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As empresas perceberam que o não controle e a falta de registro do que fazem e como fazem, inviabiliza saber o que ocorre em seus processos internos, trazendo como conseqüência, resultados desastrosos e às vezes irreversíveis.
Com a Internet, as pessoas começaram a perceber o valor da informação e a se darem conta de que precisariam se organizar para poder continuar utilizando esse precioso bem, obrigando as empresas a buscarem alternativas mais inteligentes do que o mero ato de arquivar seus documentos.
Mas esses mesmos documentos e arquivos ainda estão presentes em qualquer tipo de empresa ou organismo do governo. Portanto, a importância ou não a eles atribuída depende da necessidade da informação e para tanto, essas informações precisam ser tratadas e organizadas segundo critérios muitas vezes generalizados dentro do âmbito da arquivologia e documentação, ou criados pela própria empresa ou instituição, baseando-se em sua atividade fim ou necessidades específicas de processos de trabalho.
Vantagens: 
 Organização física ou eletrônica adequada; 
 Sistema de identificação visual; 
 Padronização dos métodos de arquivamento; 
 Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos; 
 Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos; 
 Eliminação das dificuldades para localização e manutenção dos arquivos; 
 Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos; 
 Redução das horas gastas no planejamento e execução para melhoria ao acesso, disseminação e recuperação de documentos e informações; 
 Redução de despesas com multas fiscais, trabalhistas ou judiciais por não cumprir os prazos de apresentação da documentação exigida; 
 Ambiente de trabalho organizado e limpo.
A documentação de uma empresa só não é mais valiosa que seu patrimônio humano, por isso, deve ser guardado com todos os cuidados necessários a prevenção de perdas.

A Importância da Organização dos Arquivos da Empresa

As empresas perceberam que o não controle e a falta de registro do que fazem e como fazem, inviabiliza saber o que ocorre em seus processos internos, trazendo como conseqüência, resultados desastrosos e às vezes irreversíveis. Com a Internet, as pessoas começaram a perceber o valor da informação e a se darem conta de que [&hellip;]

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Administradores | Conhecimento para Resultados

A humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que nos 5 mil anteriores. Esse número duplicará nos próximos 26 meses. Em 2010, a informação duplicará a cada 11 horas. 
Cada vez mais estamos gerando mais documentos em papel. Segundo a AIIM International – Association for Information and Image Management International, EUA, a maior associação do mundo sobre gerenciamento da documentação, 95% das informações dos Estados Unidos estavam em papel em 1990. Este ano, cerca de 92% das informações ainda estarão em papel. 
Essa avalanche de papel gera a cada dia maiores problemas: 
• Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos. 
• Faz-se, em média, 19 cópias de cada documento. 
Gasta-se US$ 250,00 para recriar cada documento perdido. 
• A imagem de um documento digitalizada a 200 dpi (pontos por polegada) e comprimida a 10:1 requer 50KB de armazenamento. Um gigabyte acomoda 20 mil imagens. 
• Quinhentas páginas de texto requerem 1 MB de armazenamento. 
• Um arquivo de quatro gavetas, com 2.500 folhas de papel por gaveta, comporta, em média 10 mil imagens de documento. 
• Um CD-R mede 120mm de diâmetro e pode armazenar até 650 MB de informação. Isso corresponde a 13 mil páginas de documentos. 
• Estudos revelam que os escritórios criam cerca de 1 bilhão de páginas de papel por dia. Segundo uma pesquisa do IDC, EUA, esse total é constituído de 600 milhões de páginas de relatórios de computador, 234 milhões de fotocópias e 24 milhões de documentos diversos. Isso somente nos Estados Unidos.

Dados Interessantes

Empresas e organizações se defrontam atualmente com diversos desafios para reter e dominar o volume de informações geradas, que apresenta um crescimento vertiginoso e contínuo, tanto por fontes internas como externas. E a informação, cada vez mais, constitui-se em matéria prima básica em qualquer ramo de atividade, um dos bens de maior valor da própria sociedade. 
Na dinâmica atual dos negócios e prestação de serviços as estruturas organizacionais são afetadas diariamente pela globalização de mercados, expectativas e exigências cada vez maiores dos usuários e clientes, pressões de custos e competitividade, para exemplificar. É preciso ser ágil e flexível às mudanças constantes, mas preservando a capacidade de análise para se tomar decisões. 
Nesse contexto, sistemas aplicativos, redes locais, bases de dados e documentos, Internet e Intranets deixaram de ser apenas suporte administrativo para se tornarem recursos estratégicos, integrados às várias fases de determinado negócio ou serviço. Passaram das estruturas de retaguarda” (back offices) para os escritórios da frente (front offices), integrados a todos os ambientes distribuídos pela empresa. 
Antigas fontes de dados passaram a ser fontes de informação, mas abundância de informações não implica, necessariamente, em eficácia e o gerenciamento eficaz da informação deve permitir sua localização e acesso em cada etapa dos processos pelos quais as empresas e organizações fazem negócios ou operam serviços. Conhecer os fluxos da informação em detalhes, portanto, significa conhecer e dinamizar os processos organizacionais, para poder extrair o melhor proveito das informações que por eles fluem. 
Utilizando-se técnicas de workflow, identificaram-se automações e gerenciamento de atividades, que implicaram na racionalização de procedimentos, junção de áreas operacionais, monitoramento de atividades, maiores facilidades e segurança na obtenção de informações por usuários autorizados e significativa redução de prazos vigentes. Principais ganhos: 
- Maior automação do processo, diminuindo o ciclo de vida de 20 para 15 dias úteis; 
- Padronização de procedimentos entre as áreas de trânsito e transportes; 
- Especificação funcional de Sistema de Informação para as duas áreas, idêntica em cerca de 60%, o que permitiu grande reusabilidade do código dos programas; 
- Maior capacitação dos funcionários envolvidos; 
- Eliminação da retenção de informações manualmente e fora do processo; 
- Diminuição de funcionários de retaguarda e remanejamentos para atendimento de munícipes; 
- Diminuição de 10 para 7 no número de áreas envolvidas no processo. 
Conclusões 
A modelagem do processo com conceitos e técnicas de workflow mostrou-se bastante útil ao redesenho e gerenciamento necessários ao processo, pois, permitiu identificar todos os componentes para sua automação: sub-processos e atividades integrantes, os pré-requisitos dessas atividades, as regras para execução e roteamentos nos vários fluxos, as ações dos usuários, os controles de tempo e as conexões com outros sistemas internos e externos. Os resultados confirmaram ainda que o gerenciamento da informação implica no gerenciamento do processo e que a tecnologia de workflow realiza sua automação com eficácia.

Gerenciar a Informação implica em conhecer e aperfeiçoar o Processo

Ramon Maciel, dentista e CEO do Simples Dental, um dos maiores softwares de gestão odontológica da América Latina, revela por que o canal com o cliente vale mais que o produto na era da IA



Ramon Maciel é cirurgião-dentista, cofundador e CEO do Simples Dental, um dos maiores softwares de gestão odontológica da América Latina, fundado em 2012 no interior de Santa Catarina e parte do grupo Henry Schein desde 2019. Hoje a plataforma conecta mais de 100 mil profissionais, com 21 mil clínicas e consultórios ativos na base. A trajetória dele tem um detalhe que muda tudo: Ramon construiu a empresa a partir da ponta, falando com dentistas todos os dias, e liderou uma virada de modelo de negócio que quase ninguém ao redorapoiava. É essa combinação de vivência operacional e leitura de mercado que faz as respostas do empresário soarem diferentes para qualquer C-Level que precisa decidir rápido e sustentar o crescimento quando o produto deixa de ser o diferencial.



<h2 class="wp-block-heading">1. Canal: o ativo que a IA não consegue copiar</h2>



Pergunta: Se um concorrente lançar amanhã um produto idêntico ao seu, com preço menor, o que segura o seu cliente?



Insight de Ramon: "Muitas vezes, o ponto mais relevante está no canal, pois os produtos são mais fáceis de replicar. O ponto é o canal para relacionar com os clientes."



Esse insight antecipa o cenário que toda empresa de software vai enfrentar nos próximos anos: quando a IA derruba o custo de desenvolvimento, a barreira técnica desaparece e o produto vira commodity. O que permanece defensável é o relacionamento. “Eu não aprendi isso em teoria de negócio. Eu era o cliente antes de ser o fornecedor, e continuo falando com o dentista todo dia. Quem constrói o produto olhando para o concorrente copia o concorrente. Quem constrói olhando para o cliente descobre o que o concorrente ainda não sabe que existe”, aponta Ramon.



Na prática, para o C-Level, isso significa realocar investimento: menos em features incrementais e mais em proximidade, atendimento, comunidade e presença no ecossistema do cliente. Ramon aplica isso com base na capilaridade: em vez de somente buscar novos mercados verticais, ele prioriza aprofundar a conexão com os 21 mil clientes que já estão na base. O benefício concreto é um fosso que o concorrente não atravessa com tecnologia, porque relacionamento acumulado não se compra nem se copia.



<h2 class="wp-block-heading">2. Dado ruim: o sabotador silencioso da sua IA</h2>



Pergunta: Quando você abre um relatório hoje, você confia nele cegamente ou já desconfia que tem coisa podre ali dentro?



Insight de Ramon: "Antes eu olhava muita coisa individualmente, mas, hoje, conto bastante com o auxílio da IA. Consigo analisar os atendimentos no chat, no CS, nos treinamentos, nas vendas. Minha capacidade de análise ficou mais ampla. O dado ruim atrapalha muito o uso da IA."



A IA não conserta dados ruins, ela os amplifica. Uma análise automatizada sobre uma base suja entrega conclusões erradas com velocidade e sofisticação, e ainda dá ao executivo a falsa sensação de precisão. A aplicação prática é direta: antes de escalar IA na operação, o C-Level precisa auditar a qualidade do dado que alimenta os modelos, de atendimento a vendas. E existe um segundo ganho que Ramon destaca: a IA permite descer até a ponta sem se afastar da estratégia. "É muito fácil tomar a decisão errada da operação. Quanto maior a empresa fica, mais difícil. Sempre que me afasto um pouco da operação, pior é a decisão. Ainda mais com a IA hoje, eu consigo entender a ponta."



Quem inverte a ordem, comprando IA antes de arrumar o dado, escala o erro em vez da decisão.



<h2 class="wp-block-heading">3. Coragem: a decisão que ninguém apoiou e que salvou o negócio</h2>



Pergunta: Existe alguma decisão que você sabe que é certa, mas que está adiando porque vai doer?



Insight de Ramon: "A maior lição foi ter a coragem de fazer o que é certo. Lá atrás, o Simples Dental era gratuito. Se não tivéssemos mudado o modelo, teria dado errado. Pessoas importantes me disseram para não mudar. Eu era uma das poucas pessoas que defendia a venda, e mudamos. Foi muito duro: fui xingado, e foi isso que mudou tudo, porque aí conseguimos alavancar."



Essa coragem é o que separa quem gerencia o presente de quem constrói o futuro. Um produto gratuito acumula usuários, mas não sustenta a empresa. A cobrança, por mais dura que tenha sido, foi o que transformou a base em negócio e o canal em ativo. Para o C-Level, a aplicação prática é criar um critério honesto de decisão: Ramon sempre pensa no que vai abdicar, e isso ajuda a decidir se segue ou não com algo. Estratégia não é acumular apostas, é escolher o que se abandona. O benefício de ter esse critério claro é não depender de consenso para fazer a virada certa, porque consenso em momentos de inflexão quase sempre chega tarde.



<h2 class="wp-block-heading">A Revolução Silenciosa Que Está Mudando o Jogo</h2>



O padrão que conecta os três insights é uma inversão de onde nasce a vantagem competitiva. Enquanto a IA torna o produto replicável, ela torna o canal mais profundo e mais barato de operar para quem chegar antes. O produto fica igual; a distância entre você e o cliente é a única coisa que ainda dá para aumentar.



A diferença entre quem "usa" e quem "é" a tecnologia aparece nas referências da Fortune 500. A Walmart "usa" dados na cadeia de suprimentos; a Amazon "é" dados, porque cada interação com o cliente alimenta a próxima decisão. A Microsoft "usa" IA nos produtos; a Netflix "é" IA, porque o algoritmo define a própria experiência. Quem apenas compra ferramenta fica com a camada visível, copiável. Quem incorpora tecnologia na operação constrói um canal proprietário que o concorrente não replica.



Para quem trabalha com OKRs e frameworks de gestão, a implicação é clara: metas centradas em feature vão medir uma corrida que a IA igualou. O alerta sobre o que a maioria está fazendo errado é duplo: comprar IA antes de arrumar o dado e defender o produto quando o jogo já migrou para o relacionamento. O executivo que troca essa ordem transforma a base de clientes em vantagem defensável. O que continua apostando em produto disputa a guerra mais fácil de entrar e mais difícil de vencer.



<h2 class="wp-block-heading">A Pergunta Que Vai Tirar Seu Sono</h2>



Copiar o seu produto leva um fim de semana. Quanto tempo leva para copiar dez anos de conversa com o seu cliente?

Com a IA replicando produtos, a sustentabilidade do negócio está nos bons canais

APURA direciona recursos próprios a atletas, estudantes e competições de modalidades ligadas a estratégia, concentração e tomada de decisãoQuanto mais a inteligência artificial assume tarefas antes realizadas por pessoas, maior se torna uma preocupação: o que acontece com nossa capacidade de pensar quando passamos a delegar parte desse esforço às máquinas?Um estudo publicado na revista científica Societies da Suíça encontrou “uma correlação negativa significativa entre o uso frequente de ferramentas de IA e as habilidades de pensamento crítico”. A pesquisa também identificou maior dependência de ferramentas de IA e pontuações mais baixas de pensamento crítico entre os participantes mais jovens, em comparação aos mais velhos.A constatação não significa que a tecnologia esteja tornando as pessoas menos inteligentes. Mostra, porém, que a automação traz um novo desafio: preservar situações em que o ser humano ainda precise observar, interpretar, questionar e decidir.Poucos setores tornam esse dilema tão concreto quanto a cibersegurança. A inteligência artificial já está dos dois lados dessa disputa. Criminosos podem utilizá-la para encontrar vulnerabilidades, desenvolver ataques e operar em maior escala; empresas de segurança recorrem à mesma tecnologia para analisar grandes volumes de informações, detectar ameaças e responder com mais velocidade.“Por trás dessas ferramentas continuam existindo pessoas que precisam interpretar sinais, antecipar movimentos, formular hipóteses e decidir como agir. A tecnologia amplia nossa capacidade de análise, mas é o raciocínio humano que dá contexto ao que está acontecendo e transforma informação em estratégia”, afirma Sandro Süffert, CEO da Apura Cyber Intelligence, empresa brasileira especializada em segurança cibernética e criadora do BTTneo, tecnologia que monitora mais de 300 tipos de fontes na internet, incluindo surface, deep e dark web, em busca de informações relacionadas a possíveis ameaças, fraudes e vazamentos.É justamente por enxergar valor nessas capacidades humanas que a empresa direciona recursos próprios ao incentivo de atividades que exigem concentração, estratégia, leitura de cenário e tomada de decisão, com iniciativas que vão do apoio ao xadrez e ao golfe de alto rendimento à formação de jovens talentos.Entre os atletas patrocinados está a enxadrista Juliana Terao, nove vezes campeã brasileira e representante do país em Olimpíadas de Xadrez, jogos que ocorrem até o dia 27 de setembro em Samarcanda, Uzbequistão. Juliana é parte da equipe brasileira. A empresa também apoia o canal especializado Raffael Chess, parceiro na organização do torneio Apura Chess Arena, e o golfista Andrey Xavier, que começou a jogar em um projeto social no Rio Grande do Sul e hoje integra o circuito profissional. Além do xadrez e do golfe, a iniciativa já alcançou outras frentes, como automobilismo e cibersegurança.Foi por meio do projeto que a empresa apoiou, também, a Equipe Brasileira de Cybersecurity em sua primeira participação na International Cybersecurity Olympiad, realizada em 2026, na Tunísia. A competição reuniu estudantes do ensino médio de 20 países no mês de julho em Yasmine Hammamet. "A participação da equipe brasileira marcou um momento histórico: pela primeira vez, o Brasil aparece no ranking mundial da maior competição de cibersegurança juvenil do planeta", relatou a Olimpíada Brasileira de Segurança Cibernética (OBSC) em seu site.“Há uma afinidade natural entre essas modalidades e o tipo de pensamento que valorizamos na nossa área. No xadrez, você precisa interpretar o tabuleiro, antecipar possibilidades e entender que uma decisão muda as jogadas seguintes. No golfe, estratégia, concentração e leitura do cenário também interferem em cada escolha. Na cibersegurança acontece algo semelhante: a tecnologia processa uma quantidade enorme de informação, mas ainda precisamos de pessoas capazes de entender o que aqueles sinais significam e qual decisão tomar”, explica Süffert.Segundo o executivo, o projeto ganha ainda mais significado quando chega a crianças e adolescentes. Em uma geração cada vez mais cercada por telas, automação e respostas instantâneas, estimular atividades que exigem atenção, raciocínio e resolução de problemas pode ajudar não apenas a desenvolver essas capacidades, mas também a revelar aptidões que talvez permanecessem desconhecidas.Por exemplo, ao descobrir cedo uma habilidade para estratégia, lógica ou investigação, um jovem pode encontrar caminhos para áreas que dependem justamente desse tipo de talento. “Quando um jovem encontra cedo uma atividade que desperta seu interesse e o coloca diante de problemas para resolver, isso pode abrir caminhos que ele ainda nem imaginava seguir. No nosso caso, existe também a possibilidade de aproximar esse público de uma área como a cibersegurança, que precisa de pessoas preparadas para pensar e solucionar problemas”, afirma Süffert.A Apura direciona recursos próprios a atletas de alto rendimento que ainda não contam com outros investimentos financeiros, sem recorrer à Lei de Incentivo ao Esporte ou a benefícios fiscais. Para a empresa, esse apoio também permite chegar a talentos que, pela menor visibilidade de determinadas modalidades, poderiam não encontrar as condições necessárias para avançar.“Existe muito potencial que permanece invisível simplesmente porque não encontrou espaço para se desenvolver. Uma habilidade pode estar presente muito antes de se transformar em resultado. Às vezes, o que separa um talento escondido de uma trajetória é justamente encontrar, no momento certo, alguém disposto a acreditar, incentivar e dar condições para que ele se desenvolva. É esse olhar que buscamos ter: não apenas para quem já conquistou reconhecimento, mas para quem ainda precisa de uma oportunidade para mostrar até onde pode chegar”, conclui Süffert.&nbsp;&nbsp;

Em tempos de IA, empresa de cibersegurança aposta em xadrez e golfe para estimular aquilo que a máquina não deve substituir: o pensamento humano

Todo empresário conhece seus principais custos:



Folha de pagamento…



Matéria-prima…



Tributos…



Logística…



Esses itens costumam fazer parte das reuniões de diretoria, dos conselhos e dos planejamentos financeiros.



Mas existe um custo que, curiosamente, ainda é tratado por muitas empresas apenas como uma conta que precisa ser paga no fim do mês.



A energia.



Ao longo de mais de duas décadas atuando no setor elétrico, acompanhei empresas extremamente eficientes em compras, negociação com fornecedores, gestão financeira e produtividade. Mesmo assim, muitas delas dedicavam pouca atenção à forma como adquiriam um dos insumos mais importantes para sua operação.



Isso acontece porque energia foi, durante muito tempo, encarada como um custo praticamente imutável.



Recebia-se a fatura.



Conferia-se o consumo.



Pagava-se o boleto.



E o ciclo recomeçava no mês seguinte.



O problema é que o ambiente empresarial mudou.



Hoje, empresas competitivas administram energia da mesma forma que administram qualquer outro recurso estratégico.



Avaliam riscos.



Planejam contratos.



Projetam cenários.



Buscam previsibilidade.



E utilizam inteligência para transformar um custo obrigatório em vantagem competitiva.



Não se trata apenas de pagar menos.



Embora a economia seja importante, ela costuma ser consequência de uma gestão mais inteligente.



O verdadeiro ganho está na previsibilidade.



Quando uma empresa consegue reduzir a volatilidade dos custos energéticos, passa a tomar decisões com mais segurança.



Consegue planejar investimentos.



Protege margens.



Reduz riscos.



Melhora seu fluxo de caixa.



Tudo isso influencia diretamente sua competitividade.



Tenho visto organizações que tratam energia exatamente como tratam suas compras estratégicas.



Elas analisam alternativas.



Negociam.



Monitoram o mercado.



Revisam contratos.



Tomam decisões baseadas em dados.



E, naturalmente, tornam-se mais eficientes.



A diferença entre essas empresas e aquelas que apenas pagam a conta no fim do mês não está no tamanho.



Está na mentalidade.



Talvez seja hora de fazer uma pergunta simples.



Sua empresa administra estrategicamente um dos seus maiores custos?



Ou apenas paga por ele todos os meses?



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A Importância da Organização dos Arquivos da Empresa

Roberto Rivelino Rodrigues da Conceição

O que faz você ser a primeira escolha na mente das pessoas | Café com ADM #514

O que faz você ser a primeira escolha na mente das pessoas | Café com ADM #514

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Roberto Rivelino Rodrigues da Conceição

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