Controle de estoque

Para que haja um aumento na competitividade e uma redução de custos no processo logístico em uma organização, é necessário que a mesma busque empenho através de inovações e ferramentas que contribuam para a realização do desempenho logístico. Neste caso as operações dos estoques, tem a necessidade de visionar e mensurar seu desempenho para a permissão de economias de armazenagem com relação ao seu mix de produtos sendo ele um investimento financeiro, pois ele conta significativamente como parte do capital da empresa, a gestão de estoques necessita ser uma das condições fundamentais para haver um equilíbrio econômico e financeiro da organização. Este trabalho abordará os principais conceitos e ferramentas para a implementação na gestão do estoque.

Tema

Controle de estoque, uma ferramenta de redução de custos.

Objetivo geral

Avaliar a importância de algumas ferramentas de controle de estoque, bem como sua capacidade de reduzir custos.

Objetivo espécifico

Demonstrar que através do correto controle de estoque as empresas podem tornar - se competitivas através da minimização de custos.

Introdução

A utilização de estoques, seja ele de segurança ou de cobertura para atender a demanda média durante o Lead Time (tempo de ressuprimento) é muito importante porque possibilita manter o nível de atendimento ao cliente, aumentando a competitividade da empresa perante aos concorrentes.


Segundo Ballou (2015, p. 2014), “a armazenagem de mercadorias prevendo seu uso futuro exige investimento [...]. O ideal seria a perfeita sincronização entre oferta e demanda de maneira a tornar a manutenção de estoques desnecessárias”.


Na gestão de estoques, o inventario é a atividade em que os gestores realizam contagem, conferência e listagem dos produtos que são armazenados no estoque, para analisarem os resultados, fazendo a comparação com relação as quantidades informadas no sistema da empresa. O inventario é importante para se obter redução de desperdícios, evitar e identificar extravios, furtos ou controle de produtos obsoletos, ou seja, produtos ultrapassados. Segundo Gasnier, Banzato, Carillo, Mendes, Tomaselli e Moura (2007, p. 196). “ Existem diversas alternativas de procedimentos para inventários, cada uma mais adequada às diferentes necessidades, recursos e exigências existentes”.


Num ambiente com centenas de produtos estocados que necessite de um controle rígido, fazer a gestão de estoque se torna algo complexo devido à diversidade de produtos. A curva ABC é uma excelente forma de classificação muito utilizada na gestão dos estoques, que usa o critério valor de uso anual (quantidade utilizada por ano x valor unitário). Segundo Ballou (2015, p. 224) “a classificação ABC serve muito bem para este propósito. Lembre-se [...] 20% de uma linha de produtos (em números de itens) é responsável por 80% das vendas realizadas (em valor) ”.


Como apoio a análise mais apurada da classificação ABC e Inventário, o sistema de informação assume uma importância imprescindível no cotidiano dos gestores de compras. Segundo Chopra e Meindl (2003, p. 342) “a informação é crucial para o desempenho da cadeia de suprimento[...]. Sem informação, o gerente não sabe o que os clientes querem, quanto estoque está armazenado e qual o momento de produzir ou embarcar mais produtos. Resumindo, sem informação, o gerente toma suas decisões no escuro”.

Controle de estoque

A gestão de estoques é um fator preponderante para o sucesso ou fracasso de uma empresa. Ter profissionais capacitados e sistemas que auxiliem no controle de estoques é um fator relevante para o sucesso organizacional.


O termo estoque está presente com muita ênfase nas empresas do século XXI, porém é um termo que existe há muito tempo, desde os tempos mais remotos da existência humana.


Que o Faraó aja e institua funcionários na terra, tome a quinta parte dos produtos da terra do Egito durante os sete anos de abundância, e eles reúnam todos os viveres desses bons anos que vêm, armazenem o trigo sob a autoridade do Faraó, coloquem os viveres nas cidades e os guardem. Esses viveres servirão de reserva à terra para os sete anos de fome que se abaterão sob a terra do Egito, e a terra não será assolada pela fome. (ACCIOLY, AYRES E SUCUPIRA, 2008, p. 20).

Segundo Accioly et Al (2008), “as pirâmides e outras grandes maravilhas do mundo antigo, assim como a travessia dos alpes por Aníbal com cerca de 40 mil soldados, [...] desenvolveram meios avançados de projetar demanda e controlar os estoques e a produção”. Desta forma, a gestão de estoque da época só foi eficaz por existir um sistema de planejamento dos processos produtivos.


Segundo Accioly et al (2008) “os tempos modernos iniciaram com os processos de produção em massa, da qual um exemplo clássico foram as linhas de montagem desenvolvidas por Henry Ford”. A partir daí, começaram a surgir sistemas e fórmulas com o intuito de solucionar os possíveis problemas encontrados na gestão de estoques, devido à enorme produção que se avolumavam.

Posteriormente, ao surgimento do conceito de lote econômico, começou-se a dar maior importância ao processo de previsão. Conforme Accioly et al (2008) “ pois os produtos se tornaram cada vez mais complexos e as carteiras de encomendas começaram a se retrair. Em 1934, R. H. Wilson desenvolveu a fórmula de cálculo do ponto de reposição estatístico”.

Um divisor de águas na evolução da gestão dos estoques foi a definição de demanda dependente e independente, por Joseph A. Orlicky em 1965, quando ficou esclarecido que a demanda independente deveria ser tratada pelo método de ponto de reposição estatístico (ROP), e a demanda dependente por planejamento de necessidades de material (MRP). (ACCIOLY et al 2008, p. 21).

Em tempo, no Japão, iniciou o desenvolvimento do conceito Just in Time (produção no momento certo), que prontamente foi englobado como uma ferramenta de gestão de estoques. Atualmente o conceito do Just In Time tem sido o conceito chave para as empresas fazerem o planejamento das necessidades de materiais (MRP), estendendo-se para o planejamento da necessidade de distribuição dos materiais.

Just in Time

O surgimento da ideia do Just In Time originou-se no Japão em meados de 1970, tendo a Toyota Motor Company como a percussora desta filosofia. Infelizmente, o conceito do Just In Time é quase impossível de se obter eficácia, pois as empresas compradoras possuem uma dependência quase que exclusivamente do fornecedor, e o mesmo terá momentos que não obedecerá aos prazos acordados na negociação, acarretando divergências em um possível planejamento estabelecido pela empresa compradora.


Segundo Ballou (2015) “o enfoque do Just In Time as vezes não levará ao estoque zero, pois, caso as necessidades de reposição, tempos de reposição não sejam mensurados com clareja, então a empresa terá que usar tempo e quantidades maiores, acarretando em estoque extra”.

Cadastro de Materias - identificação dos materiais

O padrão descritivo de materiais (PDM) é o que vai determinar a identidade do material, ou seja, sua identificação, descrição, classificação e parametrização inequívoca [...], dos materiais e serviços sobre o domínio da empresa (GASNIER et al, 2007). Num processo de compra de produtos ter a disposição todas as características do produto reduzirão possíveis divergências na gestão do estoque, pois as SKUs (stock keeping unit – itens distintos mantidos em estoques) bem descritas, o comprador terá à disposição meios que possibilitem uma tomada de decisão baseada em dados concretos no sistema de informação da empresa.


O processo de identificação e descrição dos materiais consiste em se determinar a identidade dos itens, ou seja, reconhecer suas características próprias e exclusivas, uniformizando sua descrição e suas unidades de medição, saneando assim duplicidades, redundâncias e falhas de comunicação (GASNIER et al, 2007, p. 69).

Ante a necessidade de gerenciar um grande número de SKUs, foram desenvolvidas várias ferramentas para recuperar de modo rápido e simples as informações de um SKU em especial, ou informações sumarizadas de grupos de SKUs. Assim, seja na forma de listas em cadernos, fichas de arquivo, ou bancos de dados informatizados, praticamente todo estoque faz uso de um cadastro de materiais (ACCIOLY et al 2008, p. 39).

Classificação de materiais

Classificar materiais tem sua importância quando há uma necessidade de administrar um grande mix de materiais. Tomar decisões em ambientes onde o número de SKUs passa de milhares se torna algo com um alto grau de dificuldade sem a implementação do PDM.

O processo de classificação é uma necessidade quando temos que administrar um grande universo de materiais. [...]. Conceber esta estrutura implica em criar uma hierarquia organizacional para o universo dos itens, como um plano de contas contábil ou uma arvore de diretório de um sistema operacional de computador (GASNIER et al, 2007, p. 71).


É importante no cadastramento de materiais separar os produtos por grupos definindo critérios de importância para a categorização dos itens. Já os subgrupos serão alocados dentro dos grupos. Conforme Gasnier et al (2007) “também designados por famílias em algumas empresas, os subgrupos categorizam os itens dentro de cada grupo conforme o critério da similaridade”.


Posteriormente a classificação dos materiais em grupos e subgrupos significativos para a organização, deve-se pensar na maneira de descrever esses materiais por meio de uma nomenclatura que possa ser compreensível a todos na cadeia de suprimentos.


Para criar um PDM numa empresa é obrigatório elaborar um projeto, que irá mensurar a viabilidade do PDM. Conforme Gasnier et al (2007) “um projeto para a implementação do PDM envolve as atividades de diagnóstico e concepção; categorização dos grupos e subgrupos; classificação dos itens; saneamento das redundâncias; [...]”.

Curva ABC

Ter um planejamento para todas atividades de controle de estoque é fundamental para a redução dos custos operacionais da empresa. Segundo Ballou (2015), “o planejamento do suprimento e distribuição física de qualquer empresa é a somatória dos planos individuas dos produtos. A maioria das empresas fabricam diversos produtos, que estão em diferentes estágios de seu ciclo de vida [...] cria um fenômeno chamado de curva ABC (ou curva 80-20) ”.


A curva ABC transformou - se em uma importante ferramenta de classificação de importância dos produtos que são vendidos, por isso seu uso vem sendo praticado desde a criação do seu conceito.

O conceito de curva ABC deriva da observação dos perfis de produtos em muitas empresas – que a maior parte das vendas é gerada por relativamente poucos produtos da linha comercializada – e do princípio conhecido como curva de Pareto. Ou seja, 80% das vendas provêm de 20% dos itens da linha de produto. Evidentemente, esta proporção 80-20 não é exata para toda firma, mas a desproporção entre valor de vendas e o número de vendas é geralmente verdadeira (BALLOU, 2015, p. 97).

Os gestores de estoque irão utilizar este princípio para classificar os diversos materiais estocados de acordo com sua importância monetária. Portanto, os gestores irão dar maior importância aqueles produtos com maior movimentação, sendo os mais significativos para a gestão de estoques.

Avaliação dos estoques

Método PEPS

Avaliar os materiais por este método implica em uma ordem de fácil compreensão para as pessoas que fazem parte do processo de controle de estoque. Segundo Dias (2010) “sai o material que primeiro integrou o estoque, sendo substituído pela mesma ordem cronológica em que foi recebido, devendo seu custo real ser aplicado”.


A utilização do método PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair) é importante para as empresas que trabalham com produtos que possuem um período de validade, um ciclo de vida. Porém é um método também utilizado pela contabilidade para avaliar os valores em ativos estocados.

Método UEPS

A utilização do método UEPS (último a entrar, primeiro a sair) consiste em avaliar o saldo dos estoques mediante as últimas compras de material. Conforme Dias (2010) “esse método de avaliar o estoque considera que devem em primeiro lugar sair as primeiras peças que deram entrada no estoque”.
Dias (2010) ainda destaca:

É o método mais adequado em períodos inflacionários, pois uniformiza o preço dos produtos em estoque para venda no mercado consumidor. Baseia–se teoricamente na premissa de que o estoque de reserva é o equivalente ao ativo fixo. O emprego deste método pela administração de material por certo período de tempo tende a estabilizar o estoque, enquanto é avaliada a utilização corrente do mesmo, também em função dos preços, a fim de que seja refletido os valores e custos do mercado (DIAS, 2010, p. 134).

Método do custo médio

O custo médio tem por base avaliativa de preços todas as retiradas de materiais, sendo o método de avaliação de estoque com o uso mais frequente nas organizações. Pois, possibilita ter um preço médio do total de material estocado.
Segundo Dias (2010) “esse método age como estabilizador, pois equilibra as flutuações de preços, e, a longo prazo, reflete os custos reais das compras de materiais”.

Inventário físico

Conhecer os tipos de inventários existentes é o primeiro passo para se atingir a eficácia almejada no controle do estoque. Existem diversos tipos de inventários, cada um para um tipo de exigência e objetivos a serem alcançados. De tempos em tempos as empresas devem executar uma contagem física dos itens estocados a fim de obter dados sobre as discrepâncias da quantidade física e a quantidade do sistema de informação, apurar o valor total do estoque, ter dados confiáveis no sistema para que compradores ou pessoas interessadas possam tomar a melhor decisão de compras, etc.

Uma empresa organizada tem uma estrutura de administração de materiais com políticas e procedimentos claramente definidos. Assim sendo, uma das suas funções é a precisão nos registros de estoques; então, toda a movimentação do estoque deve ser registrada pelos documentos adequados. Considerando que o almoxarifado ou depósito tem como uma das funções principais o controle efetivo de todo o estoque, sua operação deve vir ao encontro dos objetivos de custo e de serviços pretendidos pela alta administração da empresa (DIAS, 2010, p. 2015).

Inventário geral

Segundo Gasnier et al (2008) “o inventário geral é um processo de contagem física que abrangem todos os itens estocados, sendo geralmente, programado em um período próximo ao fechamento contábil ou em ocasiões extraordinárias”.

Efetuados ao final do exercício, abrangem todos os itens de estoque de uma só vez. São operações de duração relativamente prolongada, que, por incluir quantidade elevada de itens, impossibilitam as reconciliações, analise das causas de divergências e ajustes na profundidade (DIAS, 2010, p. 206).

Inventário rotativo

O inventário rotativo ou cíclico visa a distribuir as contagens ao longo do ano, com cada contagem sendo concentrada em menor quantidade de itens, reduz a duração unitária da operação e dá melhores condições de análise das causas que precisam ser ajustadas, visando o melhor controle (DIAS, 2010).

Inventário gratuito

O inventário gratuito é utilizado quando no processo de controle de estoques identifica-se uma ociosidade da mão de obra e aproveita-se o ensejo para contagem física dos itens. Conforme Gasnier et al (2008) “ [...] aproveitando procedimentos de separação ou acesso aos itens, quando se identifica um saldo zerado ou nas trocas de número de lotes.

Preparação e planejamento do Inventário

Dias (2010) afirma: “um bom planejamento e preparação para inventário é imprescindível para a obtenção de bons resultados”. Ou seja, ter as ferramentas adequadas para executar o processo é meio caminho andado para a obtenção da eficácia esperada.


Segundo Gasnier et al (2008), “antes do início do inventário deve-se ter uma preparação da estratégia a ser utilizada”. Vejamos alguns pontos destacados por Gasnier et al (2008):

• Todos os materiais devem estar corretamente identificados e bem armazenados, em um ambiente limpo e organizado;
• Identificar e providenciar todos os recursos necessários (pessoas, equipamentos de armazenagem, movimentação, controle, processamento e suprimento);
• Elaborar um organograma para o inventário (quem é quem) definindo as funções no processo;
• Elaborar um cronograma do processo, dimensionando recursos e duração das atividades;
• Definir previamente os critérios de tolerâncias e recontagens com os auditores;
• Providenciar que os terminais estejam bloqueados para consultas durante o processo de inventário;
• Comunicar todos os envolvidos, internos e externos, sobre período de interrupção do atendimento e medidas contingenciais em casos de urgência;
• Definir como será provida a alimentação e o transporte dos colaboradores nos horários extraordinários;
• Providenciar as fichas de contagens (inclusive fichas adicionais) e definir como serão distribuídas;
• Procurar antecipar algumas contagens, unitizando e lacrando estes itens;
• Treinar todos os envolvidos: como preencher as fichas e escrever números de forma legível, o que observar, unidades e o que cabe a cada um fazer. Assegurar que digitadores saibam como lançar corretamente as quantidades apuradas; e
• Elaborar relação de vistos dos contadores.

Layout


O layout é um componente fundamental na logística interna da empresa, pois facilita para o profissional de logística ganhar tempo na operação de cargas e descargas, bem como, promover uma boa movimentação interna dos materiais.

Definido de maneira simples como sendo o arranjo de homens, maquinas e materiais, o layout é a integração do fluxo típico de materiais, da operação dos equipamentos de movimentação, combinados com as características que conferem maior produtividade ao elemento humano; isto para que a armazenagem de determinado produto se processe dentro do padrão máximo de economia e rendimento (DIAS, 2010, p. 147).

Ter um espaço que possa atender a demanda dos produtos requer planejamento. Deve ser planejado pensando na conservação, limitação e ser acessível. Ou seja, o intuito é promover uma gestão de estoques eficaz e otimizar o tempo de operação dos funcionários da empresa.


Segundo Ballou (2015) “muitas firmas estão evitando ou minimizando a necessidade de armazenamento pela aplicação do conceito Just in time”, pois devido as variações do tamanho de embalagem, produto ou até mesmo a necessidade da compra de um maior volume de produtos, haverá alterações no layout de estocagem.


Segundo Dias (2010) as seguintes situações originam-se em mudança de layout:


• Modificação do produto;
• Lançamentos de produtos;
• Variação da demanda;
• Obsolescência das instalações;
• Ambiente de trabalho inadequado;
• Índice elevados de acidentes;
• Mudança na localização do mercado consumidor; e
• Redução dos custos.

Considerações finais

Este artigo teve como objetivo identificar falhas dentro do processo de controlede estoque, fazendo um levantamento teorico das principais ferramentas de gestão necessárias para um bom controle de estoque. Com a finalidade de solucionar os problemas de controle do estoque que diversas empresas possuem.

E para que as empresas tenham eficácia em seus controles de estoques, maximizando o lucro e diminuindo o desperdício, é necessário o uso das técnicas e ferramentas administrativas necessárias. Dentro deste contexto teórico, a curva ABC, PDM, UEPS, inventário rotativo e o uso correto do sistema de informação, serão as ferramentas básicas que, de fato, iráõ solucionar os problemas de controle de estoque das mais diversas organizações que souberem aplicar a teoria aliado a prática.

Referèncias bibliográficas

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