia do pedido vindo da produção.
É também de responsabilidade do setor administrativo financeiro da empresa um controle e providências visando manter a pontualidade e a liquidez dos seus ativos.
Quando ocorre atraso de contas a receber, já no segundo dia útil após o vencimento o cliente deve receber um e-mail, este procedimento deve ser repetido por mais uma vez no quarto dia após o vencimento, porém já informando que caso não ocorra à liquidação na data programada, o título poderá ser apontado no cartório de protestos.
3.10 Das rotinas das contas a pagar
Diariamente é selecionado no sistema de gestão no menu contas a pagar, relatórios de contas a pagar por período, de forma que o período selecionado contenha todos os títulos e encargos vencidos e vencendo. De posse deste relatório, analisar e definir em conjunto com o supervisor do setor uma programação, observando simultaneamente a capacidade de pagamento demonstrado no fluxo de caixa da empresa.
Selecionados os compromissos que serão quitados, estes devem ser cadastrados no sistema de pagamentos do banco, isto é, cada um respeitando o seu tipo de documento ex: DOC (documento de crédito), TED (transferências eletrônicas), duplicatas, encargos, tributos etc. Tão logo sejam cadastrados no banco/internet devem ser repassados ao gerente que providenciará a efetivação das operações.
Poderão ainda existir casos de pagamento a fornecedores de títulos em carteira. Como não é praxe da empresa manter dinheiro em caixa, tais pagamentos devem ter as datas de recebimento programadas com antecedência com cada fornecedor ou até utilizando-se pagamentos em cheque, evitando maiores transtornos ao credor.
Quando houver necessidade de emissão de cheques da empresa para pagamentos diversos, estes devem ter assinatura de um dos diretores autorizados à movimentação da conta bancária, este procedimento (assinar cheques), somente quando estes vierem acompanhados da respectiva “cópia de cheque” e devidamente preenchido pelo setor financeiro.
3.10.1 Do controle do ressarcimento despesas de viagem
São de responsabilidade de setor administrativo o cálculo, controle e o cumprimento dos procedimentos e normas estabelecidas pela empresa para o efetivo ressarcimento de despesas de viagem.
Diante disso, é exigido do funcionário reembolsado a apresentação da respectiva NF (nota fiscal) ou cupom fiscal, comprovando a despesa dos valores que serão reembolsados, e estes devem permanecer anexos à respectiva autorização de pagamento.
3.10.2 Reparos em equipamentos e manutenção geral
Sempre que houver a necessidade de manutenção de algum bem patrimonial o funcionário que detectou a falha procura o supervisor do setor, este inicialmente busca uma solução interna e rápida.
Caso não tenha sucesso e conclua que o reparo necessite a intervenção de mão de obra especializada ou mesmo apenas de compra de uma peça de reposição, deve inicialmente providenciar cotação de preços com fornecedor e o respectivo orçamento, em seguida providenciar no preenchimento do formulário próprio e autorização da respectiva ordem de serviço, para então iniciar o reparo.
Esta autorização e o respectivo orçamento, encaminhado ao setor administrativo, facilitando sobre maneira a conferência dos valores e da condição de pagamento do serviço quando do recebimento das faturas a pagar.
3.10.3 Estoque material escritório e de uniformes
Cabe ao setor administrativo financeiro manter acompanhamento do estoque de material de escritório, (NF, envelopes, canetas, réguas, etc.), e uniformes de funcionários de tamanhos diversos, assim como a entrega aos funcionários, sempre racionalizando custos, sem prejudicar o andamento dos demais setores;
Todo o estoque de material utilizado pela empresa deve ser controlado e observado no que se refere a sua utilização, evitando deixar que chegue ao final, diante disso, é prudente o preenchimento da autorização de compra de material para a direção sempre com antecedência, evitando transtornos e atrasos nos serviços.
3.10.4 Arquivo de documentos
É conduzido pelo setor administrativo financeiro o arquivamento de todos os documentos da empresa, procurando manter o arquivo organizado e atualizado, preferencialmente substituindo, retirando e arquivando diariamente, evitando o acumulo de documentos em mesas ou gavetas.
Todos os documentos devem permanecer organizados, e guardados em pastas próprias e identificadas através de lombada padronizada pela empresa.
As pastas ficam guardadas em armário próprio e em ordem alfabética ou numérica, dependendo do tipo de documento.
Os documentos da empresa devem estar acondicionados em pastas específicas e de fácil identificação, tais como: Contratos, Documentos de caixa, Fichas funcionais, Notas Promissórias, Notas Fiscais Fornecedores, Ficha Pedido Emprego, Ponto dos Funcionários, Fichas de Estagiários e outras.
3.10.5 Recebimentos e expedição/saída de mercadorias
É de responsabilidade também do setor administrativo o controle (acompanhamento), desta rotina operacional. Diante disso, é importante verificar a existência dos documentos que deram originem a compra (autorização de compra / orçamentos), assim como (pedidos de clientes), que devem ter sido previamente recebidos pelo setor e servirão para a devida conferência, tanto na entrada quanto na saída de produtos ou serviços.
Quando da chegada de mercadoria na empresa, estas devem ser encaminhadas inicialmente à recepção, neste setor o atendente de posse da NF de entrada deve:
Para receber ou expedir mercadorias, esta operação deve estar registrada no sistema de controle, caso negativo cabe ao setor administrativo cadastrar a compra e conferir com a atenção os dados, fornecedor, valor, forma de pagamento, condição de frete, etc. confrontando com a autorização de compra ou ordem de serviço.
3.10.6 Saída de mercadorias ou serviços
No setor administrativo financeiro são preenchidas as notas fiscais de produtos e serviços, assim como recibos que por ventura forem necessários, quanto as NF, manter o máximo de atenção para os códigos da operação, forma de envio, valor e condições de pagamento.
Há um acompanhamento diário e sempre que for emitida uma NF ou expedida uma mercadoria por outro meio, é enviado pelo setor um e-mail ao favorecido com os dados do envio, para que o cliente tenha condições de rastrear e acompanhar a entrega.
3.11 Das rotinas administrativas de recursos humanos
Quando da admissão de novos funcionários é responsabilidade do setor providenciar no recebimento de todos os documentos necessários ao cumprimento da legislação.
O início do processo mencionado no parágrafo anterior é iniciado com a entrevista e seleção do candidato, feito isto segue com o processo de recrutamento e exigido a documentação necessária.
De posse da documentação é elaborado o contrato de experiência em duas vias, no qual serão colhidas assinatura da empresa e do empregado.
Posteriormente é mantido um controle e acompanhamento dos prazos de vencimento destes contratos, e sempre com antecedência e avaliada a situação do empregado pela administração para definição se será renovado ou efetivado.
Quando o funcionário é efetivado cabe ao setor de RH (recursos humanos) agilizar na entrega de uniforme, crachá e passar as demais orientações sobre os benefícios e convênios que a empresa oferece.
Todos os documentos pertinentes ao pessoal devem ser mantidos em arquivo na própria empresa, estes acondicionados de maneira que tenhamos um dossiê organizado e de fácil acesso de cada empregado, tendo:
- Livro de registro dos empregados, devidamente preenchido, com foto e assinado por todos;
- Atestado admissional;
- Livro de fiscalização no MT (Ministério do Trabalho);
- Atestados médicos;
- Cópias de Certidões de nascimento de dependentes;
- Cópias carteiras de vacinação dos filhos;
- E outros.
3.11.1 Folha de pagamento de pessoal
Todas as informações e registros de funcionários estão sob responsabilidades do setor administrativo, cabendo a este um perfeito acompanhamento e conhecimento das épocas dos reajustes, pagamentos de contribuição sindical, tanto patronal quanto do empregado, dentre outros procedimentos podemos destacar os seguintes:
- Além das informações devidamente atualizadas dos funcionários, seus rendimentos, adiantamentos e demais informações no sistema de gestão da empresa.
- Verificar e manter em perfeita exatidão os horários no sistema de registro do ponto de cada funcionário, isto é, conferindo se todos foram registrados na forma correta. Quando constatada alguma divergência, procurar o funcionário envolvido e orientar como fazer e alertar para que procure fazer o registro de forma correta, entrada (na entrada) e saída (na saída), não esquecendo que deve também ser registrada a saída e retorno do intervalo. Esta verificação visa corrigir eventuais erros de horários de forma preventiva, antes do dia de fechamento final da folha de pagamento.
- Os pagamentos de salário devem ser efetuados, impreterivelmente até o último dia útil de cada mês, para tanto cabe observar com antecedência a documentação que deve ser entregue no estabelecimento bancário para que os créditos sejam liberados na data estabelecida nas contas correntes dos beneficiários.
- Além dos pagamentos de folha de pagamento realizados através do banco, temos também funcionários que recebem em espécie na própria empresa, nestes casos há necessidade de programação do saque com antecedência, pois há uma exigência da rede bancária que saques de valores superiores a determinados valores devem ser reservados no dia anterior.
- Considerando que além dos adiantamentos, alguns funcionários se beneficiam do convênio farmácia e ou assistência médica odontológica, é desenvolvido um controle destes benefícios concedidos durante o mês, sempre de forma individualizada, facilitando assim o ressarcimento por parte da empresa, descontando na folha de pagamento de cada um no mês seguinte a utilização.
- É de responsabilidade do setor a aquisição, distribuição das cestas básicas e vale transporte a todos os funcionários que fazem jus a algum destes benefícios.
4 PROJETO DE MELHORA NA ATIVIDADE DESEMPENHADA
No primeiro contato foi observada a estrutura da empresa, tais como equipamentos, materiais, funcionários, horários, e a maneira como era realizada os trabalhos diários, com a finalidade de visualizar condições de melhoria e satisfação.
A empresa exerce função de industrialização de produtos editoriais e gráficos assim como a comercialização idem, sendo que neste caso apenas os de marca própria para o mercado interno e externo.
Sendo assim a empresa necessita de um controle interno, para controlar gastos e os custos de produção dos produtos e serviços e suas rentabilidades.
Os funcionários precisam conhecer o mais detalhadamente possível cada processo de produção, assim como, de todos os itens relevantes que podem alterar o custo do produto e a melhoria da qualidade.
A empresa tem consciência da importância de ter uma equipe treinada e qualificada na área de controladoria, que mantêm um controle rígido sobre o custo de produção. Percebe-se que existe a necessidade de utilizar o ponto de equilíbrio, para checar os produtos que contribuem para atingir a meta da produção interna da empresa, sendo que, desta forma reduzirá seus custos fixos e aumentará sua lucratividade.
Através da margem de contribuição, verifica-se o indicador de qual produto colabora para atingir o ponto de equilíbrio mais rapidamente. Sendo assim, através de uma análise como o ponto de equilíbrio da produção dentro do período, percebe se quais os produtos são produzidos com maior freqüência e qual produto traz um bom retorno para a empresa, portanto identifica o produto que é menos produzido eliminando-o, e proporcionando espaço para os produtos que oferecem maior lucratividade.
Com esta preocupação e percebendo que poderíamos melhorar significativamente o controle, iniciamos a implantação de um sistema de gestão de custos, passando a utilizarmos neste ano uma ferramenta importante, ou seja, previsão orçamentária e financeira por departamento e por rubrica, respeitando um plano de contas de despesas.
De acordo com valores e índices apurados nos últimos anos tinha-se de forma bastante aproximada os custos de cada processo, partindo disso estabelecemos uma meta de faturamento anual com percentual de crescimento sobre o realizado no exercício anterior, respeitando a capacidade produtiva da empresa (gargalos).
Considerando que os custos já haviam sido apurados estatisticamente, e a margem de erro desses índices estava dentro de um percentual de risco aceitável para o seguimento, iniciaram-se reuniões de diretoria objetivando com que inicialmente chegássemos todos ao mesmo entendimento. E que a partir de então houvesse um comprometimento de todos com esta nova política de trabalho e de controle, que passaria a ser de responsabilidade de cada diretoria no seu respectivo departamento.
Neste novo formato de gestão financeira, foi implantado um controle orçamentário conforme modelo ilustrado no (ANEXO 8), onde foi conjuntamente com cada um dos diretores, definido uma previsão trimestral das verbas para as despesas e investimentos, desta forma iniciou-se um efetivo controle das saídas de recursos e uma melhor visualização do fluxo de recursos da empresa em cada departamento.
Naquele momento, iniciaram-se negociações com a empresa fornecedora do sistema de gestão ERP (Enterprise Resource Planning), onde solicitamos o desenvolvimento de uma nova versão, e que nesta fossem feitas alterações e melhorias de programação para que através do software pudéssemos obter informações e relatórios financeiros de acordo com a matriz implantada pela empresa como ferramenta de avaliação e controle.
Com a adoção desta nova política de administração financeira, a empresa passou a realizar reuniões periódicas de avaliação de resultados, com a realização destas reuniões, foi possível comparar números e índices que com mais segurança mostravam onde as atenções deviam ser focadas, assim como pontos fracos que mereciam de mais controle ou mesmo apenas correções de processos. Como exemplo efetivo de mudanças que ocorreram na forma de controle de custos de processos pode-se citar: a criação e implantação de uso obrigatório de formulários como, ordem de compra, pedido de material de expediente etc.
Durante este período de estágio foram feitas várias mudanças de processos e rotinas na empresa. Porém o fator mais significativo foi a mudança de atitudes, pois sem isso, possivelmente não conseguiríamos implantar essa política de gestão financeira que é baseada em um sistema de metas de faturamento por produto.
Com as mudanças de conceito e a implantação de ferramentas de controle financeiro, temos informações que nos permitem apurar ponto de equilíbrio, margem de contribuição e outros índices importantes para a segurança do empreendimento e planejamento de investimento futuros.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
O estágio é o momento que o aluno tem para desenvolver e aprender novas teorias que podem ser utilizada diariamente na prática.
Pode-se constatar que, durante o período de estágio, observou-se a realidade de uma empresa e confrontou-se com a teoria estudada em sala de aula.
Foi momento bastante significativo do curso, permitiu através de estudos realizados, por em prática conhecimento adquiridos.
No primeiro contato, foi apresentada a estrutura interna da empresa, desde pessoas ao seu processo industrial, foi verificado como funcionam as atividades diárias do colaborador da área administrativa e de controle, assim como acompanhamento dos processos produtivos devido à função exercida, que exige acompanhamento e controle geral das finanças da organização desde aquisição da matéria prima e insumos.
Através da realização do estágio, e a constante associação do aprendizado teórico comparando a prática exercida, proporcionou um melhor conhecimento de todo o processo de controle da empresa, verificou-se muitos pontos importantes na implantação de melhorias, que contribuam para o atingimento da missão da empresa.
Agregou-se conhecimento de controladoria custos e suas funções, que juntos tem um fundamento importante para a administração da empresa e seu crescimento.
Foi adquirido conhecimento na área de produção industrial, o modo como á administrada uma indústria, o que é necessário fazer para reduzir custos.
É de grande valia na conclusão do curso, o estágio, pois proporciona conhecimentos amplos da área de administração financeira, cuja finalidade é solucionar e/ou implantar sugestões para melhorar o aumento da rentabilidade e liquidez das organizações.
O estágio é um momento importante para o aluno e foi concluído com sucesso, daqui para frente é buscar espaços, superar desafios aplicando as teorias aprendidas ou assimiladas em busca dos resultados e da realização profissional.
REFERÊNCIAS
ANSOFF, Samuel P. Administração estratégica. 2 ed. São Paulo: Atlas, 1993. 159 pág.
DOWSLEY, Getúlio S. e DOWSLEY Célia Vieira. Origens e aplicações de recursos e economia financeira. Rio de Janeiro: LTC Editora S.A., 1983. 219 pág.
GIL, Antonio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 3 ed. São Paulo: Atlas, 1996. 159 pág.
KOTLER, Philip. Administração de marketing. 5 ed. São Paulo: Atlas, 1975. 169 pág.
HERRMANN, Frederico Junior. Análise de balanços para a administração financeira. 11 ed. São Paulo: Atlas, 1980. 169 pág.
ROBBINS, Paul Stephen. Comportamento organizacional. 9 ed. São Paulo: Prentice Hall, 2002. 637 pág.
SANVICENTE, Antonio Zoratto e SANTOS Celso da Costa. Orçamento na administração de empresas. 2 ed. São Paulo: Atlas, 2000. 219 pág.